Cosa contiene un contratto con un freelance o un collaboratore?

Soprattutto il nome. Un contratto con un freelance e un contratto con un collaboratore indipendente descrivono entrambi una persona o una piccola impresa che svolge lavoro per un cliente senza diventarne dipendente.

La denominazione tende a seguire il mercato:

• Regno Unito. «Freelance contract» o «contract for services» è comune per il lavoro creativo.
• Stati Uniti. «Independent contractor agreement» è il termine abituale, ed è quello che la maggior parte dei clienti statunitensi invia.
• Consulenza professionale. «Contratto di consulenza» quando il lavoro è consulenza o competenza più che un deliverable.

La struttura sottostante è simile: chi, cosa, quando, quanto, di chi è il risultato e come finisce.

Un modo rapido per scegliere:

• Un progetto con un deliverable chiaro. Contratto con un freelance, o un capitolato (SOW) sotto un contratto di servizi esistente.
• Disponibilità continuativa ogni mese. Retainer.
• Un cliente statunitense che assume un collaboratore. Contratto con un collaboratore indipendente.
• Consulenza, strategia o audit. Contratto di consulenza.
• Stai passando a qualcun altro una parte del lavoro di un cliente. Contratto di subappalto, che di solito rispecchia le condizioni del tuo contratto con il cliente.
• Un sito web. Realizzazione di un sito web, che aggiunge hosting, consegna e lancio.
• Fotografia o contenuti. Licenza fotografica o contratto con un influencer, dove i diritti d’uso fanno gran parte del lavoro.

Gli studi che assumono freelance e lavorano anche per clienti finiscono spesso con tre documenti su un solo progetto: un contratto di servizi con il cliente, un capitolato (SOW) per il lavoro e un contratto di subappalto con ciascun freelance. Le condizioni più importanti da allineare sono date, titolarità e riservatezza. Se lo studio promette al cliente la piena titolarità, di solito la serve la stessa da ciascun freelance, altrimenti promette qualcosa che non ha.

Un breve elenco da definire prima con il cliente:

1. Deliverable. Un elenco numerato, con ciò che è escluso.
2. Revisioni. Quanti cicli, e cos’è un ciclo.
3. Tempistiche. Data di inizio, milestone, data di consegna e cosa fornisce il cliente per rispettarle.
4. Compenso e modello. Fisso, tariffa giornaliera o retainer. Spese incluse o fatturate.
5. Calendario dei pagamenti. Acconto, fasi, giorni per pagare.
6. Titolarità. Cessione di tutti i diritti, o licenza per usi indicati.
7. Uso nel portfolio. Se il freelance può mostrare il lavoro, e quando.
8. Annullamento. Preavviso e cosa si paga per il lavoro svolto. Una penale di recesso (kill fee)penale di recesso (kill fee)Una penale di recesso (kill fee) è un pagamento dovuto a un creatore o fornitore quando un cliente annulla un progetto prima che sia finito.Altro nel glossario se pertinente.
9. Legge applicabile. Quale legge interpreta il contratto. Di solito la concordano le parti; non ne raccomandiamo una.

Lex chiede delle lacune che trova quando descrivi il lavoro, così la bozza torna con queste voci compilate.

L’espansione dell’ambito (scope creep) raramente è una grande richiesta. Sono dieci piccole, ciascuna ragionevole da sola. Il contratto può rendere visibile ciascuna.

• Scrivi i deliverable come cose numerabili. «Tre concept per la homepage», non «design della homepage».
• Conta le revisioni. «Due cicli di feedback consolidato per deliverable.»
• Indica le voci escluse. Copywriting, licenze di immagini stock, hosting, traduzioni.
• Fissa un processo di modifica. Il lavoro nuovo viene quotato e aggiunto con una breve modifica scritta, firmata da entrambe le parti.

Esempio

Il lavoro non descritto nell’Allegato 1 è escluso dall’ambito. Il Freelance quoterà per iscritto qualsiasi lavoro aggiuntivo, e questo inizierà solo quando il Cliente avrà accettato per iscritto il preventivo.

In parole semplici: qualsiasi extra ha il proprio preventivo, e nessun extra inizia finché il preventivo non è concordato.

Il processo di modifica funziona solo se viene usato. Una breve nota scritta («Aggiunta di una quarta landing page, 600 GBP, consegna entro il 14 novembre») firmata da entrambe le parti basta per la maggior parte dei lavori. I piccoli studi tengono spesso un registro delle modifiche sul progetto, così la fattura finale corrisponde a ciò che il cliente ha davvero chiesto, e nessuno deve ricostruirlo dalla cronologia delle chat.

Schemi comuni:

• Acconto e saldo. Dal 30 al 50% in anticipo, il resto alla consegna. Comune per i nuovi clienti.
• MilestonemilestoneUna milestone è un punto definito di un progetto, spesso legato a un deliverable e a un pagamento.Altro nel glossario. Pagamento a ogni fase, come concept, sviluppo e lancio.
• Mensile anticipato. Per un retainerretainerUn retainer è un accordo in cui un cliente paga un compenso periodico per assicurarsi una quantità di tempo stabilita o un accesso continuativo a un fornitore.Altro nel glossario.
• Mensile posticipato. Per il lavoro a tariffa giornaliera, da un foglio ore.

