Come si scrive un contratto?

Un contratto che funziona risponde a un breve elenco di domande in modo che entrambe le parti lo leggano allo stesso modo:

• Chi si accorda, con le denominazioni legali complete.
• Cosa farà, consegnerà o pagherà ciascuna parte.
• Quando avviene, e come si presenta il «fatto».
• Quanto, e quando si muove il denaro.
• Cosa succede se va male, cambia o finisce in anticipo.
• Quale legge interpreta le parole, e dove va una controversia.

I giuristi descrivono gli ingredienti di un contratto con parole come offerta, accettazione e causa (consideration)corrispettivo (consideration)Il corrispettivo (consideration) è ciò che ciascuna parte dà o promette in cambio della promessa dell’altra in un contratto.Altro nel glossario. Il glossario le spiega. Questa guida resta sul lato pratico: cosa decidere e come metterlo per iscritto in modo che sia difficile fraintenderlo. Se parti da un chatbot, leggi /blog/can-i-use-chatgpt-to-write-a-contract per cosa chiedergli e cosa controllare prima di inviare qualsiasi cosa.

La redazione va più veloce quando le decisioni sono già prese. Una lista di controllo che copre la maggior parte del lavoro con i clienti:

1. Il tipo di accordo. Un lavoro singolo, lavoro continuativo, un retainer, un’assunzione o una comunicazione di informazioni prima di un accordo. Questo sceglie il modello.
2. L’ambito. I deliverable, in un elenco. Cosa è escluso, anch’esso in un elenco.
3. Il modello di prezzo. Compenso fisso, tariffa giornaliera, retainerretainerUn retainer è un accordo in cui un cliente paga un compenso periodico per assicurarsi una quantità di tempo stabilita o un accesso continuativo a un fornitore.Altro nel glossario mensile o per deliverable.
4. Il calendario dei pagamenti. Acconto, milestonemilestoneUna milestone è un punto definito di un progetto, spesso legato a un deliverable e a un pagamento.Altro nel glossario o fattura al completamento. Giorni per pagare.
5. La titolarità. Il cliente possiede il lavoro per intero o ottiene una licenza per usarlo?
6. Il rischio. Esiste un limite a ciò che ciascuna parte può chiedere? Ci sono manleve?
7. L’uscita. Come ciascuna parte può chiudere, con quale preavviso e cosa si paga per il lavoro svolto.
8. La legge applicabile. Quale ordinamento giuridico interpreta il contratto. Questa guida non ne raccomanda uno.

Se non sai ancora rispondere a una di queste domande, di solito è la conversazione da avere con la controparte prima di redigere, non dopo.

Usa le denominazioni legali complete, non i nomi commerciali. Per una società, di solito significa la denominazione registrata, il numero di registro e la sede legale. Per un lavoratore autonomo o un freelance, il nome della persona, con un nome commerciale se utile.

Esempio

Il presente accordo è tra Northlight Studio Ltd (numero di registro 01234567), con sede legale in 1 Example Street, Londra («lo Studio»), e Ana Ruiz, che opera con il nome Ruiz Design, di 22 Sample Road, Leeds («la Designer»).

Etichette brevi come «lo Studio» e «la Designer» sono più facili da leggere di «Parte A» e «Parte B», e rendono ogni obbligo evidente a colpo d’occhio.

È la sezione a cui tornano la maggior parte delle controversie, quindi merita la massima cura.

• Elenca i deliverable come sostantivi. «Un sito di marketing di cinque pagine», «tre concept di logo», «un montaggio di 30 minuti».
• Di’ cosa è escluso. «Copywriting e fotografia non sono inclusi.»
• Indica le revisioni. «Due cicli di revisioni per deliverable.»
• Definisci l’accettazione. Chi approva, come, e cosa succede se non dicono nulla. Uno schema comune è l’accettazione tacita dopo un certo numero di giorni lavorativi.
• Indica le dipendenze. Cosa fornisce il cliente, ed entro quando, perché le date reggano.

Per il lavoro ripetuto, le condizioni permanenti vanno spesso in un contratto di servizi e ogni lavoro in un capitolato (SOW). Cosa aggiunge un capitolato (SOW) spiega la divisione.

Una clausola di pagamento chiara risponde a cinque cose: quanto, quando si fattura, quando scade, come si paga e cosa succede se è in ritardo.

Esempio

Il Cliente pagherà il compenso di 6.000 GBP in due parti: il 50% alla firma e il 50% alla consegna dei file finali. Ogni fattura scade entro 14 giorni dalla sua data.

Per i debiti tra imprese nel Regno Unito, gli interessi legali per il ritardo di pagamento sono fissati per decreto ai sensi del Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, e gov.uk indica il tasso nell’8% più il tasso base della Bank of England (Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, s.6; guida di gov.uk). Molti contratti citano la legge così entrambe le parti sanno che si applica.

Net 30, net 14, alla ricezione spiega le abbreviazioni, e la pagina sulla clausola dei termini di pagamento ha più formulazioni.

Oltre all’accordo in sé, la maggior parte dei contratti commerciali include un insieme familiare:

• Limite di responsabilità. Un tetto a ciò che ciascuna parte può chiedere. In England and Wales, la responsabilità per morte o lesioni personali causate da negligenza non può essere esclusa né limitata da una clausola contrattuale, e le altre responsabilità per negligenza possono essere limitate solo nella misura in cui la clausola è ragionevole (Unfair Contract Terms Act 1977, s.2).
• Proprietà intellettuale. Di chi è ciò che viene creato, e quando passa la titolarità. Spesso al pagamento integrale.
• Riservatezza. Cosa ciascuna parte tiene privato, e per quanto tempo.
• Risoluzione. Come ciascuna parte chiude, e cosa si paga per il lavoro svolto.
• Legge applicabile e foro competente. Quale legge interpreta il contratto e quali tribunali decidono le controversie.
• Integralità dell’accordo. Che il documento firmato è l’accordo, non le email precedenti.
• Diritti dei terzi. In England and Wales, un soggetto estraneo può far valere una clausola se il contratto lo prevede o se la clausola pretende di conferirgli un beneficio, salvo che il contratto dimostri il contrario, e i contratti escludono spesso questo diritto (Contracts (Rights of Third Parties) Act 1999, s.1).

