Wat doe ik als een klant mijn freelancefactuur niet betaalt (Verenigd Koninkrijk)?

Controleer het contract, bevestig dat de factuur is aangekomen en stuur een korte schriftelijke herinnering met het bedrag en de oorspronkelijke vervaldatum. Noteer of de klant een bedrijf of een consument is, want wettelijke rente geldt alleen tussen bedrijven. Bewaar elke e-mail. Betaalt hij nog niet, stuur dan een sommatiebrief (letter before action).

Een eerste aanmaning is rustig en specifiek:

• het factuurnummer en de datum
• het bedrag
• de vervaldatum in het contract, of de datum waarop je factureerde
• de rekeninggegevens
• een korte nieuwe deadline van 7 dagen

Controleer de getekende betalingsvoorwaarden voordat je schrijft. Laat het contract je al het werk stilleggen, zeg dan dat je dat recht gebruikt. Koppelt het IE-overdracht aan volledige betaling, zeg dan dat de licentie of overdracht nog niet heeft plaatsgevonden.

Blijf feitelijk in de toon. Bewaar de draad. Deze pagina is voor England & Wales; de procedure in Schotland en Noord-Ierland is anders.

Ja, bij een factuur tussen bedrijven. De Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 geeft stilzwijgend recht op wettelijke rente van 8% boven de basisrente van de Bank of England. Ze geldt niet voor consumentenklanten. Legt je contract al een ander rentepercentage vast, dan geldt dat contractuele tarief in plaats van het wettelijke.

De wet staat op legislation.gov.uk. De richtlijnen van GOV.UK over te late commerciële betalingen noemen het wettelijke tarief 8% plus de basisrente van de Bank of England. We drukken hier geen basisrente af omdat die verandert; zoek de actuele rente op als je rekent.

Een paar grenzen waar mensen over struikelen:

• Alleen tussen bedrijven. Beide kanten moeten in de uitoefening van een bedrijf handelen. Een stel dat een trouwalbum boekt, is een consument. Een merk dat een campagne boekt, niet.
• Een contractueel tarief vervangt het wettelijke tarief. Noemt je freelanceovereenkomst al een rentepercentage, dan wijs je naar dat tarief, niet naar de standaard van de wet.
• Enkelvoudige rente, lopend vanaf de dag nadat de schuld verschuldigd is.

Voor de gebruikelijke formulering, zie de clausule over betalingsvoorwaarden en Net 30, net 14, bij ontvangst.

Zodra wettelijke rente begint te lopen over een kwalificerende zakelijke schuld, kun je ook een vast incassobedrag vorderen: £40 onder £1.000, £70 van £1.000 tot £9.999,99 en £100 bij £10.000 of meer. Dat komt bovenop de rente, onder dezelfde wet van 1998. Het geldt niet voor consumentenklanten.

Section 5A van de Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 stelt de vaste bedragen vast:

Die vergoeding komt bovenop de wettelijke rente. Komen redelijke incassokosten hoger uit dan het vaste bedrag, dan laat de wet je ook het verschil vorderen.

Nogmaals: dit is een recht tussen bedrijven. Zet het bedrag dat je vordert in de sommatiebrief, met een regel die laat zien hoe je de rente hebt berekend, en noem de wet. De pagina van GOV.UK over te late commerciële betalingen loopt dezelfde bedragen langs.

Noem de partijen, de onbetaalde factuur, het bedrag, de vervaldatum en de deadline die je nu geeft. Geef 14 dagen, of 30 dagen als de schuldenaar een particulier is onder het Pre-Action Protocol for Debt Claims. Voeg de factuur bij, zeg dat je een rechtszaak begint als hij niet betaalt en houd de brief feitelijk.

Een werkende sommatiebrief bevat:

• wie jij bent en wie hij is, met volledige juridische namen
• het factuurnummer, de datum, het bedrag en de oorspronkelijke vervaldatum
• het werk waarvoor de factuur was
• rente en eventuele vaste vergoeding, met de wet genoemd als je die vordert
• hoe te betalen
• de nieuwe deadline
• dat je van plan bent een rechtszaak te beginnen als hij tegen die tijd niet betaalt of betwist

Hoe lang je geeft. Veertien dagen is de termijn voor een schuldenaar die een bedrijf is. Is de schuldenaar een particulier, ook een eenmanszaak (sole trader), dan geldt het Pre-Action Protocol for Debt Claims en wacht je 30 dagen vanaf de brief voordat je een vordering indient. Het protocol vraagt ook om extra formulieren; lees het op justice.gov.uk in plaats van een sjabloon uit het hoofd te kopiëren.

