Que faire quand un client ne paie pas ma facture de freelance (Royaume-Uni) ?

Relisez le contrat, vérifiez que la facture est bien arrivée, et envoyez un court rappel écrit avec le montant et la date d’échéance initiale. Notez si le client est une entreprise ou un consommateur, car les intérêts légaux ne s’appliquent qu’entre professionnels. Conservez tous les e-mails. S’il ne paie toujours pas, envoyez une mise en demeure avant procédure.

Une première relance est calme et précise :

• le numéro et la date de la facture
• le montant
• l’échéance prévue au contrat, ou la date de facturation
• les coordonnées bancaires
• un nouveau délai court de 7 jours

Relisez les conditions de paiement signées avant d’écrire. Si le contrat vous permet déjà de suspendre le travail, dites que vous allez user de ce droit. S’il lie la cession de propriété intellectuelle au paiement intégral, précisez que la licencelicenceUne licence est l’autorisation d’utiliser un travail de la manière convenue, sans retirer la propriété à celui qui l’a réalisé.Plus dans le glossaire ou le transfert n’a pas encore eu lieu.

Gardez un ton factuel. Conservez l’échange. Cette page concerne l’England and Wales ; la procédure en Écosse et en Irlande du Nord est différente.

Oui, sur une facture entre professionnels. Le Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 prévoit implicitement un droit à des intérêts légaux de 8 % au-dessus du taux de base de la Bank of England. Il ne s’applique pas aux clients consommateurs. Si votre contrat fixe déjà un autre taux d’intérêt, ce taux contractuel remplace le taux légal.

La loilettre d’intentionUne lettre d’intention est un court document qui consigne les points commerciaux que les deux parties comptent reprendre dans un contrat ultérieur. En Angleterre et au pays de Galles, ce n’est pas un contrat en soi, sauf si les parties entendent être liées. La plupart des lettres d’intention sont placées « sous réserve de contrat » (subject to contract), afin de pouvoir poursuivre les discussions sans conclure un accord par accident.Plus dans le glossaire est sur legislation.gov.uk. Les indications de GOV.UK sur les retards de paiement commerciaux indiquent un taux légal de 8 % plus le taux de base de la Bank of England. Nous n’indiquons pas ici de chiffre pour le taux de base, car il change ; consultez le taux en vigueur au moment du calcul.

Quelques limites qui piègent souvent :

• Entre professionnels uniquement. Les deux côtés doivent agir dans le cadre de leur activité. Un couple qui commande un album de mariage est un consommateur. Une marque qui commande une campagne ne l’est pas.
• Un taux contractuel remplace le taux légal. Si votre contrat de freelance mentionne déjà un taux d’intérêt, c’est celui-là que vous invoquez, pas le taux par défaut de la loi.
• Intérêts simples, qui courent à partir du lendemain de l’échéance.

Pour la rédaction habituelle, voir la clause de conditions de paiement et Net 30, net 14, à réception.

Dès que les intérêts légaux courent sur une créance commerciale éligible, vous pouvez aussi réclamer une somme forfaitaire de recouvrement : 40 £ en dessous de 1 000 £, 70 £ de 1 000 £ à 9 999,99 £, et 100 £ à partir de 10 000 £. Elle s’ajoute aux intérêts, en vertu de la même loi de 1998. Elle ne s’applique pas aux clients consommateurs.

L’article 5A du Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 fixe ces sommes :

Cette indemnité s’ajoute aux intérêts légaux. Si les frais de recouvrement raisonnables dépassent la somme forfaitaire, la loi vous permet aussi de réclamer la différence.

Encore une fois : c’est un droit entre professionnels. Indiquez dans la mise en demeure le montant que vous réclamez, avec une ligne montrant comment vous avez calculé les intérêts, et citez la loi. La page de GOV.UK sur les retards de paiement commerciaux détaille les mêmes montants.

Nommez les parties, la facture impayée, le montant, l’échéance et le délai que vous accordez désormais. Accordez 14 jours, ou 30 jours si le débiteur est un particulier, selon le Pre-Action Protocol for Debt Claims. Joignez la facture, indiquez que vous saisirez le tribunal s’il ne paie pas, et restez factuel.

