¿Qué debe incluir un contrato de organizador de eventos del Reino Unido?

Un contrato de organizador de eventos del Reino Unido debe nombrar a las partes, el evento, la fecha y el espacio, el número de invitados que tasaste, el honorario y cómo funcionan depósitos o retainers, cancelación y aplazamiento, si reservas proveedores como agente o en tu propio nombre, y un tope de responsabilidad. Fírmalo antes de bloquear la fecha.

Esta página trata primero England and Wales (Inglaterra y Gales). El off-payroll working (IR35) es una norma fiscal británica y solo importa cuando reservas para una organización como contratista a través de tu sociedad. La vía de reclamación de dinero por una factura impagada es el procedimiento de England and Wales en Un cliente no paga una factura de freelance. Las reservas corporativas habituales son entre empresas. Un briefing de empresa no tiene el periodo de reflexión de 14 días del consumidor. Una pareja de boda que compra total o principalmente fuera de su oficio suele ser un consumidor, así que las cláusulas de cancelación deben ser justas. Una fecha nombrada no convierte, por sí sola, la reserva en un servicio relacionado con el ocio bajo la regulation 28(1)(h). La excepción aplica a alojamiento, catering o servicios relacionados con actividades de ocio si el contrato precisa la fecha o el periodo de ejecución. El reglamento no clasifica la organización de eventos como ocio. Si las cláusulas de cancelación son justas es una pregunta aparte bajo la Consumer Rights Act 2015.

Esta página es organización de eventos freelance: días de empresa, conferencias y lanzamientos de producto, bodas y fiestas privadas, y la coordinación el día. No es un contrato laboral para un event manager interno. No es, por sí solo, un alquiler de espacio. No es fotografía, videografía, un DJ o una banda como oficio independiente. Esos oficios se sientan al lado de esta reserva, no dentro.

Contracts.io no tiene una plantilla de organizador de eventos. Parte de un acuerdo de freelance o un contrato de servicios. Esos documentos ya tienen huecos de honorario, cancelación y responsabilidad. Las reservas recurrentes pueden colgar un alcance del trabajo bajo condiciones permanentes, o ir en un retainer. Los papeles de proveedor y de espacio van en un acuerdo de subcontratista. El trabajo de contratista entre sociedades puede partir de un acuerdo de contratista independiente o un acuerdo de consultoría. Si compartes una lista de invitados no publicada o un briefing privado antes de firmar, un NDA mutuo se sienta al lado. Contratos para organizadores de eventos es la página corta de audiencia. ¿Es reembolsable el depósito de un fotógrafo de bodas en el Reino Unido? es la hermana de honorarios de boda. Cliente cancelado: ¿puedes quedarte con el depósito? es la página general del depósito. ¿Qué debe incluir un contrato de consultor del Reino Unido? es la hermana de servicios profesionales.

Doce bloques cierran este documento:

Los recuentos, las horas y los repartos son ejemplos de cómo escribir la lista, no una tarifa impuesta. Escribe los números que usas de verdad.

Firma antes de bloquear la fecha. ¿Debo empezar el trabajo antes de que se firme el contrato? es la regla del día uno.

Nombra el evento, la fecha, el espacio, el número de invitados que tasaste, y lo que haces de verdad — planificación, coordinación el día, o ambas. «Una boda» no es una lista. Invitados extra, un segundo espacio y proveedores extra son un cambio de alcance, tasado primero.

Tú haces los servicios nombrados. Catering, flores, fotografía, un DJ y una banda son partidas nombradas o quedan fuera. Escribe lo que se hace, no un título de oficio.

Escribe nueve cosas:

• Evento. Fecha, lugar, interior o exterior, inicio y fin. Un plan de lluvia para un cóctel al aire libre es una partida nombrada, no una conjetura.
• Número de invitados. El tope que tasaste. Las cabezas extra se tasan antes de confirmarlas.
• Servicios. Solo planificación, coordinación el día, o ambas. Acabado nombrado. Un tablero de Pinterest es un input; no es la lista.
• Proveedores. Cuáles reservas, y si los reservas como agente o en tu propio nombre. Ver la sección de agente.
• Tiempo en el sitio. Llamada, cierre, y si entra un ensayo. Las horas extra después del cierre son una tarifa nombrada o quedan fuera.
• Qué queda fuera. Invitados extra, un segundo espacio, una noche, catering cuando solo se reservó planificación, un livestream, un rediseño de mesas de última hora.
• Dependencias. Acceso, un contacto nombrado, la confirmación del espacio, los números de invitados que llegan a tiempo. El trabajo se desliza si eso no llega.
• Cambios. Invitados extra y horas extra van en control de cambios. Si el papel dice que la variación debe ser por escrito y firmada, un cambio oral no es eficaz. Eso es Rock Advertising Ltd v MWB Business Exchange Centres Ltd [2018] UKSC 24.
• Cómo se ve «hecho». Un run-sheet, una lista de proveedores confirmada, coordinación el día hasta la hora nombrada. No «un gran día».

Un event manager interno va en un contrato laboral, no en este. Un contrato de alquiler de espacio es un alquiler de local. No es esta reserva freelance, aunque ayudes al cliente a elegir la sala.

