Le client a annulé : pouvez-vous garder l’acompte ? Règles pour les freelances au Royaume-Uni

Seulement si le contrat le prévoit. Il n’existe aucun droit par défaut, au Royaume-Uni, de garder un acompte ou de facturer une indemnité d’annulation quand un client annule. Ce droit doit être convenu. Pour un client professionnel, des frais d’annulation convenus ne doivent pas être une pénalité. Pour un consommateur, un droit d’annulation de 14 jours peut s’appliquer, et la clause doit être équitable.

Un acompteacompteUn acompte est une somme versée à l’avance, avant le gros du travail ou la facture finale.Plus dans le glossaire est une somme versée à l’avance. Une indemnité d’annulationindemnité d’annulationUne indemnité d’annulation (« kill fee ») est la somme due à un créateur ou à un prestataire lorsqu’un client annule un projet avant qu’il soit terminé.Plus dans le glossaire est une somme due si le client annule la mission. Ils n’existent comme droits que si les deux parties les ont convenus : dans un contrat signé, une proposition acceptée, ou un e-mail clair qui indique le montant et ce qui se passe en cas d’annulation.

La qualité du client divise ensuite cette page en deux :

• Un client professionnel (une société, ou une personne qui achète dans le cadre de son activité). Les frais d’annulation convenus ne doivent pas être une pénalité au sens de Cavendish Square Holding v Makdessi [2015] UKSC 67.
• Un consommateur (un particulier agissant entièrement ou principalement en dehors de son commerce, de son entreprise, de son activité artisanale ou de sa profession). Les contrats à distance et hors établissement comportent un droit d’annulation de 14 jours en vertu des Consumer Contracts (Information, Cancellation and Additional Charges) Regulations 2013. Les clauses d’annulation sont aussi examinées sous l’angle de l’équité au titre du Consumer Rights Act 2015.

Cette page traite d’abord de l’Angleterre et du pays de Galles. Les loislettre d’intentionUne lettre d’intention est un court document qui consigne les points commerciaux que les deux parties comptent reprendre dans un contrat ultérieur. En Angleterre et au pays de Galles, ce n’est pas un contrat en soi, sauf si les parties entendent être liées. La plupart des lettres d’intention sont placées « sous réserve de contrat » (subject to contract), afin de pouvoir poursuivre les discussions sans conclure un accord par accident.Plus dans le glossaire sur le droit d’auteur et la consommation citées ici s’appliquent à l’ensemble du Royaume-Uni. La procédure de recouvrement d’un solde impayé est celle de l’Angleterre et du pays de Galles, décrite dans Que faire quand un client ne paie pas ma facture de freelance.

Non. Un acompte et une indemnité d’annulation n’existent que si les deux parties les ont convenus. Des e-mails, une proposition ou un contrat signé peuvent consigner cet accord. Si personne n’a écrit de somme d’annulation, vous pouvez quand même facturer le travail qu’on vous a demandé de faire. Vous ne pouvez pas inventer, après l’annulation, un droit de garder de l’argent qui n’a jamais été convenu comme acompte.

Ce que permet encore une mission sans clause écrite :

• Le paiement du travail demandé. Si le client a commandé le travail et que vous l’avez fait, il y a un contrat. Vous pouvez facturer le travail réalisé.
• Les frais déjà engagés à sa demande (un studio, un freelance réservé, des frais de lieu de tournage), lorsque cette dépense découle de la mission commandée.

Ce qu’elle ne permet pas :

• Garder un « acompte » qui n’a jamais été décrit comme un acompte, jamais déclaré non remboursable et jamais lié à l’annulation.
• Une indemnité d’annulation sortie de nulle part après l’e-mail d’annulation.
• Traiter une première facture comme des frais d’annulation parce que c’est ce que vous auriez voulu écrire.

La résiliation pour convenance est l’interrupteur qui ne demande aucun manquement. Si le client peut partir sans motif, le document doit dire ce qui est payé à ce moment-là. Une clause de convenance sans somme associée, c’est ainsi qu’un e-mail d’annulation la semaine précédente ne lui coûte rien.

La prochaine fois, partez d’un contrat de vidéographie ou d’un contrat de freelance et mettez l’acompte, l’indemnité d’annulation et la sortie pour convenance dans le même projet.

Des frais d’annulation convenus qui sont en réalité une somme exigible en cas de manquement sont inapplicables s’il s’agit d’une pénalité. Cavendish Square Holding v Makdessi [2015] UKSC 67 demande si une obligation secondaire impose un préjudice manifestement disproportionné par rapport à un intérêt légitime à l’exécution. Rattachez le montant au temps réservé, aux frais engagés et aux autres missions refusées.

