Que doit contenir un contrat d’organisateur d’événements au Royaume-Uni ?

Un contrat d’organisateur d’événements britannique doit nommer les parties, l’événement, la date et le lieu, le nombre d’invités que vous avez tarifé, l’honoraire et le fonctionnement des acomptes ou retainers, l’annulation et le report, si vous réservez les prestataires comme mandataire ou en votre nom, et un plafond de responsabilité. Signez-le avant que la date soit bloquée.

Cette page vise d’abord England and Wales (Angleterre et pays de Galles). L’off-payroll working (IR35) est une règle fiscale britannique et n’importe que lorsque vous réservez dans une organisation en tant que prestataire via votre société. La voie de la demande en paiement pour une facture impayée est la procédure d’England and Wales dans Un client ne paie pas une facture de freelance. Les réservations corporate typiques sont entre entreprises. Un brief de société n’a pas le délai de rétractation consommateur de 14 jours. Un couple de mariage qui achète entièrement ou principalement hors de son métier est en général un consommateur, donc les clauses d’annulation doivent être équitables. Une date nommée ne fait pas, à elle seule, de la réservation un service lié aux loisirs au titre de la regulation 28(1)(h). L’exception s’applique à l’hébergement, à la restauration ou aux services liés aux activités de loisir si le contrat précise la date ou la période d’exécution. Le règlement ne classe pas l’organisation d’événements comme loisir. L’équité des clauses d’annulation est une question distincte du Consumer Rights Act 2015.

Cette page concerne l’organisation d’événements freelance : journées d’entreprise, conférences et lancements de produit, mariages et fêtes privées, et la coordination le jour J. Ce n’est pas un contrat de travail pour un event manager interne. Ce n’est pas, à elle seule, une location de lieu. Ce n’est pas la photographie, la vidéographie, un DJ ou un groupe comme métier autonome. Ces métiers s’assoient à côté de cette réservation, pas dedans.

Contracts.io n’a pas de modèle organisateur d’événements. Partez d’un contrat de freelance ou d’un contrat de prestation de services. Ces papiers ont déjà des emplacements pour l’honoraire, l’annulation et la responsabilité. Les réservations répétées peuvent accrocher un énoncé des travaux sous des conditions permanentes, ou s’asseoir sur un contrat de prestation récurrente. Les papiers prestataires et lieux s’assoient sur un contrat de sous-traitance. Un travail prestataire société-à-société peut partir d’un contrat de prestataire indépendant ou d’un contrat de conseil. Si vous partagez une liste d’invités non publiée ou un brief privé avant la signature, un NDA mutuel s’assoit à côté. Des contrats pour les organisateurs d’événements est la page audience plus courte. L’acompte d’un photographe de mariage est-il remboursable au Royaume-Uni ? est la sœur honoraires de mariage. Le client a annulé : pouvez-vous garder l’acompte ? est la page acompte générale. Que doit contenir un contrat de consultant au Royaume-Uni ? est la sœur des services professionnels.

Douze blocs font le travail :

Les décomptes, horaires et partages sont des exemples de comment écrire la liste, pas un tarif imposé. Écrivez les chiffres que vous utilisez vraiment.

Signez avant que la date soit bloquée. Faut-il commencer le travail avant la signature du contrat ? est la règle du premier jour.

Nommez l’événement, la date, le lieu, le nombre d’invités que vous avez tarifé, et ce que vous faites vraiment — planification, coordination le jour J, ou les deux. « Un mariage » n’est pas une liste. Invités extra, un second lieu et des prestataires extra sont un changement de périmètre, d’abord chiffré.

Vous faites les services nommés. Traiteur, fleurs, photographie, un DJ et un groupe sont des éléments nommés, ou ils sont hors périmètre. Écrivez ce qui est fait, pas un titre de métier.

Écrivez neuf choses :

• Événement. Date, lieu, intérieur ou extérieur, début et fin. Un plan pluie pour un cocktail extérieur est un élément nommé, pas une conjecture.
• Nombre d’invités. Le plafond que vous avez tarifé. Les têtes extra sont chiffrées avant confirmation.
• Services. Planification seulement, coordination le jour J, ou les deux. Fini nommé. Une planche Pinterest est une entrée ; ce n’est pas la liste.
• Prestataires. Lesquels vous réservez, et si vous les réservez comme mandataire ou en votre nom. Voir la section mandataire.
• Temps sur site. Convocation, fin, et si une répétition est incluse. Les heures supplémentaires après la fin sont un tarif nommé, ou elles sont hors périmètre.
• Ce qui est hors périmètre. Invités extra, un second lieu, une nuitée, le traiteur quand seule la planification a été réservée, un livestream, une réécriture de plan de table de dernière minute.
• Dépendances. Accès, un contact nommé, la confirmation du lieu, les nombres d’invités qui arrivent à temps. La mission glisse si cela n’arrive pas.
• Changements. Invités extra et heures extra s’assoient sur le contrôle des modifications. Si le papier dit que la variationavenantUn avenant est une modification écrite et courte d’un contrat existant, signée par les deux parties, de sorte que les conditions d’origine restent inchangées, hormis ce que l’avenant met à jour.Plus dans le glossaire doit être écrite et signée, un changement oral n’est pas efficace. C’est Rock Advertising Ltd v MWB Business Exchange Centres Ltd [2018] UKSC 24.
• À quoi ressemble « terminé ». Un run-sheet, une liste de prestataires confirmée, la coordination le jour J jusqu’à l’heure nommée. Pas « une belle journée ».

Un event manager interne relève d’un contrat de travail, pas de celui-ci. Un contrat de location de lieu est une location d’espace. Ce n’est pas cette réservation freelance, même lorsque vous aidez le client à choisir la salle.

