Cliente cancelado: ¿puedes quedarte con el depósito? Reglas para freelancers del Reino Unido

Solo si el contrato lo permite. En el Reino Unido no existe un derecho por defecto a quedarse con un depósito ni a cobrar una tarifa de cancelación cuando un cliente cancela. Ese derecho tiene que pactarse. Para un cliente empresa, un cargo de cancelación pactado no debe ser una penalización. Para un consumidor, puede aplicarse un derecho de desistimiento de 14 días y la cláusula debe ser justa.

Un depósitodepósitoUn depósito (deposit) es dinero que se paga por adelantado, antes del trabajo principal o de la factura final.Más en el glosario es dinero pagado por adelantado. Una tarifa de cancelacióncompensación por cancelación (kill fee)Una compensación por cancelación (kill fee) es un pago debido a un creador o proveedor cuando un cliente cancela un proyecto antes de terminarlo.Más en el glosario es una suma debida si cancelan el trabajo. Solo existen como derechos si ambas partes los acordaron: en un contrato firmado, en una propuesta que aceptaron o en un correo claro que indique el importe y qué pasa en caso de cancelación.

Quién es el cliente divide entonces la página:

• Un cliente empresa (una compañía, o una persona que compra en el ejercicio de su actividad empresarial). El cargo de cancelación pactado no debe ser una penalización conforme a Cavendish Square Holding v Makdessi [2015] UKSC 67.
• Un consumidor (un particular que actúa total o principalmente al margen de su oficio, negocio, actividad artesanal o profesión). Los contratos a distancia y fuera del establecimiento llevan un derecho de desistimiento de 14 días conforme a las Consumer Contracts (Information, Cancellation and Additional Charges) Regulations 2013 [Reglamento de Contratos con Consumidores (Información, Cancelación y Cargos Adicionales) de 2013]. Las condiciones de cancelación también se someten a un control de equidad conforme a la Consumer Rights Act 2015.

Esta página trata primero de England and Wales. Las leyes de derechos de autor y de consumo citadas aquí se aplican en todo el Reino Unido. La vía de reclamación de dinero para un saldo impagado es el procedimiento de England and Wales que se explica en Qué hago cuando un cliente no paga mi factura de freelance.

No. Un depósito y una tarifa de cancelación existen solo si ambas partes los acordaron. Los correos, una propuesta o un contrato firmado pueden dejar constancia de ese acuerdo. Si nadie escribió una suma por cancelación, aun así puedes cobrar el trabajo que te pidieron. No puedes inventar, después de que cancelen, el derecho a quedarte con dinero que nunca se acordó como depósito.

Lo que un trabajo sin nada por escrito aún respalda:

• El pago del trabajo que te pidieron. Si encargaron el trabajo y lo hiciste, eso es un contrato. Puedes facturar el trabajo realizado.
• Los costes que ya comprometiste porque te lo pidieron (un estudio, un freelancer que reservaste, una tasa de localización) cuando ese gasto derivaba del trabajo que encargaron.

Lo que no respalda:

• Quedarte con un «depósito» que nunca se describió como depósito, nunca se indicó como no reembolsable y nunca se vinculó a la cancelación.
• Una tarifa de cancelación sacada de la nada después del correo de cancelación.
• Tratar una primera factura como un cargo de cancelación porque eso es lo que te habría gustado escribir.

La terminación por conveniencia es el interruptor de apagado que no necesita un incumplimiento. Si el cliente puede irse sin motivo, el documento tiene que decir qué se paga en ese momento. Una cláusula de conveniencia sin dinero asociado es la razón de que un correo de cancelación la semana anterior no les cueste nada.

La próxima vez, empieza desde un contrato de videografía o un acuerdo de freelance y pon el depósito, la tarifa de cancelación y la salida por conveniencia en el mismo borrador.

Un cargo de cancelación pactado que en realidad es una suma pagadera por incumplimiento es inejecutable si es una penalización. Cavendish Square Holding v Makdessi [2015] UKSC 67 pregunta si una obligación secundaria impone un perjuicio totalmente desproporcionado respecto de un interés legítimo en el cumplimiento. Vincula la cifra al tiempo reservado, los costes comprometidos y el otro trabajo que rechazaste.

