Mag ik klantwerk in mijn portfolio tonen? Gids voor Britse freelancers

Meestal ja, als het contract het toestaat of niets zegt dat het verbiedt, en het werk niet vertrouwelijk is. Jij bent eigenaar van het auteursrecht op wat je maakte tot je het schriftelijk, ondertekend, overdraagt. Een afgeronde site, een film of een campagne op je eigen pagina zetten is dat werk kopiëren. Ben jij nog eigenaar, dan mag jij die kopie maken — tenzij een geheimhoudingsbelofte, een exclusieve licentie of een verbod in het papier iets anders zegt.

Drie dingen raken door elkaar in dezelfde e-mailketen:

• Eigendom. Wie het auteursrecht houdt. Jij bent eerste eigenaar, tenzij je het hebt overgedragen. Zie Van wie is het auteursrecht op freelancewerk in het VK?.
• Toestemming om het te tonen. Een licentie terug aan jou, of stilte plus eigendom, is wat een case study live laat gaan. Een IE-overdracht geeft die toestemming op zichzelf niet terug.
• Geheimhouding. Een geheimhoudingsovereenkomst (NDA) of een clausule over geheimhouding kan je tegenhouden, ook als de bestanden nog van jou zijn. Nog niet uitgebracht werk en white-labelwerk (white-label) horen hier.

De nette oplossing is een portfolioclausule in het opdrachtpapier, getekend voordat je begint. Publiciteit en portfolio is de clausule. Een grafisch ontwerpcontract, een freelanceovereenkomst of een videografiecontract is het gebruikelijke papier.

Contracten voor grafisch ontwerpers, contracten voor webdesigners, contracten voor videografen, contracten voor fotografen en contracten voor developers zijn de gebruikelijke beginpunten. Bronbestanden zijn een andere vraag: Moet ik bronbestanden aan een klant afgeven?.

Van jou, tot je het overdraagt. Onder de Copyright, Designs and Patents Act 1988 (auteurswet 1988) s.11 is de maker de eerste eigenaar van het auteursrecht. De uitzondering voor werknemers geldt voor werknemers, niet voor een ontwerper, developer, fotograaf of videograaf onder een overeenkomst van opdracht (contract for services). Een logo, een site, een shoot of een film in opdracht geven maakt de klant niet de eerste eigenaar.

CDPA 1988 s.11 is de regel van de eerste eigenaar:

• s.11(1). De maker van een werk is de eerste eigenaar van elk auteursrecht erop, behoudens de rest van de section.
• s.11(2). Wordt een literair, dramatisch, muzikaal of artistiek werk, of een film, gemaakt door een werknemer in de uitoefening van zijn dienstbetrekking, dan is de werkgever de eerste eigenaar, tenzij anders is afgesproken.

Een freelancer werkt niet onder een arbeidsovereenkomst. Je werkt onder een overeenkomst van opdracht (contract for services). Een logo of een foto is een artistiek werk. De code die je schrijft is een literair werk. Een film heeft eigen makers. Section 11(1) zegt dan dat de maker van elk de eerste eigenaar is.

Betaling van de factuur verplaatst die titel niet. Het versturen van de bestanden ook niet. Een mondeling “het is van jou” ook niet. Een IE-overdrachtIE-overdrachtEen IE-overdracht (IP assignment) is een overdracht van eigendom van genoemd werk — ontwerpen, code, foto’s, teksten — van de maker naar de klant. Tot een genoemd moment, meestal betaling, blijft de maker eigenaar. Dat is geen licentie en geen work for hire in Amerikaanse stijl.Meer in de begrippenlijst is een overdracht van eigendom. Die werkt niet tenzij ze schriftelijk is, ondertekend door jou of door iemand die namens jou tekent. Dat is CDPA 1988 s.90.

Een licentie is anders. Een licentie is toestemming om het werk te gebruiken. Het is geen overdracht van eigendom. Jij blijft eigenaar van het auteursrecht. De klant mag de genoemde gebruiken. Jij mag het werk nog zelf kopiëren, tenzij die licentie exclusief is. Zie IE-licentie versus overdrachtIE-licentie versus overdrachtEen IE-overdracht (assignment) brengt de eigendom van auteursrecht of andere intellectuele eigendom over. Een licentie is toestemming tot gebruik; de auteur blijft eigenaar. In England & Wales is er geen work-made-for-hire-eerst-eigenaarregel voor freelancers: Copyright, Designs and Patents Act 1988 s.11. Een overdracht moet schriftelijk en ondertekend zijn: s.90. Zeg welke je bedoelt, en wanneer die plaatsvindt.Meer in de begrippenlijst.