Non ogni contratto ha bisogno di ogni clausola. Un breve accordo di riservatezza (NDA) reciproco ne contiene meno di un contratto di servizi.

Parole semplici non significa linguaggio informale. Significa lo stesso significato con parole più poche e più comuni.

• Un’idea per frase.
• Forma attiva. «Il Cliente pagherà» invece di «il pagamento sarà effettuato».
• Termini definiti, usati in modo coerente. Se una volta è «i Deliverables», è «i Deliverables» ogni volta.
• Numeri come numeri. «14 giorni», non «quattordici (14) giorni».
• Niente sinonimi per varietà. Chi legge presume che una parola diversa significhi una cosa diversa.

Esempio

Prima: Fermo restando quanto in contrario previsto nel presente atto, il Fornitore avrà facoltà di sospendere l’esecuzione dei Servizi nell’ipotesi in cui una qualsiasi somma resti insoluta.

Dopo: Se una fattura resta non pagata 7 giorni dopo la scadenza, il Fornitore può fermare il lavoro finché non è pagata.

La seconda versione è più breve ed è anche più precisa: dice quando parte il diritto.

Un ultimo passaggio che aiuta: rileggi ogni «può», «farà» e «deve» nella bozza. «Farà» e «deve» creano obblighi, «può» crea una facoltà. Confonderli è uno dei modi più comuni in cui un contratto in parole semplici dice qualcosa che chi lo ha scritto non intendeva.

La maggior parte dei problemi nei contratti delle piccole imprese nasce da un breve elenco di lacune più che da formulazioni complicate:

• Deliverable vaghi. «Rinnovo del marchio» o «aggiornamenti del sito» senza un elenco. Ciascuna parte legge nelle parole la propria versione.
• Nessuna fase di accettazione. Nessuno dice quando il lavoro è finito, così la fattura finale non ha un fattore scatenante chiaro.
• Revisioni illimitate. Il silenzio sulle revisioni si legge di solito come «finché il cliente non è contento».
• Titolarità alla firma. La proprietà intellettuale passa al cliente prima che abbia pagato, così il fornitore regala il lavoro e poi rincorre la fattura.
• Nessuna uscita. Nessun periodo di preavviso né pagamento per il lavoro svolto, così chiudere in anticipo diventa una trattativa.
• Clausole copiate che non calzano. Una clausola presa da un contratto molto più grande, con termini definiti che non compaiono altrove nel documento.
• Due versioni in circolazione. Ciascuna parte firma una bozza leggermente diversa.

Ognuno è facile da correggere in fase di redazione e difficile da correggere a lavoro iniziato. Rileggere il contratto una volta dal punto di vista dell’altra parte ne intercetta la maggior parte: se fossi il cliente, o il fornitore, dove faresti pressione?

La firma è la prova più chiara che entrambe le parti hanno accettato la stessa versione.

In England and Wales, una firma elettronica è ammissibile come prova per qualsiasi questione sull’autenticità o sull’integrità di una comunicazione o di un dato (Electronic Communications Act 2000, s.7). Il rapporto della Law Commission del 2019 afferma che una firma elettronica è in grado, per legge, di perfezionare un documento, compreso un deedatto formale (deed)Un atto formale (deed) è un documento scritto formale che rispetta regole speciali di firma, comunemente usato quando una parte non riceve nulla in cambio.Altro nel glossario, quando chi firma intende autenticarlo e sono rispettate le eventuali formalità.

Negli Stati Uniti, l’ESIGN Act federale dice che a un contratto non può essere negato effetto giuridico per il solo fatto di essere in forma elettronica (15 U.S.C. 7001(a)). Le regole statali sono qui in attesa di verifica.

Un atto formale (deed) è diverso. Deve chiarire sul suo stesso testo di essere un deed, e una persona fisica lo perfeziona validamente solo se firmato in presenza di un testimone che attesti la firma e consegnato come deed (Law of Property (Miscellaneous Provisions) Act 1989, s.1(2)–(3)). Deed o accordo spiega quando si pone la questione.

Alcune abitudini rendono utile il contratto firmato in seguito:

• Conserva una copia fissa. La versione firmata, non l’ultima bozza nella casella di qualcuno.
• Metti per iscritto le modifiche. Una breve variazione o un addendumaddendumUn addendum è una breve modifica scritta a un contratto esistente, firmata da entrambe le parti, così le condizioni originali restano uguali salvo ciò che l’addendum aggiorna.Altro nel glossario, o un nuovo capitolato (SOW), firmato da entrambe le parti.
• Segna le date in agenda. Rinnovi, periodi di preavviso, milestone di pagamento.
• Conosci i termini di prescrizione. In England and Wales, un’azione fondata su un semplice contratto non può essere proposta dopo sei anni da quando è sorto il diritto di agire; un’azione fondata su un deed ha dodici anni (Limitation Act 1980, ss.5 e 8).

Su Contracts.io, descrivi l’accordo in una frase, Lex lo redige, condividi un unico link, ed entrambe le parti concordano e firmano la stessa versione. È gratis per la controparte.