Co zawiera umowa freelancera lub wykonawcy?

Głównie nazwa. Umowa freelancera i umowa niezależnego wykonawcy opisują osobę lub małą firmę wykonującą pracę dla klienta bez stawania się jego pracownikiem.

Nazewnictwo zwykle idzie za rynkiem:

• Wielka Brytania. „Freelance contract” lub „contract for services” (umowa o świadczenie usług) są częste przy pracy kreatywnej.
• USA. „Independent contractor agreement” to zwykły termin i to taką umowę wysyła większość klientów z USA.
• Doradztwo. „Umowa o doradztwo”, gdy praca to porada lub wiedza ekspercka, a nie rezultat.

Struktura pod spodem jest podobna: kto, co, kiedy, za ile, do kogo należy wynik i jak to się kończy.

Szybki sposób wyboru:

• Jeden projekt z wyraźnym rezultatem. Umowa freelancera lub zakres prac (SOW) w ramach istniejącej umowy o świadczenie usług.
• Stała zdolność produkcyjna co miesiąc. Retainer.
• Klient z USA zatrudnia wykonawcę. Umowa niezależnego wykonawcy.
• Porada, strategia lub audyty. Umowa o doradztwo.
• Przekazujesz część zlecenia klienta komuś innemu. Umowa podwykonawcy, która zwykle odzwierciedla warunki z Twojej własnej umowy z klientem.
• Strona internetowa. Budowa strony, która dodaje hosting, przekazanie i uruchomienie.
• Fotografia lub treści. Licencja na zdjęcia lub umowa z influencerem, gdzie główną pracę wykonują prawa do użytkowania.

Studia, które zatrudniają freelancerów i pracują dla klientów, często kończą z trzema dokumentami przy jednym projekcie: umową o świadczenie usług z klientem, zakresem prac dla zlecenia i umową podwykonawcy z każdym freelancerem. Warunki, które najważniejsze jest dopasować, to daty, własność i poufność. Jeśli studio obiecuje klientowi pełną własność, zwykle potrzebuje tego samego od każdego freelancera, inaczej obiecuje coś, czego nie ma.

Krótka lista do ustalenia z klientem najpierw:

1. Rezultaty. Numerowana lista, z tym, co jest wyłączone.
2. Poprawki. Ile rund i czym jest runda.
3. Harmonogram. Data startu, etapy, data dostawy i to, co dostarcza klient, by utrzymać plan.
4. Wynagrodzenie i model. Ryczałt, stawka dzienna lub retainer. Wydatki wliczone lub fakturowane osobno.
5. Harmonogram płatności. Zaliczka, etapy, liczba dni na zapłatę.
6. Własność. Przeniesienie wszystkich praw lub licencja na wskazane sposoby użycia.
7. Użycie w portfolio. Czy freelancer może pokazać pracę i kiedy.
8. Rezygnacja. Okres wypowiedzenia i co jest płatne za wykonaną pracę. Kill feeopłata za anulowanieKill fee to płatność należna twórcy lub wykonawcy, gdy klient anuluje projekt przed jego ukończeniem.Więcej w słowniku, jeśli ma zastosowanie.
9. Prawo właściwe. Które prawo odczytuje umowę. Zwykle strony to uzgadniają; żadnego nie rekomendujemy.

Lex dopytuje o luki, które znajdzie, gdy opisujesz zlecenie, więc projekt wraca z tymi punktami uzupełnionymi.

Rozrost zakresu (scope creep) rzadko jest jedną dużą prośbą. To dziesięć małych, z których każda z osobna jest rozsądna. Umowa może sprawić, że każda będzie widoczna.

• Pisz rezultaty jako rzeczy policzalne. „Trzy koncepcje strony głównej”, a nie „projekt strony głównej”.
• Licz poprawki. „Dwie rundy skonsolidowanych uwag na każdy rezultat.”
• Nazwij elementy poza zakresem. Copywriting, licencje na zdjęcia stockowe, hosting, tłumaczenia.
• Ustal proces zmian. Nowa praca jest wyceniana i dodawana krótką pisemną zmianą podpisaną przez obie strony.

Przykład

Praca nieopisana w Załączniku 1 jest poza zakresem. Freelancer wyceni każdą dodatkową pracę na piśmie, a jej rozpoczęcie nastąpi dopiero po przyjęciu wyceny przez Klienta na piśmie.

Prostym językiem: wszystko dodatkowe dostaje własną wycenę i nic dodatkowego nie rusza, dopóki wycena nie zostanie uzgodniona.

Proces zmian działa tylko wtedy, gdy się go używa. Krótka pisemna notatka („Dodanie czwartej strony docelowej, 600 GBP, dostawa do 14 listopada”) podpisana przez obie strony wystarcza przy większości zleceń. Małe studia często prowadzą bieżący rejestr zmian w projekcie, by końcowa faktura odpowiadała temu, o co klient faktycznie prosił, i nikt nie musiał odtwarzać tego z historii czatu.

Typowe wzorce:

• Zaliczka i reszta. 30 do 50% z góry, reszta przy dostawie. Częste przy nowych klientach.
• Etapykamień milowyKamień milowy to określony punkt w projekcie, często powiązany z rezultatem i płatnością.Więcej w słowniku. Płatność na każdym etapie, np. koncepcje, realizacja i uruchomienie.
• Miesięcznie z góry. Dla retaineraabonamentAbonament (retainer) to ustalenie, w którym klient płaci regularną opłatę, by zarezerwować określony czas lub stały dostęp do wykonawcy.Więcej w słowniku.
• Miesięcznie z dołu. Dla pracy na stawce dziennej, na podstawie ewidencji czasu.