Dans Cavendish Square Holding BV v Talal El Makdessi; ParkingEye Ltd v Beavis [2015] UKSC 67, la Supreme Court a reformulé la règle sur les pénalités. Une clause est une pénalité si elle constitue une obligation secondaire qui impose à la partie défaillante un préjudice manifestement disproportionné par rapport à tout intérêt légitime de la partie non fautive à l’exécution de l’obligation principale. La partie non fautive n’a aucun intérêt légitime à simplement punir le défaillant.

Deux distinctions comptent pour une mission de freelance :

• Principale ou secondaire. Des frais d’annulation véritables, qui sont le prix convenu d’un droit contractuel d’annuler (résiliation pour convenance en échange d’une somme nommée), constituent une obligation principale. La règle des pénalités vise les obligations secondaires, les sommes qui jouent en cas de manquement.
• Intérêt légitime. Le temps que vous avez réservé, les autres missions refusées, l’équipe et le matériel déjà engagés, et le coût d’un trou dans l’agenda sont des intérêts à l’exécution. Un 100 % rond dès la signature, sans lien avec ces intérêts, a la forme d’une sanction.

Écrivez l’intérêt noir sur blanc. Un barème progressif qui monte à mesure que la date approche est plus facile à défendre qu’un plafond fixe dès le premier jour. Imputez l’acompte sur cette somme pour ne pas facturer deux fois la même perte.

Si le client annule puis ne paie pas la somme d’annulation convenue, cette somme impayée est une créance. Recouvrez-la comme une créance : mise en demeure écrite, letter before action, money claim. Un client ne paie pas une facture de freelance au Royaume-Uni décrit cette séquence, y compris les intérêts légaux sur une créance interentreprises éligible au titre du Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998.

Un consommateur qui a conclu le contrat à distance ou hors établissement dispose de 14 jours pour annuler en vertu des Consumer Contracts (Information, Cancellation and Additional Charges) Regulations 2013. S’il vous a demandé de commencer plus tôt, il paie une somme proportionnelle à ce que vous avez fourni. Une clause qui conserve un acompte important quoi qu’il arrive est examinée sous l’angle de l’équité au titre du Consumer Rights Act 2015.

Un consommateur, au sens de ces Regulations, est un particulier agissant à des fins entièrement ou principalement étrangères à son commerce, à son entreprise, à son activité artisanale ou à sa profession (regulation 4). Un couple qui commande un film de mariage est un consommateur. Une marque qui commande une campagne ne l’est pas.

Le droit de 14 jours. Pour un contrat à distance ou hors établissement, le consommateur peut annuler pendant le délai d’annulation sans donner de motif (regulation 29). Pour un contrat de service, ce délai prend fin à l’issue des 14 jours suivant le jour de la conclusion du contrat (regulation 30(2)). Un contrat à distance est un contrat conclu sans que vous soyez au même endroit, au moyen d’une technique de communication à distance comme l’e-mail, le téléphone ou un site web (regulation 5). Un contrat hors établissement est un contrat conclu en dehors de vos locaux professionnels. Un contrat conclu dans l’établissement, signé ensemble au studio, n’est ni l’un ni l’autre, et ce droit de 14 jours ne s’y applique pas.

Démarrage anticipé. Vous ne devez pas commencer le service pendant le délai d’annulation, sauf demande expresse du consommateur, et pour un contrat hors établissement cette demande doit être faite sur un support durable (regulation 36(1)). S’il annule ensuite, il paie une somme proportionnelle à ce qui a été fourni par rapport à l’ensemble du contrat, calculée sur le prix convenu (ou sur la valeur de marché si ce prix est excessif) (regulation 36(4)–(5)). Il ne supporte aucun coût pour cette fourniture si vous n’avez pas donné les informations d’annulation requises, ou si le service n’a pas été fourni en réponse à cette demande (regulation 36(6)). Si le service a été entièrement exécuté après une telle demande, et qu’il a reconnu qu’il perdrait son droit d’annuler une fois le service pleinement exécuté, le droit d’annuler prend fin (regulation 36(2)).

Équité. Une clause abusive d’un contrat de consommation ne lie pas le consommateur. Une clause est abusive si, contrairement à l’exigence de bonne foi, elle crée un déséquilibre significatif entre les droits et obligations des parties au détriment du consommateur (Consumer Rights Act 2015 s.62). Le guide de GOV.UK pour rédiger un contrat équitable indique que les frais d’annulation doivent refléter une estimation sincère de ce que vous perdrez directement du fait de l’annulation, et que les acomptes non remboursables ont plus de chances d’être équitables s’ils représentent un faible pourcentage du prix et si vous précisez quand ils sont conservés. Le guide de GOV.UK à l’intention des consommateurs sur l’annulation indique qu’une entreprise n’a en général le droit de conserver ou de percevoir qu’une somme suffisante pour couvrir les pertes réelles qui résultent directement de l’annulation, et qu’elle doit prendre des mesures raisonnables pour réduire ces pertes.

