¿Qué incluye un acuerdo de freelance o de contratista?

Sobre todo, el nombre. Un acuerdo de freelance y un acuerdo de contratista independiente describen a una persona o pequeña empresa que hace un trabajo para un cliente sin convertirse en su empleado.

El nombre suele seguir al mercado:

• Reino Unido. «Freelance contract» o «contract for services» [contrato de servicios] es habitual para el trabajo creativo.
• EE. UU. «Independent contractor agreement» es el término habitual, y es el que envían la mayoría de los clientes estadounidenses.
• Asesoramiento profesional. «Acuerdo de consultoría» cuando el trabajo es asesoramiento o conocimiento experto y no un entregable.

La estructura de fondo es similar: quién, qué, cuándo, cuánto, quién es titular del resultado y cómo termina.

Una forma rápida de elegir:

• Un proyecto con un entregable claro. Acuerdo de freelance, o un alcance del trabajo (SOW) bajo un contrato de servicios existente.
• Capacidad continua cada mes. Iguala (retainer).
• Un cliente estadounidense que contrata a un contratista. Acuerdo de contratista independiente.
• Asesoramiento, estrategia o auditorías. Acuerdo de consultoría.
• Estás pasando parte del trabajo de un cliente a otra persona. Acuerdo de subcontratista, que normalmente refleja las condiciones de tu propio contrato con el cliente.
• Un sitio web. Desarrollo de sitio web, que añade alojamiento, traspaso y lanzamiento.
• Fotografía o contenido. Licencia de fotografía o acuerdo de influencer, donde los derechos de uso hacen la mayor parte del trabajo.

Los estudios que contratan freelancers y a la vez trabajan para clientes suelen acabar con tres documentos en un mismo proyecto: un contrato de servicios con el cliente, un alcance del trabajo para el encargo y un acuerdo de subcontratista con cada freelancer. Las condiciones que más importa alinear son las fechas, la titularidad y la confidencialidad. Si el estudio promete al cliente la titularidad plena, normalmente necesita lo mismo de cada freelancer; si no, está prometiendo algo que no tiene.

Una lista corta para cerrar primero con el cliente:

1. Entregables. Una lista numerada, con lo que se excluye.
2. Revisiones. Cuántas rondas y qué es una ronda.
3. Calendario. Fecha de inicio, hitos, fecha de entrega y lo que aporta el cliente para mantenerlo en plazo.
4. Tarifa y modelo. Fija, tarifa diaria o iguala. Gastos incluidos o facturados aparte.
5. Calendario de pagos. Depósito, fases, días para pagar.
6. Titularidad. Cesión de todos los derechos o una licencia para usos concretos.
7. Uso en portafolio. Si el freelancer puede mostrar el trabajo y cuándo.
8. Cancelación. Preaviso y qué se paga por el trabajo hecho. Una tarifa de cancelacióncompensación por cancelación (kill fee)Una compensación por cancelación (kill fee) es un pago debido a un creador o proveedor cuando un cliente cancela un proyecto antes de terminarlo.Más en el glosario si procede.
9. Ley aplicable. Qué ley interpreta el contrato. Normalmente lo acuerdan las partes; nosotros no recomendamos ninguna.

Lex pregunta por las lagunas que encuentra cuando describes el trabajo, así que el borrador vuelve con todo esto completado.

El desbordamiento del alcance (scope creep) rara vez es una petición grande. Son diez pequeñas, cada una razonable por sí sola. El contrato puede hacer visible cada una.

• Escribe los entregables como cosas contables. «Tres conceptos de página de inicio», no «diseño de la página de inicio».
• Cuenta las revisiones. «Dos rondas de comentarios consolidados por entregable.»
• Nombra lo que queda fuera del alcance. Redacción de textos, licencias de bancos de imágenes, alojamiento, traducciones.
• Fija un proceso de cambios. El trabajo nuevo se presupuesta y se añade mediante un breve cambio por escrito, firmado por ambas partes.

Ejemplo

El trabajo no descrito en el Anexo 1 queda fuera del alcance. El Freelancer presupuestará por escrito cualquier trabajo adicional, y este comenzará únicamente cuando el Cliente haya aceptado el presupuesto por escrito.

En lenguaje sencillo: todo lo extra tiene su propio presupuesto, y nada extra empieza hasta que se acuerda el presupuesto.

El proceso de cambios solo funciona si se usa. Una breve nota escrita («Añadir una cuarta página de destino, 600 GBP, entregada el 14 de noviembre») firmada por ambas partes basta para la mayoría de los trabajos. Los estudios pequeños suelen llevar un registro de cambios continuo en el proyecto, de modo que la factura final coincide con lo que el cliente realmente pidió y nadie tiene que reconstruirlo a partir del historial del chat.

Patrones habituales:

• Depósito y saldo. Del 30 al 50% por adelantado y el resto en la entrega. Habitual con clientes nuevos.
• HitoshitoUn hito (milestone) es un punto definido de un proyecto, a menudo ligado a un entregable y a un pago.Más en el glosario. Pago en cada fase, como conceptos, desarrollo y lanzamiento.
• Mensual por adelantado. Para una iguala (retainer)iguala (retainer)Una iguala (retainer) es un acuerdo por el que un cliente paga una cuota periódica para asegurarse una cantidad de tiempo o un acceso continuo a un proveedor.Más en el glosario.
• Mensual a mes vencido. Para el trabajo por tarifa diaria, a partir de una hoja de horas.

