Wat hoort in een freelance- of aannemersovereenkomst?

Meestal de naam. Een freelanceovereenkomst en een overeenkomst met een zelfstandige aannemer (independent contractor agreement) beschrijven allebei een persoon of klein bedrijf dat werk doet voor een klant zonder zijn werknemer te worden.

De naamgeving volgt meestal de markt:

• Verenigd Koninkrijk. “Freelance contract” of “contract for services” is gangbaar voor creatief werk.
• VS. “Independent contractor agreement” is de gebruikelijke term, en het is wat de meeste Amerikaanse klanten sturen.
• Professioneel advies. “Adviesovereenkomst” als het werk advies of expertise is in plaats van een op te leveren resultaat.

De structuur eronder is vergelijkbaar: wie, wat, wanneer, hoeveel, wie het resultaat bezit en hoe het eindigt.

Een snelle manier om te kiezen:

• Eén project met een duidelijk op te leveren resultaat. Freelanceovereenkomst, of een opdrachtomschrijving (SOW) onder een bestaande dienstenovereenkomst.
• Doorlopende capaciteit elke maand. Retainer.
• Een Amerikaanse klant die een aannemer inhuurt. Overeenkomst met een zelfstandige aannemer.
• Advies, strategie of audits. Adviesovereenkomst.
• Je geeft een deel van een klantklus door aan iemand anders. Onderaannemersovereenkomst, die meestal de voorwaarden uit je eigen klantcontract spiegelt.
• Een website. Websitebouw, die hosting, overdracht en lancering toevoegt.
• Fotografie of content. Fotolicentie of influencerovereenkomst, waar gebruiksrechten het meeste werk doen.

Studio's die zowel freelancers inhuren als voor klanten werken, eindigen vaak met drie documenten op één project: een dienstenovereenkomst met de klant, een opdrachtomschrijving voor de klus en een onderaannemersovereenkomst met elke freelancer. De voorwaarden die het belangrijkst zijn om op één lijn te brengen, zijn data, eigendom en geheimhouding. Belooft de studio de klant volledig eigendom, dan heeft ze meestal hetzelfde nodig van elke freelancer, anders belooft ze iets wat ze niet heeft.

Een korte lijst om eerst met de klant te regelen:

1. Op te leveren resultaten. Een genummerde lijst, met wat is uitgesloten.
2. Herzieningen. Hoeveel rondes, en wat een ronde is.
3. Tijdlijn. Startdatum, mijlpalen, opleverdatum en wat de klant levert om het op schema te houden.
4. Vergoeding en model. Vast, dagtarief of retainer. Onkosten inbegrepen of apart gefactureerd.
5. Betalingsschema. Aanbetaling, fasen, dagen om te betalen.
6. Eigendom. Overdracht van alle rechten, of een licentie voor genoemde gebruiksvormen.
7. Portfoliogebruik. Of de freelancer het werk mag tonen, en wanneer.
8. Annulering. Opzegtermijn, en wat wordt betaald voor verricht werk. Een annuleringsvergoeding (kill fee)annuleringsvergoedingEen annuleringsvergoeding (kill fee) is een betaling die een maker of leverancier toekomt als een klant een project annuleert voordat het af is.Meer in de begrippenlijst indien relevant.
9. Toepasselijk recht. Welk recht het contract uitlegt. Meestal spreken de partijen dit af; wij bevelen er geen aan.

Lex vraagt door op de gaten die hij vindt als je de klus beschrijft, zodat het concept terugkomt met deze punten ingevuld.

Uitdijende opdrachten (scope creep) zijn zelden één groot verzoek. Het zijn er tien kleine, elk op zichzelf redelijk. Het contract kan elk zichtbaar maken.

• Schrijf op te leveren resultaten als telbare dingen. “Drie homepageconcepten”, niet “homepageontwerp”.
• Tel herzieningen. “Twee rondes gebundelde feedback per resultaat.”
• Noem wat buiten de opdracht valt. Copywriting, stocklicenties, hosting, vertalingen.
• Stel een wijzigingsprocedure vast. Nieuw werk wordt geoffreerd en toegevoegd via een korte schriftelijke wijziging, getekend door beide kanten.

Voorbeeld

Werk dat niet in Bijlage 1 is omschreven, valt buiten de opdracht. De Freelancer offreert elk extra werk schriftelijk, en het begint pas als de Opdrachtgever de offerte schriftelijk heeft geaccepteerd.

In begrijpelijke taal: alles extra krijgt een eigen offerte, en niets extra begint voordat de offerte is afgesproken.

De wijzigingsprocedure werkt alleen als ze wordt gebruikt. Een korte schriftelijke notitie (“Vierde landingspagina toegevoegd, 600 GBP, geleverd uiterlijk 14 november”), getekend door beide kanten, is voor de meeste klussen genoeg. Kleine studio's houden vaak een lopend wijzigingslogboek bij op het project, zodat de eindfactuur overeenkomt met wat de klant echt vroeg en niemand het uit de chatgeschiedenis hoeft te reconstrueren.

Gebruikelijke patronen:

• Aanbetaling en restant. 30 tot 50% vooraf, de rest bij oplevering. Gebruikelijk bij nieuwe klanten.
• MijlpalenmijlpaalEen mijlpaal is een omschreven punt in een project, vaak gekoppeld aan een op te leveren resultaat en een betaling.Meer in de begrippenlijst. Betaling bij elke fase, zoals concepten, bouw en lancering.
• Maandelijks vooraf. Voor een retainerretainerEen retainer is een regeling waarbij een klant een vaste vergoeding betaalt om een vast aantal uren of doorlopende beschikbaarheid van een leverancier te verzekeren.Meer in de begrippenlijst.
• Maandelijks achteraf. Voor werk op dagtarief, op basis van een urenstaat.

