Cahier des charges (SOW)

Un cahier des charges, souvent abrégé SOW (statement of work), décrit en détail une mission précise. Il couvre en général le périmètre, les livrables, les jalons, les échéances, les étapes de validation, les honoraires et la répartition des responsabilités entre les parties. C’est le document sur lequel on se dispute quand un projet dérape, car c’est lui qui dit à quoi ressemble « terminé ».

Un SOW s’inscrit souvent sous un contrat-cadre de prestations de services. Le contrat-cadre contient les clauses juridiques valables pour tous les projets, comme la responsabilité, la propriété intellectuelle et la confidentialité. Chaque nouveau projet n’a alors besoin que d’un nouveau SOW, ce qui évite de renégocier les clauses juridiques à chaque fois. Le contrat-cadre indique en général quel document l’emporte en cas de conflit. En l’absence de contrat-cadre, le SOW porte souvent lui-même ces clauses juridiques, ou s’inscrit sous un contrat de prestations ponctuel.

Un SOW clair aide les deux parties à repérer la dérive du périmètre. Si le client demande quelque chose qui n’y figure pas, on le traite généralement comme une demande de modification avec ses propres honoraires et son propre délai. Si le SOW est vague (« améliorer le site »), chaque page supplémentaire semble avoir toujours été incluse. S’il est précis (« refondre la page d’accueil et la page tarifs, ordinateur et mobile, avec deux séries de modifications »), le modèle d’article de blog en plus devient une ligne nouvelle.

La validation est la section discrète qui sauve les factures. Le SOW doit dire comment le client approuve chaque livrable : approbation écrite, ou absence d’objection dans un délai de quelques jours. Sans cela, un freelance peut attendre des semaines un e-mail « nous sommes toujours en train de relire » pendant que le jalon suivant reste bloqué. Les agences ajoutent en général qui peut approuver côté client, pour qu’un commentaire d’un junior sur Slack ne soit pas pris pour un refus.

Les honoraires d’un SOW sont généralement soit un prix forfaitaire pour le travail listé, soit une facturation au temps passé avec plafond. Le forfait exige un périmètre serré. Le temps passé exige un tarif clair et un moyen de suspendre le travail si le plafond approche. Dans les deux cas, le SOW doit nommer ce qui est hors périmètre autant que ce qui y est, pour que « nous pensions que l’hébergement était inclus » n’apparaisse pas à la sixième semaine.