Los días para pagar suelen ser 7, 14 o 30. Net 30, net 14, al recibo explica la jerga abreviada y cuándo empieza a contar el plazo.

Para las deudas entre empresas en el Reino Unido, los intereses legales por pago tardío se fijan por orden conforme a la Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, y gov.uk indica el tipo como el 8% más el tipo base del Bank of England (Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, s.6; guía de gov.uk). Las normas de EE. UU. varían según el estado y están pendientes de verificación aquí.

Un derecho a pausar el trabajo si una factura está vencida es habitual, y a menudo resulta más útil en el día a día que los intereses.

Lo decide el contrato, y hay dos modelos principales:

• Cesión. El freelancer transfiere la titularidad de los derechos al cliente. Normalmente vinculada al pago íntegro, de modo que la titularidad pasa cuando se paga la factura final. Consulta la cláusula de cesión de propiedad intelectual.
• Licencia. El freelancer conserva la titularidad y da al cliente permiso para usar el trabajo de formas concretas, durante un periodo o en un territorio determinados. Habitual en fotografía e ilustración.

Puntos que conviene dejar por escrito en ambos casos:

• Material preexistente. Bibliotecas de código, plantillas, tipografías o ajustes preestablecidos que el freelancer ya poseía. Normalmente se licencian, no se ceden.
• Material de terceros. Las imágenes y tipografías de bancos tienen sus propias licencias.
• Derechos de portafolio. Permiso para mostrar el trabajo, a veces después de una fecha de lanzamiento.

Ejemplo

Con el pago íntegro, el Freelancer cede al Cliente todos los derechos sobre los Entregables, salvo los materiales preexistentes del Freelancer, que el Freelancer licencia al Cliente para su uso como parte de los Entregables.

La mayoría de los acuerdos de freelance y de contratista limitan la responsabilidad, habitualmente a las tarifas pagadas conforme al contrato o a un múltiplo de ellas. Los clientes a veces piden que ciertas cosas queden fuera del límite, como un incumplimiento de confidencialidad o una indemnización por propiedad intelectual.

En England and Wales hay un mínimo. La responsabilidad por muerte o lesiones personales causadas por negligencia no puede excluirse ni restringirse mediante una cláusula contractual, y la demás responsabilidad por negligencia solo puede limitarse en la medida en que la cláusula sea razonable (Unfair Contract Terms Act 1977, s.2). La página de la cláusula de limitación de responsabilidad tiene redacción de ejemplo.

Muchos freelancers también excluyen las pérdidas indirectas, como el lucro cesante, y piden que el límite sea mutuo.

Hay tres vías habituales:

• Finalización. El trabajo se entrega, se acepta y se paga.
• Preaviso. Cualquiera de las partes puede terminarlo con un preaviso determinado, a menudo de 7 a 30 días en los trabajos por proyecto.
• Incumplimiento. Una parte puede terminarlo de inmediato si la otra incumple gravemente y no lo corrige en un plazo determinado.

Lo que más importa es qué pasa con el dinero y el trabajo en ese momento:

• Se paga el trabajo hecho hasta la fecha, a menudo a prorrata o por hito.
• Puede aplicarse una tarifa de cancelación si cancela el cliente.
• La titularidad normalmente pasa solo respecto del trabajo que se ha pagado.
• La confidencialidad continúa tras el fin.

En England and Wales, una acción por un contrato simple no puede ejercitarse una vez transcurridos seis años desde el nacimiento de la causa de la acción (Limitation Act 1980, s.5), una de las razones para conservar la copia firmada. La página de la cláusula de terminación tiene más detalle.

El estatus laboral y fiscal lo fijan normas ajenas al contrato, y difieren según el país y según el estado de EE. UU. Las normas británicas de «off-payroll» y las pruebas estatales de EE. UU. son ejemplos. Aún no hemos verificado esas normas con fuentes oficiales, así que esta guía no las resume; están pendientes de verificación.

Lo que el contrato sí puede hacer es describir con exactitud la relación de trabajo: quién controla cómo se hace el trabajo, si el freelancer puede enviar a otra persona, quién aporta el equipo y cómo cobra el freelancer. Un asesor local es la vía habitual para las cuestiones de estatus.

Las cláusulas de no competencia y otras cláusulas de restricción también varían según el lugar, y esta guía no trata de si son válidas.

La mayoría de los acuerdos de freelance se firman electrónicamente.

En England and Wales, una firma electrónica es admisible como prueba en cualquier cuestión sobre la autenticidad o la integridad de una comunicación o de unos datos (Electronic Communications Act 2000, s.7). En EE. UU., la ESIGN Act dice que no puede negarse efecto jurídico a un contrato únicamente porque esté en forma electrónica (15 U.S.C. 7001(a)).

En Contracts.io, describe el trabajo en una frase y Lex redacta el acuerdo. Comparte un enlace con el cliente. Ambas partes aceptan y firman la misma versión, y es gratis para el cliente. ¿Es legalmente vinculante una firma electrónica? tiene el detalle.