Un límite de revisioneslímite de revisionesUn límite de revisiones (revision limit) dice cuántas rondas de cambios están incluidas en los honorarios antes de presupuestar trabajo extra.Más en el glosario es la herramienta equivocada para un evento en vivo. Un cambio añade invitados extra, un segundo espacio, o un cierre más tarde que nunca tasaste. Mezclar las dos es cómo una «mesa extra, rápido» se convierte en un producto nuevo a honorario cero. Ver El cliente no para de añadir trabajo extra y control de cambios.

Ejemplo

El Organizador realizará los Servicios especificados en el Anexo 1, para el evento, el espacio, la fecha y el número de invitados que allí figuran. Catering, flores, fotografía, un DJ, una banda, invitados extra, un segundo espacio, una noche y el trabajo no descrito en el Anexo 1 quedan fuera de alcance y se tasan por escrito antes de empezar. El acceso, un contacto del día nombrado y la confirmación del espacio que el Cliente debe aportar son dependencias; el Organizador no está obligado a empezar si faltan. Un cambio del número de invitados o de los Servicios no es eficaz salvo que sea por escrito y firmado.

En Plain English: obtienen el evento nombrado para el tope de invitados nombrado. Una nueva forma de día se tasa primero. Sin confirmación del espacio, no hay inicio. Un «solo veinte más» por WhatsApp no reescribe el honorario.

Un acuerdo de freelance o un contrato de servicios es el papel habitual. Los clientes comerciales recurrentes suelen ir bajo un contrato de servicios más un alcance del trabajo por reserva.

Escribe el honorario, si es un honorario fijo, una tarifa horaria o un paquete, si el IVA va aparte, cuándo salen las facturas, y qué cuestan las fechas reservadas no usadas. Un depósitodepósitoUn depósito (deposit) es dinero que se paga por adelantado, antes del trabajo principal o de la factura final.Más en el glosario, un retainer y un pago anticipado son herramientas distintas. Escribe cuál es. No hay un derecho británico por defecto a quedarte un depósito.

Las tres palabras, en Plain English:

Llamar a una suma «no reembolsable» no hace, por sí sola, que un cargo desproporcionado se sostenga. Las dos partes tienen que acordar qué se retiene. Un cargo de cancelación debe ser una cantidad real y proporcional. Para un consumidor, la cláusula debe ser justa bajo la Consumer Rights Act 2015. Para un cliente empresa el cargo no debe ser una penalización: un cargo por romper el contrato no puede estar fuera de toda proporción con tu interés real en que la reserva siga adelante. Eso es Cavendish Square Holding BV v Talal El Makdessi [2015] UKSC 67. Ver Cliente cancelado: ¿puedes quedarte con el depósito? y ¿Es reembolsable el depósito de un fotógrafo de bodas en el Reino Unido?.

Las condiciones de pago deben nombrar el honorario y la base, si el IVA va aparte, viaje y noche, cuándo salen las facturas, cuántos días para pagar — net 14 o net 30 —, un derecho de pausa si una factura no disputada está vencida, incluida la de no presentarte, y si las facturas de proveedor pasan al coste o con recargo. Escribe los números que usas de verdad. Hitos de pago y depósitos es la página de cláusula.

Para una deuda cualificada entre empresas, pueden aplicar intereses legales bajo la Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 salvo que tu contrato fije su propio recurso sustancial. GOV.UK sobre pagos comerciales tardíos indica el tipo como 8 % más el tipo base del Bank of England. Consulta el tipo base actual al calcular. Una vez corren esos intereses, también vence una suma fija de recobro: £40 bajo £1.000, £70 de £1.000 a menos de £10.000, y £100 a £10.000 o más, más los costes razonables de recobro no cubiertos por esa suma. Ver intereses de demora. La ley de 1998 no aplica a un consumidor.

Ejemplo

El honorario es la cifra del Anexo 1. El IVA se cobra aparte cuando el Organizador está dado de alta en IVA. Un depósito de la suma del Anexo 1 vence a la firma y reserva las fechas. Esa suma se abona al honorario si el evento sigue adelante. El saldo vence en los hitos del Anexo 1. El Organizador no está obligado a presentarse mientras cualquier factura no disputada esté vencida. Los intereses legales y la compensación por pago comercial tardío aplican donde aplica la ley de 1998.

En Plain English: pagan para reservar la agenda. El resto vence en los hitos nombrados. Tras una factura vencida, no te presentas sin cobrar. Un cliente empresa puede deber los intereses legales y la suma fija de recobro.

La secuencia de cobro es Un cliente no paga una factura de freelance.

Escribe el preaviso que ambas partes usan para cancelar una fecha reservada, qué cuestan las fechas no usadas, y la tarifa de cancelación (kill fee)compensación por cancelación (kill fee)Una compensación por cancelación (kill fee) es un pago debido a un creador o proveedor cuando un cliente cancela un proyecto antes de terminarlo.Más en el glosario si paran un trabajo empezado. Escribe el aplazamiento como su propia línea: si la fecha se mueve, si el depósito retiene la nueva fecha, y qué se retiene por el trabajo ya hecho. No hay un derecho británico por defecto a quedarte un depósito; las dos partes tienen que acordar las sumas. Un cargo de cancelación debe ser una cantidad real y proporcional.