Ben jij nog eigenaar van het auteursrecht, verbiedt het papier portfoliogebruik niet, en is het werk niet vertrouwelijk, dan mag je de openbare eindbestanden meestal tonen. Dat is het uitgangspunt van deze pagina. Schrijf het toch op. Stilte is hoe een merk later zegt dat ze nooit hebben ingestemd om genoemd te worden.

De langere eigendomspagina is Van wie is het auteursrecht op freelancewerk in het VK?. Overdracht van intellectueel eigendom en intellectuele-eigendomslicentie zijn de clausules.

Dan heb je een licentie terug nodig, of latere schriftelijke toestemming, voordat je het werk naar je site kopieert. Een overdracht van de eindbestanden geeft je op zichzelf geen recht om het werk in een portfolio te zetten. Je hebt het eigendomsrecht overgedragen. Het opnieuw kopiëren is hun recht, niet het jouwe, tenzij het papier het teruggeeft.

CDPA 1988 s.90 is de overdrachtsregel. Een overdracht van auteursrecht werkt niet tenzij ze schriftelijk is, ondertekend door of namens de overdrager. Auteursrecht mag geheel of gedeeltelijk worden overgedragen. Zodra dat schrift is getekend en ingaat — meestal bij volledige betaling — ben jij niet langer eigenaar van die rechten.

Een licentielicentieEen licentie is toestemming om werk op een afgesproken manier te gebruiken, zonder het eigendom af te nemen van de maker. Dat is de gebruikelijke vorm voor fotografie, illustratie, muziek en herbruikbare code. Dat is geen IE-overdracht.Meer in de begrippenlijst terug is toestemming om het werk te gebruiken dat niet meer van jou is. Schrijf die in hetzelfde papier als de overdracht: genoemde kanalen, alleen de eindbestanden, na de lancering, en of je de klant mag noemen. Zie publiciteit en portfolio.

Een exclusieve licentie kan je blokkeren, ook als het auteursrecht nog van jou is. CDPA 1988 s.92(1) is de regel voor de exclusieve licentie. Een exclusieve licentie is een licentie schriftelijk, ondertekend door of namens de auteursrechthebbende, die de licentienemer machtigt om, met uitsluiting van alle andere personen, inclusief degene die de licentie verleent, een recht uit te oefenen dat anders exclusief bij de auteursrechthebbende zou liggen. In gewone taal: zij mogen die genoemde rechten gebruiken, jij niet, en niemand anders ook niet, voor de looptijd die je hebt opgeschreven. Heb je een exclusief recht verleend om de film of het merk te kopiëren en openbaar te maken, dan is het op je site zetten het gebruik van een recht dat je beloofde niet te gebruiken.

PersoonlijkheidsrechtenpersoonlijkheidsrechtenPersoonlijkheidsrechten zijn de persoonlijke rechten van de maker op een auteursrechtelijk beschermd werk: het recht om als maker te worden genoemd en het recht om je te verzetten tegen een aantasting van het werk (derogatory treatment). In het Verenigd Koninkrijk staan ze in de Copyright, Designs and Patents Act 1988, ss.77–80. Ze kunnen niet worden overgedragen. Je kunt er schriftelijk afstand van doen, met een door de afstanddoener ondertekend stuk, op grond van s.87.Meer in de begrippenlijst (moral rights) zitten naast het auteursrecht. Je hebt het recht om als maker te worden genoemd, dat moet worden ingeroepen, en het recht om het werk niet te laten onderwerpen aan aantasting (derogatory treatment). Die rechten kunnen niet worden overgedragen. Er kan schriftelijk afstand van worden gedaan, ondertekend door jou. Een IE-overdracht die zwijgt over persoonlijkheidsrechten laat ze bij jou. Naamsvermelding bij een portfoliostuk is een vraag van persoonlijkheidsrechten én een contractregel. Zie CDPA 1988 ss.77, 80 and 87 en de clausule over morele rechten.

