Retainer

Un retainer è un accordo continuativo invece di un progetto una tantum. Il cliente paga di solito un importo fisso ogni mese e, in cambio, il fornitore riserva un certo numero di ore o fornisce un livello di servizio concordato. I freelance usano i retainer per regolarizzare le entrate. Le agenzie li usano per tenere un cliente nell’elenco senza riscrivere un capitolato ogni volta che compare una piccola attività.

I retainer variano. Alcuni coprono un numero fisso di ore, e il tempo extra è fatturato a parte. Altri coprono un servizio definito, come la manutenzione mensile, un certo numero di richieste di design o consulenza su richiesta. Un contratto di retainer dice di solito se le ore non usate si riportano, quanto preavviso dà ciascuna parte per chiuderlo e come si rivedono i compensi. Queste tre righe sono ciò che impedisce all’accordo di trasformarsi in lavoro extra non pagato.

La parola si usa anche per un pagamento anticipato trattenuto a fronte di lavoro futuro. In quel caso il contratto spiega di solito come il denaro si imputa alle fatture e se un eventuale saldo viene rimborsato. È una forma diversa da un retainer mensile a ore, e mescolare i due in una frase è una fonte comune di confusione. Se intendi «pagami £2.000 ora e fatturerò contro quell’importo», dillo. Se intendi «pagami £2.000 ogni mese per 10 ore», dì quello.

Il riporto è la clausola che le persone saltano e poi discutono. Se le ore non usate decadono a fine mese, il cliente cercherà di scaricare una settimana di lavoro l’ultimo giovedì. Se si riportano per sempre, il fornitore può dover un mese di ore accumulate in un momento in cui è già impegnato. Una via di mezzo comune è un riporto di un mese, o un tetto al monte di ore non usate.

Preavviso e revisione tengono il retainer dal diventare obsoleto. Un preavviso di 30 giorni è comune per entrambe le parti. Una revisione ogni sei o dodici mesi lascia che il compenso si muova con il carico effettivo. Senza una revisione, un retainer venduto come «supporto leggero» diventa l’intera funzione marketing del cliente e il compenso non si adegua mai. Il documento dovrebbe anche dire cosa succede al lavoro in corso se il retainer finisce a metà mese.