Una forma freelance habitual — no una norma legal — es un depósito para reservar fechas nombradas; cancelación de fechas reservadas a corto preaviso cobrada total o parcialmente; un kill fee si paran después de que la planificación o el trabajo del día haya empezado, cubriendo el trabajo hecho más un cargo nombrado de fecha no usada; el aplazamiento no es una reescritura gratis de la agenda; cancelación del organizador: escribe el preaviso que das, y cómo funciona un organizador suplente o una fecha movida.

Las reservas corporativas habituales son B2B. Para un consumidor, las cláusulas de cancelación deben ser justas. Un desistimiento de 14 días puede aplicar a un contrato de servicio a distancia o fuera del establecimiento (reservado online, por teléfono o mensaje, o acordado fuera de tu local, por ejemplo en casa del cliente) salvo excepción de la regulation 28. La regulation 28(1)(h) exceptúa alojamiento, catering o servicios relacionados con el ocio si el contrato precisa la fecha o el periodo de ejecución. El reglamento no dice si la organización de eventos es un servicio relacionado con el ocio; no asumas que una fecha de boda nombrada quita el derecho.

El cliente cancela: las fechas reservadas no usadas se cobran si lo escribiste. Empezar el trabajo y luego parar igual les cuesta el trabajo hecho y el kill fee nombrado. Un espacio o proveedor que falla es la siguiente sección, no esta. No trates un no-show de proveedor como una cancelación del cliente.

Los eventos fuera de todo control van en la línea de force majeure, no en la del kill fee. Ver la sección force majeurefuerza mayorLa fuerza mayor (force majeure) es una cláusula que pausa las obligaciones de una parte cuando algo ajeno al control de ambas detiene el trabajo.Más en el glosario frente a frustrationfrustración del contratoLa frustración extingue un contrato cuando un hecho imprevisto hace el cumplimiento imposible o radicalmente distinto de lo acordado. En Inglaterra y Gales el criterio es Davis Contractors Ltd v Fareham UDC [1956] AC 696. Taylor v Caldwell (1863) 3 B & S 826 es el ejemplo clásico: un auditorio de música se quemó, así que el alquiler no pudo seguir adelante.Más en el glosario.

Para un cliente empresa el cargo no debe ser una penalización. Un cargo por romper el contrato no puede estar fuera de toda proporción con tu interés real en que la reserva siga adelante. Eso es Cavendish Square Holding BV v Talal El Makdessi [2015] UKSC 67. Los daños liquidadosdaños liquidadosLos daños liquidados son una suma que el contrato fija de antemano como pago si ocurre un incumplimiento concreto, como una entrega tardía. En Inglaterra y Gales son exigibles cuando protegen un interés legítimo en el cumplimiento y no son desproporcionados en exceso respecto de ese interés, según Cavendish Square Holding BV v Talal El Makdessi [2015] UKSC 67.Más en el glosario son una estimación previa real acordada, no un eslogan. Una cláusula penalcláusula penalUna cláusula penal es una obligación secundaria que hace que quien incumple pague una suma, o sufra un perjuicio, desproporcionado en exceso respecto del interés legítimo de la parte cumplidora en el cumplimiento. En Inglaterra y Gales no es exigible. El test es Cavendish Square Holding BV v Talal El Makdessi [2015] UKSC 67.Más en el glosario fuera de toda proporción no se sostiene.

Ejemplo

Un depósito de la suma del Anexo 1 reserva las fechas de ese Anexo. Si el Cliente cancela fechas reservadas con menos preaviso que el del Anexo 1, esas fechas se cobran. Si el Cliente termina el trabajo después de que la planificación haya empezado, el Organizador tiene derecho al trabajo hecho a la tarifa acordada más el cargo de fecha no usada del Anexo 1. Un aplazamiento acordado por escrito mueve las fechas; no renuncia al cargo de fecha no usada salvo que el Anexo 1 lo diga.

En Plain English: las fechas reservadas no usadas se cobran si lo escribiste. Empezar la planificación y luego parar igual les cuesta el trabajo hecho y el kill fee nombrado. Mover la fecha es un cambio escrito, no un pase gratis.

La página más larga consumidor-frente-empresa es Cliente cancelado: ¿puedes quedarte con el depósito?. La hermana de honorarios de boda es ¿Es reembolsable el depósito de un fotógrafo de bodas en el Reino Unido?. Cancelación y kill fee es la página de cláusula.

Escribe a quién mira el cliente cuando un espacio, un catering u otro proveedor falla. Eso sigue cómo los reservaste, no un título que dice «solo presentamos proveedores». Si contrataste en tu propio nombre, el cliente suele mirarte a ti en tu papel. Si reservaste como agente del cliente, escribe que el contrato del proveedor es entre el cliente y el proveedor.

Una cláusula de fallo de proveedor que funciona responde quién contrató con el espacio o el proveedor — tú, o el cliente —; qué haces si fallan — buscar un suplente, aplazar, o parar —; quién paga el coste extra de un suplente; qué pasa con tu honorario si el evento no puede seguir; y que no eres el asegurador del espacio salvo que hayas tasado ese riesgo.

