¿Cómo se escribe un contrato?

Un contrato eficaz responde a una lista corta de preguntas de una forma que ambas partes leerían igual:

• Quién se compromete, con sus nombres legales completos.
• Qué hará, entregará o pagará cada parte.
• Cuándo ocurre y cómo es el trabajo «terminado».
• Cuánto y cuándo se mueve el dinero.
• Qué pasa si algo sale mal, cambia o termina antes de tiempo.
• Qué ley interpreta las palabras y adónde va una disputa.

Los abogados describen los ingredientes de un contrato con palabras como oferta, aceptación y contraprestación (consideration)contraprestación (consideration)La contraprestación (consideration) es lo que cada parte da o promete a cambio de la promesa de la otra en un contrato.Más en el glosario. El glosario los explica. Esta guía se centra en lo práctico: qué decidir y cómo dejarlo por escrito de modo que sea difícil malinterpretarlo. Si empiezas desde un chatbot, lee /blog/can-i-use-chatgpt-to-write-a-contract para saber qué pedirle y qué comprobar antes de enviar nada.

Redactar es más rápido cuando las decisiones ya están tomadas. Una lista de comprobación que cubre la mayoría del trabajo con clientes:

1. El tipo de trato. Un trabajo puntual, trabajo continuo, una iguala (retainer), una contratación o una divulgación antes de un trato. Esto determina la plantilla.
2. El alcance. Los entregables, en una lista. Lo que queda fuera del alcance, también en una lista.
3. El modelo de precio. Tarifa fija, tarifa diaria, iguala mensual o por entregable.
4. El calendario de pagos. Depósito, hitoshitoUn hito (milestone) es un punto definido de un proyecto, a menudo ligado a un entregable y a un pago.Más en el glosario o factura al terminar. Días para pagar.
5. La titularidad. ¿El cliente es dueño del trabajo sin más, o recibe una licencia para usarlo?
6. El riesgo. ¿Hay un límite de lo que cada parte puede reclamar? ¿Alguna indemnización?
7. La salida. Cómo puede terminarlo cada parte, con qué preaviso y qué se paga por el trabajo hecho.
8. La ley aplicable. Qué sistema jurídico interpreta el contrato. Esta guía no recomienda ninguno.

Si todavía no puedes responder a alguna de estas, normalmente es la conversación que hay que tener con la otra parte antes de redactar, no después.

Usa los nombres legales completos, no los nombres comerciales. Para una empresa, eso suele significar la denominación registrada, el número de sociedad y el domicilio social. Para un autónomo (sole trader) o freelancer, el nombre de la propia persona, con un nombre comercial si resulta útil.

Ejemplo

Este acuerdo se celebra entre Northlight Studio Ltd (número de sociedad 01234567), con domicilio social en 1 Example Street, Londres («el Estudio»), y Ana Ruiz, que opera como Ruiz Design, con domicilio en 22 Sample Road, Leeds («la Diseñadora»).

Etiquetas cortas como «el Estudio» y «la Diseñadora» son más fáciles de leer que «Parte A» y «Parte B», y hacen que cada obligación resulte evidente de un vistazo.

Esta es la sección a la que vuelven la mayoría de las disputas, así que merece el máximo cuidado.

• Enumera los entregables como sustantivos. «Un sitio web de marketing de cinco páginas», «tres conceptos de logotipo», «un montaje de 30 minutos».
• Di qué queda fuera del alcance. «No se incluyen redacción de textos ni fotografía.»
• Nombra las revisiones. «Dos rondas de revisiones por entregable.»
• Define la aceptación. Quién aprueba, cómo y qué pasa si no dicen nada. Un patrón habitual es la aceptación tácita transcurrido un número determinado de días hábiles.
• Nombra las dependencias. Qué aporta el cliente, y para cuándo, para que las fechas se mantengan.

Para el trabajo recurrente, las condiciones permanentes suelen ir en un contrato de servicios y cada trabajo va en un alcance del trabajo (SOW). Qué añade un alcance del trabajo explica la división.

Una cláusula de pago clara responde a cinco cosas: cuánto, cuándo se factura, cuándo vence, cómo se paga y qué pasa si se retrasa.

Ejemplo

El Cliente pagará la tarifa de 6.000 GBP en dos partes: el 50% a la firma y el 50% a la entrega de los archivos finales. Cada factura vence dentro de los 14 días siguientes a su fecha.

Para las deudas entre empresas en el Reino Unido, los intereses legales por pago tardío se fijan por orden conforme a la Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, y gov.uk indica el tipo como el 8% más el tipo base del Bank of England (Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, s.6; guía de gov.uk). Muchos contratos mencionan la ley para que ambas partes sepan que se aplica.

Net 30, net 14, al recibo explica la jerga abreviada, y la página de la cláusula de condiciones de pago tiene más redacción.

Además del trato en sí, la mayoría de los contratos comerciales incluyen un conjunto conocido:

• Limitación de responsabilidad. Un límite de lo que cada parte puede reclamar. En England and Wales, la responsabilidad por muerte o lesiones personales causadas por negligencia no puede excluirse ni restringirse mediante una cláusula contractual, y la demás responsabilidad por negligencia solo puede limitarse en la medida en que la cláusula sea razonable (Unfair Contract Terms Act 1977, s.2).
• Propiedad intelectual. Quién es titular de lo que se crea y cuándo pasa la titularidad. A menudo, con el pago íntegro.
• Confidencialidad. Qué mantiene en privado cada parte y durante cuánto tiempo.
• Terminación. Cómo lo termina cada parte y qué se paga por el trabajo hecho.
• Ley aplicable y jurisdicción. Qué ley interpreta el contrato y qué tribunales resuelven las disputas.
• Acuerdo íntegro. Que el documento firmado es el trato, no los correos anteriores.
• Derechos de terceros. En England and Wales, quien no es parte puede exigir el cumplimiento de una cláusula si el contrato lo dice o si la cláusula pretende beneficiarle, salvo que el contrato demuestre lo contrario, y los contratos suelen excluir este derecho (Contracts (Rights of Third Parties) Act 1999, s.1).