Une limite de révisionslimite de révisionsUne limite de révisions dit combien de tours de modifications sont inclus dans le prix avant qu’un travail supplémentaire soit chiffré.Plus dans le glossaire est le mauvais outil pour un événement live. Un changement ajoute des invités extra, un second lieu, ou une fin plus tardive que vous n’avez jamais chiffrée. Mélanger les deux, c’est ainsi qu’une « table en plus, vite fait » devient un nouveau produit à honoraire zéro. Voir Le client ajoute sans cesse du travail supplémentaire et contrôle des modifications.

Exemple

L’Organisateur exécutera les Services précisés à l’Annexe 1, pour l’événement, le lieu, la date et le nombre d’invités qui y figurent. Traiteur, fleurs, photographie, un DJ, un groupe, invités extra, un second lieu, une nuitée et le travail non décrit à l’Annexe 1 sont hors périmètre et sont chiffrés par écrit avant de commencer. L’accès, un contact du jour nommé et la confirmation du lieu que le Client doit fournir sont des dépendances ; l’Organisateur n’est pas tenu de commencer si elles manquent. Un changement du nombre d’invités ou des Services n’est pas efficace s’il n’est pas écrit et signé.

En Plain English : ils obtiennent l’événement nommé pour le plafond d’invités nommé. Une nouvelle forme de journée est d’abord chiffrée. Pas de confirmation de lieu, pas de début. Un « juste vingt de plus » sur WhatsApp ne réécrit pas l’honoraire.

Un contrat de freelance ou un contrat de prestation de services est le papier habituel. Les clients commerciaux récurrents s’assoient souvent sous un contrat de prestation de services plus un énoncé des travaux par réservation.

Écrivez l’honoraire, s’il s’agit d’un honoraire forfaitaire, d’un tarif horaire ou d’un forfait, si la TVA est en sus, quand partent les factures, et ce que coûtent les dates réservées non utilisées. Un acompteacompteUn acompte est une somme versée à l’avance, avant le gros du travail ou la facture finale.Plus dans le glossaire, un retainer et un paiement d’avance sont des outils différents. Écrivez lequel c’est. Il n’existe aucun droit britannique par défaut de garder un acompte.

Les trois mots, en Plain English :

Appeler une somme « non remboursable » ne rend pas, à elle seule, une charge hors de proportion. Les deux parties doivent convenir de ce qui est gardé. Une charge d’annulation doit être une somme réelle et proportionnée. Pour un consommateur, la clause doit être équitable au titre du Consumer Rights Act 2015. Pour un client professionnel, la charge ne doit pas être une pénalité : une somme pour rompre le contrat ne peut pas être sans commune mesure avec votre véritable intérêt à ce que la réservation ait lieu. C’est Cavendish Square Holding BV v Talal El Makdessi [2015] UKSC 67. Voir Le client a annulé : pouvez-vous garder l’acompte ? et L’acompte d’un photographe de mariage est-il remboursable au Royaume-Uni ?.

Les conditions de paiement doivent nommer :

• l’honoraire et la base — un honoraire forfaitaire, un tarif horaire, un tarif journalier, ou un forfait nommé ;
• si la TVA est en sus ;
• déplacements, parking et hébergement pour la nuit — inclus ou en sus ;
• quand partent les factures — à la signature, par jalons nommés, ou avant la date ;
• combien de jours pour payer — net 14 ou net 30Net 30« Net 30 » signifie que le client dispose de 30 jours à compter de la date de la facture pour payer.Plus dans le glossaire ;
• un droit de suspension si une facture non contestée est en retard, y compris un droit de ne pas se présenter ;
• factures prestataires : au coût, ou majorées, et quand elles sont dues.

Écrivez les chiffres que vous utilisez vraiment. Jalons de paiement et acomptes est la page de clause pour les sommes échelonnées.

Pour une créance qualifiée entre entreprises, des intérêts légaux peuvent s’appliquer au titre du Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 (loi sur les intérêts de retard des créances commerciales, 1998), sauf si votre contrat prévoit son propre recours substantiel. GOV.UK sur les paiements commerciaux en retard indique le taux comme 8 % plus le taux de base de la Bank of England. Regardez le taux de base actuel quand vous calculez. Une fois ces intérêts en cours, une somme forfaitaire de recouvrement est aussi due : £40 sous £1 000, £70 de £1 000 à moins de £10 000, et £100 à £10 000 ou plus, plus les frais de recouvrement raisonnables non couverts par cette somme. Voir intérêts de retard. La loi de 1998 ne s’applique pas à un consommateur.

Exemple

L’honoraire est le chiffre de l’Annexe 1. La TVA est facturée en sus lorsque l’Organisateur est assujetti à la TVA. Un acompte de la somme de l’Annexe 1 est dû à la signature et réserve les dates. Cette somme est créditée sur l’honoraire si l’événement a lieu. Le solde est dû selon les jalons de l’Annexe 1. L’Organisateur n’est pas tenu de se présenter tant qu’une facture non contestée est en retard. Les intérêts légaux et l’indemnité forfaitaire sur un paiement commercial en retard s’appliquent lorsque la loi de 1998 s’applique.

En Plain English : ils paient pour réserver l’agenda. Le reste est dû selon les jalons nommés. Après une facture en retard, vous ne vous présentez pas impayé. Un client professionnel peut devoir les intérêts légaux et la somme forfaitaire de recouvrement.

La séquence de relance est Un client ne paie pas une facture de freelance.

Écrivez le préavis que les deux parties utilisent pour annuler une date réservée, ce que coûtent les dates non utilisées, et l’indemnité d’annulationindemnité d’annulationUne indemnité d’annulation (« kill fee ») est la somme due à un créateur ou à un prestataire lorsqu’un client annule un projet avant qu’il soit terminé.Plus dans le glossaire s’ils arrêtent une mission commencée. Écrivez le report comme sa propre ligne : si la date bouge, si l’acompte retient la nouvelle date, et ce qui est conservé pour le travail déjà fait. Il n’existe aucun droit britannique par défaut de garder un acompte ; les deux parties doivent convenir des sommes. Une charge d’annulation doit être une somme réelle et proportionnée.

