¿Qué hago cuando un cliente no paga mi factura de freelance (Reino Unido)?

Revisa el contrato, confirma que la factura llegó y envía un recordatorio breve por escrito con el importe y la fecha de vencimiento original. Anota si el cliente es una empresa o un consumidor, porque los intereses legales solo se aplican entre empresas. Guarda todos los correos. Si aun así no paga, envía una carta previa a la demanda.

Una primera reclamación es serena y concreta:

• el número y la fecha de la factura
• el importe
• la fecha de vencimiento del contrato, o la fecha en que facturaste
• los datos de la cuenta
• un nuevo plazo breve de 7 días

Revisa las condiciones de pago firmadas antes de escribir. Si el documento ya te permite pausar el trabajo, di que vas a ejercer ese derecho. Si vincula la cesión de propiedad intelectual al pago íntegro, di que la licencia o la transferencia todavía no se ha producido.

Mantén un tono factual. Guarda el hilo de mensajes. Esta página trata de England and Wales; el procedimiento en Escocia e Irlanda del Norte es distinto.

Sí, en una factura entre empresas. La Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 [Ley de Intereses por Pagos Tardíos de Deudas Comerciales de 1998] reconoce implícitamente el derecho a intereses legales del 8% sobre el tipo base del Bank of England. No se aplica a clientes consumidores. Si tu contrato ya fija otro tipo de interés, se aplica ese tipo contractual en lugar del legal.

La ley está en legislation.gov.uk. La guía de GOV.UK sobre pagos comerciales tardíos indica el tipo legal como el 8% más el tipo base del Bank of England. Aquí no ponemos una cifra del tipo base porque cambia; consulta el tipo vigente cuando hagas el cálculo.

Algunos límites que sorprenden a la gente:

• Solo entre empresas. Ambas partes deben actuar en el ejercicio de una actividad empresarial. Una pareja que encarga un álbum de boda es consumidora. Una marca que encarga una campaña no lo es.
• Un tipo pactado en el contrato sustituye al legal. Si tu acuerdo de freelance ya indica un tipo de interés, ese es el tipo al que te remites, no el que la ley fija por defecto.
• Interés simple, que corre desde el día siguiente al vencimiento de la deuda.

Para la redacción habitual, consulta la cláusula de condiciones de pago y Net 30, net 14, al recibo.

Una vez que empiezan a correr los intereses legales sobre una deuda comercial que cumple los requisitos, también puedes reclamar una suma fija por costes de cobro: £40 si es menos de £1.000, £70 de £1.000 a £9.999,99 y £100 si es de £10.000 o más. Se suma a los intereses, conforme a la misma ley de 1998. No se aplica a clientes consumidores.

La sección 5A de la Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 fija las sumas:

Esa compensación se suma a los intereses legales. Si los costes razonables de cobro superan la suma fija, la ley también te permite reclamar la diferencia.

De nuevo: este es un derecho entre empresas. Pon en la carta previa a la demanda el importe que reclamas, con una línea que muestre cómo calculaste los intereses, y cita la ley. La página de GOV.UK sobre pagos comerciales tardíos repasa las mismas cifras.

Nombra a las partes, la factura impagada, el importe, la fecha de vencimiento y el plazo que das ahora. Da 14 días, o 30 si el deudor es un particular, conforme al Pre-Action Protocol for Debt Claims [Protocolo previo a la demanda para reclamaciones de deuda]. Adjunta la factura, di que iniciarás una reclamación judicial si no paga y mantén la carta factual.

Una carta previa a la demanda eficaz incluye:

• quién eres tú y quién es el cliente, con los nombres legales completos
• el número, la fecha, el importe y el vencimiento original de la factura
• el trabajo al que correspondía la factura
• los intereses y la compensación fija, con la ley indicada si los reclamas
• cómo pagar
• el nuevo plazo
• que piensas iniciar una reclamación judicial si no paga o no lo discute para esa fecha

Cuánto plazo dar. Catorce días es el plazo para un deudor que es una empresa. Si el deudor es un particular, incluido un autónomo (sole trader), se aplica el Pre-Action Protocol for Debt Claims y debes esperar 30 días desde la carta de reclamación antes de presentar la demanda. El protocolo también pide formularios adicionales; léelo en justice.gov.uk en lugar de copiar una plantilla de memoria.