No todos los contratos necesitan todas las cláusulas. Un breve acuerdo de confidencialidad (NDA) mutuo lleva menos que un contrato de servicios.

El lenguaje sencillo no es lenguaje informal. Es el mismo significado con menos palabras y más comunes.

• Una idea por frase.
• Voz activa. «El Cliente pagará» en lugar de «el pago deberá efectuarse».
• Términos definidos, usados con coherencia. Si es «los Entregables» una vez, es «los Entregables» siempre.
• Los números como números. «14 días», no «catorce (14) días».
• Sin sinónimos por variar. Quien lee asume que una palabra distinta significa algo distinto.

Ejemplo

Antes: Sin perjuicio de cualquier disposición en contrario contenida en el presente documento, el Proveedor tendrá derecho a suspender la ejecución de los Servicios en caso de que permanezca pendiente cualquier suma.

Después: Si una factura sigue impagada 7 días después de su vencimiento, el Proveedor puede pausar el trabajo hasta que se pague.

La segunda versión es más corta y además es más precisa: dice cuándo empieza el derecho.

Una última revisión que ayuda: lee cada «puede», «hará» y «debe» del borrador. «Hará» y «debe» crean obligaciones, «puede» crea una opción. Confundirlos es una de las formas más habituales de que un contrato en lenguaje sencillo diga algo que su autor no quería decir.

La mayoría de los problemas en los contratos de las pequeñas empresas proceden de una lista corta de lagunas, más que de una redacción complicada:

• Entregables vagos. «Renovación de marca» o «actualizaciones del sitio web» sin una lista. Cada parte lee su propia versión en las palabras.
• Sin fase de aceptación. Nadie dice cuándo está terminado el trabajo, así que la factura final no tiene un desencadenante claro.
• Revisiones ilimitadas. El silencio sobre las revisiones suele leerse como «hasta que el cliente esté contento».
• Titularidad en la firma. La propiedad intelectual pasa al cliente antes de que haya pagado, de modo que el proveedor regala el trabajo y después persigue la factura.
• Sin salida. Sin plazo de preaviso ni pago por el trabajo hecho, de modo que terminar antes se convierte en una negociación.
• Cláusulas copiadas que no encajan. Una cláusula tomada de un contrato mucho mayor, con términos definidos que no aparecen en ningún otro lugar del documento.
• Dos versiones en circulación. Cada parte firma un borrador ligeramente distinto.

Cada uno es fácil de corregir al redactar y difícil de corregir una vez que el trabajo ha empezado. Leer el contrato una vez desde el punto de vista de la otra parte detecta la mayoría: si fueras el cliente, o el proveedor, ¿dónde presionarías?

Firmar es la prueba más clara de que ambas partes aceptaron la misma versión.

En England and Wales, una firma electrónica es admisible como prueba en cualquier cuestión sobre la autenticidad o la integridad de una comunicación o de unos datos (Electronic Communications Act 2000, s.7). El informe de 2019 de la Law Commission dice que una firma electrónica sirve en derecho para formalizar un documento, incluida una escritura (deedescritura (deed)Una escritura (deed) es un documento formal que cumple reglas especiales de firma y se usa sobre todo cuando una parte no recibe nada a cambio.Más en el glosario), cuando quien firma tiene intención de autenticarlo y se cumplen las formalidades exigidas.

En EE. UU., la ESIGN Act federal dice que no puede negarse efecto jurídico a un contrato únicamente porque esté en forma electrónica (15 U.S.C. 7001(a)). Las normas estatales están pendientes de verificación aquí.

Una escritura (deed) es distinta. Debe dejar claro en su propio texto que es una escritura, y un particular la otorga válidamente solo si se firma en presencia de un testigo que la atestigüe y se entrega como escritura (Law of Property (Miscellaneous Provisions) Act 1989, s.1(2)–(3)). Escritura o acuerdo explica cuándo surge esto.

Unos pocos hábitos hacen que el contrato firmado resulte útil más adelante:

• Conserva una copia fija. La versión firmada, no el último borrador en la bandeja de entrada de alguien.
• Deja los cambios por escrito. Una breve modificación o un anexo (addendum)adenda (addendum)Una adenda (addendum) es un cambio breve y por escrito a un contrato existente, firmado por ambas partes, de modo que los términos originales siguen igual salvo lo que actualiza la adenda.Más en el glosario, o un nuevo alcance del trabajo (SOW), firmado por ambas partes.
• Anota las fechas en la agenda. Renovación, plazos de preaviso, hitos de pago.
• Conoce los plazos legales. En England and Wales, una acción por un contrato simple no puede ejercitarse una vez transcurridos seis años desde el nacimiento de la causa de la acción; una acción por una escritura tiene doce años (Limitation Act 1980, ss.5 y 8).

En Contracts.io describes el trato en una frase, Lex lo redacta, compartes un enlace y ambas partes aceptan y firman la misma versión. Es gratis para la otra parte.