Une forme freelance courante — pas une règle légale — est :

• un acompte pour réserver des dates nommées ;
• l’annulation de dates réservées à court préavis facturée en totalité ou en partie ;
• une indemnité d’annulation s’ils s’arrêtent après que la planification ou le travail du jour a commencé, couvrant le travail fait plus une charge nommée de date non utilisée ;
• le report n’est pas une réécriture gratuite de l’agenda ;
• annulation par l’organisateur : écrivez le préavis que vous donnez, et comment un organisateur remplaçant ou une date déplacée fonctionne.

Les réservations corporate typiques sont B2B. Pour un consommateur, les clauses d’annulation doivent être équitables. Un délai de rétractation de 14 jours peut s’appliquer à un contrat de service à distance ou hors établissement (réservé en ligne, par téléphone ou par message, ou convenu hors de vos locaux professionnels, par exemple au domicile du client), sauf exception de la regulation 28. La regulation 28(1)(h) excepte l’hébergement, la restauration ou les services liés aux loisirs si le contrat précise la date ou la période d’exécution. Le règlement ne dit pas si l’organisation d’événements est un service lié aux loisirs ; ne supposez pas qu’une date de mariage nommée retire le droit.

Le client annule : les dates réservées non utilisées sont facturées si vous l’avez écrit. Commencer le travail puis s’arrêter leur coûte encore le travail fait et l’indemnité d’annulation nommée.

Un lieu ou un prestataire fait défaut : c’est la section suivante, pas celle-ci. Ne traitez pas un no-show de prestataire comme une annulation du client.

Les événements hors de tout contrôle s’assoient sur la ligne force majeure, pas sur la ligne d’indemnité d’annulation. Voir la section force majeure versus impossibilité d’exécution (frustration).

Pour un client professionnel, la charge ne doit pas être une pénalité. Une somme pour rompre le contrat ne peut pas être sans commune mesure avec votre véritable intérêt à ce que la réservation ait lieu. C’est Cavendish Square Holding BV v Talal El Makdessi [2015] UKSC 67. Les dommages-intérêts liquidésdommages-intérêts forfaitairesLes dommages-intérêts forfaitaires (liquidated damages) sont une somme que le contrat fixe à l’avance comme paiement si un manquement précis survient, comme un retard de livraison. En Angleterre et au pays de Galles, ils sont exécutoires lorsqu’ils protègent un intérêt légitime à l’exécution et ne sont pas manifestement disproportionnés par rapport à cet intérêt, selon Cavendish Square Holding BV v Talal El Makdessi [2015] UKSC 67.Plus dans le glossaire sont une estimation préalable réelle convenue, pas un slogan. Une clause pénaleclause pénaleUne clause pénale (penalty clause) est une obligation secondaire qui oblige l’auteur d’un manquement à payer une somme, ou à subir un préjudice, manifestement disproportionnée par rapport à l’intérêt légitime de la partie lésée à l’exécution du contrat. En Angleterre et au pays de Galles, elle est inapplicable. Le critère est celui de l’arrêt Cavendish Square Holding BV v Talal El Makdessi [2015] UKSC 67.Plus dans le glossaire hors de toute proportion ne tient pas.

Exemple

Un acompte de la somme de l’Annexe 1 réserve les dates de cette Annexe. Si le Client annule des dates réservées avec un préavis inférieur à celui de l’Annexe 1, ces dates sont facturées. Si le Client met fin à la mission après que la planification a commencé, l’Organisateur a droit au travail fait au tarif convenu plus la charge de date non utilisée de l’Annexe 1. Un report convenu par écrit déplace les dates ; il ne renonce pas à la charge de date non utilisée, sauf si l’Annexe 1 le dit.

En Plain English : les dates réservées non utilisées sont facturées si vous l’avez écrit. Commencer la planification puis s’arrêter leur coûte encore le travail fait et l’indemnité d’annulation nommée. Déplacer la date est un changement écrit, pas un laissez-passer gratuit.

La page consommateur-versus-professionnel plus longue est Le client a annulé : pouvez-vous garder l’acompte ?. La sœur honoraires de mariage est L’acompte d’un photographe de mariage est-il remboursable au Royaume-Uni ?. Annulation et indemnité d’annulation est la page de clause.

Écrivez vers qui le client se tourne lorsqu’un lieu, un traiteur ou un autre prestataire fait défaut. Cela suit la façon dont vous les avez réservés, pas un titre qui dit « nous ne faisons qu’introduire des prestataires ». Si vous avez contracté en votre nom, le client se tourne généralement vers vous sur votre papier. Si vous avez réservé comme mandataire du client, écrivez que le contrat prestataire est entre le client et le prestataire.

Une clause de défaillance de prestataire qui fonctionne répond :

• qui a contracté avec le lieu ou le prestataire — vous, ou le client ;
• ce que vous faites s’ils font défaut — trouver un remplaçant, reporter, ou arrêter ;
• qui paie le surcoût d’un remplaçant ;
• ce qui arrive à votre honoraire si l’événement ne peut pas avoir lieu ;
• que vous n’êtes pas l’assureur du lieu, sauf si vous avez tarifé ce risque.

La relativité des contrats (privity of contract)relativité du contratLa privity of contract signifie que seules les parties peuvent agir sur le marché. Le Contracts (Rights of Third Parties) Act 1999 s.1 permet à un tiers nommé d’exécuter une clause qui lui profite, sauf si le contrat dit le contraire. La plupart des papiers commerciaux excluent la loi. Un sous-traitant ne peut pas poursuivre le client final sans une garantie ou un droit de la loi de 1999.Plus dans le glossaire est la règle ordinaire selon laquelle seules les parties à un contrat peuvent l’invoquer. Le Contracts (Rights of Third Parties) Act 1999 s.1 permet à une personne qui n’est pas partie de faire exécuter une clause si le contrat le dit expressément, ou si la clause vise à lui conférer un avantage, sauf si le contrat montre que les parties ne l’ont pas voulu. Les contrats excluent couramment ce droit. Écrivez l’exclusion si vous ne voulez pas qu’un lieu ou un invité agisse sur votre papier client. Voir droits des tiers.