Heeft het papier het werk al overgedragen en niets over portfolio gezegd, vraag dan om schriftelijke toestemming. Publiceer niet eerst en vecht het later uit. Het verzoek staat hieronder.

Dan mag je het werk niet tonen tot de plicht het niet meer dekt. Een geheimhoudingsovereenkomst (NDA) is een kort geheimhoudingscontract: een belofte om genoemde informatie niet te gebruiken of door te vertellen, behalve zoals het papier toestaat. Een clausule over geheimhoudinggeheimhoudingGeheimhouding is een belofte om privé-informatie niet te delen of te misbruiken. Ze kan als clausule in het hoofdcontract staan of als losse NDA. Het is geen IE-overdracht en geen concurrentiebeding.Meer in de begrippenlijst is dezelfde belofte in het opdrachtcontract. Geen van beide is een IE-overdracht. Beide kunnen een case study toch tegenhouden.

Gebruikelijke freelancegrenzen:

• Nog niet uitgebracht werk. Een product, een merk, een film of een site die nog niet openbaar is. Het tonen is het openbaren.
• Het feit van de klus. Sommige NDA's dekken het bestaan van de briefing, niet alleen de bestanden. De klant op je site noemen kan het lek zijn.
• Werkbestanden en afgewezen routes. Ook na de lancering blijven ongebruikte opties en bronbestanden vaak vertrouwelijk. Zie Moet ik bronbestanden aan een klant afgeven?.

Een geheimhoudingsbelofte eindigt meestal wanneer de informatie openbaar is — omdat zij lanceerden, niet omdat jij postte. Schrijf dat de portfoliolicentie ingaat bij hun eerste openbare gebruik, of bij schriftelijke toestemming. Stilte is hoe een trailer live gaat in de week voor hun aankondiging.

Een NDA die je vóór de klus tekende is een apart papier. Lees hem. Duurt hij twee jaar en dekt hij de opleveringen, dan zet een portfolioclausule in de latere freelanceovereenkomst hem niet automatisch opzij. Stem de twee op elkaar af, of vraag een schriftelijke ontheffing voor de case study.

De NDA-pagina voor freelancers is Welke NDA moet een Britse freelancer gebruiken?. NDA's uitgelegd is de langere uitleg. Geheimhouding is de clausule die later in het opdrachtcontract staat. Begin bij een wederzijdse NDA als jullie allebei praten.

Leg de situatie naast het papier dat je tekende. Eigendom, geheimhouding en de verlening zijn drie verschillende vragen. Haal je ze door elkaar, dan gaat een case study online bij een lancering die nog geheim is.

White-labelwerk is werk dat jij maakt en dat de klant onder zijn eigen naam verkoopt, alsof hij het zelf heeft gemaakt. Jij wordt niet genoemd. Een portfoliopost die beweert dat het werk van jou is, breekt die afspraak, en het is vaak ook een geheimhoudingsprobleem.

Geen van die rijen is een wet over portfoliogebruik. s.11 en s.90 bepalen van wie het auteursrecht is. Geheimhouding is het contract dat je tekende. De tabel is hoe die twee een case study raken.

Gebruiksrechten en naamsvermelding staat ernaast voor de naamsvermelding. Publiciteit en portfolio is de clausule die de rij schrijft die jij wilt.

Een werkbare portfolioclausule beantwoordt vier dingen: waar je het mag tonen, wat je mag tonen, wanneer de licentie ingaat, en of je de klant mag noemen. Spreek die lijst af op één gedeeld concept voordat je begint, niet achteraf in een overdrachtsmail.

Schrijf:

• Waar. Je website, social kanalen, gedrukte showreel, award-inzendingen, pitches aan nieuwe klanten.
• Wat. De definitieve opleveringen, niet ongepubliceerde opties, afgewezen routes, werkbestanden, RAW, ongebruikt beeldmateriaal of bronbestanden.
• Wanneer. Nadat de klant het werk voor het eerst openbaar heeft gebruikt, na een genoemd embargo, of bij schriftelijke toestemming. De lanceringsdag is de gebruikelijke freelance-aanleiding.
• Naamsvermelding. Of je de klant als opdrachtgever mag noemen, en of zij jou noemen. Dat zit naast het inroepen van de persoonlijkheidsrechten.
• Offline halen. Of zij schriftelijk kunnen eisen dat je een genoemd stuk verwijdert, en binnen welke termijn.

