Hoe schrijf je een contract?

Een werkend contract beantwoordt een korte lijst vragen op een manier die beide kanten hetzelfde lezen:

• Wie komt overeen, met hun volledige juridische namen.
• Wat elke kant gaat doen, opleveren of betalen.
• Wanneer het gebeurt, en hoe “klaar” eruitziet.
• Hoeveel, en wanneer het geld beweegt.
• Wat er gebeurt als het misgaat, verandert of vroegtijdig eindigt.
• Welk recht de tekst uitlegt, en waar een geschil heen gaat.

Juristen beschrijven de ingrediënten van een contract met woorden als aanbod, aanvaarding en tegenprestatie (consideration)tegenprestatieTegenprestatie (consideration) is wat elke partij geeft of belooft in ruil voor de belofte van de ander in een contract.Meer in de begrippenlijst. De begrippenlijst behandelt die. Deze gids blijft bij de praktische kant: wat je beslist, en hoe je het opschrijft zodat het moeilijk verkeerd te lezen is. Begin je met een chatbot, lees dan /blog/can-i-use-chatgpt-to-write-a-contract voor wat je hem vraagt en wat je controleert voordat je iets verstuurt.

Opstellen gaat sneller als de beslissingen al zijn genomen. Een checklist die het meeste klantwerk dekt:

1. Het soort deal. Eén klus, doorlopend werk, een retainer, een aanstelling of een bekendmaking vóór een deal. Dat bepaalt het sjabloon.
2. De opdracht. De op te leveren resultaten, in een lijst. Wat buiten de opdracht valt, ook in een lijst.
3. Het prijsmodel. Vaste vergoeding, dagtarief, maandelijkse retainerretainerEen retainer is een regeling waarbij een klant een vaste vergoeding betaalt om een vast aantal uren of doorlopende beschikbaarheid van een leverancier te verzekeren.Meer in de begrippenlijst of per resultaat.
4. Het betalingsschema. Aanbetaling, mijlpalenmijlpaalEen mijlpaal is een omschreven punt in een project, vaak gekoppeld aan een op te leveren resultaat en een betaling.Meer in de begrippenlijst of factuur bij afronding. Dagen om te betalen.
5. Eigendom. Is de klant volledig eigenaar van het werk, of krijgt hij een licentie om het te gebruiken?
6. Risico. Is er een plafond op wat elke kant kan vorderen? Zijn er vrijwaringen?
7. De uitgang. Hoe elke kant het kan beëindigen, met welke opzegtermijn, en wat wordt betaald voor verricht werk.
8. Het toepasselijke recht. Welk rechtsstelsel het contract uitlegt. Deze gids beveelt er geen aan.

Kun je een van deze nog niet beantwoorden, dan is dat meestal het gesprek dat je met de andere kant moet voeren vóór het opstellen, niet erna.

Gebruik volledige juridische namen, geen handelsnamen. Bij een bedrijf is dat meestal de geregistreerde naam, het bedrijfsnummer en het geregistreerde adres. Bij een eenmanszaak of freelancer de eigen naam van de persoon, met zo nodig een handelsnaam.

Voorbeeld

Deze overeenkomst wordt gesloten tussen Northlight Studio Ltd (bedrijfsnummer 01234567), met geregistreerd kantoor aan 1 Example Street, Londen ("de Studio"), en Ana Ruiz, handelend onder de naam Ruiz Design, wonend aan 22 Sample Road, Leeds ("de Ontwerper").

Korte aanduidingen als “de Studio” en “de Ontwerper” lezen makkelijker dan “Partij A” en “Partij B”, en ze maken elke verplichting in één oogopslag duidelijk.

Dit is het onderdeel waar de meeste geschillen op terugkomen, dus het is de meeste zorg waard.

• Noem op te leveren resultaten als zelfstandige naamwoorden. “Een marketingwebsite van vijf pagina's”, “drie logo-concepten”, “één bewerking van 30 minuten”.
• Zeg wat buiten de opdracht valt. “Copywriting en fotografie zijn niet inbegrepen.”
• Noem herzieningen. “Twee rondes herzieningen per resultaat.”
• Definieer acceptatie. Wie keurt goed, hoe, en wat er gebeurt als ze niets zeggen. Een gebruikelijk patroon is stilzwijgende acceptatie na een vast aantal werkdagen.
• Noem afhankelijkheden. Wat de klant levert, en wanneer, zodat de data houden.