De brief zelf is een open brief, zodat je een rechter kunt tonen dat je kennisgeving hebt gedaan. Schikkingsvoorstellen horen in een apart without prejudicewithout prejudice (onder voorbehoud)“Without prejudice” is een label dat vaak op schikkingscommunicatie wordt gezet om aan te geven dat ze niet bedoeld is als bewijs tegen de afzender.Meer in de begrippenlijst-bericht. Meng de twee niet in één verwarrende e-mail.

Verstuur hem op een manier die je kunt bewijzen: e-mail plus post als je een postadres hebt. Bewaar het getekende contract, de factuur en de aanmaningsdraad erbij.

In England & Wales start je een geldvordering, online via Money Claim Online of de online geldvorderingsdienst van HMCTS. Vorderingen tot £10.000 worden toegewezen aan de small claims-procedure. Raad het griffierecht niet: zoek het op de officiële pagina van gov.uk met tarieven, want de bedragen veranderen.

De gids van GOV.UK is Make a court claim for money. De meeste gespecificeerde geldvorderingen kun je online starten via HMCTS (inclusief Money Claim Online). Je hebt de juridische naam en het adres van de gedaagde nodig, het bedrag en een korte omschrijving van de vordering (particulars of claim).

Small claims-procedure. In England & Wales is de small claims-procedure de gewone procedure voor vorderingen met een geldwaarde van niet meer dan £10.000. Dat is de bandbreedte waarin de meeste freelancefacturen zitten.

Kosten. Griffierechten veranderen. We noemen hier geen bedragen. Controleer de actuele cijfers op GOV.UK court fees for money claims.

Krijg je een vonnis en betaalt hij nog steeds niet, dan behandelt dezelfde gids van GOV.UK wat daarna gebeurt. Niets hiervan is een reden om de sommatiebrief over te slaan. De rechter verwacht dat je het geprobeerd hebt.

Dit onderdeel geldt alleen voor England & Wales. Noemt het contract een andere plaats, of zit de klant elders, dan is de route voor de vordering anders. Schakel een solicitor in bij een vordering met hoge waarde of een gedaagde buiten England & Wales, zie /lawyers.

Je kunt nog steeds factureren, aanmanen en zo nodig vorderen. Een contract kan ontstaan door e-mails, een briefing en het uitvoeren van het werk. Het is moeilijker om de vervaldatum, de vergoeding en de omvang van de opdracht te bewijzen. Verzamel de briefing, e-mails, bestanden en facturen. Laat bij de volgende klus de voorwaarden tekenen voordat je begint.

Wat je moet verzamelen:

• de briefing, het voorstel of de opdrachtomschrijving, ook als die nooit is getekend
• e-mails en berichten die de vergoeding, data of op te leveren resultaten noemen
• de bestanden die je hebt opgeleverd
• de factuur en elke aanmaning

Een rechter kan uit dat papieren spoor nog steeds een contract afleiden. Wat hij niet kan verzinnen, is een vervaldatum van 14 dagen, een annuleringsvergoeding (kill fee)annuleringsvergoedingEen annuleringsvergoeding (kill fee) is een betaling die een maker of leverancier toekomt als een klant een project annuleert voordat het af is.Meer in de begrippenlijst of een IE-overdracht bij betaling als niemand die woorden heeft afgesproken. Wettelijke rente onder de wet van 1998 kan nog steeds gelden voor een kwalificerende schuld tussen bedrijven, ook zonder schriftelijke rentebepaling.

In England & Wales kan een vordering uit een gewone overeenkomst niet meer worden ingesteld na zes jaar vanaf het ontstaan van de vordering (Limitation Act 1980, s.5). Laat een oude factuur niet liggen tot dat venster een gok is.

Begin de volgende keer met een freelanceovereenkomst of hoe schrijf je een contract en teken één gedeelde versie voordat het werk begint.

