Cosa faccio quando un cliente non paga la mia fattura da freelance (Regno Unito)?

Controlla il contratto, conferma che la fattura sia arrivata e invia un breve sollecito scritto con l’importo e la scadenza originaria. Annota se il cliente è un’impresa o un consumatore, perché gli interessi legali si applicano solo tra imprese. Conserva ogni email. Se ancora non paga, invia una lettera di diffida.

Un primo sollecito è calmo e specifico:

• il numero e la data della fattura
• l’importo
• la scadenza prevista dal contratto, o la data in cui hai fatturato
• le coordinate di pagamento
• una nuova breve scadenza di 7 giorni

Controlla i termini di pagamento firmati prima di scrivere. Se il documento ti consente già di sospendere il lavoro, dì che userai quel diritto. Se lega la cessione dei diritti di proprietà intellettuale al pagamento integrale, dì che la licenza o il trasferimento non è ancora avvenuto.

Mantieni un tono oggettivo. Salva la conversazione. Questa pagina riguarda England and Wales; la procedura in Scozia e in Irlanda del Nord è diversa.

Sì, su una fattura tra imprese. Il Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 prevede implicitamente un diritto agli interessi legali all’8% sopra il tasso base della Bank of England. Non si applica ai clienti consumatori. Se il tuo contratto fissa già un tasso d’interesse diverso, si applica quel tasso contrattuale al posto di quello legale.

La legge è su legislation.gov.uk. La guida di GOV.UK sui pagamenti commerciali in ritardo indica il tasso legale nell’8% più il tasso base della Bank of England. Qui non riportiamo una cifra del tasso base perché cambia; cerca il tasso attuale quando fai il calcolo.

Alcuni limiti che colgono di sorpresa:

• Solo tra imprese. Entrambe le parti devono agire nell’esercizio di un’attività. Una coppia che prenota un album di nozze è un consumatore. Un marchio che prenota una campagna no.
• Un tasso contrattuale sostituisce quello legale. Se il tuo contratto con un freelance indica già un tasso d’interesse, quello è il tasso a cui ti riferisci, non quello predefinito della legge.
• Interessi semplici, che decorrono dal giorno dopo la scadenza del debito.

Per la formulazione abituale, vedi la clausola sui termini di pagamento e Net 30, net 14, alla ricezione.

Quando iniziano a decorrere gli interessi legali su un debito commerciale che rientra nella legge, puoi chiedere anche una somma fissa per il recupero: £40 sotto £1.000, £70 da £1.000 a £9.999,99 e £100 da £10.000 in su. Si aggiunge agli interessi, ai sensi della stessa legge del 1998. Non si applica ai clienti consumatori.

La section 5A del Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 fissa le somme:

Quel risarcimento si aggiunge agli interessi legali. Se i costi ragionevoli di recupero superano la somma fissa, la legge consente di chiedere anche la differenza.

Di nuovo: è un diritto tra imprese. Indica nella lettera di diffida l’importo che chiedi, con una riga che mostri come hai calcolato gli interessi, e cita la legge. Anche la pagina di GOV.UK sui pagamenti commerciali in ritardo riporta le stesse cifre.

Indica le parti, la fattura non pagata, l’importo, la scadenza e il termine che ora concedi. Concedi 14 giorni, o 30 giorni se il debitore è un privato ai sensi del Pre-Action Protocol for Debt Claims [protocollo precontenzioso per i crediti]. Allega la fattura, dì che avvierai un’azione giudiziaria se non pagano e mantieni la lettera oggettiva.

Una lettera di diffida efficace comprende:

• chi sei e chi sono, con le denominazioni legali complete
• il numero, la data, l’importo e la scadenza originaria della fattura
• il lavoro a cui la fattura si riferiva
• gli interessi e l’eventuale risarcimento fisso, con la legge indicata se li richiedi
• come pagare
• il nuovo termine
• che intendi avviare un’azione giudiziaria se non pagano o non contestano entro quella data

Quanto tempo concedere. Quattordici giorni è la finestra per un debitore società. Se il debitore è un privato, compreso un lavoratore autonomo (sole trader), si applica il Pre-Action Protocol for Debt Claims e attendi 30 giorni dalla lettera di diffida prima di agire. Il protocollo chiede anche moduli aggiuntivi; leggilo su justice.gov.uk invece di copiare un modello a memoria.