Une mention « acompte non remboursable, pas de rétractation » ne supprime pas un droit de 14 jours que les Regulations accordent. C’est aussi la forme que GOV.UK considère comme susceptible d’être abusive.

Le même e-mail d’annulation pose un problème juridique différent selon la qualité du client. Une société qui achète dans le cadre de son activité n’est pas un consommateur. Un couple qui commande un film de mariage l’est généralement. Le tableau ci-dessous place les deux régimes côte à côte : droits par défaut, rétractation, pénalités et équité. Lisez la ligne qui correspond à votre client.

En cas de doute, demandez comment il achète. Un entrepreneur individuel qui commande un film de marque pour son entreprise n’est pas la même chose que cette même personne qui commande son propre mariage. Le contrat doit consigner de quel cas il s’agit.

Indiquez quand l’acompte est dû, que le travail ne commence pas avant qu’il soit reçu, et ce qui est conservé si le client annule pour convenance. Un barème progressif qui monte à mesure que la date approche est plus facile à justifier qu’un 100 % fixe dès le premier jour. Le texte ci-dessous est un exemple, pas un taux imposé.

Une clause qui fonctionne répond à cinq questions :

• quand l’acompte est dû, et que le travail ne commence pas avant sa réception
• que l’acompte est imputé sur les honoraires si la mission va à son terme
• ce qui est conservé, ou ce qui est dû en plus, si le client annule pour convenance : l’indemnité d’annulation
• que les frais engagés s’ajoutent s’ils sont plus élevés
• à qui appartient le travail non payé si la mission s’arrête

Exemple

Le Client versera un Acompte de 30 % des Honoraires à la signature. Le Freelance ne commencera pas les Services avant réception de l’Acompte. Si le Client annule pour convenance, il paiera une indemnité d’annulation de 25 % des Honoraires si l’annulation intervient plus de 14 jours avant la date de début, ou de 50 % si elle intervient 14 jours ou moins avant la date de début ou après le début des travaux, majorée des frais engagés déjà exposés. L’Acompte est imputé sur cette indemnité d’annulation et constitue le minimum conservé. Les honoraires du travail déjà réalisé sont payés s’ils sont supérieurs. La propriété intellectuelle sur le travail non intégralement payé reste au Freelance.

En langage clair : 30 % arrivent avant que vous commenciez. S’il annule, il paie 25 % quand il reste encore une quinzaine de jours, ou 50 % une fois que vous êtes à moins de deux semaines ou déjà au travail, et il couvre les frais que vous avez déjà engagés. L’acompte s’impute dessus. Il ne possède pas le travail non payé.

Ce barème progressif est un exemple. Ce n’est pas un taux légal, et ce n’est pas un taux que nous facturons. Pour un client consommateur, la même forme doit toujours être équitable, ne peut pas supprimer un droit de 14 jours que les Regulations de 2013 accordent, et doit suivre la perte réelle plutôt qu’un chiffre rond que vous ne sauriez pas expliquer.

Un contrat de vidéographie est le cadre habituel d’un acompte de réservation, d’une date de tournage et d’un barème d’annulation. Un contrat de freelance reprend les mêmes lignes d’acompte et d’indemnité d’annulation pour d’autres missions. La clause de résiliation est l’endroit où se place la sortie pour convenance.

Sur Contracts.io, les deux parties rédigent, négocient et signent électroniquement un seul contrat partagé : l’acompte et l’indemnité d’annulation sont donc la version que vous avez signée tous les deux. Partez d’un contrat de vidéographie ou d’un contrat de freelance. Le client ouvre un seul lien. Personne ne s’échange v4_final.docx par e-mail. L’argent de l’annulation devient alors une ligne signée, pas une dispute après coup.

Vous décrivez la mission en une phrase. Lex rédige le contrat. Vous partagez un seul lien. Le client peut Accepter, Contre-proposer ou Refuser sur cette même version, puis vous signez tous les deux électroniquement. L’autre partie ne paie jamais et n’a pas besoin de compte.

Cela ne vous permet pas de garder un acompte qui n’a jamais été convenu. En revanche, l’acompte, l’indemnité d’annulation et la ligne de résiliation pour convenancerésiliation sans motifLa résiliation sans motif permet à l’une des parties de mettre fin au contrat sans reprocher quoi que ce soit à l’autre, en général moyennant un préavis.Plus dans le glossaire sont les mots que vous avez signés tous les deux, pas un espoir dans un e-mail ultérieur.