Is een elektronische handtekening juridisch bindend?

Twee bronnen doen het meeste werk.

Ten eerste zegt de wet dat een elektronische handtekening toelaatbaar is als bewijs bij elke vraag over de echtheid of integriteit van een communicatie of van gegevens (Electronic Communications Act 2000, s.7). Ze kan aan een rechter worden voorgelegd zoals elk ander bewijs van wie heeft getekend.

Ten tweede zegt het rapport van de Law Commission uit 2019 dat een elektronische handtekening juridisch gezien een document, ook een akte (deedakteEen akte (deed) is een formeel schriftelijk document dat aan bijzondere ondertekeningsregels voldoet, vaak gebruikt als de ene kant niets terugkrijgt.Meer in de begrippenlijst), kan laten ondertekenen, als de ondertekenaar het wil bekrachtigen en aan eventuele vormvereisten is voldaan (Law Commission, Electronic execution of documents, 4 September 2019).

De vragen die meestal tellen zijn dus bedoeling en vormvereisten, niet of de handtekening is getypt, getekend of aangeklikt. De pagina over het recht van England & Wales heeft de bronvermeldingen op één plek.

Op federaal niveau zegt de ESIGN Act dat een handtekening, overeenkomst of ander stuk met betrekking tot een transactie in de handel tussen staten of met het buitenland niet alleen daarom rechtsgevolg, geldigheid of afdwingbaarheid mag worden ontzegd omdat het elektronisch is (15 U.S.C. 7001(a)).

De meeste staten hebben ook een versie van de Uniform Electronic Transactions Act (UETA) ingevoerd. Het aantal staten, en het artikel van elke staat, wacht op verificatie aan de hand van de kaart van de Uniform Law Commission en de eigen pagina van elke wetgever, dus we publiceren hier geen aantal.

New York is de goed gedocumenteerde uitzondering. In New York heeft een elektronische handtekening dezelfde geldigheid en werking als een handgeschreven handtekening, en New York heeft de UETA niet ingevoerd; het gebruikt de eigen Electronic Signatureselektronische handtekeningEen elektronische handtekening is elke elektronische manier om instemming met een document te tonen, zoals een getypte naam, een getekende handtekening of een klik.Meer in de begrippenlijst and Records Act (New York State Technology Law, s.304(2)). Zie de pagina over het recht van New York.

De versie van Californië wacht op verificatie en wordt op de pagina over het recht van Californië behandeld zodra ze is gecontroleerd.

In Schotland mag een document in meerdere exemplaren (counterpartsexemplaarEen exemplaar (counterpart) is een van meerdere identieke kopieën van een contract, elk getekend door verschillende partijen, die samen één overeenkomst vormen.Meer in de begrippenlijst) worden ondertekend, en mag een traditioneel of elektronisch document elektronisch worden overgedragen (Legal Writings (Counterparts and Delivery) (Scotland) Act 2015).

In de praktijk betekent dat dat elke kant haar eigen exemplaar kan tekenen, een exemplaar (counterpart), en dat de exemplaren per e-mail of via een tekenlink kunnen worden verstuurd. De pagina over het recht van Schotland heeft de bronvermelding.

In England & Wales is een akte (deed) de belangrijkste. Het rapport van de Law Commission zegt dat een akte nog steeds moet worden ondertekend in de fysieke aanwezigheid van een getuige die de handtekening bevestigt, ook als de akte elektronisch wordt ondertekend (Law Commission, Electronic execution of documents, 2019).

Dat komt overeen met de wet voor natuurlijke personen: een akte is alleen rechtsgeldig ondertekend als ze wordt getekend in aanwezigheid van een getuige die de handtekening bevestigt en als akte wordt overgedragen (Law of Property (Miscellaneous Provisions) Act 1989, s.1(2)–(3)).

De meeste alledaagse klantcontracten, zoals een dienstenovereenkomst, een wederzijdse geheimhoudingsovereenkomst (NDA) of een aanbiedingsbrief, worden meestal ondertekend als gewone overeenkomsten in plaats van akten. Akte of overeenkomst legt uit hoe je ziet welke van de twee je hebt.

“Elektronische handtekening” omvat meerdere methoden, en dagelijks zien ze er heel verschillend uit:

• Getypte naam. Een naam onderaan een e-mail of formulier.
• Getekende handtekening. Een handtekening getekend met een vinger of muis op een scherm.
• Klikken om te tekenen. Een knop zoals “Ik ga akkoord en teken”, gekoppeld aan een ingelogd of geverifieerd e-mailadres.
• Handtekeningen op basis van certificaten. Handtekeningen ondersteund door een digitaal certificaat dat aan de ondertekenaar is uitgegeven, gebruikelijk in sommige sectoren en landen.

De hierboven genoemde bronnen richten zich op bedoeling en vormvereisten in plaats van op één methode. Voor England & Wales stelt het rapport van de Law Commission uit 2019 de toets rond de vraag of de ondertekenaar het document wil bekrachtigen. Wat in de praktijk meer verschilt, is hoeveel bewijs elke methode achterlaat, en dat is de volgende vraag.

De wet hierboven gaat over de vraag of een elektronische handtekening telt. Dagelijks is de praktische vraag of je kunt laten zien wie wat wanneer heeft getekend. Tekentools leggen meestal vast:

• de exacte versie van het document die elke persoon zag
• de naam en het e-mailadres van elke ondertekenaar
• het tijdstip van elke handtekening
• een audittrail van openen, bekijken en wijzigen

Op Contracts.io stelt Lex het contract op, deel je één link en spreken beide kanten dezelfde vaste versie af en tekenen die. Het is gratis voor de andere kant.