Que contient un contrat de freelance ou de prestataire indépendant ?

Surtout le nom. Un contrat de freelance et un contrat de prestataire indépendant décrivent tous deux une personne ou une petite entreprise qui travaille pour un client sans devenir son salarié.

L’appellation suit généralement le marché :

• Royaume-Uni. « Freelance contract » ou « contract for services » est courant pour le travail créatif.
• États-Unis. « Independent contractor agreement » est le terme habituel, et c’est ce qu’envoient la plupart des clients américains.
• Conseil professionnel. « Contrat de conseil » quand le travail est du conseil ou de l’expertise plutôt qu’un livrable.

La structure sous-jacente est similaire : qui, quoi, quand, combien, à qui appartient le résultat, et comment cela prend fin.

Une façon rapide de choisir :

• Un projet avec un livrable clair. Contrat de freelance, ou un cahier des charges (SOW) rattaché à un contrat de prestation de services existant.
• Une capacité récurrente chaque mois. Contrat de prestation récurrente.
• Un client américain qui engage un prestataire. Contrat de prestataire indépendant.
• Du conseil, de la stratégie ou des audits. Contrat de conseil.
• Vous confiez une partie d’une mission client à quelqu’un d’autre. Contrat de sous-traitance, qui reprend généralement les conditions de votre propre contrat client.
• Un site web. Création de site web, qui ajoute l’hébergement, la remise et la mise en ligne.
• Photographie ou contenu. Licence photo ou contrat d’influenceur, où les droits d’usage font l’essentiel du travail.

Les studios qui engagent des freelances tout en travaillant pour des clients se retrouvent souvent avec trois documents sur un même projet : un contrat de prestation de services avec le client, un cahier des charges pour la mission, et un contrat de sous-traitance avec chaque freelance. Les conditions les plus importantes à aligner sont les dates, la propriété et la confidentialité. Si le studio promet au client la pleine propriété, il lui faut généralement la même chose de chaque freelance, sinon il promet quelque chose qu’il n’a pas.

Une courte liste à régler d’abord avec le client :

1. Les livrables. Une liste numérotée, avec ce qui est exclu.
2. Les révisions. Combien de tours, et ce qu’est un tour.
3. Le calendrier. Date de début, jalons, date de livraison, et ce que le client fournit pour rester dans les temps.
4. Les honoraires et le modèle. Forfait, tarif journalier ou prestation récurrente. Frais inclus ou refacturés.
5. Le calendrier de paiement. Acompte, étapes, délai de paiement en jours.
6. La propriété. Cession de tous les droits, ou licence pour des usages nommés.
7. L’usage en portfolio. Si le freelance peut montrer le travail, et quand.
8. L’annulation. Préavis, et ce qui est payé pour le travail réalisé. Une indemnité d’annulationindemnité d’annulationUne indemnité d’annulation (« kill fee ») est la somme due à un créateur ou à un prestataire lorsqu’un client annule un projet avant qu’il soit terminé.Plus dans le glossaire le cas échéant.
9. La loilettre d’intentionUne lettre d’intention est un court document qui consigne les points commerciaux que les deux parties comptent reprendre dans un contrat ultérieur. En Angleterre et au pays de Galles, ce n’est pas un contrat en soi, sauf si les parties entendent être liées. La plupart des lettres d’intention sont placées « sous réserve de contrat » (subject to contract), afin de pouvoir poursuivre les discussions sans conclure un accord par accident.Plus dans le glossaire applicable. Quelle loi interprète le contrat. Les parties la conviennent généralement ; nous n’en recommandons aucune.

Lex pose des questions sur les lacunes qu’il repère quand vous décrivez la mission, de sorte que le projet revient avec ces points renseignés.

La dérive du périmètre est rarement une grosse demande. Ce sont dix petites, chacune raisonnable en soi. Le contrat peut rendre chacune visible.

• Écrivez les livrables comme des éléments dénombrables. « Trois pistes de page d’accueil », pas « conception de la page d’accueil ».
• Comptez les révisions. « Deux tours de retours consolidés par livrable. »
• Nommez ce qui est hors périmètre. Rédaction, licenceslicenceUne licence est l’autorisation d’utiliser un travail de la manière convenue, sans retirer la propriété à celui qui l’a réalisé.Plus dans le glossaire de banques d’images, hébergement, traductions.
• Fixez une procédure de changement. Tout nouveau travail est chiffré et ajouté par un court avenant écrit, signé par les deux parties.

Exemple

Tout travail non décrit à l’Annexe 1 est hors périmètre. Le Freelance chiffrera par écrit tout travail supplémentaire, et celui-ci ne commencera qu’une fois le devis accepté par écrit par le Client.

En langage clair : tout supplément a son propre devis, et rien de supplémentaire ne commence tant que le devis n’est pas accepté.

La procédure de changement ne fonctionne que si on l’utilise. Une courte note écrite (« Ajout d’une quatrième page d’atterrissage, 600 GBP, livrée d’ici le 14 novembre ») signée par les deux parties suffit pour la plupart des missions. Les petits studios tiennent souvent un journal des changements au fil du projet, pour que la facture finale corresponde à ce que le client a réellement demandé, et que personne n’ait à la reconstituer à partir de l’historique de discussion.