La relatividad de los contratos (privity of contract)relatividad del contratoLa relatividad del contrato (privity of contract) significa que solo las partes pueden demandar sobre el trato. La Contracts (Rights of Third Parties) Act 1999 s.1 permite a un tercero nombrado exigir un término que le beneficia, salvo que el contrato diga otra cosa. La mayoría de los documentos comerciales excluyen la Ley. Un subcontratista no puede demandar al cliente final sin una garantía o un derecho de la Ley de 1999.Más en el glosario es la regla ordinaria de que solo las partes de un contrato pueden demandar sobre él. La Contracts (Rights of Third Parties) Act 1999 s.1 deja que una persona que no es parte haga valer una cláusula si el contrato lo dice expresamente, o si la cláusula pretende conferirle un beneficio, salvo que el contrato muestre que las partes no lo quisieron. Los contratos suelen excluir ese derecho. Escribe la exclusión si no quieres que un espacio o un invitado demande sobre tu papel con el cliente. Ver derechos de tercerosderechos de tercerosLos derechos de terceros son la capacidad de alguien que no firmó de exigir un término. La regla por defecto del common law es la relatividad. La Contracts (Rights of Third Parties) Act 1999 crea una excepción limitada. Los borradores comerciales suelen excluir la Ley y luego conceder un derecho nombrado a un afiliado, un financiador o un cliente final concreto donde de verdad se necesita.Más en el glosario.

Los daños por incumplimiento cubren la pérdida que nace de forma natural del incumplimiento, en el curso habitual de las cosas, y la pérdida que ambas partes pueden razonablemente haberse contemplado al hacer el contrato como el resultado probable del incumplimiento. Eso es Hadley v Baxendale (1854) 9 Exch 341. Una promesa abierta de que «haremos que el día ocurra haga lo que haga un proveedor» es cómo una pérdida no tasada aterriza en ti.

No firmes una indemnidad ilimitada por «cualquier pérdida nacida de un proveedor» en un briefing corporativo sin tasar ese riesgo. El cliente promete el briefing, los números de invitados y el acceso; tú prometes ejecutar los servicios nombrados con cuidado y habilidad razonables.

Ejemplo

Donde el Anexo 1 dice que el Organizador reserva un espacio o un proveedor como agente del Cliente, el contrato de esa reserva es entre el Cliente y ese espacio o proveedor. Donde el Anexo 1 dice que el Organizador contrata en su propio nombre, el Organizador usará cuidado y habilidad razonables para ejecutar los Servicios; un fallo de espacio o de proveedor no es una cancelación del Cliente. Nada en este acuerdo hace de un espacio, un proveedor o un invitado una parte con derecho a hacer valer sus cláusulas.

En Plain English: escribe quién reservó la sala. Si la reservaste en tu propio nombre, el cliente te mira a ti. Si la reservaste como su agente, mira al espacio. Los invitados no tienen una reclamación lateral sobre tu papel salvo que lo hayas escrito.

Los papeles de proveedor van en un acuerdo de subcontratista. Cesión y subcontratación es la página de cláusula.

La force majeure es una cláusula que escribes. La frustration es un resultado jurídico cuando un contrato no se puede ejecutar y ninguna cláusula ya lo trata. No es la misma palabra dos veces.

Force majeure: si el tiempo, una enfermedad, un cierre de espacio, un corte de viaje u otro evento que ninguna parte podía controlar razonablemente para la reserva, escribe quién puede aplazar, si la fecha se mueve, y qué (si algo) se retiene por el trabajo ya hecho. No cobres al cliente el honorario entero cuando eres tú quien no puede presentarte. Un cambio de briefing es una cancelación o una reescritura del briefing, no force majeure.

Frustration: cuando un contrato queda frustrado, el dinero pagado antes del evento es recuperable, el dinero exigible antes de ese evento deja de serlo, y el tribunal puede permitir una suma justa por un beneficio valioso obtenido, sujeto a la ley. Eso es la Law Reform (Frustrated Contracts) Act 1943. Un espacio más barato, una lista de invitados más pequeña o un cambio de opinión no es frustration.

Escribe la lista de force majeure en force majeure. Déjala como eventos que ninguna parte podía controlar razonablemente, no como un segundo botón de cancelación.

Ejemplo

Si un evento fuera del control razonable de cualquiera de las partes — incluido un cierre de espacio, un corte de viaje o un tiempo que hace inseguro el evento exterior nombrado — impide los Servicios, cualquiera de las partes puede aplazar las fechas por escrito. El Organizador tiene derecho al trabajo ya hecho a la tarifa acordada. El Cliente no debe el cargo de fecha no usada por las fechas a las que el Organizador no puede presentarse. Esta cláusula no aplica a un cambio de briefing o a un cambio de opinión.

En Plain English: si nadie podía impedirlo, mueves la fecha y pagan el trabajo ya hecho. No facturas el honorario entero por un día en el que no puedes trabajar. Ellos no obtienen una cancelación gratis porque encontraron una sala más barata.

Escribe el rol. Agente significa que reservas un espacio o un proveedor a nombre del cliente, por su cuenta. Principal significa que contratas en tu propio nombre para entregar el evento, y haces tus propios contratos con proveedores. El título «solo presentamos proveedores» no lo decide. El papel que firmaste sí.

Una cláusula de rol que funciona responde de quién es el nombre en los contratos de espacio y de proveedor; quién paga esas facturas — el cliente directo, o tú, luego recargo —; si puedes vincular al cliente; y que no eres empleado ni socio del cliente.

No hay un estatuto de agencia en la lista sourced de esta página. El test práctico es de quién es el nombre en el papel del proveedor y quién prometió el resultado. Si prometiste al cliente una cena sentada y contrataste al catering en tu propio nombre, sueles ser el principal en esa promesa. Si el cliente firmó las condiciones del catering y tú solo coordinaste el briefing, escribe que actuaste como agente.