En Cavendish Square Holding BV v Talal El Makdessi; ParkingEye Ltd v Beavis [2015] UKSC 67, el Tribunal Supremo reformuló la regla de las penalizaciones. Una cláusula es una penalización si es una obligación secundaria que impone a quien incumple un perjuicio totalmente desproporcionado respecto de cualquier interés legítimo de la parte inocente en que se ejecute la obligación primaria. La parte inocente no tiene un interés legítimo en limitarse a castigar a quien incumple.

En un trabajo freelance importan dos distinciones:

• Primaria frente a secundaria. Un cargo de cancelación genuino que es el precio pactado de un derecho contractual a cancelar (terminación por conveniencia a cambio de una suma determinada) es una obligación primaria. La regla de las penalizaciones apunta a las obligaciones secundarias, las sumas que se activan por incumplimiento.
• Interés legítimo. El tiempo que reservaste, el otro trabajo que rechazaste, el equipo y el material ya comprometidos y el coste de un hueco en la agenda son intereses en el cumplimiento. Un 100% en cifra redonda desde el día de la firma, sin relación con esos intereses, es la forma que parece un castigo.

Escribe el interés en el documento. Una escala progresiva que sube a medida que se acerca la fecha es más fácil de defender que un máximo fijo desde el primer día. Abona el depósito a esa suma para no cobrar dos veces la misma pérdida.

Si cancelan y después no pagan la suma de cancelación pactada, esa suma impagada es una deuda. Reclámala como deuda: requerimiento escrito, carta previa a la demanda, reclamación de dinero. Un cliente no paga una factura de freelance en el Reino Unido recoge esa secuencia, incluidos los intereses legales sobre una deuda entre empresas que cumpla los requisitos conforme a la Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998.

Un consumidor que contrató a distancia o fuera del establecimiento tiene 14 días para cancelar conforme a las Consumer Contracts (Information, Cancellation and Additional Charges) Regulations 2013. Si te pidió empezar antes, paga un importe proporcional por lo que suministraste. Una cláusula que retiene un depósito elevado en cualquier caso se somete a un control de equidad conforme a la Consumer Rights Act 2015.

Un consumidor, a efectos de este Reglamento, es un particular que actúa con fines total o principalmente ajenos a su oficio, negocio, actividad artesanal o profesión (regulation 4). Una pareja que encarga una película de boda es consumidora. Una marca que encarga una campaña no lo es.

El derecho de 14 días. En un contrato a distancia o fuera del establecimiento, el consumidor puede cancelar durante el periodo de cancelación sin dar ningún motivo (regulation 29). En un contrato de servicios, ese periodo termina al final de los 14 días siguientes al día en que se celebra el contrato (regulation 30(2)). Un contrato a distancia es el que se celebra sin que ambos estéis en el mismo lugar, usando un medio de comunicación a distancia como el correo electrónico, el teléfono o un sitio web (regulation 5). Un contrato fuera del establecimiento es el que se celebra lejos de tu local comercial. Un contrato en el establecimiento, firmado juntos en el estudio, no es ninguno de los dos, y este derecho de 14 días no se aplica.

Inicio anticipado. No debes comenzar el servicio durante el periodo de cancelación salvo que el consumidor lo haya pedido de forma expresa, y en un contrato fuera del establecimiento esa petición debe constar en un soporte duradero (regulation 36(1)). Si después cancela, paga un importe proporcional a lo suministrado, en comparación con la cobertura total del contrato, calculado sobre el precio pactado (o el valor de mercado si ese precio es excesivo) (regulation 36(4)–(5)). No soporta ningún coste por ese suministro si no diste la información de cancelación exigida, o si el servicio no se prestó en respuesta a esa petición (regulation 36(6)). Si el servicio se ha ejecutado por completo tras esa petición, y el consumidor reconoció que perdería el derecho a cancelar una vez ejecutado por completo, el derecho a cancelar se extingue (regulation 36(2)).

Equidad. Una cláusula abusiva de un contrato de consumo no vincula al consumidor. Una cláusula es abusiva si, contra la exigencia de buena fe, causa un desequilibrio significativo entre los derechos y obligaciones de las partes en perjuicio del consumidor (Consumer Rights Act 2015 s.62). La guía de GOV.UK para redactar un contrato justo dice que los cargos de cancelación deben reflejar una estimación genuina de lo que perderás directamente porque el cliente cancele, y que los depósitos no reembolsables tienen más probabilidades de ser justos si son un pequeño porcentaje del precio y dices cuándo se retienen. La guía de GOV.UK para consumidores sobre cancelar dice que una empresa, por lo general, solo tiene derecho a retener o recibir un importe suficiente para cubrir las pérdidas reales que resulten directamente de la cancelación, y debe adoptar medidas razonables para reducirlas.

