Co zrobić, gdy klient nie płaci mojej faktury freelancera (Wielka Brytania)?

Sprawdź umowę, potwierdź, że faktura dotarła, i wyślij krótkie pisemne przypomnienie z kwotą i pierwotnym terminem płatności. Zanotuj, czy klient to firma, czy konsument, bo odsetki ustawowe dotyczą wyłącznie relacji między przedsiębiorcami. Zachowaj każdy mail. Jeśli nadal nie zapłaci, wyślij wezwanie przedsądowe (letter before action).

Pierwszy monit jest spokojny i konkretny:

• numer i data faktury
• kwota
• termin płatności z umowy lub data wystawienia faktury
• dane do przelewu
• krótki nowy termin, 7 dni

Zanim napiszesz, sprawdź podpisane warunki płatności. Jeśli umowa już pozwala wstrzymać pracę, napisz, że z tego prawa skorzystasz. Jeśli uzależnia przeniesienie praw IP od pełnej zapłaty, napisz, że licencja lub przeniesienie jeszcze nie nastąpiły.

Pisz rzeczowo. Zachowaj całą korespondencję. Ta strona dotyczy England and Wales; procedura w Scotland i Northern Ireland jest inna.

Tak, od faktury między przedsiębiorcami. Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 domyślnie daje prawo do odsetek ustawowych w wysokości 8% powyżej stopy bazowej Bank of England. Nie dotyczy klientów będących konsumentami. Jeśli Twoja umowa ustala już inną stopę odsetek, obowiązuje stopa umowna zamiast ustawowej.

Ustawa jest na legislation.gov.uk. Wskazówki GOV.UK o opóźnionych płatnościach handlowych podają stopę ustawową jako 8% plus stopa bazowa Bank of England. Nie podajemy tu wartości stopy bazowej, bo się zmienia; sprawdź aktualną stawkę, gdy liczysz odsetki.

Kilka ograniczeń, które zaskakują:

• Tylko między przedsiębiorcami. Obie strony muszą działać w ramach działalności gospodarczej. Para zamawiająca album ślubny to konsument. Marka zamawiająca kampanię nim nie jest.
• Stopa umowna zastępuje ustawową. Jeśli Twoja umowa dla freelancera podaje już stopę odsetek, to na nią się powołujesz, a nie na domyślną stopę z ustawy.
• Odsetki proste, naliczane od dnia po upływie terminu płatności.

Typowe brzmienie znajdziesz w klauzuli o warunkach płatności oraz w Net 30, net 14, płatność przy odbiorze.

Gdy zaczną biec odsetki ustawowe od kwalifikującego się długu między przedsiębiorcami, możesz też żądać stałej kwoty na pokrycie kosztów odzyskiwania: £40 poniżej £1,000, £70 od £1,000 do £9,999.99 i £100 od £10,000 wzwyż. Ta kwota jest doliczana do odsetek, na podstawie tej samej ustawy z 1998 r. Nie dotyczy klientów będących konsumentami.

Sekcja 5A Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 ustala stałe kwoty:

Ta rekompensata jest dodatkiem do odsetek ustawowych. Jeśli uzasadnione koszty odzyskiwania przekraczają stałą kwotę, ustawa pozwala żądać także różnicy.

Ponownie: to prawo dotyczy tylko relacji między przedsiębiorcami. Wpisz żądaną kwotę do wezwania przedsądowego, z linijką pokazującą, jak policzyłeś odsetki, i powołaj się na ustawę. Strona GOV.UK o opóźnionych płatnościach handlowych omawia te same kwoty.

Wskaż strony, niezapłaconą fakturę, kwotę, termin płatności i nowy termin, który teraz dajesz. Daj 14 dni, a 30 dni, jeśli dłużnik jest osobą fizyczną, zgodnie z Pre-Action Protocol for Debt Claims. Dołącz fakturę, napisz, że wniesiesz pozew do sądu, jeśli nie zapłaci, i pisz rzeczowo.

Skuteczne wezwanie przedsądowe zawiera:

• kim jesteś i kim jest dłużnik, z pełnymi nazwami prawnymi
• numer faktury, datę, kwotę i pierwotny termin płatności
• jakiej pracy dotyczyła faktura
• odsetki i stałą rekompensatę, z nazwą ustawy, jeśli ich żądasz
• jak zapłacić
• nowy termin
• że zamierzasz wnieść pozew do sądu, jeśli do tego czasu nie zapłaci ani nie zakwestionuje długu

Ile dać czasu. Czternaście dni to okno dla dłużnika będącego spółką. Jeśli dłużnik jest osobą fizyczną, w tym jednoosobowym przedsiębiorcą (sole trader), obowiązuje Pre-Action Protocol for Debt Claims i przed wniesieniem pozwu czekasz 30 dni od wezwania. Protokół wymaga też dodatkowych formularzy; przeczytaj go na justice.gov.uk zamiast kopiować wzór z pamięci.

