Akt czy umowa: co podpisujesz?

W jednym zdaniu. Akt (deed)deedDeed to formalny dokument pisemny spełniający szczególne zasady podpisywania, używany zwykle wtedy, gdy jedna strona nie otrzymuje nic w zamian.Więcej w słowniku to dokument podpisany z dodatkową formalnością, z którego na pierwszy rzut oka widać, że ma być aktem.

Większość umów to proste umowy: obie strony podpisują i to wszystko. Akt dodaje wymogi co do sposobu napisania, podpisania i poświadczenia. W zamian niesie nieco inne skutki, z których najwyraźniejszy to dłuższy okres przedawnienia.

Ludzie zwykle spotykają go po nagłówku („This Deed is made on...”) albo bloku podpisu, który wymaga świadka.

Ustawa wyznacza trzy wymogi dla osoby fizycznej. Akt musi jasno wskazywać na swojej treści, że ma być aktem, i jest ważnie wykonany przez osobę fizyczną tylko wtedy, gdy podpisano go w obecności świadka poświadczającego podpis i doręczono jako akt (Law of Property (Miscellaneous Provisions) Act 1989, s.1(2)–(3)).

W praktyce wygląda to tak:

• słowa takie jak „executed as a deed” w dokumencie i bloku podpisu
• świadek, który obserwuje podpis, a potem sam się podpisuje, wpisując imię, nazwisko i adres
• doręczenie, czyli moment, w którym podpisujący uznaje akt za wiążący

Spółki mają własne zasady wykonania, które wykraczają poza ten wpis.

Bo Limitation Act traktuje je inaczej. Powództwa z prostej umowy nie można wnieść po sześciu latach od powstania podstawy roszczenia; powództwo z dokumentu specjalnego (specialty), takiego jak akt, ma dwanaście lat (Limitation Act 1980, ss.5 i 8).

Często to właśnie powód wyboru aktu. Strona, która chce mieć możliwość dochodzenia roszczeń dłużej, na przykład z gwarancji lub zapewnienia udzielonego przy sprzedaży, może poprosić, by dokument był aktem.

Tak, ze świadkiem. Raport Law Commission z 2019 roku mówi, że podpis elektroniczny może w świetle prawa służyć do wykonania dokumentu, w tym aktu, jeśli podpisujący zamierza go uwierzytelnić i spełnione są wymogi formalne. Ten sam raport mówi, że akt nadal musi być podpisany w fizycznej obecności świadka poświadczającego podpis, nawet gdy jest podpisany elektronicznie (Law Commission, Electronic execution of documents, 4 września 2019).

Świadek zdalny na wideorozmowie nie jest więc tym, co opisuje raport. Świadek jest w pomieszczeniu. Czy podpis elektroniczny jest prawnie wiążący? opisuje szerszy obraz podpisów elektronicznych.

Niezbyt często, ale w kilku powtarzających się miejscach:

• Przeniesienie IP. Niektórzy klienci proszą o samodzielne przeniesienie praw własności intelektualnej w formie aktu, zwłaszcza gdy za samo przeniesienie płaci się niewiele lub nic.
• Gwarancje. Dyrektor gwarantujący płatności spółki.
• Ugody i zwolnienia z roszczeń. Gdy jedna strona rezygnuje z roszczenia.
• Zmiany bez nowej płatności. Zmiana warunków, gdy jedna strona nie dostaje w zamian nic nowego, a wtedy pojawia się świadczenie wzajemne (consideration)considerationConsideration to to, co każda ze stron daje lub obiecuje w zamian za obietnicę drugiej strony w umowie.Więcej w słowniku.

Codzienną pracę z klientami, taką jak umowa o świadczenie usług, umowa o doradztwo czy licencja na zdjęcia, podpisuje się zwykle jako prostą umowę.

Spójrz na trzy miejsca:

1. Nagłówek i słowa otwierające. „This Deed” lub „executed as a deed” to sygnał, którego wymaga ustawa.
2. Blok podpisu. Miejsce na podpis, imię, nazwisko i adres świadka wskazuje na akt.
3. Sformułowanie o doręczeniu. Zwroty takie jak „delivered on the date stated above”.

Jeśli żadne z nich się nie pojawia, to prawie na pewno prosta umowa. Jeśli się pojawiają, a się ich nie spodziewałeś, rozsądnie jest zapytać, dlaczego druga strona chce aktu.

Praktyczne wskazówki, gdy już podpisujesz: zorganizuj świadka przed terminem podpisania, a nie w dniu; sprawdź, czy imię, nazwisko i adres świadka są wypełnione, a nie tylko jego podpis; i zachowaj datowaną, doręczoną wersję w aktach umowy. Akt z brakującym wierszem świadka to częsty powód odesłania dokumentu do ponownego podpisania.