Schrijf de geldvoorwaarden in het contract voordat je begint: een aanbetaling, factuur per mijlpaal, een vervaldatum zoals 14 of 30 dagen, rente bij te late betaling, een recht om het werk stil te leggen, een annuleringsvergoeding als hij annuleert, en IE- of licentierechten die alleen bij volledige betaling overgaan. Die regels zijn makkelijker af te spreken op één gedeeld concept dan later.

De clausules die gedrag echt veranderen:

• AanbetalingaanbetalingEen aanbetaling is geld dat vooraf wordt betaald, vóór het hoofdwerk of de laatste factuur.Meer in de begrippenlijst of vooruitbetaling. Het werk begint niet voordat het eerste deel binnen is. Zie betalingsvoorwaarden.
• Facturen per mijlpaalmijlpaalEen mijlpaal is een omschreven punt in een project, vaak gekoppeld aan een op te leveren resultaat en een betaling.Meer in de begrippenlijst. Elke fase heeft een vergoeding, zodat het laatste onbetaalde deel kleiner is.
• Een genoemde vervaldatum. Net 14 of net 30Net 30Net 30 betekent dat de klant 30 dagen vanaf de factuurdatum heeft om te betalen.Meer in de begrippenlijst vanaf de factuurdatum, niet “bij afronding” zonder termijn. Net 30, net 14, bij ontvangst legt uit wanneer de termijn begint.
• Rente bij te late betaling. De wet van 1998 of een tarief dat jullie allebei noemen. De pagina over late betalingsvergoeding (late fee)vergoeding bij te late betalingEen vergoeding bij te late betaling (late fee) is een extra bedrag, of rente, dat wordt toegevoegd als een factuur niet op de vervaldatum is betaald.Meer in de begrippenlijst behandelt de gebruikelijke ruil als ze de regel schrappen.
• Recht om het werk stil te leggen als een factuur achterstallig is. Vaak dagelijks nuttiger dan rente.
• IE of licentielicentieEen licentie is toestemming om werk op een afgesproken manier te gebruiken, zonder het eigendom af te nemen van degene die het maakte.Meer in de begrippenlijst alleen bij betaling. Eigendom of gebruik gaat over als de factuur is voldaan, niet als je de bestanden mailt. Zie overdracht van intellectueel eigendom.
• Annuleringsvergoeding (kill fee) als hij annuleert, plus wat wordt betaald voor verricht werk. De beëindigingsclausule is de thuisbasis voor de uitgang.

Voorbeeld

De Opdrachtgever betaalt 40% bij ondertekening en het restant binnen 14 dagen na elke factuurdatum. Is een factuur 7 dagen na de vervaldatum onbetaald, dan mag de Freelancer het werk stilleggen tot ze is betaald. Over te late bedragen is rente verschuldigd op grond van de Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998. Rechten op de Resultaten gaan alleen over bij volledige betaling.

In begrijpelijke taal: eerst wat geld, twee weken om elke factuur te betalen, het werk mag stoppen als hij een week te laat is, en hij is pas eigenaar van de bestanden als hij heeft betaald.

Wat hoort in een freelance- of aannemersovereenkomst en contracten voor freelancers lopen de rest van het document langs.

Gerelateerd: gebruikt hij de bestanden zonder te betalen, zie dan Klant gebruikt je werk zonder te betalen. Heeft hij geannuleerd en houd jij een aanbetaling vast, zie dan Klant heeft geannuleerd: mag je de aanbetaling houden?

Op Contracts.io stellen beide kanten één gedeeld contract op, onderhandelen erover en tekenen het elektronisch, dus de betalingsvoorwaarden zijn de versie die jullie allebei hebben getekend. Lex, onze AI-assistent, helpt je een aanbetaling, mijlpalen, een vervaldatum en een regel om het werk stil te leggen bij te late betaling in begrijpelijke taal te schrijven. De klant opent één link. Niemand mailt v4_final heen en weer.

Je beschrijft de klus in één zin. Lex stelt een freelanceovereenkomst of opdrachtomschrijving op. Je deelt één link. De klant kan op diezelfde versie Accepteren, een Tegenvoorstel doen of Afwijzen, waarna jullie allebei elektronisch tekenen. De andere kant betaalt nooit en heeft geen account nodig.

Dat int geen factuur voor je. Het betekent wel dat de vervaldatum, de aanbetaling en het recht om stil te leggen de woorden zijn die jullie allebei hebben getekend, geen regel die in e-mail zoekraakt.