Ejemplar (counterpart)

Firmar en ejemplares (in counterpart) significa que cada parte firma su propia copia del mismo documento, en lugar de que todos firmen un único original. Las copias firmadas se reúnen después y se tratan como un solo acuerdo. Es habitual cuando las partes están en lugares distintos o cuando las firmas se recogen durante varios días. Una freelance en Mánchester y un cliente en Austin no tienen que esperar a que un único PDF dé la vuelta al mundo.

Los contratos suelen incluir una breve cláusula de ejemplares que dice que el acuerdo puede firmarse en cualquier número de ejemplares y que, juntos, forman un solo documento. Muchos añaden que una copia enviada por correo electrónico o firmada electrónicamente cuenta como original. Sin esa línea, algunas personas todavía temen que solo «valga» un original firmado con tinta. La cláusula está para despejar ese temor de antemano.

En Escocia, la Legal Writings (Counterparts and Delivery) (Scotland) Act 2015 dice que un documento puede otorgarse en ejemplares y que un documento tradicional o electrónico puede entregarse por vía electrónica. Esa es la norma con fuente. En otros lugares, las cláusulas de ejemplares siguen siendo la práctica comercial habitual aunque en esta página no se cite una ley concreta.

En una sala de dos partes la versión práctica es más sencilla: ambas firman el mismo texto congelado. La cláusula de ejemplares sigue siendo útil cuando una persona firma un PDF descargado y la otra firma en el navegador, o cuando un director firma un día después que la freelance. Guarda las copias firmadas junto con la redacción final. No firmes dos borradores ligeramente distintos y los llames ejemplares.

La entrega es la gemela discreta de los ejemplares. Una firma que está en el portátil de alguien no sirve de mucho si la otra parte nunca la recibe. Las cláusulas suelen decir que enviar por correo un PDF firmado, o completar los pasos de firma en un enlace, basta para entregar el ejemplar. Eso coincide con cómo cierran de verdad las agencias: se envía el archivo firmado, se confirma la recepción y se empieza el trabajo.