Klant heeft geannuleerd: mag je de aanbetaling houden? Regels voor Britse freelancers

Alleen als het contract dat toestaat. Er is geen standaardrecht in het Verenigd Koninkrijk om een aanbetaling te houden of een annuleringsvergoeding te rekenen als een klant annuleert. Dat recht moet worden afgesproken. Bij een zakelijke klant mag een afgesproken annuleringsbedrag geen boete zijn. Voor een consument kan een annuleringsrecht van 14 dagen gelden, en de bepaling moet redelijk zijn.

Een aanbetaling (deposit)aanbetalingEen aanbetaling is geld dat vooraf wordt betaald, vóór het hoofdwerk of de laatste factuur.Meer in de begrippenlijst is geld dat vooraf wordt betaald. Een annuleringsvergoeding (kill fee)annuleringsvergoedingEen annuleringsvergoeding (kill fee) is een betaling die een maker of leverancier toekomt als een klant een project annuleert voordat het af is.Meer in de begrippenlijst is een bedrag dat verschuldigd is als ze de klus annuleren. Ze bestaan alleen als rechten als beide kanten ze hebben afgesproken: in een getekend contract, een voorstel dat ze accepteerden of een duidelijke e-mail die het bedrag noemt en wat er bij annulering gebeurt.

Wie de klant is, splitst dan de pagina:

• Een zakelijke klant (een bedrijf, of iemand die in de uitoefening van een bedrijf koopt). Het afgesproken annuleringsbedrag mag geen boete zijn onder Cavendish Square Holding v Makdessi [2015] UKSC 67.
• Een consument (een particulier die geheel of hoofdzakelijk buiten zijn handel, bedrijf, ambacht of beroep handelt). Overeenkomsten op afstand en buiten verkoopruimten kennen een annuleringsrecht van 14 dagen onder de Consumer Contracts (Information, Cancellation and Additional Charges) Regulations 2013. Annuleringsbepalingen worden ook getoetst op redelijkheid onder de Consumer Rights Act 2015.

Deze pagina is eerst voor England & Wales. De hier genoemde wetten over auteursrecht en consumenten gelden in het hele Verenigd Koninkrijk. De route voor een geldvordering bij een onbetaald restant is de procedure van England & Wales in Wat doe ik als een klant mijn freelancefactuur niet betaalt.

Nee. Een aanbetaling en een annuleringsvergoeding bestaan alleen als beide kanten ze hebben afgesproken. E-mails, een voorstel of een getekend contract kunnen die afspraak vastleggen. Heeft niemand een annuleringsbedrag opgeschreven, dan kun je nog steeds rekenen voor werk dat ze je vroegen te doen. Je kunt niet na hun annulering een recht verzinnen om geld te houden dat nooit als aanbetaling is afgesproken.

Wat een zwijgende klus nog steeds ondersteunt:

• Betaling voor werk dat ze je vroegen te doen. Hebben ze het werk besteld en heb jij het gedaan, dan is dat een contract. Je kunt het verrichte werk factureren.
• Kosten die je al aanging omdat zij erom vroegen: een studio, een freelancer die je boekte, een locatievergoeding, voor zover die uitgave volgde uit de klus die ze bestelden.

Wat het niet ondersteunt:

• Een “aanbetaling” houden die nooit als aanbetaling is omschreven, nooit niet-terugbetaalbaar is genoemd en nooit aan annulering is gekoppeld.
• Een annuleringsvergoeding (kill fee) die na de annuleringsmail uit de lucht wordt gegrepen.
• Een eerste factuur behandelen als annuleringsbedrag omdat je dat graag had opgeschreven.

Beëindiging zonder reden (termination for convenience) is de uitknop die geen tekortkoming nodig heeft. Kan de klant zonder reden weglopen, dan moet het papier zeggen wat er dan wordt betaald. Een clausule voor beëindiging zonder reden zonder geld eraan is hoe een annulering de week ervoor hen niets kost.

Begin de volgende keer met een videografiecontract of een freelanceovereenkomst en zet de aanbetaling, de annuleringsvergoeding en de uitgang zonder reden in hetzelfde concept.

Een afgesproken annuleringsbedrag dat in feite een bedrag bij wanprestatie is, is niet afdwingbaar als het een boete is. Cavendish Square Holding v Makdessi [2015] UKSC 67 vraagt of een secundaire verplichting een nadeel oplegt dat buiten alle verhouding staat tot een gerechtvaardigd belang bij nakoming. Koppel het bedrag aan gereserveerde tijd, aangegane kosten en afgewezen ander werk.

De Supreme Court herformuleerde in Cavendish Square Holding BV v Talal El Makdessi; ParkingEye Ltd v Beavis [2015] UKSC 67 de boeteregel. Een clausule is een boete als ze een secundaire verplichting is die de contractbreker een nadeel oplegt dat buiten alle verhouding staat tot enig gerechtvaardigd belang van de onschuldige partij bij handhaving van de primaire verplichting. De onschuldige partij heeft geen gerechtvaardigd belang bij het simpelweg straffen van de nalatige.

