Sözleşme nasıl yazılır?

İşe yarayan bir sözleşme, iki tarafın da aynı biçimde okuyacağı şekilde kısa bir soru listesini yanıtlar:

• Kim anlaşıyor; tam hukuki adlarıyla.
• Her tarafın ne yapacağı, teslim edeceği veya ödeyeceği.
• Bunun ne zaman gerçekleştiği ve “bitti”nin neye benzediği.
• Ne kadar ve paranın ne zaman hareket ettiği.
• Ters giderse, değişirse veya erken biterse ne olacağı.
• Sözcükleri hangi hukukun okuduğu ve bir uyuşmazlığın nereye gittiği.

Hukukçular bir sözleşmenin unsurlarını teklif, kabul ve karşılık (consideration)karşılıkConsideration, bir sözleşmede her tarafın diğer tarafın sözüne karşılık olarak verdiği veya vaat ettiği şeydir.Sözlükte daha fazlası gibi sözcüklerle tarif eder. Sözlük bunları kapsar. Bu rehber pratik tarafta kalır: neye karar verilir ve yanlış okunması zor olacak şekilde nasıl yazılır. Bir sohbet botundan başlarsanız, ondan ne isteyeceğinizi ve herhangi bir şey göndermeden önce neyi kontrol edeceğinizi öğrenmek için /blog/can-i-use-chatgpt-to-write-a-contract yazısını okuyun.

Kararlar zaten verilmişse hazırlama daha hızlı gider. Çoğu müşteri işini kapsayan bir kontrol listesi:

1. Anlaşmanın türü. Tek bir iş, sürekli iş, bir aylık ücret avansı (retainer), bir işe alım veya bir anlaşma öncesi bilgi paylaşımı. Bu, şablonu seçer.
2. Kapsam. Teslimatlar, bir liste olarak. Kapsam dışı olanlar da bir liste olarak.
3. Fiyat modeli. Sabit ücret, günlük ücret, aylık ücret avansı veya teslimat başına.
4. Ödeme takvimi. Ön ödeme, aşamalaraşamaAşama (milestone), bir projede genellikle bir teslimata ve bir ödemeye bağlanan tanımlı bir noktadır.Sözlükte daha fazlası veya tamamlanınca fatura. Ödeme için gün sayısı.
5. Mülkiyet. Müşteri işe tamamen mi sahip olur, yoksa kullanmak için bir lisans mı alır?
6. Risk. Her iki tarafın talep edebileceği tutarda bir üst sınır var mı? Herhangi bir tazminat var mı?
7. Çıkış. Her iki tarafın bunu nasıl, ne kadar ihbarla sona erdirebileceği ve yapılan iş için neyin ödeneceği.
8. Uygulanacak hukuk. Sözleşmeyi hangi hukuk sisteminin okuduğu. Bu rehber birini önermez.

Bunlardan birini henüz yanıtlayamıyorsanız, bu genellikle hazırlamadan sonra değil, önce karşı tarafla yapılacak konuşmadır.

Ticari unvanları değil, tam hukuki adları kullanın. Bir şirket için bu genellikle tescilli adı, şirket numarasını ve tescilli adresi demektir. Bir şahıs işletmesi veya serbest çalışan için kişinin kendi adı; yararlıysa bir ticari unvanla birlikte.

Örnek

Bu sözleşme, kayıtlı merkezi 1 Example Street, Londra’da bulunan Northlight Studio Ltd (şirket numarası 01234567) (“Stüdyo”) ile 22 Sample Road, Leeds’te ikamet eden, Ruiz Design adıyla ticaret yapan Ana Ruiz (“Tasarımcı”) arasındadır.

“Stüdyo” ve “Tasarımcı” gibi kısa etiketler “A Tarafı” ve “B Tarafı”ndan daha kolay okunur ve her yükümlülüğü bir bakışta anlaşılır kılar.

Uyuşmazlıkların çoğunun geri döndüğü bölüm budur, bu yüzden en çok özene değer.

• Teslimatları isim olarak listeleyin. “Beş sayfalık bir pazarlama web sitesi”, “üç logo konsepti”, “30 dakikalık bir kurgu”.
• Kapsam dışı olanı söyleyin. “Metin yazarlığı ve fotoğrafçılık dahil değildir.”
• Revizyonları adlandırın. “Teslimat başına iki tur revizyon.”
• Kabulü tanımlayın. Kim onaylar, nasıl ve hiçbir şey söylemezlerse ne olur. Yaygın bir kalıp, belirli bir iş günü sayısından sonra zımni kabuldür.
• Bağımlılıkları adlandırın. Tarihlerin tutması için müşterinin neyi, ne zamana kadar sağladığı.

