Jak napisać umowę?

Działająca umowa odpowiada na krótką listę pytań w sposób, który obie strony odczytają tak samo:

• Kto się zgadza, z pełnymi nazwami prawnymi.
• Co każda ze stron zrobi, dostarczy lub zapłaci.
• Kiedy to nastąpi i jak wygląda „gotowe”.
• Za ile i kiedy płynie pieniądz.
• Co się stanie, gdy coś pójdzie źle, się zmieni lub skończy wcześniej.
• Jakie prawo odczytuje te słowa i dokąd trafia spór.

Prawnicy opisują składniki umowy słowami takimi jak oferta, przyjęcie oferty i świadczenie wzajemne (consideration)considerationConsideration to to, co każda ze stron daje lub obiecuje w zamian za obietnicę drugiej strony w umowie.Więcej w słowniku. Omawia je słownik. Ten poradnik trzyma się strony praktycznej: co ustalić i jak to zapisać, żeby trudno było to źle zrozumieć. Jeśli zaczynasz od chatbota, przeczytaj /blog/can-i-use-chatgpt-to-write-a-contract, by wiedzieć, o co go prosić i co sprawdzić, zanim cokolwiek wyślesz.

Pisanie idzie szybciej, gdy decyzje są już podjęte. Lista kontrolna obejmująca większość prac dla klientów:

1. Typ transakcji. Jedno zlecenie, praca ciągła, retainer (stała miesięczna współpraca), zatrudnienie lub ujawnienie informacji przed transakcją. To wybiera szablon.
2. Zakres. Rezultaty, w formie listy. Co jest poza zakresem, także w formie listy.
3. Model ceny. Wynagrodzenie ryczałtowe, stawka dzienna, miesięczny retainerabonamentAbonament (retainer) to ustalenie, w którym klient płaci regularną opłatę, by zarezerwować określony czas lub stały dostęp do wykonawcy.Więcej w słowniku lub cena za rezultat.
4. Harmonogram płatności. Zaliczka, etapykamień milowyKamień milowy to określony punkt w projekcie, często powiązany z rezultatem i płatnością.Więcej w słowniku lub faktura po zakończeniu. Liczba dni na zapłatę.
5. Własność. Czy klient staje się właścicielem pracy, czy dostaje licencję na korzystanie z niej?
6. Ryzyko. Czy jest limit tego, czego może dochodzić każda ze stron? Jakieś zwolnienia z odpowiedzialności?
7. Wyjście. Jak każda ze stron może zakończyć umowę, z jakim terminem wypowiedzenia i co jest płatne za wykonaną pracę.
8. Prawo właściwe. Który system prawny odczytuje umowę. Ten poradnik żadnego nie rekomenduje.

Jeśli nie umiesz jeszcze odpowiedzieć na któryś z tych punktów, to zwykle rozmowa, którą trzeba odbyć z drugą stroną przed pisaniem, a nie po nim.

Używaj pełnych nazw prawnych, a nie nazw handlowych. Dla spółki to zwykle nazwa zarejestrowana, numer rejestrowy i adres siedziby. Dla jednoosobowego przedsiębiorcy lub freelancera to imię i nazwisko tej osoby, z nazwą handlową, jeśli to przydatne.

Przykład

Niniejsza umowa zostaje zawarta między Northlight Studio Ltd (numer rejestrowy 01234567) z siedzibą pod adresem 1 Example Street, Londyn („Studio”), a Aną Ruiz, prowadzącą działalność jako Ruiz Design, z adresem 22 Sample Road, Leeds („Projektant”).

Krótkie etykiety, takie jak „Studio” i „Projektant”, czyta się łatwiej niż „Strona A” i „Strona B”, a każdy obowiązek jest od razu czytelny.

To sekcja, do której wraca większość sporów, więc warto włożyć w nią najwięcej staranności.

• Wypisz rezultaty jako rzeczowniki. „Pięciostronicowa strona marketingowa”, „trzy koncepcje logo”, „jeden 30-minutowy montaż”.
• Napisz, co jest poza zakresem. „Copywriting i fotografia nie są wliczone.”
• Nazwij poprawki. „Dwie rundy poprawek na każdy rezultat.”
• Zdefiniuj odbiór. Kto zatwierdza, jak i co się dzieje, gdy nic nie powie. Częsty wzorzec to domniemany odbiór po określonej liczbie dni roboczych.
• Nazwij zależności. Co dostarcza klient i do kiedy, żeby terminy się utrzymały.