Les dommages-intérêts pour inexécution couvrent la perte qui naît naturellement de l’inexécution, dans le cours habituel des choses, et la perte que les deux parties peuvent raisonnablement être censées avoir contemplée lors de la conclusion du contrat comme le résultat probable de l’inexécution. C’est Hadley v Baxendale (1854) 9 Exch 341. Une promesse ouverte que « nous ferons que le jour ait lieu quoi que fasse un prestataire » est la façon dont une perte non tarifée atterrit sur vous.

Ne signez pas une indemnitégarantie d’indemnisationUne garantie d’indemnisation est la promesse de couvrir les pertes d’une autre partie résultant d’un événement ou d’une réclamation déterminés.Plus dans le glossaire illimitée pour « toute perte née d’un prestataire » sur un brief corporate sans tarifer ce risque. Le client promet le brief, les nombres d’invités et l’accès ; vous promettez d’exécuter les services nommés avec un soin et une compétence raisonnables.

Exemple

Lorsque l’Annexe 1 dit que l’Organisateur réserve un lieu ou un prestataire comme mandataire du Client, le contrat de cette réservation est entre le Client et ce lieu ou prestataire. Lorsque l’Annexe 1 dit que l’Organisateur contracte en son nom, l’Organisateur utilisera un soin et une compétence raisonnables pour exécuter les Services ; une défaillance de lieu ou de prestataire n’est pas une annulation du Client. Rien dans le présent accord ne fait d’un lieu, d’un prestataire ou d’un invité une partie habilitée à en faire exécuter les clauses.

En Plain English : écrivez qui a réservé la salle. Si vous l’avez réservée en votre nom, le client se tourne vers vous. Si vous l’avez réservée comme son mandataire, il se tourne vers le lieu. Les invités n’ont pas de recours de côté sur votre papier, sauf si vous l’avez écrit.

Les papiers prestataires s’assoient sur un contrat de sous-traitance. Cession et sous-traitance est la page de clause.

La force majeureforce majeureLa force majeure est une clause qui suspend les obligations d’une partie lorsqu’un événement échappant au contrôle des deux parties empêche l’exécution du travail.Plus dans le glossaire est une clause que vous écrivez. La frustrationimpossibilité d’exécutionLa frustration (impossibilité d’exécution) libère les parties d’un contrat lorsqu’un événement imprévu rend l’exécution impossible ou radicalement différente de ce qui avait été convenu. En Angleterre et au pays de Galles, le critère est celui de Davis Contractors Ltd v Fareham UDC [1956] AC 696. Taylor v Caldwell (1863) 3 B & S 826 en est l’illustration classique : une salle de concert a brûlé, la location n’a donc pas pu avoir lieu.Plus dans le glossaire (impossibilité d’exécution) est un résultat juridique lorsqu’un contrat ne peut plus être exécuté et qu’aucune clause ne le traite déjà. Ce n’est pas le même mot deux fois.

Force majeure : si la météo, une maladie, une fermeture de lieu, une interruption de voyage ou un autre événement qu’aucune des parties ne pouvait raisonnablement maîtriser arrête la réservation, écrivez qui peut reporter, si la date bouge, et ce qui (le cas échéant) est conservé pour le travail déjà fait. Ne facturez pas au client l’honoraire entier lorsque c’est vous qui ne pouvez pas vous présenter. Un changement de brief est une annulation ou une réécriture du brief, pas une force majeure.

Frustration : lorsqu’un contrat est frustré, les sommes versées avant l’événement sont récupérables, les sommes exigibles avant l’événement cessent de l’être, et le tribunal peut accorder une somme équitable pour un avantage appréciable obtenu, sous réserve de la loilettre d’intentionUne lettre d’intention est un court document qui consigne les points commerciaux que les deux parties comptent reprendre dans un contrat ultérieur. En Angleterre et au pays de Galles, ce n’est pas un contrat en soi, sauf si les parties entendent être liées. La plupart des lettres d’intention sont placées « sous réserve de contrat » (subject to contract), afin de pouvoir poursuivre les discussions sans conclure un accord par accident.Plus dans le glossaire. C’est le Law Reform (Frustrated Contracts) Act 1943 (loi de 1943 sur les contrats dont l’exécution est devenue impossible). Un lieu moins cher, une liste d’invités plus petite ou un changement d’avis n’est pas une frustration.

Écrivez la liste de force majeure dans force majeure. Gardez-la comme des événements qu’aucune des parties ne pouvait raisonnablement maîtriser, pas comme un second bouton d’annulation.

Exemple

Si un événement hors du contrôle raisonnable de l’une ou l’autre partie — y compris une fermeture de lieu, une interruption de voyage ou une météo qui rend l’événement extérieur nommé dangereux — empêche les Services, l’une ou l’autre partie peut reporter les dates par écrit. L’Organisateur a droit au travail déjà fait au tarif convenu. Le Client n’est pas redevable de la charge de date non utilisée pour les dates auxquelles l’Organisateur ne peut pas se présenter. Cette clause ne s’applique pas à un changement de brief ou à un changement d’avis.

En Plain English : si personne ne pouvait l’empêcher, vous déplacez la date et ils paient le travail déjà fait. Vous ne facturez pas l’honoraire entier pour un jour où vous ne pouvez pas travailler. Ils n’obtiennent pas une annulation gratuite parce qu’ils ont trouvé une salle moins chère.

Écrivez le rôle. Mandataire signifie que vous réservez un lieu ou un prestataire au nom du client, pour son compte. Principal signifie que vous contractez en votre nom pour livrer l’événement, et que vous faites vos propres contrats avec les prestataires. Le titre « nous ne faisons qu’introduire des prestataires » ne le décide pas. Le papier que vous avez signé le décide.