La relatividad de los contratos sigue aplicando. Solo las partes de un contrato pueden demandar sobre él, salvo que la Contracts (Rights of Third Parties) Act 1999 s.1 deje a un tercero nombrado hacer valer una cláusula. Los contratos suelen excluir ese derecho. Ver derechos de terceros.

Una indemnidadindemnizaciónUna indemnización (indemnity) es la promesa de cubrir las pérdidas de otra parte derivadas de un hecho o una reclamación concretos.Más en el glosario de que cubrirás «cualquier incumplimiento de proveedor» es una promesa con forma de principal. Tásala o táchala. Una promesa personal de responder de la deuda de un espacio es otro papel distinto; ese tipo de garantía no es esta reserva.

Ejemplo

El Organizador actúa como agente del Cliente al reservar los espacios y proveedores listados como «agente» en el Anexo 1, y no contrata en su propio nombre para esas reservas. El Organizador contrata como principal para los Servicios listados como «principal» en el Anexo 1. Nada en este acuerdo hace del Organizador un empleado, un worker o un socio del Cliente, ni hace de un espacio o un proveedor una parte con derecho a hacer valer este acuerdo.

En Plain English: escribe quién está en el gancho. Agente para la sala, principal para tu propia planificación, es una división habitual. Mezcla las dos en silencio y el cliente te tratará como principal para todo.

Cesión y subcontratación es la página de cláusula. Los papeles de proveedor van en un acuerdo de subcontratista.

Escribe cómo te pagan: un honorario de gestión, una comisión sobre el gasto de proveedores, un recargo sobre las facturas de proveedor, o una mezcla. No hay, en esta página, un estatuto sourced que imponga una divulgación concreta de comisión. La regla práctica es: dilo. Un cliente que cree pagar el precio de un proveedor, cuando paga tu precio recargado, es cómo empieza una pelea.

Si le dices al cliente que un proveedor cuesta una cifra y cuesta otra, eso puede ser una misrepresentationdeclaración falsaUna declaración falsa es una afirmación falsa de hecho que induce a contratar. En Inglaterra y Gales los remedios son la rescisión y los daños. Según la Misrepresentation Act 1967 s.2(1), los daños se calculan como si la declaración fuera fraudulenta, salvo que quien la hizo pruebe que creía razonablemente que era cierta.Más en el glosario (declaración inexacta). Cuando una persona ha celebrado un contrato tras una declaración inexacta hecha por otra parte y ha sufrido una pérdida, entonces si el declarante respondería de daños si la declaración hubiera sido fraudulenta, responde así salvo que pruebe que tenía motivo razonable para creer, y creía hasta el momento de hacer el contrato, que los hechos representados eran ciertos. Eso es la Misrepresentation Act 1967 s.2(1).

Una cláusula de dinero que funciona responde tu honorario, separado de los costes de proveedor; si las facturas de proveedor pasan al coste, o llevan un recargo nombrado; si cobras comisión de un proveedor, y si se lo dices al cliente; cuándo vencen las facturas de proveedor, y quién las paga; y que una lista de «proveedores preferidos» no es una obligación de usarlos salvo que el Anexo 1 lo diga.

No escondas un recargo dentro de «costes estimados de proveedor». Escribe la estimación como estimación, y el recargo como recargo.

Ejemplo

El honorario del Organizador es la cifra del Anexo 1. Las facturas de proveedor listadas como pass-through en ese Anexo se recargan al coste. Donde el Anexo 1 nombra un recargo, se añade ese porcentaje. El Organizador no presentará una factura recargada como el precio propio de un proveedor. La comisión recibida de un proveedor es la suma, o el «ninguna», del Anexo 1.

En Plain English: tu honorario es una línea. La factura del catering es otra. Si te quedas un trozo de la factura del catering, escribe ese trozo. No les digas que la sala cuesta X si cuesta menos.

Condiciones de pago es la página de cláusula.

Para una deuda cualificada entre empresas, pueden aplicar intereses legales bajo la Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 salvo que tu contrato fije su propio recurso sustancial. GOV.UK sobre pagos comerciales tardíos indica el tipo como 8 % más el tipo base del Bank of England. Consulta el tipo base actual al calcular. Una vez corren esos intereses, también vence una suma fija de recobro: £40 bajo £1.000, £70 de £1.000 a menos de £10.000, y £100 a £10.000 o más, más los costes razonables de recobro no cubiertos por esa suma. Ver intereses de demora.

La ley de 1998 no aplica a un consumidor. Una pareja de boda que compra total o principalmente fuera de su oficio suele ser un consumidor. Escribe una línea de intereses contractuales para ellos si quieres una; no cites la ley de 1998 como si mordiera.

Una cláusula de pago tardío que funciona para un cliente sociedad responde cuándo salen las facturas, y cuántos días para pagar — net 14 o net 30pago a 30 días (Net 30)Net 30 significa que el cliente tiene 30 días desde la fecha de la factura para pagar.Más en el glosario —; que los intereses legales y la suma fija de recobro aplican donde aplica la ley de 1998; un derecho de pausa, incluida la de no presentarte, mientras una factura no disputada esté vencida; y que las reservas de proveedor que ya hayas comprometido pueden seguir venciendo.