Una línea de «depósito no reembolsable, sin periodo de reflexión» no elimina un derecho de 14 días que concede el Reglamento. Además, es la forma que GOV.UK considera probablemente abusiva.

El mismo correo de cancelación es un problema jurídico distinto según quién sea el cliente. Una empresa que compra en el ejercicio de su actividad no es consumidora. Una pareja que encarga una película de boda normalmente sí lo es. La tabla siguiente pone ambas vías una al lado de la otra: derechos por defecto, periodo de reflexión, penalizaciones y equidad. Lee la fila que corresponda a tu cliente.

Si no estás seguro, pregunta cómo compra. Un autónomo (sole trader) que encarga una película de marca para su negocio no es lo mismo que esa persona encargando su propia boda. El contrato debe dejar constancia de cuál de los dos es.

Indica cuándo vence el depósito, que el trabajo no empieza hasta que llega y qué se retiene si cancelan por conveniencia. Una escala progresiva que sube a medida que se acerca la fecha es más fácil de justificar que un 100% fijo desde el primer día. La redacción de abajo es un ejemplo, no un tipo obligatorio.

Una cláusula eficaz responde a cinco cosas:

• cuándo vence el depósito y que el trabajo no empieza hasta que se recibe
• que el depósito se abona a la tarifa si el trabajo sigue adelante
• qué se retiene, o qué importe adicional se debe, si cancelan por conveniencia: la tarifa de cancelación
• que los costes comprometidos se suman si son mayores
• quién es titular del trabajo no pagado si el trabajo se detiene

Ejemplo

El Cliente pagará un Depósito del 30% de la Tarifa a la firma. El Freelancer no comenzará los Servicios hasta que reciba el Depósito. Si el Cliente cancela por conveniencia, el Cliente pagará una tarifa de cancelación del 25% de la Tarifa si la cancelación se produce con más de 14 días de antelación a la fecha de inicio, o del 50% si se produce 14 días o menos antes de la fecha de inicio o una vez iniciado el trabajo, más los costes comprometidos ya incurridos. El Depósito se abona a esa tarifa de cancelación y es el mínimo que se retiene. Se pagan las tarifas por el trabajo ya realizado si son superiores. La propiedad intelectual del trabajo no pagado íntegramente permanece con el Freelancer.

En lenguaje sencillo: el 30% llega antes de que empieces. Si lo cancelan, pagan el 25% cuando aún quedan dos semanas de margen, o el 50% una vez que estás dentro de las dos semanas o ya trabajando, y cubren los costes que ya has comprometido. El depósito cuenta para eso. No son dueños del trabajo no pagado.

Esa escala progresiva es un ejemplo. No es un tipo legal ni un tipo que cobremos nosotros. Para un cliente consumidor, la misma forma sigue teniendo que ser justa, no puede eliminar un derecho de 14 días que concede el Reglamento de 2013 y debe ajustarse a la pérdida real en lugar de a una cifra redonda que no puedas explicar.

Un contrato de videografía es el lugar habitual para una tarifa de reserva, una fecha de rodaje y una escala de cancelación. Un acuerdo de freelance recoge las mismas líneas de depósito y tarifa de cancelación para otros trabajos. La cláusula de terminación es donde se sitúa la salida por conveniencia.

En Contracts.io ambas partes redactan, negocian y firman electrónicamente un único contrato compartido, así que el depósito y la tarifa de cancelación son la versión que ambos firmasteis. Empieza desde un contrato de videografía o un acuerdo de freelance. El cliente abre un enlace. Nadie se manda v4_final.docx de ida y vuelta por correo. El dinero de la cancelación es entonces una línea firmada, no una discusión posterior.

Describes el trabajo en una frase. Lex redacta el acuerdo. Compartes un enlace. El cliente puede Aceptar, Contraofertar o Rechazar sobre esa misma versión, y después ambos firmáis electrónicamente. La otra parte nunca paga y no necesita una cuenta.

Eso no te deja quedarte con un depósito que nunca se acordó. Sí hace que el depósito, la tarifa de cancelación y la línea de terminación por convenienciaterminación por convenienciaLa terminación por conveniencia (termination for convenience) significa que una parte puede dar por terminado el contrato sin alegar que la otra hizo algo mal, normalmente tras un preaviso.Más en el glosario sean las palabras que ambos firmasteis, y no una esperanza en un correo posterior.