La lettera in sé è una lettera aperta, così puoi dimostrare a un tribunale di aver dato avviso. Le offerte di transazione stanno in una nota separata senza pregiudizio (without prejudice)senza pregiudizio (without prejudice)«Senza pregiudizio» (without prejudice) è un’etichetta messa di solito sulle comunicazioni di transazione per segnalare che non sono destinate a essere usate come prova contro chi le invia.Altro nel glossario. Non mescolare le due cose in un’unica email confusa.

Inviala in un modo che puoi provare: email più posta se hai un indirizzo postale. Conserva con essa il contratto firmato, la fattura e la conversazione dei solleciti.

In England and Wales avvii un’azione di recupero crediti, online tramite Money Claim Online o il servizio online per i crediti di HMCTS. Le cause fino a £10.000 sono assegnate al percorso delle small claims. Non indovinare il contributo giudiziario: cercalo sulla pagina ufficiale dei costi di gov.uk, perché gli importi cambiano.

La guida di GOV.UK è Make a court claim for money. Puoi avviare online la maggior parte delle azioni per somme determinate tramite HMCTS (compreso Money Claim Online). Ti serviranno la denominazione legale e l’indirizzo del convenuto, l’importo e una breve esposizione dei fatti (particulars of claim).

Percorso delle small claims. In England and Wales il percorso delle small claims è quello normale per le cause di valore non superiore a £10.000. È la fascia in cui rientra la maggior parte delle fatture dei freelance.

Costi. I contributi giudiziari cambiano. Qui non riportiamo gli importi. Controlla le cifre attuali nei costi giudiziari di GOV.UK per le azioni di recupero crediti.

Se ottieni una sentenza e ancora non pagano, la stessa guida di GOV.UK spiega cosa succede dopo. Niente di tutto questo è un motivo per saltare la lettera di diffida. Il tribunale si aspetterà che tu ci abbia provato.

Questa sezione riguarda solo England and Wales. Se il contratto indica un altro luogo, o il cliente è altrove, la via giudiziaria è diversa. Incarica un solicitor per una causa di alto valore o per un convenuto fuori da England and Wales — vedi /lawyers.

Puoi comunque fatturare, sollecitare e, se serve, agire in giudizio. Un contratto può formarsi con email, un brief e l’esecuzione del lavoro. È più difficile provare la scadenza, il compenso e cosa rientrava nell’ambito. Raccogli il brief, le email, i file e le fatture. Per il prossimo lavoro, fai firmare i termini prima di iniziare.

Cosa raccogliere:

• il brief, la proposta o il capitolato (SOWcapitolato (SOW)Un capitolato (SOW, statement of work) è un documento che descrive il lavoro specifico, i deliverable, i tempi e i compensi di un progetto.Altro nel glossario), anche se non è mai stato firmato
• le email e i messaggi che indicano il compenso, le date o i deliverable
• i file che hai consegnato
• la fattura e ogni sollecito

Un tribunale può comunque individuare un contratto da quella traccia di documenti. Ciò che non può inventare è una scadenza a 14 giorni, una penale di recesso (kill fee)penale di recesso (kill fee)Una penale di recesso (kill fee) è un pagamento dovuto a un creatore o fornitore quando un cliente annulla un progetto prima che sia finito.Altro nel glossario o un trasferimento di proprietà intellettuale al pagamento se nessuno ha concordato quelle parole. Gli interessi legali ai sensi della legge del 1998 possono comunque applicarsi a un debito commerciale tra imprese che rientra nella legge, anche senza una clausola scritta sugli interessi.

In England and Wales, un’azione fondata su un semplice contratto non può essere proposta dopo sei anni da quando è sorto il diritto di agire (Limitation Act 1980, s.5). Non lasciare una vecchia fattura finché quella finestra diventa un’incognita.