I giorni per pagare sono di solito 7, 14 o 30. Net 30, net 14, alla ricezione spiega le abbreviazioni e quando parte il conteggio.

Per i debiti tra imprese nel Regno Unito, gli interessi legali per il ritardo di pagamento sono fissati per decreto ai sensi del Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, e gov.uk indica il tasso nell’8% più il tasso base della Bank of England (Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, s.6; guida di gov.uk). Le regole degli Stati Uniti variano da Stato a Stato e sono qui in attesa di verifica.

Un diritto di sospendere il lavoro se una fattura è scaduta è comune, ed è spesso più utile nella pratica degli interessi.

Lo decide il contratto, e ci sono due modelli principali:

• Cessione. Il freelance trasferisce al cliente la titolarità dei diritti. Di solito legata al pagamento integrale, così la titolarità passa quando l’ultima fattura è pagata. Vedi la clausola di cessione dei diritti di proprietà intellettuale.
• Licenza. Il freelance mantiene la titolarità e dà al cliente il permesso di usare il lavoro in modi indicati, per un periodo o un territorio indicati. Comune in fotografia e illustrazione.

Punti da mettere per iscritto in entrambi i casi:

• Materiale preesistente. Librerie di codice, modelli, font o preset che il freelance già possedeva. Di solito sono concessi in licenza, non ceduti.
• Materiale di terzi. Immagini stock e font hanno proprie licenze.
• Diritti sul portfolio. Il permesso di mostrare il lavoro, a volte dopo una data di lancio.

Esempio

Al pagamento integrale, il Freelance cede al Cliente tutti i diritti sui Deliverables, ad eccezione dei materiali preesistenti del Freelance, che il Freelance concede in licenza al Cliente per l’uso come parte dei Deliverables.

La maggior parte dei contratti con freelance e collaboratori limita la responsabilità, di solito ai compensi pagati in base al contratto o a un loro multiplo. I clienti chiedono a volte che certe cose restino fuori dal tetto, come una violazione della riservatezza o una manleva per la proprietà intellettuale.

In England and Wales c’è una soglia minima. La responsabilità per morte o lesioni personali causate da negligenza non può essere esclusa né limitata da una clausola contrattuale, e le altre responsabilità per negligenza possono essere limitate solo nella misura in cui la clausola è ragionevole (Unfair Contract Terms Act 1977, s.2). La pagina sulla clausola di limite di responsabilità ha un esempio di formulazione.

Molti freelance escludono anche le perdite indirette, come il mancato guadagno, e chiedono che il tetto sia reciproco.

Tre vie sono comuni:

• Completamento. Il lavoro è consegnato, accettato e pagato.
• Preavviso. Ciascuna parte può chiuderlo con un preavviso stabilito, spesso da 7 a 30 giorni per il lavoro a progetto.
• Inadempimento. Una parte può chiuderlo subito se l’altra commette un grave inadempimento e non vi rimedia entro un termine stabilito.

Ciò che conta di più è cosa succede al denaro e al lavoro in quel momento:

• Il lavoro svolto fino a quel punto è pagato, spesso pro rata o per milestone.
• Può applicarsi una penale di recesso (kill fee) se il cliente annulla.
• La titolarità passa di solito solo per il lavoro che è stato pagato.
• La riservatezza continua dopo la fine.

In England and Wales, un’azione fondata su un semplice contratto non può essere proposta dopo sei anni da quando è sorto il diritto di agire (Limitation Act 1980, s.5), che è uno dei motivi per conservare la copia firmata. La pagina sulla clausola di risoluzione ha più dettagli.

Lo status lavorativo e fiscale è stabilito da regole esterne al contratto, e differisce per paese e per Stato degli Stati Uniti. Le regole off-payroll del Regno Unito e i test dei singoli Stati americani ne sono esempi. Non abbiamo ancora verificato quelle regole su fonti ufficiali, quindi questa guida non le riassume; sono in attesa di verifica.

Ciò che il contratto può fare è descrivere con precisione il rapporto di lavoro: chi controlla come viene svolto il lavoro, se il freelance può mandare qualcun altro, chi fornisce l’attrezzatura e come viene pagato il freelance. Un consulente locale è la via abituale per le questioni di status.

Anche i patti di non concorrenza e altre clausole restrittive variano da luogo a luogo, e questa guida non tratta se reggano.

La maggior parte dei contratti con freelance si firma elettronicamente.

In England and Wales, una firma elettronica è ammissibile come prova per qualsiasi questione sull’autenticità o sull’integrità di una comunicazione o di un dato (Electronic Communications Act 2000, s.7). Negli Stati Uniti, l’ESIGN Act dice che a un contratto non può essere negato effetto giuridico per il solo fatto di essere in forma elettronica (15 U.S.C. 7001(a)).

Su Contracts.io, descrivi il lavoro in una frase e Lex redige il contratto. Condividi un unico link con il cliente. Entrambe le parti concordano e firmano la stessa versione, ed è gratis per il cliente. Una firma elettronica è legalmente vincolante? ha i dettagli.