Il cliente ha annullato: puoi tenere l’acconto? Le regole per i freelance nel Regno Unito

Solo se il contratto lo dice. Nel Regno Unito non esiste un diritto predefinito di tenere un acconto o di addebitare una penale di recesso (kill fee) quando un cliente annulla. Quel diritto deve essere concordato. Per un cliente aziendale, un addebito di annullamento concordato non deve essere una penale. Per un consumatore, può applicarsi un diritto di recesso di 14 giorni, e la clausola deve essere equa.

Un accontoaccontoUn acconto è denaro pagato in anticipo, prima del lavoro principale o della fattura finale.Altro nel glossario è denaro pagato in anticipo. Una penale di recesso (kill fee) è una somma dovuta se annullano il lavoro. Esistono come diritti solo se entrambe le parti li hanno concordati — in un contratto firmato, in una proposta che hanno accettato o in un’email chiara che indica l’importo e cosa succede in caso di annullamento.

Chi è il cliente divide poi la pagina:

• Un cliente aziendale (una società, o una persona che acquista nell’esercizio di un’attività). L’addebito di annullamento concordato non deve essere una penale ai sensi di Cavendish Square Holding v Makdessi [2015] UKSC 67.
• Un consumatore (un privato che agisce interamente o principalmente al di fuori della propria attività commerciale, imprenditoriale, artigianale o professionale). I contratti a distanza e fuori dai locali commerciali prevedono un diritto di recesso di 14 giorni ai sensi delle Consumer Contracts (Information, Cancellation and Additional Charges) Regulations 2013. Le clausole di annullamento sono inoltre vagliate per equità ai sensi del Consumer Rights Act 2015.

Questa pagina riguarda prima di tutto England and Wales. Le leggi su diritto d’autore e consumatori citate qui valgono in tutto il Regno Unito. La via giudiziaria per un saldo non pagato è la procedura di England and Wales descritta in Cosa faccio quando un cliente non paga la mia fattura da freelance.

No. Un acconto e una penale di recesso esistono solo se entrambe le parti li hanno concordati. Email, una proposta o un contratto firmato possono registrare quell’accordo. Se nessuno ha scritto una somma di annullamento, puoi comunque addebitare il lavoro che ti hanno chiesto di fare. Non puoi inventare, dopo che hanno annullato, un diritto di tenere denaro mai concordato come acconto.

Ciò che un lavoro silenzioso sostiene comunque:

• Il pagamento del lavoro che ti hanno chiesto di fare. Se hanno commissionato il lavoro e tu lo hai fatto, quello è un contratto. Puoi fatturare il lavoro svolto.
• I costi che hai già impegnato perché te l’hanno chiesto — uno studio, un freelance che hai prenotato, la tariffa di una location — quando quella spesa è derivata dal lavoro che hanno ordinato.

Ciò che non sostiene:

• Tenere un «acconto» che non è mai stato descritto come acconto, mai indicato come non rimborsabile e mai legato all’annullamento.
• Una penale di recesso (kill fee) tirata fuori dal nulla dopo l’email di annullamento.
• Trattare una prima fattura come un addebito di annullamento perché è ciò che avresti voluto scrivere.

Il recesso senza motivo (termination for convenience) è l’interruttore che non richiede un inadempimento. Se il cliente può andarsene senza un motivo, il documento deve dire cosa si paga in quel momento. Una clausola di recesso senza denaro collegato è il modo in cui un’email di annullamento la settimana prima non costa nulla.

La prossima volta, parti da un contratto di videografia o da un contratto con un freelance e metti nella stessa bozza l’acconto, la penale di recesso e l’uscita senza motivo.

Un addebito di annullamento concordato che è in realtà una somma dovuta per inadempimento non è eseguibile se è una penale. Cavendish Square Holding v Makdessi [2015] UKSC 67 chiede se un’obbligazione secondaria imponga uno svantaggio del tutto sproporzionato rispetto a un interesse legittimo all’adempimento. Lega la cifra al tempo riservato, ai costi impegnati e ad altro lavoro rifiutato.

La Supreme Court in Cavendish Square Holding BV v Talal El Makdessi; ParkingEye Ltd v Beavis [2015] UKSC 67 ha riformulato la regola sulle penali. Una clausola è una penale se è un’obbligazione secondaria che impone a chi viola il contratto uno svantaggio del tutto sproporzionato rispetto a qualsiasi interesse legittimo della parte non inadempiente all’esecuzione dell’obbligazione primaria. La parte non inadempiente non ha alcun interesse legittimo a limitarsi a punire l’inadempiente.

