Contrat d’abonnement (retainer)

Un retainer est un arrangement continu plutôt qu’un projet ponctuel. Le client verse généralement un montant fixe chaque mois, et en échange le prestataire réserve un nombre d’heures déterminé ou fournit un niveau de service convenu. Les freelances s’en servent pour lisser leurs revenus. Les agences, pour garder un client dans leur portefeuille sans réécrire un cahier des charges chaque fois qu’une petite tâche apparaît.

Les retainers varient. Certains couvrent un nombre d’heures fixe, et tout temps supplémentaire est facturé à part. D’autres couvrent un service défini, comme la maintenance mensuelle, un nombre déterminé de tickets de design, ou du conseil à la demande. Un contrat de retainer précise souvent si les heures non utilisées sont reportées, quel préavis chaque partie doit respecter pour y mettre fin, et comment les honoraires sont révisés. Ces trois lignes empêchent l’arrangement de dégénérer en débordement non payé.

Le mot désigne aussi un paiement d’avance conservé pour un travail futur. Le contrat explique alors généralement comment la somme s’impute sur les factures et si un solde éventuel est remboursé. C’est une autre forme que le retainer d’heures mensuel, et mélanger les deux dans une même phrase est une source de confusion courante. Si vous voulez dire « payez-moi 2 000 £ maintenant et je facturerai dessus », dites-le. Si vous voulez dire « payez-moi 2 000 £ chaque mois pour 10 heures », dites plutôt cela.

Le report est la clause que l’on saute avant de se disputer dessus. Si les heures non utilisées disparaissent à la fin du mois, le client tentera de déverser une semaine de travail le dernier jeudi. Si elles se reportent indéfiniment, le prestataire peut devoir un mois d’heures accumulées à un moment où il est déjà complet. Un juste milieu courant est un report d’un mois, ou un plafond sur le stock d’heures non utilisées.

Le préavis et la révision évitent que le retainer ne s’use. Un préavis de 30 jours est courant pour les deux parties. Une révision tous les six ou douze mois permet d’ajuster les honoraires à la charge réelle. Sans révision, un retainer vendu comme du « support léger » devient toute la fonction marketing du client et les honoraires ne suivent jamais. Le document doit aussi dire ce qu’il advient du travail en cours si le retainer prend fin en cours de mois.