Schémas courants :

• Acompte et solde. 30 à 50 % à l’avance, le reste à la livraison. Courant avec les nouveaux clients.
• JalonsjalonUn jalon est un point défini d’un projet, souvent lié à un livrable et à un paiement.Plus dans le glossaire. Paiement à chaque étape, comme les pistes, la réalisation et la mise en ligne.
• Mensuel d’avance. Pour une prestation récurrenteretainerUn retainer est un arrangement par lequel un client verse une somme régulière pour s’assurer un volume de temps défini ou un accès continu à un prestataire.Plus dans le glossaire.
• Mensuel à terme échu. Pour un travail au tarif journalier, d’après une feuille de temps.

Les délais de paiement sont généralement de 7, 14 ou 30 jours. Net 30, net 14, à réception couvre ces abréviations et le moment où le délai commence à courir.

Pour les créances interentreprises au Royaume-Uni, les intérêts légaux de retard de paiement sont fixés par arrêté en vertu du Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, et gov.uk indique un taux de 8 % plus le taux de base de la Bank of England (Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, s.6 ; guide gov.uk). Les règles américaines varient selon les États et sont en attente de vérification ici.

Un droit de suspendre le travail si une facture est en retard est courant, et il est souvent plus utile au quotidien que les intérêts.

C’est le contrat qui en décide, et il y a deux modèles principaux :

• Cession. Le freelance transfère la propriété des droits au client. Généralement liée au paiement intégral, de sorte que la propriété passe quand la facture finale est payée. Voir la clause de cession de propriété intellectuelle.
• Licence. Le freelance garde la propriété et donne au client l’autorisation d’utiliser le travail de façons nommées, pour une durée ou un territoire nommés. Courant en photographie et en illustration.

Points à écrire dans les deux cas :

• Éléments préexistants. Bibliothèques de code, modèles, polices ou préréglages que le freelance possédait déjà. Ils sont généralement concédés sous licence, pas cédés.
• Éléments de tiers. Les images de banque et les polices ont leurs propres licences.
• Droits de portfolio. L’autorisation de montrer le travail, parfois après une date de lancement.

Exemple

Au paiement intégral, le Freelance cède au Client tous les droits sur les Livrables, à l’exception des éléments préexistants du Freelance, que le Freelance concède au Client sous licence pour une utilisation dans le cadre des Livrables.

La plupart des contrats de freelance et de prestataire plafonnent la responsabilité, couramment aux honoraires payés au titre du contrat ou à un multiple de ceux-ci. Les clients demandent parfois que certains éléments restent hors plafond, comme une violation de la confidentialité ou une garantie d’indemnisation en matière de propriété intellectuelle.

Il existe un plancher en Angleterre et au pays de Galles. La responsabilité en cas de décès ou de dommage corporel causé par négligence ne peut être ni exclue ni limitée par une clause contractuelle, et les autres responsabilités pour négligence ne peuvent être limitées que dans la mesure où la clause est raisonnable (Unfair Contract Terms Act 1977, s.2). La page de la clause de limitation de responsabilité propose des exemples de formulation.

De nombreux freelances excluent aussi les pertes indirectes, comme le manque à gagner, et demandent que le plafond soit réciproque.

Trois voies sont courantes :

• L’achèvement. Le travail est livré, accepté et payé.
• Le préavis. Chaque partie peut y mettre fin moyennant un préavis fixé, souvent de 7 à 30 jours pour un travail par projet.
• Le manquement. Une partie peut y mettre fin immédiatement si l’autre commet un manquement grave et n’y remédie pas dans un délai fixé.

Ce qui compte le plus, c’est ce qui arrive à l’argent et au travail à ce moment-là :

• Le travail réalisé à ce jour est payé, souvent au prorata ou par jalon.
• Une indemnité d’annulation peut s’appliquer si le client annule.
• La propriété ne passe généralement que pour le travail qui a été payé.
• La confidentialité se poursuit après la fin.

En Angleterre et au pays de Galles, une action fondée sur un simple contrat ne peut être engagée après six ans à compter de la naissance de la cause d’action (Limitation Act 1980, s.5), ce qui est une raison de conserver l’exemplaire signé. La page de la clause de résiliation donne plus de détails.

Le statut en matière d’emploi et de fiscalité est fixé par des règles extérieures au contrat, et elles diffèrent selon les pays et selon les États américains. Les règles « off-payroll » du Royaume-Uni et les critères des États américains en sont des exemples. Nous n’avons pas encore vérifié ces règles auprès de sources officielles, donc ce guide ne les résume pas ; elles sont en attente de vérification.

Ce que le contrat peut faire, c’est décrire fidèlement la relation de travail : qui contrôle la façon dont le travail est fait, si le freelance peut envoyer quelqu’un d’autre, qui fournit le matériel, et comment le freelance est payé. Un conseiller local est la voie habituelle pour les questions de statut.

Les clauses de non-concurrence et autres clauses de restriction varient aussi selon les lieux, et ce guide ne traite pas de leur validité.

La plupart des contrats de freelance sont signés électroniquement.

En Angleterre et au pays de Galles, une signature électronique est recevable en preuve sur toute question relative à l’authenticité ou à l’intégrité d’une communication ou de données (Electronic Communications Act 2000, s.7). Aux États-Unis, l’ESIGN Act dispose qu’un contrat ne peut être privé d’effet juridique au seul motif qu’il est sous forme électronique (15 U.S.C. 7001(a)).

Sur Contracts.io, décrivez la mission en une phrase et Lex rédige le contrat. Partagez un seul lien avec le client. Les deux parties conviennent et signent la même version, et c’est gratuit pour le client. Une signature électronique est-elle juridiquement contraignante ? donne le détail.