Dagen om te betalen zijn meestal 7, 14 of 30. Net 30, net 14, bij ontvangst behandelt de afkortingen en wanneer de termijn begint.

Voor schulden tussen bedrijven in het Verenigd Koninkrijk wordt de wettelijke rente bij te late betaling vastgesteld bij besluit op grond van de Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, en gov.uk noemt het tarief 8% plus de basisrente van de Bank of England (Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, s.6; gov.uk guidance). Amerikaanse regels verschillen per staat en wachten hier op verificatie.

Een recht om het werk stil te leggen als een factuur achterstallig is, komt veel voor en is dagelijks vaak nuttiger dan rente.

Het contract beslist, en er zijn twee hoofdmodellen:

• Overdracht. De freelancer draagt het eigendom van de rechten over aan de klant. Meestal gekoppeld aan volledige betaling, zodat het eigendom overgaat als de laatste factuur is betaald. Zie de clausule over overdracht van intellectueel eigendom.
• Licentie. De freelancer blijft eigenaar en geeft de klant toestemming het werk op genoemde manieren te gebruiken, voor een genoemde periode of regio. Gebruikelijk bij fotografie en illustratie.

Punten die het waard zijn om in beide gevallen op te schrijven:

• Bestaand materiaal. Codebibliotheken, sjablonen, lettertypen of presets die de freelancer al bezat. Die worden meestal in licentie gegeven, niet overgedragen.
• Materiaal van derden. Stockbeelden en lettertypen hebben hun eigen licenties.
• Portfoliorechten. Toestemming om het werk te tonen, soms pas na een lanceringsdatum.

Voorbeeld

Bij volledige betaling draagt de Freelancer alle rechten op de Resultaten over aan de Opdrachtgever, met uitzondering van het bestaande materiaal van de Freelancer, dat de Freelancer aan de Opdrachtgever in licentie geeft voor gebruik als onderdeel van de Resultaten.

De meeste freelance- en aannemersovereenkomsten begrenzen de aansprakelijkheid, meestal tot de vergoedingen die onder het contract zijn betaald of een veelvoud daarvan. Klanten vragen soms om bepaalde dingen buiten het plafond te laten vallen, zoals schending van geheimhouding of een IE-vrijwaring.

In England & Wales is er een ondergrens. Aansprakelijkheid voor overlijden of letsel door nalatigheid kan niet worden uitgesloten of beperkt door een contractbepaling, en andere aansprakelijkheid voor nalatigheid alleen voor zover de bepaling redelijk is (Unfair Contract Terms Act 1977, s.2). De pagina over de clausule over beperking van aansprakelijkheid heeft voorbeeldtekst.

Veel freelancers sluiten ook indirecte verliezen uit, zoals gederfde winst, en vragen dat het plafond wederkerig is.

Drie routes komen veel voor:

• Afronding. Het werk is opgeleverd, geaccepteerd en betaald.
• Opzegging. Elke kant kan het beëindigen met een vaste opzegtermijn, vaak 7 tot 30 dagen bij projectwerk.
• Tekortkoming. Een kant kan het meteen beëindigen als de ander ernstig tekortschiet en het niet binnen een vaste termijn herstelt.

Wat het meest telt, is wat er op dat moment met geld en werk gebeurt:

• Werk tot nu toe wordt betaald, vaak naar rato of per mijlpaal.
• Een annuleringsvergoeding (kill fee) kan gelden als de klant annuleert.
• Eigendom gaat meestal alleen over voor werk dat is betaald.
• Geheimhouding blijft ook na het einde gelden.

In England & Wales kan een vordering uit een gewone overeenkomst niet meer worden ingesteld na zes jaar vanaf het ontstaan van de vordering (Limitation Act 1980, s.5), wat een reden is om het getekende exemplaar te bewaren. De pagina over de beëindigingsclausule heeft meer details.

Status voor arbeid en belasting wordt bepaald door regels buiten het contract, en ze verschillen per land en per Amerikaanse staat. De Britse off-payroll-regels en de toetsen van Amerikaanse staten zijn voorbeelden. We hebben die regels nog niet gecontroleerd op officiële bronnen, dus deze gids vat ze niet samen; ze wachten op verificatie.

Wat het contract wel kan doen, is de werkrelatie nauwkeurig beschrijven: wie bepaalt hoe het werk wordt gedaan, of de freelancer iemand anders mag sturen, wie apparatuur levert en hoe de freelancer wordt betaald. Een plaatselijke adviseur is de gebruikelijke route voor vragen over status.

Concurrentiebedingen en andere beperkende bepalingen verschillen ook per plaats, en deze gids behandelt niet of ze standhouden.

De meeste freelanceovereenkomsten worden elektronisch getekend.

In England & Wales is een elektronische handtekening toelaatbaar als bewijs bij elke vraag over de echtheid of integriteit van een communicatie of van gegevens (Electronic Communications Act 2000, s.7). In de VS zegt de ESIGN Act dat een contract niet alleen rechtsgevolg mag worden ontzegd omdat het elektronisch is (15 U.S.C. 7001(a)).

Op Contracts.io beschrijf je de klus in één zin en Lex stelt de overeenkomst op. Deel één link met de klant. Beide kanten spreken dezelfde versie af en tekenen die, en het is gratis voor de klant. Is een elektronische handtekening juridisch bindend? heeft de details.