Liczba dni na zapłatę to zwykle 7, 14 lub 30. Net 30, net 14, płatność przy odbiorze omawia te skróty i to, kiedy zaczyna biec zegar.

W przypadku długów między przedsiębiorcami w Wielkiej Brytanii odsetki ustawowe za opóźnienie określa rozporządzenie na podstawie Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, a gov.uk podaje stopę jako 8% plus stopa bazowa Bank of England (Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, s.6; wskazówki gov.uk). Zasady w USA różnią się w zależności od stanu i czekają tu na weryfikację.

Prawo wstrzymania pracy przy przeterminowanej fakturze jest częste i na co dzień często przydaje się bardziej niż odsetki.

Rozstrzyga o tym umowa, a modele są dwa:

• Przeniesienie. Freelancer przenosi własność praw na klienta. Zwykle powiązane z pełną zapłatą, więc własność przechodzi, gdy ostatnia faktura jest opłacona. Zobacz klauzulę o przeniesieniu praw własności intelektualnej.
• Licencja. Freelancer zachowuje własność i daje klientowi zgodę na korzystanie z pracy we wskazany sposób, przez wskazany okres lub na wskazanym terytorium. Częste w fotografii i ilustracji.

Rzeczy, które warto zapisać w obu przypadkach:

• Materiały istniejące wcześniej. Biblioteki kodu, szablony, czcionki lub presety, które freelancer już posiadał. Zwykle są licencjonowane, a nie przenoszone.
• Materiały stron trzecich. Zdjęcia stockowe i czcionki mają własne licencje.
• Prawa do portfolio. Zgoda na pokazanie pracy, czasem po dacie uruchomienia.

Przykład

Po zapłacie w całości Freelancer przenosi na Klienta wszelkie prawa do Rezultatów, z wyjątkiem materiałów istniejących wcześniej Freelancera, których licencji udziela Klientowi do korzystania w ramach Rezultatów.

Większość umów freelancerów i wykonawców ogranicza odpowiedzialność, zwykle do wysokości opłat zapłaconych na podstawie umowy lub ich wielokrotności. Klienci czasem proszą, by pewne rzeczy znalazły się poza limitem, takie jak naruszenie poufności lub zwolnienie z odpowiedzialności w sprawie IP.

W England and Wales istnieje dolna granica. Odpowiedzialności za śmierć lub uszkodzenie ciała spowodowane zaniedbaniem nie można wyłączyć ani ograniczyć zapisem umownym, a inną odpowiedzialność z tytułu zaniedbania można ograniczyć tylko w stopniu, w jakim zapis jest rozsądny (Unfair Contract Terms Act 1977, s.2). Strona o klauzuli ograniczenia odpowiedzialności zawiera przykładowe brzmienie.

Wielu freelancerów wyłącza też straty pośrednie, takie jak utracone zyski, i prosi, by limit był wzajemny.

Częste są trzy drogi:

• Zakończenie. Praca jest dostarczona, odebrana i opłacona.
• Wypowiedzenie. Każda ze stron może ją zakończyć z określonym terminem, w pracy projektowej często 7 do 30 dni.
• Naruszenie. Jedna strona może ją zakończyć od razu, jeśli druga poważnie naruszy umowę i nie naprawi tego w określonym czasie.

Najważniejsze jest to, co dzieje się wtedy z pieniędzmi i pracą:

• Dotychczas wykonana praca jest płatna, często proporcjonalnie lub według etapów.
• Może mieć zastosowanie kill fee, jeśli klient zrezygnuje.
• Własność zwykle przechodzi tylko dla pracy, która została opłacona.
• Poufność trwa po zakończeniu.

W England and Wales powództwa z umowy zwykłej (simple contract) nie można wnieść po upływie sześciu lat od chwili powstania podstawy roszczenia (Limitation Act 1980, s.5), co jest jednym z powodów, by trzymać podpisaną kopię. Strona o klauzuli rozwiązania umowy zawiera więcej szczegółów.

Status zatrudnienia i podatkowy wyznaczają przepisy spoza umowy i różnią się w zależności od kraju oraz stanu USA. Przykładami są brytyjskie zasady off-payroll i testy stanowe w USA. Nie zweryfikowaliśmy jeszcze tych zasad z oficjalnymi źródłami, więc ten poradnik ich nie streszcza; czekają na weryfikację.

Umowa może za to dokładnie opisać relację roboczą: kto kontroluje sposób wykonania pracy, czy freelancer może przysłać kogoś innego, kto zapewnia sprzęt i jak freelancer jest opłacany. Zwykłą drogą w sprawach statusu jest lokalny doradca.

Klauzule zakazu konkurencji i inne ograniczające też różnią się zależnie od miejsca, a ten poradnik nie omawia, czy są skuteczne.

Większość umów freelancerów jest podpisywana elektronicznie.

W England and Wales podpis elektroniczny jest dopuszczalny jako dowód w każdej kwestii dotyczącej autentyczności lub integralności komunikatu lub danych (Electronic Communications Act 2000, s.7). W USA ustawa ESIGN stanowi, że umowie nie można odmówić skuteczności prawnej wyłącznie dlatego, że ma formę elektroniczną (15 U.S.C. 7001(a)).

W Contracts.io opisujesz zlecenie w jednym zdaniu, a Lex tworzy umowę. Udostępniasz klientowi jeden link. Obie strony uzgadniają i podpisują tę samą wersję, a dla klienta jest za darmo. Czy podpis elektroniczny jest prawnie wiążący? zawiera szczegóły.