Twee onderscheidingen tellen bij een freelanceklus:

• Primair versus secundair. Een echt annuleringsbedrag dat de afgesproken prijs is van een contractueel recht om te annuleren, beëindiging zonder reden (termination for convenience) in ruil voor een genoemd bedrag, is een primaire verplichting. De boeteregel richt zich op secundaire verplichtingen, de bedragen die gelden bij wanprestatie.
• Gerechtvaardigd belang. Tijd die je vrijhield, ander werk dat je afwees, crew en materiaal dat al is vastgelegd en de kosten van een gat in de agenda zijn belangen bij nakoming. Een rond getal van 100% vanaf de dag van ondertekening, zonder verband met die belangen, is de vorm die op straf lijkt.

Schrijf het belang op de pagina. Een glijdende schaal die stijgt naarmate de datum dichterbij komt, is makkelijker te verdedigen dan een vast maximum vanaf dag één. Reken de aanbetaling mee in dat bedrag zodat je niet twee keer hetzelfde verlies rekent.

Annuleren ze en betalen ze het afgesproken annuleringsbedrag dan niet, dan is dat onbetaalde bedrag een schuld. Vorder het als schuld: schriftelijke eis, sommatiebrief, geldvordering. Klant betaalt een Britse freelancefactuur niet is die volgorde, inclusief wettelijke rente op een kwalificerende schuld tussen bedrijven onder de Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998.

Een consument die op afstand of buiten verkoopruimten heeft afgesproken, heeft 14 dagen om te annuleren onder de Consumer Contracts (Information, Cancellation and Additional Charges) Regulations 2013. Vroegen ze je eerder te beginnen, dan betalen ze een evenredig bedrag voor wat je leverde. Een bepaling die een grote aanbetaling hoe dan ook houdt, wordt getoetst op redelijkheid onder de Consumer Rights Act 2015.

Een consument is voor deze Regulations een particulier die handelt voor doeleinden die geheel of hoofdzakelijk buiten zijn handel, bedrijf, ambacht of beroep liggen (regulation 4). Een stel dat een bruiloftsfilm boekt, is een consument. Een merk dat een campagne boekt, niet.

Het recht van 14 dagen. Bij een overeenkomst op afstand of buiten verkoopruimten mag de consument tijdens de annuleringsperiode zonder reden annuleren (regulation 29). Bij een dienstenovereenkomst eindigt die periode aan het einde van 14 dagen na de dag waarop de overeenkomst wordt gesloten (regulation 30(2)). Een overeenkomst op afstand is een overeenkomst die wordt gesloten zonder dat jullie op dezelfde plek zijn, met communicatie op afstand zoals e-mail, telefoon of een website (regulation 5). Een overeenkomst buiten verkoopruimten is er een die buiten je bedrijfsruimte wordt gesloten. Een overeenkomst in de verkoopruimte, samen getekend in de studio, is geen van beide, en dit recht van 14 dagen geldt daar niet.

Eerder beginnen. Je mag de dienst niet beginnen tijdens de annuleringsperiode tenzij de consument daar uitdrukkelijk om heeft gevraagd, en bij een overeenkomst buiten verkoopruimten moet dat verzoek op een duurzame drager staan (regulation 36(1)). Annuleert hij dan, dan betaalt hij een bedrag naar verhouding van wat is geleverd, vergeleken met de volledige dekking van de overeenkomst, berekend op de afgesproken prijs (of de marktwaarde als die prijs buitensporig is) (regulation 36(4)–(5)). Hij draagt geen kosten voor die levering als je de vereiste annuleringsinformatie niet gaf, of als de dienst niet is geleverd naar aanleiding van dat verzoek (regulation 36(6)). Is de dienst na zo'n verzoek volledig uitgevoerd en erkende hij dat hij het annuleringsrecht verliest zodra ze volledig is uitgevoerd, dan eindigt het annuleringsrecht (regulation 36(2)).

Redelijkheid. Een oneerlijke bepaling in een consumentenovereenkomst is niet bindend voor de consument. Een bepaling is oneerlijk als ze, in strijd met het vereiste van goede trouw, een aanzienlijk onevenwicht in de rechten en verplichtingen van de partijen veroorzaakt ten nadele van de consument (Consumer Rights Act 2015 s.62). De gids van GOV.UK over het schrijven van een eerlijk contract zegt dat annuleringsbedragen een echte schatting moeten zijn van wat je rechtstreeks verliest doordat de klant annuleert, en dat niet-terugbetaalbare aanbetalingen eerder redelijk zijn als ze een klein percentage van de prijs zijn en je zegt wanneer ze worden gehouden. De consumentengids van GOV.UK over annuleren zegt dat een bedrijf in het algemeen alleen recht heeft op een bedrag dat voldoende is om de werkelijke verliezen te dekken die rechtstreeks uit de annulering voortvloeien, en redelijke stappen moet zetten om die verliezen te beperken.