Une clause de rôle qui fonctionne répond :

• dont le nom figure sur les contrats de lieu et de prestataire ;
• qui paie ces factures — le client directement, ou vous, puis refacturation ;
• si vous pouvez lier le client ;
• que vous n’êtes pas l’employé ou le partenaire du client.

Il n’y a pas de loi sur le mandat dans la liste sourcée de cette page. Le test pratique est dont le nom est sur le papier prestataire et qui a promis le résultat. Si vous avez promis au client un dîner assis et que vous avez contracté le traiteur en votre nom, vous êtes généralement le principal sur cette promesse. Si le client a signé les conditions du traiteur et que vous n’avez fait que coordonner le brief, écrivez que vous avez agi comme mandataire.

La relativité des contrats s’applique encore. Seules les parties à un contrat peuvent l’invoquer, sauf si le Contracts (Rights of Third Parties) Act 1999 s.1 permet à un tiers nommé de faire exécuter une clause. Les contrats excluent couramment ce droit. Voir droits des tiersdroits des tiersLes droits des tiers sont la capacité de quelqu’un qui n’a pas signé d’exécuter une clause. La règle de common law par défaut est la privity. Le Contracts (Rights of Third Parties) Act 1999 crée une exception limitée. Les brouillons commerciaux excluent en général la loi, puis accordent un droit nommé à un affilié, un financeur ou un client final précis là où l’un est réellement nécessaire.Plus dans le glossaire.

Une indemnité selon laquelle vous couvrirez « tout manquement de prestataire » est une promesse en forme de principal. Tarifez-la ou rayez-la. Une promesse personnelle de répondre de la dette d’un lieu est encore un autre papier ; ce type de garantie n’est pas cette réservation.

Exemple

L’Organisateur agit comme mandataire du Client lorsqu’il réserve les lieux et prestataires listés comme « mandataire » à l’Annexe 1, et ne contracte pas en son nom pour ces réservations. L’Organisateur contracte comme principal pour les Services listés comme « principal » à l’Annexe 1. Rien dans le présent accord ne fait de l’Organisateur un employé, un worker ou un partenaire du Client, ni ne fait d’un lieu ou d’un prestataire une partie habilitée à faire exécuter le présent accord.

En Plain English : écrivez qui est engagé. Mandataire pour la salle, principal pour votre propre planification, est une scission courante. Mélangez les deux en silence et le client vous traitera comme le principal pour tout.

Cession et sous-traitance est la page de clause. Les papiers prestataires s’assoient sur un contrat de sous-traitance.

Écrivez comment vous êtes payé : un honoraire de gestion, une commission sur les dépenses prestataires, une majoration sur les factures prestataires, ou un mélange. Il n’y a pas, sur cette page, de loi sourcée qui impose une divulgation de commission particulière. La règle pratique est : dites-le. Un client qui pense payer le prix d’un prestataire, alors qu’il paie votre prix majoré, est la façon dont une dispute commence.

Si vous dites au client qu’un prestataire coûte un chiffre et qu’il en coûte un autre, cela peut être une misrepresentationdéclaration inexacteUne déclaration inexacte est une affirmation de fait fausse qui a incité à conclure le contrat. En Angleterre et au pays de Galles, les recours sont la rescision et les dommages-intérêts. Selon l’art. 2(1) de la Misrepresentation Act 1967, les dommages-intérêts sont évalués comme si la déclaration était frauduleuse, sauf si son auteur prouve qu’il croyait raisonnablement qu’elle était vraie.Plus dans le glossaire (déclaration inexacte). Lorsqu’une personne a conclu un contrat après une déclaration inexacte qui lui a été faite par une autre partie et a subi une perte, alors si l’auteur de la déclaration serait responsable de dommages-intérêts si la déclaration avait été faite frauduleusement, il l’est, sauf s’il prouve qu’il avait un motif raisonnable de croire, et qu’il croyait jusqu’au moment de la conclusion du contrat, que les faits représentés étaient vrais. C’est le Misrepresentation Act 1967 s.2(1).

Une clause d’argent qui fonctionne répond :

• votre honoraire, séparé des coûts prestataires ;
• si les factures prestataires passent au coût, ou portent une majoration nommée ;
• si vous prenez une commission d’un prestataire, et si le client en est informé ;
• quand les factures prestataires sont dues, et qui les paie ;
• qu’une liste de « prestataires préférés » n’est pas une obligation de les utiliser, sauf si l’Annexe 1 le dit.

Ne cachez pas une majoration dans des « coûts prestataires estimés ». Écrivez l’estimation comme une estimation, et la majoration comme une majoration.

Exemple

L’honoraire de l’Organisateur est le chiffre de l’Annexe 1. Les factures prestataires listées comme pass-through dans cette Annexe sont refacturées au coût. Lorsque l’Annexe 1 nomme une majoration, ce pourcentage est ajouté. L’Organisateur ne présentera pas une facture majorée comme le prix propre d’un prestataire. La commission reçue d’un prestataire est la somme, ou le « néant », de l’Annexe 1.

En Plain English : votre honoraire est une ligne. La facture du traiteur en est une autre. Si vous gardez une part de la facture du traiteur, écrivez cette part. Ne leur dites pas que la salle coûte X si elle coûte moins.

Conditions de paiement est la page de clause.

Pour une créance qualifiée entre entreprises, des intérêts légaux peuvent s’appliquer au titre du Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, sauf si votre contrat prévoit son propre recours substantiel. GOV.UK sur les paiements commerciaux en retard indique le taux comme 8 % plus le taux de base de la Bank of England. Regardez le taux de base actuel quand vous calculez. Une fois ces intérêts en cours, une somme forfaitaire de recouvrement est aussi due : £40 sous £1 000, £70 de £1 000 à moins de £10 000, et £100 à £10 000 ou plus, plus les frais de recouvrement raisonnables non couverts par cette somme. Voir intérêts de retard.