Tekrarlayan işler için sürekli şartlar çoğu zaman bir hizmet sözleşmesine, her iş ise bir iş tanımına (SOW) girer. Bir iş tanımı (SOW) neler ekler bu ayrımı açıklar.

Açık bir ödeme maddesi beş şeyi yanıtlar: ne kadar, ne zaman faturalandırılır, ne zaman muaccel olur, nasıl ödenir ve geç kalırsa ne olur.

Örnek

Müşteri 6,000 GBP tutarındaki ücreti iki parça halinde öder: imzada %50 ve nihai dosyaların tesliminde %50. Her fatura, tarihinden itibaren 14 gün içinde muaccel olur.

Birleşik Krallık’ta işletmeler arası borçlar için yasal gecikme faizi, Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 uyarınca kararla belirlenir ve gov.uk oranı %8 artı Bank of England baz faiz oranı olarak belirtir (Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, s.6; gov.uk rehberi). Birçok sözleşme, iki taraf da uygulandığını bilsin diye Kanun’u anar.

Net 30, net 14, tahsilde kısaltmaları kapsar ve ödeme koşulları maddesi sayfasındaNDANDA, tarafların birinin ya da ikisinin paylaşılan bilgileri gizli tutmayı kabul ettiği sözleşmedir.Sözlükte daha fazlası daha fazla ifade bulunur.

Anlaşmanın kendisinin ötesinde, çoğu ticari sözleşme tanıdık bir dizi içerir:

• Sorumluluğun sınırlandırılması. Her iki tarafın talep edebileceği tutara bir üst sınır. İngiltere ve Galler’de ihmalin yol açtığı ölüm veya kişisel yaralanma sorumluluğu bir sözleşme hükmüyle hariç tutulamaz veya sınırlandırılamaz; diğer ihmal sorumlulukları ise yalnızca hükmün makul olduğu ölçüde sınırlandırılabilir (Unfair Contract Terms Act 1977, s.2).
• Fikri mülkiyet. Yapılan şeylerin kime ait olduğu ve mülkiyetin ne zaman geçtiği. Çoğu zaman tam ödemede.
• Gizlilik. Her tarafın neyi gizli tuttuğu ve ne kadar süreyle.
• Fesih. Her iki tarafın bunu nasıl sona erdirdiği ve yapılan iş için neyin ödendiği.
• Uygulanacak hukuk ve yetki. Sözleşmeyi hangi hukukun okuduğu ve uyuşmazlıkları hangi mahkemelerin gördüğü.
• Tam anlaşma. Önceki e-postaların değil, imzalı belgenin anlaşma olduğu.
• Üçüncü taraf hakları. İngiltere ve Galler’de taraf olmayan biri, sözleşme öyle diyorsa veya hüküm onlara fayda sağlamayı amaçlıyorsa, sözleşme aksini göstermedikçe bir hükmü icra edebilir ve sözleşmeler bu hakkı sıklıkla hariç tutar (Contracts (Rights of Third Parties) Act 1999, s.1).

Her sözleşmenin her maddeye ihtiyacı yoktur. Kısa bir karşılıklı NDA, bir hizmet sözleşmesinden daha azını taşır.

Sade dil, gayriresmî dil değildir. Aynı anlamın daha az, daha yaygın sözcüklerle ifade edilmesidir.

• Cümle başına bir fikir.
• Etken çatı. “ödeme yapılacaktır” yerine “Müşteri ödeyecektir”.
• Tanımlı terimler, tutarlı kullanılır. Bir kez “Teslimatlar” ise her seferinde “Teslimatlar”dır.
• Sayılar rakamla. “on dört (14) gün” değil, “14 gün”.
• Çeşitlilik için eş anlamlı yok. Okuyucu farklı bir sözcüğün farklı bir şey anlamına geldiğini varsayar.

Örnek

Önce: Burada aksine herhangi bir hüküm bulunmasına rağmen, Tedarikçi, herhangi bir tutarın ödenmemiş kalması halinde Hizmetlerin ifasını askıya alma hakkına sahip olacaktır.

Sonra: Bir fatura vadesinden 7 gün sonra ödenmemişse Tedarikçi, ödeme yapılana kadar işi durdurabilir.

İkinci sürüm daha kısadır ve aynı zamanda daha kesindir: hakkın ne zaman başladığını söyler.

