Ek protokol (addendum)

Sade dille: addendum, mevcut bir sözleşmeye eklenen tek sayfalık bir değişiklik notudur. Anlaşmanın küçük bir kısmını ekler veya değiştirir — yeni bir teslimat, revize bir son tarih, bir fiyat değişikliği — tüm sözleşmeyi yeniden hazırlamadan. İki taraf da imzalar; böylece güncelleme aynı anlaşmanın parçası olur.

Özet: ilişkinin biçimi aynı kalıp bir ayrıntı kaydığında addendum kullanın. Tüm belgeyi yeniden yazmaktan farklıdır. Yeni bir iş tanımı başlatmaktan da farklıdır: addendum, daha önce üzerinde anlaştığınız şeyi düzenler; iş tanımı ise aynı sürekli şartlar altında yeni bir işi tanımlar.

Serbest çalışanlar ve ajanslar addendum'ları gündelik değişiklikler için kullanır: bir takvimi uzatmak, bir varlığı diğeriyle değiştirmek, bir revizyon turu eklemek veya kapsam değişikliğinden sonra ücreti artırmak. Birçok sektörde aynı fikre değişiklik emri (change order) veya varyasyon denir. İş aynıdır: değişikliği yazın, fiyatlandırın ve ek iş başlamadan önce iki taraf da kabul etsin.

Addendum ve değişiklik (amendment): bu sözcükler çoğunlukla eş anlamlı kullanılır. Uygulamada insanlar kısa, kendi içinde tamamlanmış bir güncellemeye addendum (“Hizmet Sözleşmesi'ne 2 No.lu Addendum”), genel bir yeniden yazıma ise amendment (“Taraflar 5. maddeyi (Ödeme) şu şekilde değiştirir”) der. Metin neyin değiştiği ve neyin aynı kaldığı konusunda açık olduğu sürece ikisi de işe yarar.

Net bir addendum beş şeyi belirtir: (1) eklendiği asıl sözleşme (başlık ve tarih), (2) tam olarak hangi bölümü veya eki değiştirdiği, (3) yeni ifadeler veya eklenen kapsam, (4) güncellenmiş fiyat ve tarihler ve (5) diğer tüm şartların önceki gibi kaldığı. Bir iş tanımı varsa, addendum bunun mu yoksa üstündeki çerçeve hizmet sözleşmesinin mi düzenlendiğini söylemelidir.

Kapsam kaymaları için birçok ekip küçük bir değişiklik emri şablonunu tercih eder: “14 Kasım'a kadar teslim edilecek bir ek açılış sayfası ekle, ücret +£600, onay üzerine faturalandırılır.” Bu, başka bir adla addendum'dur. Faydası hız ve düzenli bir kayıt izidir. Son fatura kesildiğinde, bu notlar rakamın neden değiştiğini açıklar.

Yeni bir SOWiş tanımıİş tanımı (SOW), tek bir proje için belirli işi, teslimatları, zaman çizelgesini ve ücretleri tanımlayan belgedir.Sözlükte daha fazlası yerine ne zaman addendum kullanılır: hâlâ aynı proje üzerindeyseniz ve sürekli hukuki şartları (mülkiyet, sorumluluk, uygulanacak hukuk) değiştirmiyorsanız, bir addendum veya değişiklik emri genellikle yeterlidir. Kendi teslimatları ve zaman çizelgesi olan yeni bir projeyse, yeni bir SOW her işi ayrı tutar ve değişikliklerin ilgisiz işlere yayılmasını önler.

Nelerden kaçınmalı: büyük hukuki değişiklikleri gelişigüzel bir addendum'a sıkıştırmayın. İşin kime ait olduğunu değiştiriyorsanız, fikri mülkiyet devrini “ödeme üzerine”den “teslim üzerine”ye taşıyorsanız veya sorumluluk üst sınırını ya da tazminatı değiştiriyorsanız, bu tek satırlık bir kapsam ayarında değil, ana sözleşmeye açıkça etiketlenmiş bir değişiklikte yer almalıdır. Eklenen kalemlerin mevcut revizyon sınırı içinde mi yoksa kendi sınırlarının mı olduğunu söylemeyi unutmak da kolaydır.

İmza ve kayıtlar: bir addendum, tıpkı asıl sözleşme gibi iki tarafça imzalanmalıdır. Günlük pratikte bu, dondurulmuş tek bir sürüm üzerinde bir e-imzadır. Dosyanın nihai metni göstermesi için addendum'u asıl sözleşme ve tüm SOW'larla birlikte saklayın. Sözleşmede bir “tam anlaşma” ve “değişiklikler” maddesi varsa, değişikliklerin nasıl yapılacağı konusunda söylediğini izleyin (genellikle “yazılı ve her iki tarafça imzalı”).

Contracts.io'da iki taraf da tek bir ortak bağlantı üzerinde düzenler, anlaşır ve imzalar (“iki taraflı sözleşmeler”). Küçük bir değişiklik için yeni bir dosyaya gerek yoktur: değişikliği sayfaya ekleyin, kabul edin ve bir kez imzalayın. Müşterinin hesap açmasına gerek yoktur ve hiçbir zaman ödeme yapmaz. Bu, tek bir sürüm ve tek bir denetim izi sağlar.