La loi de 1998 ne s’applique pas à un consommateur. Un couple de mariage qui achète entièrement ou principalement hors de son métier est en général un consommateur. Écrivez une ligne d’intérêts contractuels pour eux si vous en voulez une ; ne citez pas la loi de 1998 comme si elle s’appliquait.

Une clause de retard de paiement qui fonctionne pour un client société répond :

• quand partent les factures, et combien de jours pour payer — net 14 ou net 30 ;
• que les intérêts légaux et la somme forfaitaire de recouvrement s’appliquent lorsque la loi de 1998 s’applique ;
• un droit de suspension, y compris un droit de ne pas se présenter, tant qu’une facture non contestée est en retard ;
• que les réservations prestataires déjà engagées peuvent encore échoir.

Écrivez les chiffres que vous utilisez vraiment. Un droit de suspension est la façon d’éviter de travailler une journée corporate impayée.

Exemple

Les factures sont dues dans le nombre de jours de l’Annexe 1. Lorsque la loi de 1998 s’applique, les intérêts légaux et l’indemnité forfaitaire sur un paiement commercial en retard s’appliquent. L’Organisateur n’est pas tenu de se présenter, ni d’engager d’autres réservations prestataires, tant qu’une facture non contestée est en retard.

En Plain English : un client société peut devoir les intérêts légaux et la somme forfaitaire de recouvrement. Après une facture en retard, vous ne vous présentez pas impayé. Un couple qui achète un mariage en tant que consommateurs n’est pas cette rubrique.

La séquence de relance est Un client ne paie pas une facture de freelance.

Les listes d’invités, les contacts et les photos de visages d’invités sont des données personnelles. Les informations alimentaires, d’allergie et autres informations de santé sont des informations de santé. Le UK GDPR a des règles extra pour les données de santé que cette page ne couvre pas. Les conditions de réservation, une autorisation ordinaire et l’Article 28 n’autorisent pas, à eux seuls, la collecte ou le traitement de ces informations. Ne gardez un enregistrement écrit de détails de santé qu’après une base licite plus une condition pour les données de santé au titre du UK GDPR. Vos propres factures et agenda de réservation sont généralement des données que vous contrôlez. L’Article 28 du UK GDPR s’applique lorsque vous traitez des données personnelles comme sous-traitant pour le client. Une ligne « vous respecterez le droit de la protection des données » n’est pas ce contrat.

La scission est :

• Responsable de traitement (controller). Vous décidez pourquoi vous détenez vos propres factures, votre propre CRM et le portfolio que vous publiez.
• Sous-traitant (processor). Vous stockez une liste d’invités qu’ils vous ont demandé de détenir pour le jour. Ils décident de la finalité ; vous traitez sur leurs instructions.
• Article 28. Le traitement par un sous-traitant doit être régi par un contrat contraignant qui fixe l’objet, la durée, la nature et la finalité, le type de données personnelles et les catégories de personnes concernées, et les clauses sous-traitant de l’Article 28(3)(a)–(h). Voir protection des données.

Données d’événement typiques :

L’Article 9 du UK GDPR dit que le traitement de données personnelles concernant la santé est interdit sauf si le traitement est fondé sur l’Article 6(1) et que l’une des conditions de l’Article 9(2) s’applique. L’ICO explique les bases licites et les conditions extra pour les données de santé.

Ne copiez pas leur liste d’invités sur un téléphone personnel « pour faire une sauvegarde » sauf si le papier le dit. À la fin, vous cessez de traiter et vous restituez ou supprimez ce que l’annexe exige.

Exemple

Lorsque l’Organisateur traite des données personnelles pour le Client — y compris les listes d’invités et de contacts que le Client fournit — ce traitement est régi par les clauses sous-traitant de l’Annexe 2. Le Client est le responsable de traitement. L’Organisateur ne traitera pas ces données sauf sur les instructions documentées du Client. Les propres factures de l’Organisateur restent les données de l’Organisateur.

En Plain English : leur liste d’invités est leurs données. Vos propres livres restent les vôtres. Vous menez le jour qu’ils ont réservé ; vous ne devenez pas le responsable de traitement de leurs contacts.

Souvent non. Une société qui achète une journée corporate dans le cadre de son activité n’est pas un consommateur. Un brief de société n’a pas le délai de rétractation consommateur de 14 jours. Les droits des consommateurs mordent lorsque la contrepartie est un consommateur — par exemple un couple de mariage qui réserve un organisateur entièrement ou principalement hors de son métier. Être consommateur n’est pas un droit d’annuler en 14 jours. L’équité des clauses d’annulation et le délai de rétractation au titre des règlements de 2013 sont des règles différentes.

Qui est l’autre partie scinde la page :

• Un client professionnel (une société, ou une personne qui achète dans le cadre de son activité). Pas de délai de rétractation légal de 14 jours au titre des règlements de 2013. Une charge d’annulation convenue ne doit pas être une pénalité. La loi de 1998 peut s’appliquer au retard de paiement.
• Un consommateur (un particulier qui achète une réservation personnelle entièrement ou principalement hors de son métier). Les clauses d’annulation doivent être équitables. Les contrats à distance et hors établissement (réservés en ligne, par téléphone ou par message, ou convenus hors de vos locaux professionnels, par exemple au domicile du client) portent un droit d’annulation de 14 jours sauf exception de la regulation 28.

Les Consumer Contracts (Information, Cancellation and Additional Charges) Regulations 2013 donnent ce droit (regulation 29). Pour un contrat de service, le délai d’annulation expire à la fin des 14 jours suivant le jour de conclusion du contrat.