Een licentie is toestemming om het werk te gebruiken. Hier is het een licentie terug aan jou, op het exemplaar dat niet meer van jou is, of op het exemplaar dat nog van jou is maar dat je beloofde niet openbaar te maken. Houd die niet-exclusief. Je vraagt niet om het werk te verkopen. Je vraagt om de eindbestanden te tonen als voorbeeld van je eigen werk.

Voorbeeld

Nadat de Opdrachtgever de Resultaten voor het eerst openbaar heeft gebruikt, of eerder met schriftelijke toestemming van de Opdrachtgever, mag de Freelancer de definitieve Resultaten reproduceren in het portfolio van de Freelancer en op de website en social kanalen van de Freelancer, en mag de Opdrachtgever als opdrachtgever noemen. Deze licentie is niet-exclusief. Zij strekt zich niet uit tot ongepubliceerde opties, werkbestanden, bronbestanden, RAW, ongebruikt beeldmateriaal of vertrouwelijke informatie. De Opdrachtgever mag, vóór het eerste openbare gebruik, schriftelijk een redelijk embargo eisen.

In gewone taal: zodra zij het openbaar hebben gebruikt, mag jij de eindbestanden tonen en hen noemen. Je mag de routes die zij hebben geschrapt niet tonen, en de lancering niet lekken. Zij kunnen je schriftelijk vragen te wachten tot een genoemde datum.

Weigeren zij elk portfoliogebruik, dan is dat een prijskwestie. Sommig merkenwerk, bureauwerk en white-labelwerk blijft van de site. Krijg dat op papier voordat je begint, niet in een latere huisstijlgids-PDF.

Zet de clausule in een grafisch ontwerpcontract, een videografiecontract of een freelanceovereenkomst. Pas de woorden aan; plak ze niet als een vast formulier. Brits grafisch ontwerpcontract, Brits webdesigncontract en Brits videografiecontract zijn de papieren die deze regel dragen.

Houd het van het portfolio tot zij het openbaar gebruiken, of schriftelijk instemmen. Nog niet uitgebracht werk is nog steeds vertrouwelijk, ook als het auteursrecht van jou is. White-labelwerk is werk dat jij maakt en dat de klant onder zijn eigen naam verkoopt, alsof hij het zelf heeft gemaakt. Je mag het meestal niet als het jouwe tonen.

Nog niet uitgebracht. Een product dat nog stealth is, een merk dat niet is gelanceerd, een trouwfilm die het stel nog niet heeft gepost, een site op een staging-URL. Iets daarvan tonen is het openbaren. Een clausule over geheimhouding, en vaak een losse NDA, verbiedt dat al. Schrijf dat de portfoliolicentie ingaat bij hun eerste openbare gebruik. Schuift de lancering op, dan wacht de case study. Een genoemd embargo — “90 dagen na oplevering als zij niet hebben gelanceerd” — is een commerciële keuze, geen wettelijke regel. Schrijf het getal dat je echt aanhoudt.

White-label. Een bureau huurt je in om te ontwerpen, te schieten of te bouwen, en hun klant hoort jouw naam nooit. Het werk gaat de deur uit als werk van het bureau. Een portfoliopost die beweert dat het van jou is, breekt die afspraak. Vaak noemt die ook een merk dat nooit jouw klant was. Toon white-labelwerk niet tenzij het papier zegt dat je dat mag, en toon het dan als “werk voor [bureau]” als dat is wat zij toestonden — niet als een rechtstreekse case study voor hun klant.

Afgewezen routes en werkbestanden. Ook na de lancering zijn ongebruikte opties, schetsen (scamps), RAW en bronbestanden meestal niet het openbare werk. Ze zijn vaak nog vertrouwelijk. Het is ook een ander product: zie Moet ik bronbestanden aan een klant afgeven? en Moet een fotograaf RAW-bestanden afgeven.