Due distinzioni contano in un lavoro da freelance:

• Primaria o secondaria. Un addebito di annullamento genuino che è il prezzo concordato di un diritto contrattuale di recesso — recesso senza motivo (termination for convenience) in cambio di una somma indicata — è un’obbligazione primaria. La regola sulle penali è rivolta alle obbligazioni secondarie, le somme che scattano per inadempimento.
• Interesse legittimo. Il tempo che hai riservato, l’altro lavoro che hai rifiutato, la troupe e l’attrezzatura già impegnate e il costo di un buco in agenda sono interessi all’adempimento. Un 100% tondo dal giorno della firma, senza alcun legame con quegli interessi, è la forma che sembra una punizione.

Scrivi l’interesse sulla pagina. Una scala progressiva che sale man mano che la data si avvicina è più facile da sostenere di un massimo fisso dal primo giorno. Accredita l’acconto su quella somma, così non addebiti due volte la stessa perdita.

Se annullano e poi non pagano la somma di annullamento concordata, quella somma non pagata è un debito. Sollecitala come debito: richiesta scritta, lettera di diffida, azione di recupero crediti. Il cliente non paga una fattura da freelance nel Regno Unito è quella sequenza, compresi gli interessi legali su un debito tra imprese che rientra nel Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998.

Un consumatore che ha concordato a distanza o fuori dai locali commerciali ha 14 giorni per recedere ai sensi delle Consumer Contracts (Information, Cancellation and Additional Charges) Regulations 2013. Se ti ha chiesto di iniziare prima, paga un importo proporzionato a ciò che hai fornito. Una clausola che trattiene in ogni caso un grosso acconto è vagliata per equità ai sensi del Consumer Rights Act 2015.

Un consumatore, ai fini di queste Regulations, è un privato che agisce per scopi interamente o principalmente al di fuori della propria attività commerciale, imprenditoriale, artigianale o professionale (regulation 4). Una coppia che prenota un film di nozze è un consumatore. Un marchio che prenota una campagna no.

Il diritto di 14 giorni. Per un contratto a distanza o fuori dai locali commerciali, il consumatore può recedere durante il periodo di recesso senza indicare un motivo (regulation 29). Per un contratto di servizi, quel periodo termina alla fine dei 14 giorni successivi al giorno in cui il contratto è concluso (regulation 30(2)). Un contratto a distanza è un contratto concluso senza che voi due siate nello stesso luogo, usando una comunicazione a distanza come email, telefono o un sito web (regulation 5). Un contratto fuori dai locali commerciali è uno concluso lontano dai tuoi locali. Un contratto nei locali commerciali — firmato insieme in studio — non è né l’uno né l’altro, e questo diritto di 14 giorni non si applica.

Inizio anticipato. Non devi iniziare il servizio durante il periodo di recesso a meno che il consumatore abbia fatto una richiesta espressa, e per un contratto fuori dai locali commerciali quella richiesta deve essere su un supporto durevole (regulation 36(1)). Se poi recede, paga un importo proporzionato a ciò che è stato fornito, rispetto alla copertura completa del contratto, calcolato sul prezzo concordato (o sul valore di mercato se quel prezzo è eccessivo) (regulation 36(4)–(5)). Non sopporta alcun costo per quella fornitura se non hai dato le informazioni richieste sul recesso, o se il servizio non è stato fornito in risposta a quella richiesta (regulation 36(6)). Se il servizio è stato interamente eseguito dopo una simile richiesta, e il consumatore ha riconosciuto che avrebbe perso il diritto di recesso una volta eseguito per intero, il diritto di recesso si estingue (regulation 36(2)).

Equità. Una clausola abusiva di un contratto con un consumatore non vincola il consumatore. Una clausola è abusiva se, contrariamente al requisito della buona fede, causa un significativo squilibrio nei diritti e negli obblighi delle parti a danno del consumatore (Consumer Rights Act 2015 s.62). La guida di GOV.UK per scrivere un contratto equo dice che gli addebiti di annullamento dovrebbero riflettere una stima genuina di ciò che perderai direttamente a causa dell’annullamento del cliente, e che gli acconti non rimborsabili hanno più probabilità di essere equi se sono una piccola percentuale del prezzo e dici quando vengono trattenuti. La guida di GOV.UK per i consumatori sull’annullamento dice che un’impresa ha in generale diritto di trattenere o ricevere solo un importo sufficiente a coprire le perdite effettive che derivano direttamente dall’annullamento, e deve adottare misure ragionevoli per ridurle.