Escribe los números que usas de verdad. Un derecho de pausa es cómo evitas trabajar un día corporativo impagado.

Ejemplo

Las facturas vencen en el número de días del Anexo 1. Donde aplica la ley de 1998, aplican los intereses legales y la compensación por pago comercial tardío. El Organizador no está obligado a presentarse, ni a comprometer más reservas de proveedor, mientras cualquier factura no disputada esté vencida.

En Plain English: un cliente sociedad puede deber los intereses legales y la suma fija de recobro. Tras una factura vencida, no te presentas sin cobrar. Una pareja que compra una boda como consumidores no es este epígrafe.

La secuencia de cobro es Un cliente no paga una factura de freelance.

Las listas de invitados, los contactos y las fotos de caras de invitados son datos personales. Las revelaciones alimentarias, de alergia y otras de salud son información de salud. El UK GDPR tiene reglas extra para datos de salud que esta página no cubre. Las condiciones de reserva, un permiso ordinario y el Article 28 no autorizan, por sí solos, recoger o tratar esa información. Guarda un registro escrito de detalles de salud solo después de una base lícita más una condición para datos de salud bajo el UK GDPR. Tus propias facturas y agenda de reservas suelen ser datos que controlas. El Article 28 del UK GDPR aplica cuando tratas datos personales como encargado para el cliente. Una línea «cumplirás la ley de protección de datos» no es ese contrato.

La división es:

• Responsable del tratamiento (controller). Tú decides por qué guardas tus propias facturas, tu propio CRM y el portfolio que publicas.
• Encargado (processor). Guardas una lista de invitados que te pidieron tener para el día. Ellos deciden la finalidad; tú tratas según sus instrucciones.
• Article 28. El tratamiento por un encargado debe regirse por un contrato vinculante que fije el objeto, la duración, la naturaleza y la finalidad, el tipo de datos personales y las categorías de interesados, y las cláusulas de encargado del Article 28(3)(a)–(h). Ver protección de datos.

Datos típicos de evento:

El Article 9 del UK GDPR dice que el tratamiento de datos personales relativos a la salud está prohibido salvo que el tratamiento se base en el Article 6(1) y aplique una de las condiciones del Article 9(2). La ICO explica las bases lícitas y las condiciones extra para datos de salud.

No copies su lista de invitados a un teléfono personal «para hacer una copia» salvo que el papel lo diga. Al terminar, dejas de tratar y devuelves o borras lo que el anexo exige.

Ejemplo

Donde el Organizador trata datos personales para el Cliente — incluidas listas de invitados y de contactos que el Cliente aporta — ese tratamiento se rige por las cláusulas de encargado del Anexo 2. El Cliente es el responsable del tratamiento. El Organizador no tratará esos datos salvo según las instrucciones documentadas del Cliente. Las propias facturas del Organizador siguen siendo datos del Organizador.

En Plain English: su lista de invitados es su dato. Tus propios libros se quedan tuyos. Llevas el día que reservaron; no te conviertes en el responsable de sus contactos.

A menudo no. Una sociedad que compra un día corporativo en el curso de su actividad no es un consumidor. Un briefing de empresa no tiene el periodo de reflexión de 14 días del consumidor. Los derechos de consumo muerden cuando la contraparte es un consumidor — por ejemplo una pareja de boda que reserva un organizador total o principalmente fuera de su oficio. Ser consumidor no es un derecho a cancelar en 14 días. La justicia de las cláusulas de cancelación y el desistimiento bajo las Regulations de 2013 son reglas distintas.

Quién es la otra parte parte la página:

• Un cliente de empresa (una sociedad, o una persona que compra en el curso de su actividad). Sin desistimiento legal de 14 días bajo las Regulations de 2013. Un cargo de cancelación acordado no debe ser una penalización. La ley de 1998 puede aplicar al pago tardío.
• Un consumidor (un particular que compra una reserva personal total o principalmente fuera de su oficio). Las cláusulas de cancelación deben ser justas. Los contratos a distancia y fuera del establecimiento (reservados online, por teléfono o mensaje, o acordados fuera de tu local, por ejemplo en casa del cliente) llevan un derecho de cancelación de 14 días salvo excepción de la regulation 28.

Las Consumer Contracts (Information, Cancellation and Additional Charges) Regulations 2013 dan ese derecho (regulation 29). Para un contrato de servicio el periodo de cancelación termina al final de los 14 días siguientes al día en que se celebra el contrato.

La excepción de suministro fechado. La Part 3 (cancelación) no aplica respecto del suministro de alojamiento, transporte de mercancías, alquiler de vehículos, catering o servicios relacionados con actividades de ocio, si el contrato prevé una fecha o un periodo de ejecución específico (regulation 28(1)(h)). Una reserva de wedding planner que nombra la fecha de ejecución es un contrato de fecha específica. La excepción también exige que el suministro sea de alojamiento, catering, o relacionado con actividades de ocio. El reglamento no clasifica la organización de eventos como ocio. Una fecha de boda nombrada no quita, por sí sola, el derecho de 14 días. Si tú mismo suministras catering o alojamiento en una fecha precisada, esa parte del suministro puede sentarse bajo la excepción. La excepción no es un pase general de 14 días, y no es una exclusión general de toda reserva de planificación fechada.

