Akte of overeenkomst: welke teken je?

In één regel. Een akte (deed)akteEen akte (deed) is een formeel schriftelijk document dat aan bijzondere ondertekeningsregels voldoet, vaak gebruikt als de ene kant niets terugkrijgt.Meer in de begrippenlijst is een document dat met extra vormvereisten wordt ondertekend en op het eerste gezicht duidelijk maakt dat het een akte wil zijn.

De meeste contracten zijn gewone overeenkomsten: beide kanten tekenen en daarmee is het klaar. Een akte voegt eisen toe over hoe ze wordt geschreven, ondertekend en getuigd. In ruil daarvoor heeft ze enkele andere gevolgen, waarvan de duidelijkste een langere verjaringstermijn is.

Mensen komen er meestal een tegen via een kop (“This Deed is made on...”) of een ondertekeningsblok dat om een getuige vraagt.

De wet stelt drie eisen voor een natuurlijk persoon. Een akte moet op het eerste gezicht duidelijk maken dat ze een akte wil zijn, en ze is door een natuurlijk persoon alleen rechtsgeldig ondertekend als ze wordt getekend in aanwezigheid van een getuige die de handtekening bevestigt en als akte wordt overgedragen (Law of Property (Miscellaneous Provisions) Act 1989, s.1(2)–(3)).

In de praktijk ziet dat er zo uit:

• woorden als “executed as a deed” in het document en het ondertekeningsblok
• een getuige die de handtekening ziet zetten en daarna zelf tekent, met naam en adres
• overdracht (delivery), het moment waarop de ondertekenaar de akte als bindend behandelt

Bedrijven hebben eigen regels voor ondertekening, die buiten dit bericht vallen.

Omdat de Limitation Act ze verschillend behandelt. Een vordering uit een gewone overeenkomst kan niet meer worden ingesteld na zes jaar vanaf het ontstaan van de vordering; voor een vordering uit een akte (specialty) geldt twaalf jaar (Limitation Act 1980, ss.5 and 8).

Dat is vaak de reden waarom voor een akte wordt gekozen. Een partij die de mogelijkheid wil om langer te kunnen claimen, bijvoorbeeld onder een garantie of een waarborg bij een verkoop, kan vragen om het document als akte op te stellen.

Ja, met een getuige. Het rapport van de Law Commission uit 2019 zegt dat een elektronische handtekening juridisch gezien een document, ook een akte, kan laten ondertekenen, als de ondertekenaar het wil bekrachtigen en aan de vormvereisten is voldaan. Hetzelfde rapport zegt dat een akte nog steeds moet worden ondertekend in de fysieke aanwezigheid van een getuige die de handtekening bevestigt, ook als ze elektronisch wordt ondertekend (Law Commission, Electronic execution of documents, 4 September 2019).

Een getuige op afstand in een videogesprek is dus niet wat het rapport beschrijft. De getuige is in de kamer. Is een elektronische handtekening juridisch bindend? behandelt het bredere beeld van elektronische handtekeningen.

Niet vaak, maar op een paar terugkerende plekken:

• IE-overdrachten. Sommige klanten vragen om een losse overdracht van intellectueel eigendom als akte, vooral als er weinig of niets voor de overdracht zelf wordt betaald.
• Garanties. Een bestuurder die instaat voor de betalingen van een bedrijf.
• Schikkingen en kwijtingen. Waar een kant een vordering opgeeft.
• Wijzigingen zonder nieuwe betaling. Voorwaarden wijzigen waarbij een kant niets nieuws terugkrijgt, en daar komt tegenprestatie (consideration)tegenprestatieTegenprestatie (consideration) is wat elke partij geeft of belooft in ruil voor de belofte van de ander in een contract.Meer in de begrippenlijst om de hoek kijken.

Alledaags klantwerk, zoals een dienstenovereenkomst, een adviesovereenkomst of een fotolicentie, wordt meestal als gewone overeenkomst ondertekend.

Kijk op drie plekken:

1. De kop en de openingswoorden. “This Deed” of “executed as a deed” is het signaal dat de wet vraagt.
2. Het ondertekeningsblok. Een ruimte voor de handtekening, naam en adres van een getuige wijst op een akte.
3. De formulering over overdracht. Zinnen als “delivered on the date stated above”.

Als niets hiervan voorkomt, is het vrijwel zeker een gewone overeenkomst. Komen ze wel voor en verwachtte je ze niet, dan is het redelijk om te vragen waarom de andere kant een akte wil.

Praktische punten als je er wel een tekent: regel de getuige vóór het moment van tekenen, niet op de dag zelf; controleer dat naam en adres van de getuige zijn ingevuld, niet alleen de handtekening; en bewaar de gedateerde, overgedragen versie bij de rest van het contractdossier. Een akte met een ontbrekende getuigenregel is een veelvoorkomende reden dat een document wordt teruggestuurd en opnieuw getekend.