Une mise en demeure efficace comporte :

• qui vous êtes et qui il est, avec les dénominations légales complètes
• le numéro, la date, le montant et l’échéance initiale de la facture
• le travail couvert par la facture
• les intérêts et l’éventuelle indemnité forfaitaire, avec la loi citée si vous les réclamez
• comment payer
• le nouveau délai
• que vous avez l’intention de saisir le tribunal s’il ne paie pas ou ne conteste pas d’ici là

Quel délai accorder. Quatorze jours est le délai pour un débiteur société. Si le débiteur est un particulier, y compris un entrepreneur individuel, le Pre-Action Protocol for Debt Claims s’applique et vous attendez 30 jours après la lettre de réclamation avant d’engager la procédure. Le protocole demande aussi des formulaires supplémentaires ; lisez-le sur justice.gov.uk plutôt que de copier un modèle de mémoire.

La lettre elle-même est une lettre ouverte, ce qui vous permet de prouver au tribunal que vous avez prévenu. Les offres de règlement figurent dans une note distincte sous réserve de tous droits (without prejudice)sous réserve de tous droits« Without prejudice » (« sous réserve de tous droits ») est une mention que l’on place couramment sur les échanges visant à régler un litige, pour signaler qu’ils ne doivent pas être utilisés comme preuve contre leur auteur.Plus dans le glossaire. Ne mélangez pas les deux dans un même e-mail confus.

Envoyez-la d’une manière que vous pouvez prouver : e-mail et courrier si vous avez une adresse postale. Gardez avec elle le contrat signé, la facture et l’historique des relances.

En England and Wales, vous engagez une demande en paiement, en ligne via Money Claim Online ou le service de demandes en paiement en ligne de HMCTS. Les demandes jusqu’à 10 000 £ sont affectées à la procédure des petits litiges (small claims track). Ne devinez pas les frais de justice : consultez la page officielle des frais sur gov.uk, car les montants changent.

Le guide de GOV.UK est Make a court claim for money. Vous pouvez engager la plupart des demandes en paiement d’une somme déterminée en ligne via HMCTS (y compris Money Claim Online). Il vous faudra le nom légal et l’adresse du défendeur, le montant, et un bref exposé des faits (particulars of claim).

Procédure des petits litiges. En England and Wales, la procédure des petits litiges est la voie normale pour les demandes d’une valeur ne dépassant pas 10 000 £. C’est la tranche où se situent la plupart des factures de freelance.

Frais. Les frais de justice changent. Nous n’indiquons pas de montants ici. Consultez les chiffres en vigueur sur GOV.UK, frais de justice pour les demandes en paiement.

Si vous obtenez un jugement et qu’il ne paie toujours pas, ce même guide de GOV.UK explique la suite. Rien de tout cela n’est une raison de sauter la mise en demeure. Le tribunal s’attendra à ce que vous l’ayez tentée.

Cette section concerne uniquement l’England and Wales. Si le contrat désigne un autre lieu, ou si le client est ailleurs, la voie de réclamation est différente. Faites appel à un avocat (solicitor) pour une demande de montant élevé ou un défendeur hors d’England and Wales : voir /lawyers.

Vous pouvez quand même facturer, relancer et, si nécessaire, agir en justice. Un contrat peut se former par e-mails, par un brief et par l’exécution du travail. Il est plus difficile de prouver l’échéance, le prix et le périmètre. Rassemblez le brief, les e-mails, les fichiers et les factures. Pour la prochaine mission, faites signer les conditions avant de commencer.

Ce qu’il faut réunir :

• le brief, la proposition ou le cahier des charges (SOWcahier des chargesUn cahier des charges (SOW) est un document qui décrit le travail précis, les livrables, le calendrier et les honoraires d’un projet.Plus dans le glossaire), même s’il n’a jamais été signé
• les e-mails et messages qui mentionnent le prix, les dates ou les livrables
• les fichiers que vous avez livrés
• la facture et chaque relance

Un tribunal peut tout de même reconnaître un contrat à partir de ces traces. Ce qu’il ne peut pas inventer, c’est une échéance à 14 jours, une indemnité d’annulation (kill fee)indemnité d’annulationUne indemnité d’annulation (« kill fee ») est la somme due à un créateur ou à un prestataire lorsqu’un client annule un projet avant qu’il soit terminé.Plus dans le glossaire ou un transfert de propriété intellectuelle au paiement si personne n’a convenu de ces termes. Les intérêts légaux prévus par la loi de 1998 peuvent s’appliquer à une créance éligible entre professionnels même sans clause d’intérêts écrite.