Bij terugkerend werk komen de vaste voorwaarden vaak in een dienstenovereenkomst en elke klus in een opdrachtomschrijving (SOW). Wat een opdrachtomschrijving toevoegt legt de scheiding uit.

Een duidelijke betalingsclausule beantwoordt vijf dingen: hoeveel, wanneer het wordt gefactureerd, wanneer het verschuldigd is, hoe het wordt betaald en wat er gebeurt als het te laat is.

Voorbeeld

De Opdrachtgever betaalt de vergoeding van 6.000 GBP in twee delen: 50% bij ondertekening en 50% bij oplevering van de definitieve bestanden. Elke factuur is verschuldigd binnen 14 dagen na de factuurdatum.

Voor schulden tussen bedrijven in het Verenigd Koninkrijk wordt de wettelijke rente bij te late betaling vastgesteld bij besluit op grond van de Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, en gov.uk noemt het tarief 8% plus de basisrente van de Bank of England (Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, s.6; gov.uk guidance). Veel contracten noemen de wet zodat beide kanten weten dat ze geldt.

Net 30, net 14, bij ontvangst behandelt de afkortingen, en de pagina over de clausule over betalingsvoorwaarden heeft meer formuleringen.

Naast de deal zelf bevatten de meeste zakelijke contracten een bekende set:

• Beperking van aansprakelijkheid. Een plafond op wat elke kant kan vorderen. In England & Wales kan aansprakelijkheid voor overlijden of letsel door nalatigheid niet worden uitgesloten of beperkt door een contractbepaling, en andere aansprakelijkheid voor nalatigheid alleen voor zover de bepaling redelijk is (Unfair Contract Terms Act 1977, s.2).
• Intellectueel eigendom. Wie eigenaar is van wat wordt gemaakt, en wanneer het eigendom overgaat. Vaak bij volledige betaling.
• Geheimhouding. Wat elke kant privé houdt, en hoe lang.
• Beëindiging. Hoe elke kant het beëindigt, en wat wordt betaald voor verricht werk.
• Toepasselijk recht en bevoegde rechter. Welk recht het contract uitlegt en welke rechters geschillen behandelen.
• Volledige overeenkomst. Dat het getekende document de deal is, niet eerdere e-mails.
• Rechten van derden. In England & Wales kan iemand die geen partij is een bepaling afdwingen als het contract dat zegt of als de bepaling hem een voordeel lijkt toe te kennen, tenzij het contract anders aantoont, en contracten sluiten dit recht vaak uit (Contracts (Rights of Third Parties) Act 1999, s.1).

Niet elk contract heeft elke clausule nodig. Een korte wederzijdse geheimhoudingsovereenkomst (NDA) heeft er minder dan een dienstenovereenkomst.

Begrijpelijke taal is geen informele taal. Het is dezelfde betekenis in minder, gewonere woorden.

• Eén idee per zin.
• Actieve vorm. “De Opdrachtgever betaalt” in plaats van “betaling zal worden verricht”.
• Gedefinieerde begrippen, consequent gebruikt. Heet het één keer “de Resultaten”, dan heet het elke keer “de Resultaten”.
• Getallen als cijfers. “14 dagen”, niet “veertien (14) dagen”.
• Geen synoniemen voor de afwisseling. Een lezer neemt aan dat een ander woord iets anders betekent.

Voorbeeld

Voor: Niettegenstaande hetgeen hierin anderszins is bepaald, is de Leverancier gerechtigd de uitvoering van de Diensten op te schorten indien enig bedrag onbetaald blijft.

Na: Is een factuur 7 dagen na de vervaldatum onbetaald, dan mag de Leverancier het werk stilleggen tot ze is betaald.

De tweede versie is korter en ook preciezer: ze zegt wanneer het recht ingaat.