Samo wezwanie jest pismem jawnym, więc możesz pokazać sądowi, że wysłałeś zawiadomienie. Propozycje ugody trafiają do osobnej noty without prejudice„without prejudice”„Without prejudice” to oznaczenie umieszczane zwykle na komunikacji ugodowej, sygnalizujące, że nie ma być używana jako dowód przeciwko nadawcy.Więcej w słowniku. Nie mieszaj obu w jednym chaotycznym mailu.

Wyślij je w sposób, który możesz udowodnić: mail plus list, jeśli masz adres pocztowy. Zachowaj razem z nim podpisaną umowę, fakturę i korespondencję z monitami.

W England and Wales wnosisz pozew o zapłatę, online przez Money Claim Online lub internetową usługę HMCTS do dochodzenia roszczeń pieniężnych. Roszczenia do £10,000 trafiają do ścieżki small claims. Nie zgaduj opłaty sądowej: sprawdź ją na oficjalnej stronie gov.uk z opłatami, bo kwoty się zmieniają.

Poradnik GOV.UK to Make a court claim for money. Większość pozwów o określoną kwotę możesz wnieść online przez HMCTS (w tym Money Claim Online). Potrzebujesz nazwy prawnej i adresu pozwanego, kwoty oraz krótkiego uzasadnienia roszczenia (particulars of claim).

Ścieżka small claims. W England and Wales ścieżka small claims to zwykła ścieżka dla roszczeń o wartości do £10,000 włącznie. W tym przedziale mieści się większość faktur freelancerów.

Opłaty. Opłaty sądowe się zmieniają. Nie podajemy tu kwot. Sprawdź aktualne stawki na GOV.UK, opłaty sądowe w sprawach o zapłatę.

Jeśli uzyskasz wyrok, a dłużnik nadal nie płaci, ten sam poradnik GOV.UK opisuje, co dalej. Nic z tego nie jest powodem, by pominąć wezwanie przedsądowe. Sąd będzie oczekiwał, że spróbowałeś polubownie.

Ta sekcja dotyczy wyłącznie England and Wales. Jeśli umowa wskazuje inne miejsce albo klient jest gdzie indziej, droga dochodzenia roszczenia jest inna. Przy roszczeniu o wysokiej wartości lub pozwanym spoza England and Wales skorzystaj z pomocy solicitora, zobacz /lawyers.

Nadal możesz wystawić fakturę, monitować i w razie potrzeby dochodzić zapłaty. Umowę można zawrzeć mailami, briefem i wykonaniem pracy. Trudniej jednak udowodnić termin płatności, wynagrodzenie i zakres. Zbierz brief, maile, pliki i faktury. Przy następnym zleceniu podpisz warunki, zanim zaczniesz.

Co zebrać:

• brief, ofertę lub zakres prac (SOWzakres pracZakres prac (SOW) to dokument opisujący konkretną pracę, rezultaty, harmonogram i wynagrodzenie za jeden projekt.Więcej w słowniku), nawet jeśli nigdy nie został podpisany
• maile i wiadomości z wynagrodzeniem, terminami lub rezultatami
• dostarczone pliki
• fakturę i każdy monit

Sąd nadal może uznać istnienie umowy na podstawie takiej dokumentacji. Nie może za to wymyślić 14-dniowego terminu płatności, opłaty za zerwanie zlecenia (kill fee)opłata za anulowanieKill fee to płatność należna twórcy lub wykonawcy, gdy klient anuluje projekt przed jego ukończeniem.Więcej w słowniku ani przeniesienia IP po zapłacie, jeśli nikt się na takie zapisy nie zgodził. Odsetki ustawowe z ustawy z 1998 r. mogą nadal przysługiwać od kwalifikującego się długu między przedsiębiorcami nawet bez pisemnej klauzuli o odsetkach.

W England and Wales powództwa z umowy zwykłej (simple contract) nie można wnieść po upływie sześciu lat od chwili powstania podstawy roszczenia (Limitation Act 1980, s.5). Nie zwlekaj ze starą fakturą, aż ten termin stanie się zgadywanką.

Następnym razem zacznij od umowy dla freelancera lub jak napisać umowę i podpisz jedną wspólną wersję, zanim praca się zacznie.