Een regel “niet-terugbetaalbare aanbetaling, geen bedenktijd” neemt een recht van 14 dagen dat de Regulations geven niet weg. Het is ook de vorm die GOV.UK waarschijnlijk oneerlijk acht.

Dezelfde annuleringsmail is een ander juridisch probleem afhankelijk van wie de klant is. Een bedrijf dat in de uitoefening van een bedrijf koopt, is geen consument. Een stel dat een bruiloftsfilm boekt, meestal wel. De tabel hieronder zet de twee sporen naast elkaar: standaardrechten, bedenktijd, boetes en redelijkheid. Lees de rij die bij je klant past.

Weet je het niet zeker, vraag dan hoe ze kopen. Een eenmanszaak (sole trader) die een merkfilm voor het bedrijf boekt, is niet hetzelfde als diezelfde persoon die zijn eigen bruiloft boekt. Het contract moet vastleggen welke van de twee het is.

Zeg wanneer de aanbetaling verschuldigd is, dat het werk niet begint voordat ze binnen is en wat wordt gehouden als ze zonder reden annuleren. Een glijdende schaal die stijgt naarmate de datum dichterbij komt, is makkelijker te rechtvaardigen dan een vast 100% vanaf dag één. De tekst hieronder is een voorbeeld, geen verplicht tarief.

Een werkende clausule beantwoordt vijf dingen:

• wanneer de aanbetaling verschuldigd is, en dat het werk niet begint voordat ze is ontvangen
• dat de aanbetaling wordt verrekend met de vergoeding als de klus doorgaat
• wat wordt gehouden, of wat extra verschuldigd is, als ze zonder reden annuleren: de annuleringsvergoeding (kill fee)
• dat aangegane kosten erbovenop komen als ze hoger zijn
• wie eigenaar is van onbetaald werk als de klus stopt

Voorbeeld

De Opdrachtgever betaalt bij ondertekening een Aanbetaling van 30% van de Vergoeding. De Freelancer begint niet met de Diensten voordat de Aanbetaling is ontvangen. Annuleert de Opdrachtgever zonder reden, dan betaalt de Opdrachtgever een annuleringsvergoeding van 25% van de Vergoeding als de annulering meer dan 14 dagen voor de startdatum plaatsvindt, of 50% als de annulering 14 dagen of minder voor de startdatum plaatsvindt of nadat het werk is begonnen, plus reeds gemaakte aangegane kosten. De Aanbetaling wordt verrekend met die annuleringsvergoeding en is het minimum dat wordt gehouden. Vergoedingen voor reeds verricht werk worden betaald als ze hoger zijn. Intellectueel eigendom in niet volledig betaald werk blijft bij de Freelancer.

In begrijpelijke taal: 30% komt binnen voordat je begint. Blazen ze het af, dan betalen ze 25% als er nog twee weken over zijn, of 50% zodra je binnen twee weken zit of al werkt, en ze dekken kosten die je al hebt aangegaan. De aanbetaling telt daarin mee. Ze zijn geen eigenaar van onbetaald werk.

Die glijdende schaal is een voorbeeld. Het is geen wettelijk tarief en het is geen tarief dat wij rekenen. Bij een consumentenklant moet dezelfde vorm nog steeds redelijk zijn, kan ze een recht van 14 dagen dat de Regulations van 2013 geven niet wegnemen en moet ze het werkelijke verlies volgen in plaats van een rond getal dat je niet kunt uitleggen.

Een videografiecontract is de gebruikelijke plek voor een boekingsvergoeding, een opnamedatum en een annuleringsschaal. Een freelanceovereenkomst bevat dezelfde regels voor aanbetaling en annuleringsvergoeding voor andere klussen. De beëindigingsclausule is waar de uitgang zonder reden staat.

Op Contracts.io stellen beide kanten één gedeeld contract op, onderhandelen erover en tekenen het elektronisch, dus de aanbetaling en de annuleringsvergoeding zijn de versie die jullie allebei hebben getekend. Begin met een videografiecontract of een freelanceovereenkomst. De klant opent één link. Niemand mailt v4_final.docx heen en weer. Annuleringsgeld is dan een getekende regel, geen ruzie achteraf.

Je beschrijft de klus in één zin. Lex stelt de overeenkomst op. Je deelt één link. De klant kan op diezelfde versie Accepteren, een Tegenvoorstel doen of Afwijzen, waarna jullie allebei elektronisch tekenen. De andere kant betaalt nooit en heeft geen account nodig.

Dat laat je geen aanbetaling houden die nooit is afgesproken. Het betekent wel dat de aanbetaling, de annuleringsvergoeding (kill fee) en de regel voor beëindiging zonder redenbeëindiging zonder redenBeëindiging zonder reden betekent dat één kant het contract kan beëindigen zonder te beweren dat de andere kant iets verkeerd deed, meestal na een opzegtermijn.Meer in de begrippenlijst de woorden zijn die jullie allebei hebben getekend, geen hoop in een latere e-mail.