Una riga «acconto non rimborsabile, nessun recesso» non elimina un diritto di 14 giorni che le Regulations riconoscono. È anche la forma che GOV.UK considera probabilmente abusiva.

La stessa email di annullamento è un problema legale diverso a seconda di chi è il cliente. Una società che acquista nell’esercizio di un’attività non è un consumatore. Una coppia che prenota un film di nozze di solito lo è. La tabella sotto affianca i due percorsi: diritti predefiniti, recesso, penali ed equità. Leggi la riga che corrisponde al tuo cliente.

Se non sei sicuro, chiedi come stanno acquistando. Un lavoratore autonomo (sole trader) che prenota un film di marca per la propria attività non è la stessa cosa di quella persona che prenota il proprio matrimonio. Il contratto dovrebbe registrare quale dei due casi è.

Indica quando l’acconto è dovuto, che il lavoro non inizia finché non arriva e cosa si trattiene se annullano senza motivo. Una scala progressiva che sale man mano che la data si avvicina è più facile da giustificare di un 100% fisso dal primo giorno. La formulazione qui sotto è un esempio, non un tasso obbligatorio.

Una clausola efficace risponde a cinque cose:

• quando l’acconto è dovuto, e che il lavoro non inizia finché non è ricevuto
• che l’acconto è accreditato sul compenso se il lavoro va avanti
• cosa si trattiene, o quale extra è dovuto, se annullano senza motivo — la penale di recesso (kill fee)
• che i costi impegnati si aggiungono se sono più alti
• di chi è il lavoro non pagato se il lavoro si ferma

Esempio

Il Cliente pagherà un Acconto pari al 30% del Compenso alla firma. Il Freelance non inizierà i Servizi finché non riceverà l’Acconto. Se il Cliente annulla senza motivo, il Cliente pagherà una penale di recesso pari al 25% del Compenso se l’annullamento avviene più di 14 giorni prima della data di inizio, o al 50% se l’annullamento avviene 14 giorni o meno prima della data di inizio o dopo l’inizio del lavoro, oltre ai costi impegnati già sostenuti. L’Acconto è accreditato su tale penale ed è il minimo trattenuto. I compensi per il lavoro già svolto sono pagati se più alti. La proprietà intellettuale sul lavoro non interamente pagato resta al Freelance.

In parole semplici: il 30% arriva prima che tu inizi. Se annullano, pagano il 25% quando manca ancora una quindicina di giorni, o il 50% quando sei entro due settimane o stai già lavorando, e coprono i costi che hai già impegnato. L’acconto conta ai fini di quella cifra. Non sono titolari del lavoro non pagato.

Quella scala progressiva è un esempio. Non è un tasso di legge, e non è un tasso che addebitiamo noi. Per un cliente consumatore, la stessa struttura deve comunque essere equa, non può eliminare un diritto di 14 giorni che le Regulations del 2013 riconoscono e dovrebbe seguire la perdita effettiva invece di una cifra tonda che non sai spiegare.

Un contratto di videografia è la sede abituale di una quota di prenotazione, una data di ripresa e una scala di annullamento. Un contratto con un freelance porta le stesse righe su acconto e penale di recesso per altri lavori. La clausola di risoluzione è dove si colloca l’uscita senza motivo.

Su Contracts.io entrambe le parti redigono, negoziano e firmano elettronicamente un unico contratto condiviso, quindi l’acconto e la penale di recesso sono la versione che avete firmato entrambi. Parti da un contratto di videografia o da un contratto con un freelance. Il cliente apre un unico link. Nessuno si scambia v4_finale.docx per email. Il denaro dell’annullamento è allora una riga firmata, non una discussione a cose fatte.

Descrivi il lavoro in una frase. Lex redige l’accordo. Condividi un unico link. Il cliente può Accettare, Controproporre o Rifiutare su quella stessa versione, poi firmate entrambi elettronicamente. La controparte non paga mai e non ha bisogno di un account.

Questo non ti fa tenere un acconto mai concordato. Significa però che l’acconto, la penale di recesso (kill fee) e la riga sul recesso senza motivo (termination for convenience)recesso senza motivo (termination for convenience)Il recesso senza motivo (termination for convenience) significa che una parte può chiudere il contratto senza sostenere che l’altra abbia sbagliato qualcosa, di solito dando un preavviso.Altro nel glossario sono parole che avete firmato entrambi, non una speranza in un’email successiva.