Zapisz warunki finansowe w umowie przed startem: zaliczkę, faktury za etapy, termin płatności, np. 14 lub 30 dni, odsetki za opóźnienie, prawo wstrzymania pracy, opłatę za zerwanie zlecenia (kill fee), jeśli klient zrezygnuje, oraz prawa IP lub licencję, które przechodzą dopiero po pełnej zapłacie. Te zapisy łatwiej uzgodnić na jednym wspólnym projekcie niż później.

Klauzule, które naprawdę zmieniają zachowanie:

• ZaliczkazaliczkaZaliczka to pieniądze płacone z góry, przed główną pracą lub ostatnią fakturą.Więcej w słowniku lub płatność z góry. Praca nie rusza, dopóki pierwsza część nie wpłynie. Zobacz warunki płatności.
• Faktury za etapykamień milowyKamień milowy to określony punkt w projekcie, często powiązany z rezultatem i płatnością.Więcej w słowniku. Każdy etap ma swoją kwotę, więc ostatnia niezapłacona część jest mniejsza.
• Wskazany termin płatności. Net 14 lub net 30Net 30Net 30 oznacza, że klient ma 30 dni od daty faktury na zapłatę.Więcej w słowniku od daty faktury, a nie „po zakończeniu” bez żadnego zegara. Net 30, net 14, płatność przy odbiorze wyjaśnia, kiedy zegar zaczyna biec.
• Odsetki za opóźnienie. Albo z ustawy z 1998 r., albo stawka, którą obie strony wskażą. Strona o opłacie za opóźnieniekara za opóźnienieKara za opóźnienie to dodatkowa opłata lub odsetki naliczane, gdy faktura nie zostanie zapłacona w terminie.Więcej w słowniku omawia typową zamianę, jeśli klient skreśli ten zapis.
• Prawo wstrzymania pracy, gdy faktura jest przeterminowana. Na co dzień często przydatniejsze niż odsetki.
• IP lub licencjalicencjaLicencja to zgoda na korzystanie z pracy w uzgodniony sposób, bez odbierania własności osobie, która ją wykonała.Więcej w słowniku dopiero po zapłacie. Własność lub prawo do korzystania przechodzi, gdy faktura jest uregulowana, a nie gdy wyślesz pliki mailem. Zobacz przeniesienie praw własności intelektualnej.
• Kill fee, jeśli klient zrezygnuje, plus zapłata za wykonaną pracę. Miejscem na wyjście z umowy jest klauzula o rozwiązaniu umowy.

Przykład

Klient zapłaci 40% przy podpisaniu, a resztę w terminie 14 dni od daty każdej faktury. Jeśli faktura pozostaje niezapłacona 7 dni po terminie płatności, Freelancer może wstrzymać pracę do czasu zapłaty. Od zaległych kwot naliczane są odsetki na podstawie Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998. Prawa do Rezultatów przechodzą dopiero po zapłacie w całości.

Prostym językiem: część pieniędzy z góry, dwa tygodnie na zapłatę każdej faktury, pracę można wstrzymać, jeśli klient spóźnia się tydzień, a pliki nie są jego, dopóki nie zapłaci.

Co zawiera umowa freelancera lub wykonawcy i umowy dla freelancerów omawiają resztę dokumentu.

Powiązane: jeśli klient korzysta z plików bez zapłaty, zobacz Klient używa Twojej pracy bez zapłaty. Jeśli zrezygnował, a Ty trzymasz zaliczkę, zobacz Klient zrezygnował: czy możesz zatrzymać zaliczkę?.

W Contracts.io obie strony tworzą, negocjują i podpisują elektronicznie jedną wspólną umowę, więc warunki płatności są wersją, którą obie podpisały. Lex, nasz asystent AI, pomaga napisać zaliczkę, etapy, termin płatności i zapis o wstrzymaniu pracy przy opóźnieniu prostym językiem. Klient otwiera jeden link. Nikt nie przesyła maili z v4_final.

Opisujesz zlecenie w jednym zdaniu. Lex tworzy umowę dla freelancera lub zakres prac (SOW). Udostępniasz jeden link. Klient może Accept, Counter lub Decline na tej samej wersji, a potem oboje podpisujecie elektronicznie. Druga strona nigdy nie płaci i nie potrzebuje konta.

To nie ściągnie za Ciebie faktury. Sprawia jednak, że termin płatności, zaliczka i prawo wstrzymania pracy to słowa, które obie strony podpisały, a nie linijka zagubiona w mailach.