Een laatste ronde die helpt: lees elke “mag”, “zal” en “moet” in het concept. “Zal” en “moet” scheppen verplichtingen, “mag” schept een keuze. Ze door elkaar halen is een van de meest voorkomende manieren waarop een contract in begrijpelijke taal iets zegt wat de schrijver niet bedoelde.

De meeste problemen in contracten van kleine bedrijven komen voort uit een korte lijst gaten in plaats van uit ingewikkelde formuleringen:

• Vage op te leveren resultaten. “Merkvernieuwing” of “website-updates” zonder lijst. Elke kant leest haar eigen versie in de woorden.
• Geen acceptatiestap. Niemand zegt wanneer het werk klaar is, dus de laatste factuur heeft geen duidelijke trigger.
• Onbeperkte herzieningen. Zwijgen over herzieningen wordt meestal gelezen als “tot de klant tevreden is”.
• Eigendom bij ondertekening. IE gaat over op de klant voordat die heeft betaald, zodat de leverancier het werk weggeeft en daarna de factuur najaagt.
• Geen uitgang. Geen opzegtermijn of betaling voor verricht werk, dus vroegtijdig stoppen wordt een onderhandeling.
• Gekopieerde clausules die niet passen. Een clausule uit een veel groter contract, met gedefinieerde begrippen die nergens anders in het document voorkomen.
• Twee versies in omloop. Elke kant tekent een iets ander concept.

Elk is makkelijk te herstellen bij het opstellen en moeilijk zodra het werk is begonnen. Het contract één keer lezen vanuit het standpunt van de andere kant vangt de meeste: waar zou je, als je de klant of de leverancier was, tegenin gaan?

Tekenen is het duidelijkste bewijs dat beide kanten dezelfde versie hebben afgesproken.

In England & Wales is een elektronische handtekening toelaatbaar als bewijs bij elke vraag over de echtheid of integriteit van een communicatie of van gegevens (Electronic Communications Act 2000, s.7). Het rapport van de Law Commission uit 2019 zegt dat een elektronische handtekening juridisch gezien een document, ook een akte (deedakteEen akte (deed) is een formeel schriftelijk document dat aan bijzondere ondertekeningsregels voldoet, vaak gebruikt als de ene kant niets terugkrijgt.Meer in de begrippenlijst), kan laten ondertekenen als de ondertekenaar het wil bekrachtigen en aan eventuele vormvereisten is voldaan.

In de VS zegt de federale ESIGN Act dat een contract niet alleen rechtsgevolg mag worden ontzegd omdat het elektronisch is (15 U.S.C. 7001(a)). De regels van de staten wachten hier op verificatie.

Een akte (deed) is anders. Ze moet op het eerste gezicht duidelijk maken dat ze een akte is, en een natuurlijk persoon tekent er alleen rechtsgeldig een als hij ondertekent in aanwezigheid van een getuige die de handtekening bevestigt en de akte als akte wordt overgedragen (Law of Property (Miscellaneous Provisions) Act 1989, s.1(2)–(3)). Akte of overeenkomst legt uit wanneer dat speelt.

Een paar gewoonten maken het getekende contract later nuttig:

• Bewaar één vast exemplaar. De getekende versie, niet het laatste concept in iemands inbox.
• Leg wijzigingen schriftelijk vast. Een korte wijziging of een addendumaddendumEen addendum is een korte, schriftelijke wijziging van een bestaand contract, door beide kanten getekend, zodat de oorspronkelijke voorwaarden gelijk blijven behalve wat het addendum bijwerkt.Meer in de begrippenlijst, of een nieuwe opdrachtomschrijving (SOW), getekend door beide kanten.
• Zet de data in je agenda. Verlenging, opzegtermijnen, betalingsmijlpalen.
• Ken de termijnen. In England & Wales kan een vordering uit een gewone overeenkomst niet meer worden ingesteld na zes jaar vanaf het ontstaan van de vordering; voor een vordering uit een akte geldt twaalf jaar (Limitation Act 1980, ss.5 and 8).

Op Contracts.io beschrijf je de deal in één zin, stelt Lex hem op, deel je één link en spreken beide kanten dezelfde versie af en tekenen die. Het is gratis voor de andere kant.