L’exception de fourniture datée. La Partie 3 (annulation) ne s’applique pas s’agissant de la fourniture d’hébergement, de transport de marchandises, de location de véhicules, de restauration ou de services liés aux activités de loisir, si le contrat prévoit une date ou une période d’exécution spécifique (regulation 28(1)(h)). Une réservation de wedding planner qui nomme la date d’exécution est un contrat à date spécifique. L’exception exige aussi que la fourniture soit de l’hébergement, de la restauration, ou liée aux activités de loisir. Le règlement ne classe pas l’organisation d’événements comme loisir. Une date de mariage nommée n’enlève pas, à elle seule, le droit de 14 jours. Si vous fournissez vous-même de la restauration ou de l’hébergement à une date précisée, cette partie de la fourniture peut s’asseoir sous l’exception. L’exception n’est pas un droit général de partir en 14 jours, et ce n’est pas une exclusion générale de toute réservation de planification datée.

Le Consumer Rights Act 2015 s.62 dit qu’une clause abusive d’un contrat de consommateur ne lie pas le consommateur. Une clause est abusive si, contrairement à l’exigence de bonne foi, elle crée un déséquilibre significatif entre les droits et obligations des parties au détriment du consommateur. La section 49 dit qu’un professionnel qui fournit un service doit le faire avec un soin et une compétence raisonnables. Ni l’une ni l’autre section ne transforme une réservation corporate en contrat de consommateur. Ni l’une ni l’autre n’est un délai de rétractation de 14 jours.

La plupart des journées corporate de cette page sont la colonne de gauche. Un couple qui réserve son propre wedding planner est généralement un consommateur. Le statut de consommateur apporte le test d’équité. Il ne leur donne pas, à lui seul, deux semaines pour annuler une réservation de jour de mariage nommée.

Exemple

Si le Client est un consommateur et que le présent accord a été conclu à distance ou hors établissement, le Client peut annuler pendant le délai d’annulation sans motif, sauf exception de regulation 28. Pour les Services, ce délai expire à la fin des 14 jours suivant le jour de conclusion du présent accord. La regulation 28(1)(h) excepte la fourniture d’hébergement, de restauration ou de services liés aux activités de loisir si le contrat prévoit une date ou une période d’exécution spécifique. Cette clause ne s’applique pas lorsque le Client achète dans le cadre d’une activité.

En Plain English : une société qui achète une conférence n’a pas le délai de rétractation légal de 14 jours. Un couple qui a réservé un wedding planner en ligne pour un samedi nommé ne perd pas automatiquement un délai de 14 jours. L’annulation de la Partie 3 ne s’applique pas à l’hébergement, à la restauration ou aux services liés aux loisirs si le contrat précise la date ou la période d’exécution. Le règlement ne dit pas si l’organisation d’événements est l’un de ces services. Si une charge d’annulation est équitable est une question distincte du Consumer Rights Act 2015.

Plafonnez la responsabilité à un multiple des honoraires. En England and Wales, vous ne pouvez pas exclure la responsabilité pour décès ou préjudice corporel causé par une négligence. Ne garantissez pas un nombre d’invités, la météo, ou un résultat de prestataire que vous ne contrôlez pas. Si vous employez du personnel en Great Britain, vous devez détenir une assurance responsabilité employeur. La responsabilité civile et l’assurance professionnelle s’assoient à côté du papier comme pratique, pas comme un devoir cité sur cette page.

La limitation de responsabilité sur une mission d’événement fait généralement quatre choses :

• plafonne la responsabilité totale de l’organisateur aux honoraires payés pour cette réservation, ou à un multiple nommé ;
• exclut de ce plafond la responsabilité pour décès ou préjudice corporel causé par une négligence — pour un consommateur, le Consumer Rights Act 2015 s.65 ne vous laisse pas l’exclure ; pour un client professionnel, le Unfair Contract Terms Act 1977 s.2 ne vous laisse pas l’exclure ;
• dit que l’autre responsabilité pour négligence, sur un contrat professionnel, ne peut être limitée que dans la mesure où la clause est raisonnable au titre de l’UCTA ; les clauses consommateur sont testées pour l’équité au titre du Consumer Rights Act 2015 s.62, pas pour le caractère raisonnable de l’UCTA ;
• laisse la clause implicite qu’un service est exécuté avec un soin et une compétence raisonnables — Supply of Goods and Services Act 1982 s.13 pour le B2B, Consumer Rights Act 2015 s.49 pour un consommateur.

Un plafond aux honoraires, avec le plancher décès ou préjudice laissé en place, est la forme freelance courante. Sur un contrat professionnel, l’autre limite de négligence doit être raisonnable au titre de l’UCTA. Sur un contrat de consommateur, la clause doit être équitable au titre du CRA 2015 s.62.

Un plafond de responsabilitéplafond de responsabilitéUn plafond de responsabilité est le montant maximal qu’une partie peut être amenée à payer à l’autre au titre d’un contrat.Plus dans le glossaire n’est pas une indemnité (une promesse de couvrir les pertes de quelqu’un d’autre). Ne signez pas une indemnité illimitée pour « toute perte née de l’événement » sur un brief de lancement de produit sans tarifer ce risque. Comment un freelance plafonne sa responsabilité est la page plus longue.

Le Employers’ Liability (Compulsory Insurance) Act 1969 s.1 dit que tout employeur exerçant une activité en Great Britain doit assurer, et maintenir l’assurance, contre la responsabilité pour lésion corporelle ou maladie subie par des employés née de et dans le cours de leur emploi en Great Britain. Les règlements de 1998 fixent la couverture minimale à £5 millions pour tout événement. Ce devoir s’assoit sur vous si vous employez du personnel. Il n’exige pas, à lui seul, une responsabilité civile ou une assurance professionnelle. Ces deux-là restent les papiers habituels qu’un organisateur d’événements détient. Écrivez les polices que vous détenez vraiment dans assurance.

Exemple

La responsabilité totale de l’Organisateur au titre du présent accord est plafonnée aux honoraires payés pour les Services. Rien dans le présent accord n’exclut ni ne limite la responsabilité pour décès ou préjudice corporel causé par une négligence, ni pour fraude. L’Organisateur ne promet pas un résultat commercial, un nombre d’invités particulier, ni qu’un lieu ou un prestataire avec lequel le Client contracte directement exécutera. Lorsque l’Organisateur emploie du personnel en Great Britain, l’Organisateur maintient une assurance responsabilité employeur comme requis.