La Consumer Rights Act 2015 s.62 dice que una cláusula abusiva de un contrato de consumo no vincula al consumidor. Una cláusula es abusiva si, en contra de la exigencia de buena fe, causa un desequilibrio significativo en los derechos y obligaciones de las partes en perjuicio del consumidor. La section 49 dice que un comerciante que suministra un servicio debe hacerlo con cuidado y habilidad razonables. Ninguna de las dos convierte una reserva corporativa en un contrato de consumo. Ninguna de las dos es un desistimiento de 14 días.

La mayoría de los días corporativos de esta página son la columna izquierda. Una pareja que reserva su propio wedding planner suele ser un consumidor. El estatuto de consumidor trae el test de justicia. No les da, por sí solo, dos semanas para cancelar una reserva de día de boda nombrada.

Ejemplo

Si el Cliente es un consumidor y este acuerdo se celebró a distancia o fuera del establecimiento, el Cliente puede cancelar en el periodo de cancelación sin dar un motivo salvo que aplique una excepción de regulation 28. Para los Servicios ese periodo termina al final de los 14 días siguientes al día en que se celebra este acuerdo. La regulation 28(1)(h) exceptúa el suministro de alojamiento, catering o servicios relacionados con actividades de ocio si el contrato prevé una fecha o un periodo de ejecución específico. Esta cláusula no aplica cuando el Cliente compra en el curso de una actividad.

En Plain English: una sociedad que compra una conferencia no tiene el desistimiento legal de 14 días. Una pareja que reservó un wedding planner online para un sábado nombrado no pierde automáticamente un desistimiento de 14 días. La cancelación de la Part 3 no aplica a alojamiento, catering o servicios relacionados con el ocio si el contrato precisa la fecha o el periodo de ejecución. El reglamento no dice si la organización de eventos es uno de esos servicios. Si un cargo de cancelación es justo es una pregunta aparte de la Consumer Rights Act 2015.

Topa la responsabilidad en un múltiplo de los honorarios. En England and Wales no puedes excluir la responsabilidad por muerte o lesiones personales causadas por negligencia. No garantices un número de invitados, el tiempo, o un resultado de proveedor que no controlas. Si empleas personal en Great Britain debes tener un seguro de responsabilidad del empleador. La responsabilidad civil y el seguro de indemnización profesional se sientan al lado del papel como práctica, no como un deber citado en esta página.

La limitación de responsabilidad en un trabajo de evento suele hacer cuatro cosas: topa la responsabilidad total del organizador en los honorarios pagados por esa reserva, o un múltiplo nombrado; excluye de ese tope la responsabilidad por muerte o lesiones personales causadas por negligencia — para un consumidor la Consumer Rights Act 2015 s.65 no te deja excluirla; para un cliente empresa la Unfair Contract Terms Act 1977 s.2 no te deja excluirla; dice que la otra responsabilidad por negligencia, en un contrato de empresa, solo se puede limitar en la medida en que la cláusula sea razonable bajo la UCTA; las cláusulas de consumo se testan por justicia bajo la Consumer Rights Act 2015 s.62, no por razonabilidad de la UCTA; y deja el término implícito de que un servicio se ejecuta con cuidado y habilidad razonables — Supply of Goods and Services Act 1982 s.13 para B2B, Consumer Rights Act 2015 s.49 para un consumidor.

Un tope en los honorarios, con el suelo de muerte o lesión dejado dentro, es la forma freelance habitual. En un contrato de empresa el otro límite de negligencia debe ser razonable bajo la UCTA. En un contrato de consumo la cláusula debe ser justa bajo la CRA 2015 s.62.

Un tope de responsabilidadlímite de responsabilidadUn límite de responsabilidad (liability cap) es el importe máximo que se puede pedir a una parte que pague a la otra en virtud de un contrato.Más en el glosario no es una indemnidad (una promesa de cubrir las pérdidas de otro). No firmes una indemnidad ilimitada por «cualquier pérdida nacida del evento» en un briefing de lanzamiento de producto sin tasar ese riesgo. Cómo un freelance topa la responsabilidad es la página más larga.

La Employers’ Liability (Compulsory Insurance) Act 1969 s.1 dice que todo empleador que lleve un negocio en Great Britain debe asegurar, y mantener el seguro, contra la responsabilidad por lesión corporal o enfermedad sufrida por empleados nacida de y en el curso de su empleo en Great Britain. Las Regulations de 1998 fijan la cobertura mínima en £5 millones por cualquier suceso. Ese deber se sienta en ti si empleas personal. No exige, por sí solo, responsabilidad civil ni seguro de indemnización profesional. Esos dos siguen siendo los papeles habituales que tiene un organizador de eventos. Escribe las pólizas que tienes de verdad en seguro.

Ejemplo

La responsabilidad total del Organizador bajo este acuerdo está topada en los honorarios pagados por los Servicios. Nada en este acuerdo excluye ni limita la responsabilidad por muerte o lesiones personales causadas por negligencia, ni por fraude. El Organizador no promete un resultado comercial, un número concreto de invitados, ni que un espacio o un proveedor con el que el Cliente contrata directamente vaya a cumplir. Donde el Organizador emplea personal en Great Britain, el Organizador mantiene un seguro de responsabilidad del empleador como se exige.

