Exemplaar (counterpart)

Tekenen in exemplaren (counterparts) betekent dat elke partij haar eigen kopie van hetzelfde document tekent, in plaats van dat iedereen één origineel tekent. De getekende kopieën worden dan samengevoegd en als één overeenkomst behandeld. Dat is gebruikelijk als de partijen op verschillende plekken zijn, of als handtekeningen over meerdere dagen worden verzameld. Een freelancer in Manchester en een klant in Austin hoeven niet te wachten tot één pdf de wereld rondgaat.

Contracten bevatten vaak een korte clausule over exemplaren die zegt dat de overeenkomst in een willekeurig aantal exemplaren mag worden ondertekend en dat ze samen één document vormen. Veel zeggen ook dat een kopie die per e-mail is verstuurd of elektronisch is getekend als origineel telt. Zonder die regel maken sommige mensen zich nog zorgen dat alleen een origineel met natte inkt “telt”. De clausule is er om die zorg vooraf weg te nemen.

In Schotland zegt de Legal Writings (Counterparts and Delivery) (Scotland) Act 2015 dat een document in meerdere exemplaren mag worden ondertekend, en dat een traditioneel of elektronisch document elektronisch mag worden overgedragen. Dat is de onderbouwde regel. Op andere plekken zijn clausules over exemplaren nog steeds de gebruikelijke zakelijke praktijk, ook als op deze pagina geen enkele wet wordt genoemd.

In een tweezijdige kamer is de praktische versie eenvoudiger: beide kanten tekenen dezelfde vastgezette tekst. De clausule over exemplaren helpt nog steeds als de ene persoon een gedownloade pdf tekent en de ander in de browser, of als een bestuurder een dag later tekent dan de freelancer. Bewaar de getekende exemplaren samen met de definitieve tekst. Teken niet twee licht afwijkende concepten en noem ze exemplaren.

Overdracht (delivery) is de stille tweelingzus van exemplaren. Een handtekening op iemands laptop is weinig waard als de andere kant haar nooit ontvangt. Clausules zeggen vaak dat het mailen van een getekende pdf, of het afronden van de tekenstappen op een link, genoeg is om het exemplaar over te dragen. Dat past bij hoe bureaus echt afsluiten: stuur het getekende bestand, bevestig ontvangst, begin met het werk.