Is de klus zowel nog niet uitgebracht als overgedragen, dan heb je zowel een ontheffing van de geheimhouding als een licentie terug nodig. Eén e-mail kan om beide vragen. Behandel een “ziet er goed uit” op Slack niet als een van beide.

Vraag het schriftelijk. Noem het stuk, de kanalen, of je hen noemt, en wanneer je wilt posten. Een korte e-mail is genoeg. Publiceer niet eerst en verontschuldig je later.

Als het werk al openbaar is

Onderwerp: Portfoliogebruik van [project]

Hoi [Naam],

Ik wil het afgewerkte [logo / site / film] in mijn portfolio en op mijn website en social kanalen tonen, en [Klant] als opdrachtgever noemen. Ik toon geen ongepubliceerde opties, werkbestanden of iets dat nog vertrouwelijk is.

Als je daarmee instemt, is een kort “ja” op deze e-mail genoeg. Wil je liever dat ik wacht, of dat ik het toon zonder jou te noemen, zeg het dan, dan volg ik dat.

Groet, [Je naam]

Als je het auteursrecht hebt overgedragen

Hoi [Naam],

Het contract heeft het auteursrecht op de eindbestanden aan jou overgedragen. Ik wil een niet-exclusieve licentie terug, zodat ik die eindbestanden na jouw lancering in mijn portfolio kan tonen en jou als opdrachtgever kan noemen. Ongepubliceerde opties en werkbestanden blijven van de site.

Ik zet dat graag als een wijziging van één zin in het papier als je dat wilt.

Groet, [Je naam]

Als een NDA of embargo nog geldt

Hoi [Naam],

Ik weet dat [project] nog niet openbaar is. Mag ik bij jullie lancering het afgewerkte stuk in mijn portfolio tonen en jou noemen? Ik post niet vóór die datum, en ik toon geen ongebruikte routes.

Groet, [Je naam]

Bewaar het antwoord. Een “ja” in e-mail is schriftelijke toestemming. Het is niet zo netjes als een clausule in het getekende contract, maar het is genoeg om de eindbestanden te posten die zij al openbaar hebben gemaakt. Zet de clausule de volgende keer in het opdrachtpapier voordat je begint.

Op Contracts.io stellen beide kanten één gedeeld contract op, onderhandelen erover en tekenen het elektronisch, dus de portfolioregel is de versie die jullie allebei hebben getekend. Dat zijn tweezijdige contracten: één papier, beide kanten op dezelfde link. Beschrijf de klus in één zin. Lex, onze AI-host, stelt op. Je deelt één link. Niemand mailt v4_final.docx heen en weer.

De klant opent die link. Ze kunnen Accept, Counter of Decline kiezen op dezelfde versie, waarna jullie allebei elektronisch tekenen. De andere kant betaalt nooit en heeft geen account nodig.

Begin bij een grafisch ontwerpcontract, een videografiecontract of een freelanceovereenkomst. Je kunt ook beginnen bij de AI-contractgenerator of de contractgenerator.

Dat plaatst de case study niet voor je. Het betekent wel dat de licentie terug, het embargo, de NDA en de IE-overdracht de woorden zijn die jullie allebei hebben getekend, geen regel die in e-mail zoekraakt.

Free £0, Plus £15/mnd, Pro £29/mnd, Team £119/mnd voor 5 plekken, Enterprise vanaf £750 — zie /pricing.

Probeer het op contracts.io: beschrijf de klus in één zin, deel één link, en teken de portfolioclausule elektronisch voordat het eerste bestand de deur uit gaat.

Contracten voor grafisch ontwerpers, contracten voor webdesigners, contracten voor videografen, contracten voor fotografen en contracten voor developers zijn de bredere sets voorwaarden. Van wie is het auteursrecht op freelancewerk in het VK? is de eigendomspagina. Moet ik bronbestanden aan een klant afgeven? is de pagina over werkbestanden. Welke NDA moet een Britse freelancer gebruiken? is de geheimhoudingspagina. Brits grafisch ontwerpcontract is het ontwerppapier. Publiciteit en portfolio, geheimhouding en overdracht van intellectueel eigendom zijn de clausules. IE-overdracht, licentie, NDA, geheimhouding en persoonlijkheidsrechten zijn de woordenlijst.