En Plain English : si la mission tourne mal, ils peuvent venir chercher l’honoraire, pas une perte ouverte. Vous devez encore le soin et la compétence. Vous ne pouvez pas écrire hors le décès ou le préjudice causé par une négligence. Vous n’avez pas promis que la météo tiendrait. Si vous avez des employés en Great Britain, la police responsabilité employeur est celle que la loi de 1969 nomme.

Des contrats pour les agences est la sœur lorsqu’une agence s’assoit entre la marque et vous. Des contrats pour les consultants est la sœur des services professionnels. Des contrats pour les freelances est la sœur de la livraison.

L’IR35 n’importe que lorsque vous réservez dans une organisation en tant que prestataire via votre société. Il ne s’applique pas à un couple privé qui achète un mariage. Aucune étiquette ne décide l’impôt. À compter du 6 avril 2021, les autorités publiques et les clients moyens ou grands doivent donner un status determination statement (la décision écrite du client sur l’application de l’IR35, avec motifs). Les petits clients du secteur privé laissent cette décision à votre société.

Écrivez les pratiques de travail, puis travaillez ainsi :

• vous décidez comment l’événement est planifié, dans le cadre du brief ;
• vous pouvez envoyer un remplaçant qualifié, et vous en avez réellement utilisé un ou vous le pouvez ;
• il n’y a aucune obligation pour eux d’offrir d’autres dates, ni pour vous de les accepter ;
• vous n’êtes pas sur leur organigramme, dans leur Slack, ni dans leur planning de congés.

Un titre qui dit « independent contractor » ne vous sort pas de l’IR35. Le Chapter 10 de l’ITEPA 2003 (ss.61K, 61N et 61NA) met la détermination de statut sur le client autorité publique ou moyen ou grand avec un lien UK. Le Chapter 8 et s.60A laissent les petits clients du secteur privé sur les anciennes règles. Voir liste de clauses IR35 et sole trader vs limited companyentrepreneur individuel vs limited companyUn entrepreneur individuel (sole trader) contracte sous un nom personnel et est personnellement responsable. Une limited company est une personne juridique distincte ; la société est engagée, pas le director, sauf caution. Passer de l’un à l’autre est une novation, pas un changement d’en-tête. Les règles IR35 / off-payroll peuvent encore s’appliquer à une personal service company.Plus dans le glossaire.

La plupart des réservations de mariage en direct avec le couple n’atteignent jamais cette rubrique. Les missions corporate vers un client final moyen ou grand le devraient encore, parce que le client final est souvent une organisation.

Exemple

L’Organisateur est un independent contractor. L’Organisateur décide comment les Services sont exécutés, peut envoyer un remplaçant qualifié, et n’est pas tenu d’accepter d’autres dates. Rien dans le présent accord ne fait de l’Organisateur un employé, un worker ou un agent du Client. Les parties travailleront conformément à tout status determination statement que le Client est tenu de donner.

En Plain English : l’impôt suit la façon dont vous travaillez vraiment. Une étiquette en page une ne le décide pas. Un grand client société doit vous donner sa détermination.

Sur Contracts.io les deux parties rédigent, négocient et signent électroniquement un seul accord d’organisateur d’événements partagé, de sorte que la liste de l’événement, la ligne du nombre d’invités et l’indemnité d’annulation sont la version que vous avez tous deux signée. Ce sont des two-sided contracts : un papier, les deux parties sur le même lien. Décrivez la réservation en une phrase. Lex, notre hôte IA, rédige. Vous partagez un lien. Personne n’envoie v4_final.docx dans les deux sens.

Le client ouvre ce lien. Il peut Accept, Counter ou Decline sur la même version, puis vous signez tous deux électroniquement. L’autre partie ne paie jamais et n’a pas besoin de compte.

Partez d’un contrat de freelance ou d’un contrat de prestation de services. Le travail répété peut accrocher un énoncé des travaux sous des conditions permanentes, ou s’asseoir sur un retainer. Les papiers prestataires s’assoient sur un contrat de sous-traitance. Vous pouvez aussi partir du générateur de contrats IA ou du générateur de contrats. Si vous partagez une liste d’invités non publiée avant la signature, un NDA mutuel s’assoit à côté, ou utilisez le générateur de NDA.

Cela ne relance pas une facture pour vous. Cela signifie que l’acompte, le retainer, l’indemnité d’annulation, la ligne du nombre d’invités et la ligne mandataire-ou-principal sont les mots que vous avez tous deux signés, pas une ligne perdue dans un e-mail.

Free £0, Plus £15/mo, Pro £29/mo, Team £119/mo for 5 seats, Enterprise from £750 — voir /pricing.

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Des contrats pour les organisateurs d’événements est l’ensemble plus large de clauses autour de ce papier. Des contrats pour les photographes est la sœur photo. Des contrats pour les vidéographes est la sœur filmée. Des contrats pour les DJs est la sœur musique. Des contrats pour les groupes est la sœur groupe live. Des contrats pour les maquilleurs et Des contrats pour les coiffeurs sont les sœurs préparatifs. Des contrats pour les consultants est la sœur des services professionnels. Des contrats pour les agences est la sœur campagne. Des contrats pour les freelances est la sœur de la livraison. Que mettre dans un contrat de freelance ou de prestataire est le mode d’emploi plus court. NDA pour freelances UK est le papier de l’étape pitch. Faut-il commencer le travail avant la signature du contrat ? est la règle du premier jour. L’acompte d’un photographe de mariage est-il remboursable au Royaume-Uni ? est la sœur honoraires de mariage. L’acompte d’un vidéographe de mariage est-il remboursable au Royaume-Uni ? est la sœur honoraires de mariage filmée. Le client a annulé : pouvez-vous garder l’acompte ? est la page acompte générale.