Yardımcı olan son bir geçiş: taslaktaki her “yapabilir”, “yapacaktır” ve “yapmalıdır” ifadesini okuyun. “Yapacaktır” ve “yapmalıdır” yükümlülük doğurur, “yapabilir” bir seçenek doğurur. Bunları karıştırmak, sade dille yazılmış bir sözleşmenin yazarının kastetmediği bir şey söylemesinin en yaygın yollarından biridir.

Küçük işletme sözleşmelerindeki sorunların çoğu karmaşık ifadeden değil, kısa bir boşluklar listesinden kaynaklanır:

• Belirsiz teslimatlar. Liste olmadan “marka yenileme” veya “web sitesi güncellemeleri”. Her taraf sözcüklere kendi sürümünü okur.
• Kabul adımı yok. Kimse işin ne zaman bittiğini söylemez, bu yüzden son faturanın net bir tetikleyicisi olmaz.
• Sınırsız revizyonlar. Revizyonlar konusundaki sessizlik genellikle “müşteri memnun olana kadar” olarak okunur.
• İmzada mülkiyet. Fikri mülkiyetin müşteri ödemeden önce ona geçmesi; böylece tedarikçi işi verir ve sonra faturanın peşine düşer.
• Çıkış yok. İhbar süresi veya yapılan iş için ödeme yok, bu yüzden erken bitirmek bir pazarlığa dönüşür.
• Uymayan kopyalanmış maddeler. Çok daha büyük bir sözleşmeden alınmış, belgenin başka hiçbir yerinde geçmeyen tanımlı terimlerle bir madde.
• Dolaşımda iki sürüm. Her taraf biraz farklı bir taslağı imzalar.

Her biri hazırlama sırasında düzeltmesi kolay, iş başladıktan sonra düzeltmesi zordur. Sözleşmeyi bir kez karşı tarafın bakış açısından okumak çoğunu yakalar: müşteri veya tedarikçi olsaydınız, nerede zorlardınız?

İmza, iki tarafın da aynı sürümde anlaştığının en açık kanıtıdır.

İngiltere ve Galler’de elektronik imza, bir iletişimin veya verinin gerçekliği ya da bütünlüğüne ilişkin her soruda delil olarak kabul edilebilir (Electronic Communications Act 2000, s.7). Law Commission’ın 2019 raporu, imzalayanın belgeyi doğrulama niyeti varsa ve şekil şartları yerine getirilmişse bir elektronik imzanın hukuken, resmî senet (deeddeedDeed, özel imza kurallarına tabi olan ve genellikle bir tarafın karşılığında bir şey almadığı durumlarda kullanılan resmî yazılı belgedir.Sözlükte daha fazlası) dahil bir belgeyi icra etme yeteneğine sahip olduğunu söyler.

ABD’de federal ESIGN Act, bir sözleşmenin yalnızca elektronik biçimde olması nedeniyle hukuki etkisinin inkâr edilemeyeceğini söyler (15 U.S.C. 7001(a)). Eyalet kuralları burada doğrulama bekliyor.

Deed farklıdır. Kendi içinde bir deed olduğunu açıkça göstermelidir ve gerçek kişi tarafından ancak tasdik eden bir tanığın huzurunda imzalanmışsa ve deed olarak teslim edilmişse geçerli biçimde icra edilir (Law of Property (Miscellaneous Provisions) Act 1989, s.1(2)–(3)). Deed mi, anlaşma mı bunun ne zaman gündeme geldiğini açıklar.

Birkaç alışkanlık, imzalı sözleşmeyi sonradan yararlı kılar:

• Sabit tek bir kopya saklayın. Birinin gelen kutusundaki son taslak değil, imzalı sürüm.
• Değişiklikleri yazılı hale getirin. İki taraf tarafından imzalanmış kısa bir değişiklik veya bir ek protokol (addendum)addendumAddendum, mevcut bir sözleşmede yapılan, iki tarafça imzalanan kısa ve yazılı bir değişikliktir; böylece addendum'un güncellediği kısım dışında asıl şartlar aynı kalır.Sözlükte daha fazlası ya da yeni bir iş tanımı (SOW).
• Tarihleri ajandaya yazın. Yenileme, ihbar süreleri, ödeme aşamaları.
• Zamanaşımı sürelerini bilin. İngiltere ve Galler’de basit bir sözleşmeye dayalı dava, dava sebebinin doğduğu andan itibaren altı yıl sonra açılamaz; bir deed’e dayalı dava için on iki yıl vardır (Limitation Act 1980, ss.5 ve 8).

Contracts.io’da anlaşmayı bir cümleyle anlatırsınız, Lex hazırlar, tek bir bağlantı paylaşırsınız ve iki taraf da aynı sürümde anlaşıp imzalar. Karşı taraf için ücretsizdir.