¿Es legalmente vinculante una firma electrónica?

Dos fuentes hacen la mayor parte del trabajo.

Primero, la Ley dice que una firma electrónica es admisible como prueba en cualquier cuestión sobre la autenticidad o la integridad de una comunicación o de unos datos (Electronic Communications Act 2000, s.7). Puede presentarse ante un tribunal como cualquier otra prueba de quién firmó.

Segundo, el informe de 2019 de la Law Commission afirma que una firma electrónica es jurídicamente apta para formalizar un documento, incluida una escritura (deedescritura (deed)Una escritura (deed) es un documento formal que cumple reglas especiales de firma y se usa sobre todo cuando una parte no recibe nada a cambio.Más en el glosario), cuando el firmante pretende autenticarlo y se cumplen las formalidades que haya (Law Commission, Electronic execution of documents, 4 de septiembre de 2019).

Así que las preguntas que suelen importar son la intención y las formalidades, no si la firma se tecleó, se dibujó o se hizo con un clic. La página de derecho de England and Wales reúne las citas en un solo lugar.

A nivel federal, la ESIGN Act dice que una firma, un contrato u otro registro relativo a una transacción en el comercio interestatal o exterior no puede ser privado de efecto jurídico, validez o exigibilidad únicamente por estar en formato electrónico (15 U.S.C. 7001(a)).

La mayoría de los estados también han promulgado una versión de la Uniform Electronic Transactions Act (UETA). El número de estados, y la sección de cada uno, está pendiente de verificación con el mapa de la Uniform Law Commission y la página de cada legislatura, así que aquí no publicamos una cifra.

Nueva York es la excepción bien documentada. En Nueva York, una firma electrónica tiene la misma validez y efecto que una firma estampada a mano, y Nueva York no ha promulgado la UETA; usa su Electronic Signaturesfirma electrónicaUna firma electrónica (e-signature) es cualquier forma electrónica de mostrar conformidad con un documento, como un nombre escrito, una firma dibujada o un clic.Más en el glosario and Records Act (New York State Technology Law, s.304(2)). Consulta la página de derecho de Nueva York.

La versión de California está pendiente de verificación y se tratará en la página de derecho de California una vez comprobada.

En Escocia, un documento puede formalizarse en copias separadas, y un documento tradicional o electrónico puede entregarse por vía electrónica (Legal Writings (Counterpartsejemplar (counterpart)Un ejemplar (counterpart) es una de varias copias idénticas de un contrato, firmadas cada una por partes distintas, que juntas forman un único acuerdo.Más en el glosario and Delivery) (Scotland) Act 2015).

En la práctica, eso significa que cada parte puede firmar su propia copia, una copia (counterpart), y las copias pueden enviarse por correo electrónico o mediante un enlace de firma. La página de derecho de Escocia tiene la cita.

En England and Wales, la principal es una escritura (deed). El informe de la Law Commission afirma que una escritura debe seguir firmándose en presencia física de un testigo que atestigüe la firma, incluso cuando la escritura se firma electrónicamente (Law Commission, Electronic execution of documents, 2019).

Eso coincide con la ley para las personas físicas: una escritura solo se formaliza válidamente si se firma en presencia de un testigo que atestigüe la firma y se entrega como escritura (Law of Property (Miscellaneous Provisions) Act 1989, s.1(2)–(3)).

La mayoría de los contratos cotidianos con clientes, como un acuerdo de servicios, un acuerdo de confidencialidad (NDA) mutuo o una oferta de empleo, suelen firmarse como acuerdos sencillos y no como escrituras. Escritura o acuerdo explica cómo saber cuál tienes.

«Firma electrónica» abarca varios métodos, y en el día a día se ven bastante distintos:

• Nombre tecleado. Un nombre escrito al pie de un correo o de un formulario.
• Firma dibujada. Una firma dibujada con el dedo o el ratón en una pantalla.
• Clic para firmar. Un botón como «Acepto y firmo», vinculado a una dirección de correo con sesión iniciada o verificada.
• Firmas basadas en certificado. Firmas respaldadas por un certificado digital emitido al firmante, habituales en algunos sectores y en algunos países.

Las fuentes citadas arriba se centran en la intención y las formalidades más que en un método concreto. Para England and Wales, el informe de 2019 de la Law Commission plantea la prueba en torno a si el firmante pretende autenticar el documento. Lo que varía más en la práctica es cuánta prueba deja cada método, que es la siguiente pregunta.

La ley de arriba trata de si una firma electrónica cuenta. En el día a día, la cuestión práctica es si puedes demostrar quién firmó qué y cuándo. Las herramientas de firma suelen registrar:

• la versión exacta del documento que vio cada persona
• el nombre y la dirección de correo de cada firmante
• la hora de cada firma
• un registro de auditoría de aperturas, visualizaciones y cambios

En Contracts.io, Lex redacta el contrato, compartes un enlace y ambas partes acuerdan y firman la misma versión fija. Es gratis para la otra parte.