La carta es una carta abierta, así que puedes demostrar a un tribunal que avisaste. Las ofertas de acuerdo van en una nota aparte sin perjuiciosin perjuicio«Sin perjuicio» (without prejudice) es una etiqueta que se pone a las comunicaciones de acuerdo para indicar que no deben usarse como prueba contra quien las envía.Más en el glosario (without prejudice). No mezcles ambas cosas en un único correo confuso.

Envíala de una forma que puedas acreditar: correo electrónico más correo postal si tienes una dirección postal. Guarda con ella el contrato firmado, la factura y el hilo de reclamaciones.

En England and Wales inicias una reclamación de dinero, en línea a través de Money Claim Online o del servicio de reclamaciones de dinero en línea de HMCTS. Las reclamaciones de hasta £10.000 se asignan a la vía de pequeñas reclamaciones (small claims track). No adivines la tasa judicial: búscala en la página oficial de tasas de gov.uk, porque los importes cambian.

La guía de GOV.UK es Make a court claim for money. Puedes iniciar en línea, a través de HMCTS (incluido Money Claim Online), la mayoría de las reclamaciones de dinero por cantidad determinada. Necesitarás el nombre legal y la dirección del demandado, el importe y un breve escrito con los detalles de la reclamación.

Vía de pequeñas reclamaciones. En England and Wales, la vía de pequeñas reclamaciones es la normal para reclamaciones con un valor económico de no más de £10.000. Es el tramo en el que se sitúan la mayoría de las facturas de freelance.

Tasas. Las tasas judiciales cambian. Aquí no indicamos importes. Consulta las cifras vigentes en las tasas judiciales de GOV.UK para reclamaciones de dinero.

Si obtienes una sentencia y aun así no paga, esa misma guía de GOV.UK explica qué ocurre después. Nada de esto es motivo para saltarte la carta previa a la demanda. El tribunal esperará que lo hayas intentado.

Esta sección es solo para England and Wales. Si el contrato nombra otro lugar, o el cliente está en otro sitio, la vía de reclamación es distinta. Contrata a un solicitor para una reclamación de gran cuantía o un demandado fuera de England and Wales: consulta /lawyers.

Aun así puedes facturar, reclamar y, si hace falta, demandar. Un contrato puede formarse mediante correos, un briefing y la realización del trabajo. Es más difícil probar la fecha de vencimiento, la tarifa y lo que entraba en el alcance. Reúne el briefing, los correos, los archivos y las facturas. Para el próximo trabajo, firma las condiciones antes de empezar.

Qué reunir:

• el briefing, la propuesta o el alcance del trabajo (SOWalcance del trabajo (SOW)Un alcance del trabajo (SOW) es un documento que describe el trabajo concreto, los entregables, el calendario y los honorarios de un proyecto.Más en el glosario), aunque nunca se firmara
• los correos y mensajes que mencionen la tarifa, las fechas o los entregables
• los archivos que entregaste
• la factura y cada reclamación

Un tribunal puede deducir un contrato a partir de ese rastro documental. Lo que no puede inventar es un vencimiento a 14 días, una tarifa de cancelacióncompensación por cancelación (kill fee)Una compensación por cancelación (kill fee) es un pago debido a un creador o proveedor cuando un cliente cancela un proyecto antes de terminarlo.Más en el glosario o una transferencia de propiedad intelectual al pagar si nadie acordó esas palabras. Los intereses legales de la ley de 1998 pueden seguir aplicándose a una deuda comercial que cumpla los requisitos entre empresas aunque no haya una cláusula escrita de intereses.

En England and Wales, una acción por un contrato simple no puede ejercitarse una vez transcurridos seis años desde el nacimiento de la causa de la acción (Limitation Act 1980, s.5). No dejes pasar una factura antigua hasta que ese plazo sea una conjetura.