Przy pracy powtarzalnej stałe warunki często trafiają do umowy o świadczenie usług, a każde zlecenie do zakresu prac (SOW). Co dodaje zakres prac wyjaśnia ten podział.

Jasna klauzula płatnicza odpowiada na pięć kwestii: ile, kiedy jest fakturowane, kiedy jest płatne, jak jest płacone i co się dzieje, gdy płatność jest spóźniona.

Przykład

Klient zapłaci wynagrodzenie w wysokości 6 000 GBP w dwóch częściach: 50% przy podpisaniu i 50% po dostarczeniu plików finalnych. Każda faktura jest płatna w terminie 14 dni od jej daty.

W przypadku długów między przedsiębiorcami w Wielkiej Brytanii odsetki ustawowe za opóźnienie określa rozporządzenie na podstawie Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, a gov.uk podaje stopę jako 8% plus stopa bazowa Bank of England (Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, s.6; wskazówki gov.uk). Wiele umów wspomina o ustawie, by obie strony wiedziały, że ma zastosowanie.

Net 30, net 14, płatność przy odbiorze omawia te skróty, a strona o klauzuli o warunkach płatności zawiera więcej przykładowego brzmienia.

Poza samą transakcją większość umów handlowych zawiera znany zestaw:

• Ograniczenie odpowiedzialności. Limit tego, czego może dochodzić każda ze stron. W England and Wales odpowiedzialności za śmierć lub uszkodzenie ciała spowodowane zaniedbaniem nie można wyłączyć ani ograniczyć zapisem umownym, a inną odpowiedzialność z tytułu zaniedbania można ograniczyć tylko w stopniu, w jakim zapis jest rozsądny (Unfair Contract Terms Act 1977, s.2).
• Własność intelektualna. Kto jest właścicielem tego, co powstaje, i kiedy własność przechodzi. Często po pełnej zapłacie.
• Poufność. Co każda ze stron zachowuje w tajemnicy i jak długo.
• Rozwiązanie umowy. Jak każda ze stron może ją zakończyć i co jest płatne za wykonaną pracę.
• Prawo właściwe i jurysdykcja. Które prawo odczytuje umowę i które sądy rozstrzygają spory.
• Całość umowy (entire agreement). Że podpisany dokument jest umową, a nie wcześniejsze maile.
• Prawa osób trzecich. W England and Wales osoba niebędąca stroną może egzekwować zapis, jeśli umowa tak stanowi lub jeśli zapis ma na celu przyznanie jej korzyści, chyba że umowa wskazuje inaczej, a umowy często wyłączają to prawo (Contracts (Rights of Third Parties) Act 1999, s.1).

Nie każda umowa potrzebuje każdej klauzuli. Krótka wzajemna umowa o zachowaniu poufności (NDA) zawiera ich mniej niż umowa o świadczenie usług.

Prosty język to nie język potoczny. To to samo znaczenie w mniejszej liczbie, częstszych słów.

• Jedna myśl na zdanie.
• Strona czynna. „Klient zapłaci”, a nie „płatność zostanie dokonana”.
• Pojęcia zdefiniowane, używane konsekwentnie. Jeśli raz jest „Rezultaty”, to za każdym razem jest „Rezultaty”.
• Liczby jako liczby. „14 dni”, a nie „czternaście (14) dni”.
• Bez synonimów dla urozmaicenia. Czytelnik zakłada, że inne słowo oznacza inną rzecz.

Przykład

Przed: Niezależnie od jakichkolwiek postanowień przeciwnych zawartych w niniejszym dokumencie, Dostawca będzie uprawniony do zawieszenia wykonywania Usług w przypadku, gdy jakakolwiek kwota pozostaje należna i niezapłacona.

Po: Jeśli faktura pozostaje niezapłacona 7 dni po terminie płatności, Dostawca może wstrzymać pracę do czasu zapłaty.

Druga wersja jest krótsza i też precyzyjniejsza: mówi, kiedy prawo zaczyna się należeć.