En Plain English: si el trabajo sale mal, pueden venir a por el honorario, no a por una pérdida abierta. Sigues debiendo cuidado y habilidad. No puedes escribir fuera la muerte o la lesión causada por negligencia. No prometiste que el tiempo aguantaría. Si tienes empleados en Great Britain, la póliza de responsabilidad del empleador es la que nombra la ley de 1969.

Contratos para agencias es la hermana cuando una agencia se sienta entre la marca y tú. Contratos para consultores es la hermana de servicios profesionales. Contratos para freelancers es la hermana de entrega.

El IR35 solo importa cuando reservas para una organización como contratista a través de tu sociedad. No aplica a una pareja privada que compra una boda. Ninguna etiqueta decide el impuesto. Desde el 6 de abril de 2021, las autoridades públicas y los clientes medianos o grandes deben dar un status determination statement (la decisión escrita del cliente sobre si aplica el IR35, con motivos). Los clientes pequeños del sector privado dejan esa decisión en tu sociedad.

Escribe las prácticas de trabajo, y luego trabaja así: tú decides cómo se planifica el evento, dentro del briefing; puedes enviar un suplente cualificado, y de hecho has usado uno o puedes; no hay obligación de que ellos ofrezcan más fechas, ni de que tú las aceptes; no estás en su organigrama, en su Slack, ni en su calendario de vacaciones.

Un título que dice «independent contractor» no te saca del IR35. El Chapter 10 de ITEPA 2003 (ss.61K, 61N y 61NA) pone la determinación de estatus en el cliente autoridad pública o mediano o grande con un nexo UK. El Chapter 8 y s.60A dejan a los clientes pequeños del sector privado en las reglas anteriores. Ver lista de cláusulas IR35 y sole trader vs limited companyautónomo frente a sociedad limitadaUn autónomo (sole trader) contrata a nombre personal y responde personalmente. Una sociedad limitada es una persona jurídica distinta; la sociedad está atada, no el administrador, salvo que haya un aval. Pasar de uno a otro es una novación, no un cambio de membrete. Las reglas IR35 / off-payroll aún pueden aplicarse a una personal service company.Más en el glosario.

La mayoría de las reservas de boda directas con la pareja nunca llegan a este epígrafe. Los trabajos corporativos hacia un cliente final mediano o grande igual deberían, porque el cliente final suele ser una organización.

Ejemplo

El Organizador es un independent contractor. El Organizador decide cómo se ejecutan los Servicios, puede enviar un suplente cualificado, y no está obligado a aceptar más fechas. Nada en este acuerdo hace del Organizador un empleado, un worker o un agente del Cliente. Las partes trabajarán conforme a cualquier status determination statement que el Cliente esté obligado a dar.

En Plain English: el impuesto sigue cómo trabajas de verdad. Una etiqueta en la página uno no lo decide. Un cliente sociedad grande tiene que darte su determinación.

En Contracts.io ambas partes redactan, negocian y firman electrónicamente un único acuerdo de organizador de eventos compartido, de modo que la lista del evento, la línea del número de invitados y el kill fee son la versión que ambos firmasteis. Eso son two-sided contracts: un papel, ambas partes en el mismo enlace. Describe la reserva en una frase. Lex, nuestro anfitrión de IA, redacta. Compartes un enlace. Nadie envía v4_final.docx de un lado a otro.

El cliente abre ese enlace. Puede Accept, Counter o Decline en la misma versión, y luego ambos la firmáis electrónicamente. La otra parte nunca paga y no necesita una cuenta.

Parte de un acuerdo de freelance o un contrato de servicios. El trabajo recurrente puede colgar un alcance del trabajo bajo condiciones permanentes, o ir en un retainer. Los papeles de proveedor van en un acuerdo de subcontratista. También puedes partir del generador de contratos con IA o del generador de contratos. Si compartes una lista de invitados no publicada antes de firmar, un NDA mutuo se sienta al lado, o usa el generador de NDA.

Eso no persigue una factura por ti. Significa que el depósito, el retainer, el kill fee, la línea del número de invitados y la línea agente-o-principal son las palabras que ambos firmasteis, no una línea perdida en un correo.

Free £0, Plus £15/mo, Pro £29/mo, Team £119/mo for 5 seats, Enterprise from £750 — ver /pricing.

Pruébalo en contracts.io: describe la reserva en una frase, comparte un enlace, y firma electrónicamente antes de bloquear la fecha.

Contratos para organizadores de eventos es el conjunto más amplio de cláusulas alrededor de este papel. Contratos para fotógrafos es la hermana de foto. Contratos para videógrafos es la hermana filmada. Contratos para DJs es la hermana de música. Contratos para bandas es la hermana de banda en vivo. Contratos para maquilladores y Contratos para estilistas son las hermanas de preparativos. Contratos para consultores es la hermana de servicios profesionales. Contratos para agencias es la hermana de campaña. Contratos para freelancers es la hermana de entrega. Qué va en un acuerdo de freelance o de contratista es el how-to más corto. NDA para freelancers del Reino Unido es el papel de la etapa de pitch. ¿Debo empezar el trabajo antes de que se firme el contrato? es la regla del día uno. ¿Es reembolsable el depósito de un fotógrafo de bodas en el Reino Unido? es la hermana de honorarios de boda. ¿Es reembolsable el depósito de un videógrafo de bodas en el Reino Unido? es la hermana filmada de honorarios de boda. Cliente cancelado: ¿puedes quedarte con el depósito? es la página general del depósito.