En England and Wales, une action fondée sur un contrat simple ne peut pas être engagée plus de six ans après la naissance de la cause d’action (Limitation Act 1980, s.5). N’attendez pas sur une vieille facture jusqu’à ce que ce délai devienne un pari.

La prochaine fois, partez d’un contrat de freelance ou de comment rédiger un contrat et signez une seule version partagée avant le début du travail.

Écrivez les conditions financières dans le contrat avant de commencer : un acompte, des factures par jalon, une échéance comme 14 ou 30 jours, des intérêts de retard, un droit de suspendre le travail, une indemnité d’annulation si le client annule, et des droits de propriété intellectuelle ou de licence qui ne passent qu’au paiement intégral. Ces lignes sont plus faciles à convenir sur un brouillon partagé que plus tard.

Les clauses qui changent vraiment les comportements :

• AcompteacompteUn acompte est une somme versée à l’avance, avant le gros du travail ou la facture finale.Plus dans le glossaire ou paiement initial. Le travail ne commence pas avant que la première tranche soit arrivée. Voir conditions de paiement.
• Factures par jalonjalonUn jalon est un point défini d’un projet, souvent lié à un livrable et à un paiement.Plus dans le glossaire. Chaque étape a son prix, donc la dernière tranche impayée est plus petite.
• Une échéance précise. Net 14 ou net 30Net 30« Net 30 » signifie que le client dispose de 30 jours à compter de la date de la facture pour payer.Plus dans le glossaire à compter de la date de facture, et non « à l’achèvement » sans date. Net 30, net 14, à réception explique quand le délai commence à courir.
• Intérêts de retard. Soit la loi de 1998, soit un taux que vous nommez ensemble. La page pénalité de retardpénalité de retardUne pénalité de retard est un supplément, ou des intérêts, ajouté lorsqu’une facture n’est pas payée à l’échéance.Plus dans le glossaire couvre le remplacement habituel s’ils biffent la ligne.
• Droit de suspendre le travail si une facture est en retard. Souvent plus utile au quotidien que les intérêts.
• Propriété intellectuelle ou licence au paiement uniquement. La propriété ou le droit d’usage passe quand la facture est réglée, pas quand vous envoyez les fichiers. Voir cession de propriété intellectuelle.
• Indemnité d’annulation (kill fee) si le client annule, plus le paiement du travail réalisé. La clause de résiliation est le bon endroit pour la sortie.

Exemple

Le Client paiera 40 % à la signature et le solde dans les 14 jours suivant la date de chaque facture. Si une facture reste impayée 7 jours après son échéance, le Freelance pourra suspendre le travail jusqu’à son paiement. Les sommes en retard portent intérêt conformément au Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998. Les droits sur les Livrables ne sont transférés qu’au paiement intégral.

En langage clair : un peu d’argent d’abord, deux semaines pour payer chaque facture, le travail peut s’arrêter en cas d’une semaine de retard, et le client n’est pas propriétaire des fichiers tant qu’il n’a pas payé.

Ce que contient un contrat de freelance ou de prestataire et les contrats pour freelances détaillent le reste du document.

À lire aussi : si le client utilise les fichiers sans payer, voir Un client utilise votre travail sans payer. S’il a annulé et que vous détenez un acompte, voir Le client a annulé : pouvez-vous garder l’acompte ?

Sur Contracts.io, les deux côtés rédigent, négocient et signent électroniquement un seul contrat partagé : les conditions de paiement sont donc la version que vous avez signée ensemble. Lex, notre assistant IA, vous aide à écrire un acompte, des jalons, une échéance et une ligne de suspension en cas de retard, en langage clair. Le client ouvre un seul lien. Personne ne s’envoie v4_final par e-mail.

Vous décrivez la mission en une phrase. Lex rédige un contrat de freelance ou un cahier des charges (SOW). Vous partagez un seul lien. Le client peut Accepter, Contre-proposer ou Refuser sur cette même version, puis vous signez tous les deux électroniquement. L’autre partie ne paie jamais et n’a pas besoin de compte.

Cela ne relance pas une facture à votre place. Mais l’échéance, l’acompte et le droit de suspension sont les mots que vous avez signés ensemble, pas une ligne perdue dans un e-mail.