La prossima volta, parti da un contratto con un freelance o da come scrivere un contratto e firma un’unica versione condivisa prima che il lavoro inizi.

Scrivi i termini economici nel contratto prima di iniziare: un acconto, fatture per milestonemilestoneUna milestone è un punto definito di un progetto, spesso legato a un deliverable e a un pagamento.Altro nel glossario, una scadenza come 14 o 30 giorni, gli interessi di mora, il diritto di sospendere il lavoro, una penale di recesso (kill fee) se annullano e diritti di proprietà intellettuale o di licenza che passano solo al pagamento integrale. Queste righe si concordano più facilmente su una bozza condivisa che dopo.

Le clausole che cambiano davvero i comportamenti:

• AccontoaccontoUn acconto è denaro pagato in anticipo, prima del lavoro principale o della fattura finale.Altro nel glossario o pagamento anticipato. Il lavoro non inizia finché non arriva la prima parte. Vedi i termini di pagamento.
• Fatture per milestone. Ogni fase ha un compenso, così l’ultima parte non pagata è più piccola.
• Una scadenza indicata. Net 14 o net 30Net 30Net 30 significa che il cliente ha 30 giorni dalla data della fattura per pagare.Altro nel glossario dalla data della fattura, non «al completamento» senza un conteggio. Net 30, net 14, alla ricezione spiega quando parte il conteggio.
• Interessi di mora. O la legge del 1998 o un tasso che indicate entrambi. La pagina sulla penale per ritardopenale per ritardoUna penale per ritardo è un addebito extra, o un interesse, aggiunto quando una fattura non è pagata entro la scadenza.Altro nel glossario spiega la sostituzione abituale se cancellano la riga.
• Diritto di sospendere il lavoro se una fattura è scaduta. Spesso più utile nella pratica degli interessi.
• Proprietà intellettuale o licenzalicenzaUna licenza è il permesso di usare un lavoro in un modo concordato, senza togliere la titolarità a chi lo ha realizzato.Altro nel glossario solo al pagamento. La titolarità o l’uso passa quando la fattura è saldata, non quando invii i file. Vedi la cessione dei diritti di proprietà intellettuale.
• Penale di recesso (kill fee) se annullano, più ciò che si paga per il lavoro svolto. La clausola di risoluzione è la sede dell’uscita.

Esempio

Il Cliente pagherà il 40% alla firma e il saldo entro 14 giorni dalla data di ciascuna fattura. Se una fattura resta non pagata 7 giorni dopo la scadenza, il Freelance può sospendere il lavoro finché non è pagata. Le somme in ritardo maturano interessi ai sensi del Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998. I diritti sui Deliverables passano solo al pagamento integrale.

In parole semplici: un po’ di denaro subito, due settimane per pagare ogni fattura, il lavoro può fermarsi se sono in ritardo di una settimana, e non possiedono i file finché non hanno pagato.

Cosa contiene un contratto con un freelance o un collaboratore e i contratti per i freelance spiegano il resto del documento.

Correlato: se usano i file senza pagare, vedi Un cliente usa il tuo lavoro senza pagare. Se hanno annullato e tieni un acconto, vedi Il cliente ha annullato: puoi tenere l’acconto?.

Su Contracts.io entrambe le parti redigono, negoziano e firmano elettronicamente un unico contratto condiviso, quindi i termini di pagamento sono la versione che avete firmato entrambi. Lex, il nostro assistente IA, ti aiuta a scrivere un acconto, delle milestone, una scadenza e una riga di sospensione per ritardo di pagamento in parole semplici. Il cliente apre un unico link. Nessuno si scambia v4_finale per email.

Descrivi il lavoro in una frase. Lex redige un contratto con un freelance o un capitolato (SOW). Condividi un unico link. Il cliente può Accettare, Controproporre o Rifiutare su quella stessa versione, poi firmate entrambi elettronicamente. La controparte non paga mai e non ha bisogno di un account.

Questo non sollecita una fattura al posto tuo. Significa però che la scadenza, l’acconto e il diritto di sospendere sono parole che avete firmato entrambi, non una riga persa nelle email.