La próxima vez, empieza desde un acuerdo de freelance o desde cómo escribir un contrato y firma una versión compartida antes de que empiece el trabajo.

Pon las condiciones económicas en el contrato antes de empezar: un depósito, facturas por hitos, un vencimiento como 14 o 30 días, intereses de demora, un derecho a pausar el trabajo, una tarifa de cancelación si cancelan, y derechos de propiedad intelectual o de licencia que solo se transfieran con el pago íntegro. Esas líneas son más fáciles de acordar en un borrador compartido que más tarde.

Las cláusulas que realmente cambian el comportamiento:

• DepósitodepósitoUn depósito (deposit) es dinero que se paga por adelantado, antes del trabajo principal o de la factura final.Más en el glosario o pago por adelantado. El trabajo no empieza hasta que llega la primera parte. Consulta las condiciones de pago.
• Facturas por hitoshitoUn hito (milestone) es un punto definido de un proyecto, a menudo ligado a un entregable y a un pago.Más en el glosario. Cada fase tiene una tarifa, así que la última parte impagada es menor.
• Un vencimiento concreto. Net 14 o net 30pago a 30 días (Net 30)Net 30 significa que el cliente tiene 30 días desde la fecha de la factura para pagar.Más en el glosario desde la fecha de la factura, no «al terminar» sin plazo alguno. Net 30, net 14, al recibo explica cuándo empieza a contar el plazo.
• Intereses de demora. O bien los de la ley de 1998, o un tipo que ambos pongáis por escrito. La página de recargo por demorarecargo por demoraUn recargo por demora (late fee) es un cargo extra, o un interés, que se añade cuando una factura no se paga en la fecha de vencimiento.Más en el glosario explica el cambio habitual si tachan la línea.
• Derecho a pausar el trabajo si una factura está vencida. A menudo es más útil en el día a día que los intereses.
• Propiedad intelectual o licencialicenciaUna licencia (licence) es el permiso para usar un trabajo de una forma acordada, sin quitar la titularidad a quien lo creó.Más en el glosario solo con el pago. La titularidad o el uso pasan cuando se salda la factura, no cuando envías los archivos por correo. Consulta la cesión de propiedad intelectual.
• Tarifa de cancelación si cancelan, más lo que se pague por el trabajo hecho. La cláusula de terminación es el lugar para la salida.

Ejemplo

El Cliente pagará el 40% a la firma y el saldo dentro de los 14 días siguientes a la fecha de cada factura. Si una factura sigue impagada 7 días después de su vencimiento, el Freelancer podrá pausar el trabajo hasta que se pague. Las sumas pagadas con retraso devengarán intereses conforme a la Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998. Los derechos sobre los Entregables solo se transfieren con el pago íntegro.

En lenguaje sencillo: algo de dinero primero, dos semanas para pagar cada factura, el trabajo puede detenerse si se retrasan una semana y no son dueños de los archivos hasta que hayan pagado.

Qué incluye un acuerdo de freelance o de contratista y contratos para freelancers repasan el resto del documento.

Relacionado: si usan los archivos sin pagar, consulta Un cliente usa tu trabajo sin pagar. Si cancelaron y tienes un depósito, consulta Cliente cancelado: ¿puedes quedarte con el depósito?.

En Contracts.io ambas partes redactan, negocian y firman electrónicamente un único contrato compartido, así que las condiciones de pago son la versión que ambos firmasteis. Lex, nuestro asistente de IA, te ayuda a escribir en lenguaje sencillo un depósito, hitos, un vencimiento y una línea de pausa por pago tardío. El cliente abre un enlace. Nadie se manda v4_final de ida y vuelta por correo.

Describes el trabajo en una frase. Lex redacta un acuerdo de freelance o un alcance del trabajo (SOW). Compartes un enlace. El cliente puede Aceptar, Contraofertar o Rechazar sobre esa misma versión, y después ambos firmáis electrónicamente. La otra parte nunca paga y no necesita una cuenta.

Eso no reclama una factura por ti. Sí hace que el vencimiento, el depósito y el derecho de pausa sean las palabras que ambos firmasteis, y no una línea perdida en un correo.