Pomaga ostatnie przejrzenie: przeczytaj każde „może”, „będzie” i „musi” w projekcie. „Będzie” i „musi” tworzą obowiązki, „może” tworzy możliwość. Mieszanie ich to jeden z najczęstszych sposobów, w jaki umowa prostym językiem mówi coś, czego autor nie miał na myśli.

Większość problemów w umowach małych firm wynika z krótkiej listy luk, a nie ze skomplikowanego brzmienia:

• Niejasne rezultaty. „Odświeżenie marki” albo „aktualizacje strony” bez listy. Każda ze stron wczytuje w te słowa własną wersję.
• Brak etapu odbioru. Nikt nie mówi, kiedy praca jest skończona, więc ostatnia faktura nie ma jasnego wyzwalacza.
• Nielimitowane poprawki. Milczenie o poprawkach zwykle czyta się jako „aż klient będzie zadowolony”.
• Własność od podpisania. Prawa IP przechodzą na klienta, zanim zapłaci, więc dostawca oddaje pracę, a potem ściga fakturę.
• Brak wyjścia. Brak okresu wypowiedzenia lub zapłaty za wykonaną pracę, więc wcześniejsze zakończenie staje się negocjacją.
• Skopiowane klauzule, które nie pasują. Klauzula wzięta ze znacznie większej umowy, z pojęciami zdefiniowanymi, których nigdzie indziej w dokumencie nie ma.
• Dwie wersje w obiegu. Każda ze stron podpisuje nieco inny projekt.

Każdy z tych błędów łatwo naprawić przy pisaniu, a trudno, gdy praca już ruszyła. Jedno przeczytanie umowy z punktu widzenia drugiej strony wyłapuje większość: gdybyś był klientem lub dostawcą, gdzie byś naciskał?

Podpis to najjaśniejszy dowód, że obie strony zgodziły się na tę samą wersję.

W England and Wales podpis elektroniczny jest dopuszczalny jako dowód w każdej kwestii dotyczącej autentyczności lub integralności komunikatu lub danych (Electronic Communications Act 2000, s.7). Raport Law Commission z 2019 r. mówi, że podpis elektroniczny w świetle prawa może służyć do zawarcia dokumentu, w tym aktu (deeddeedDeed to formalny dokument pisemny spełniający szczególne zasady podpisywania, używany zwykle wtedy, gdy jedna strona nie otrzymuje nic w zamian.Więcej w słowniku), o ile podpisujący zamierza uwierzytelnić dokument i spełnione są wszelkie wymogi formalne.

W USA federalna ustawa ESIGN stanowi, że umowie nie można odmówić skuteczności prawnej wyłącznie dlatego, że ma formę elektroniczną (15 U.S.C. 7001(a)). Przepisy stanowe czekają tu na weryfikację.

Akt (deed) to coś innego. Musi być z samej treści wyraźnie aktem, a osoba fizyczna zawiera go skutecznie tylko wtedy, gdy jest podpisany w obecności poświadczającego świadka i doręczony jako akt (Law of Property (Miscellaneous Provisions) Act 1989, s.1(2)–(3)). Akt czy umowa wyjaśnia, kiedy to wchodzi w grę.

Kilka nawyków sprawia, że podpisana umowa przydaje się później:

• Trzymaj jedną ustaloną kopię. Wersję podpisaną, a nie ostatni projekt w czyjejś skrzynce.
• Zmiany wprowadzaj na piśmie. Krótka zmiana lub aneks (addendum)aneksAneks to krótka pisemna zmiana istniejącej umowy, podpisana przez obie strony, tak że pierwotne warunki pozostają takie same poza tym, co aktualizuje aneks.Więcej w słowniku albo nowy zakres prac (SOW), podpisany przez obie strony.
• Wpisz daty do kalendarza. Odnowienie, terminy wypowiedzenia, etapy płatności.
• Znaj terminy przedawnienia. W England and Wales powództwa z umowy zwykłej (simple contract) nie można wnieść po upływie sześciu lat od chwili powstania podstawy roszczenia; powództwo z aktu (deed) ma dwanaście lat (Limitation Act 1980, ss.5 i 8).

W Contracts.io opisujesz transakcję w jednym zdaniu, Lex ją tworzy, udostępniasz jeden link, a obie strony uzgadniają i podpisują tę samą wersję. Dla drugiej strony jest za darmo.