Kako napišete pogodbo?

Delujoča pogodba odgovori na kratek seznam vprašanj tako, da ju obe strani preberete enako:

• Kdo se dogovarja, z celotnimi pravnimi imeni.
• Kaj bo vsaka stran naredila, dostavila ali plačala.
• Kdaj se to zgodi in kako izgleda „opravljeno“.
• Koliko in kdaj se denar premakne.
• Kaj se zgodi, če gre kaj narobe, se spremeni ali se predčasno konča.
• Katero pravo razlaga besede in kam gre spor.

Odvetniki sestavine pogodbe opisujejo z besedami, kot so ponudba, sprejem in protivrednost (consideration)protidajatev (consideration)Protidajatev (consideration) je tisto, kar vsaka stranka da ali obljubi v zameno za obljubo druge strani v pogodbi.Več v slovarju. Slovar jih razloži. Ta vodnik ostaja pri praktični plati: o čem se odločiti in kako to zapisati, da ga je težko napačno razumeti. Če začnete s klepetalnim robotom, preberite /blog/can-i-use-chatgpt-to-write-a-contract, kaj ga vprašati in kaj preveriti, preden karkoli pošljete.

Osnutek nastane hitreje, ko so odločitve že sprejete. Kontrolni seznam, ki zajame večino dela za naročnike:

1. Vrsta posla. Eno delo, stalno delo, pogodba o stalnem sodelovanju, zaposlitev ali razkritje pred sklenitvijo posla. Od tega je odvisna predloga.
2. Obseg. Izdelki in storitve, ki jih dostavite, v seznamu. Kaj ni vključeno, prav tako v seznamu.
3. Cenovni model. Fiksna cena, dnevna postavka, mesečni pavšal ali cena na izdelek.
4. Plačilni načrt. Predplačilo, mejnikimejnikMejnik je določena točka v projektu, pogosto povezana z izdelkom in plačilom.Več v slovarju ali račun ob dokončanju. Število dni za plačilo.
5. Lastništvo. Ali je naročnik lastnik dela v celoti ali dobi le licenco za uporabo?
6. Tveganje. Ali obstaja omejitev, koliko lahko zahteva ena ali druga stran? So kakšne odškodninske zaveze?
7. Izstop. Kako lahko katera od strani konča sodelovanje, s kakšnim odpovednim rokom in kaj se plača za opravljeno delo.
8. Pristojno pravo. Po katerem pravnem redu se pogodba razlaga. Ta vodnik ne priporoča nobenega.

Če na katero od teh vprašanj še ne znate odgovoriti, je to običajno pogovor z nasprotno stranjo, ki ga je bolje opraviti pred pripravo osnutka, ne po njej.

Uporabite polna pravna imena, ne blagovnih znamk ali poslovnih imen. Pri podjetju to običajno pomeni registrirano ime, matično številko in registrirani sedež. Pri samostojnem podjetniku ali freelancerju je to ime osebe, po potrebi s poslovnim imenom.

Primer

Ta pogodba je sklenjena med družbo Northlight Studio Ltd (matična številka 01234567), s sedežem na 1 Example Street, London („Studio“), in Ano Ruiz, ki posluje kot Ruiz Design, z naslovom 22 Sample Road, Leeds („Oblikovalka“).

Kratke oznake, kot sta „Studio“ in „Oblikovalka“, so lažje berljive kot „Stranka A“ in „Stranka B“, hkrati pa je pri vsaki obveznosti na prvi pogled jasno, na koga se nanaša.

Do tega razdelka se vrača večina sporov, zato mu namenite največ pozornosti.

• Izdelke navedite kot samostalnike. „Petstranska poslovna spletna stran“, „trije predlogi logotipa“, „ena 30-minutna montaža“.
• Navedite, kaj ni vključeno. „Pisanje besedil in fotografiranje nista vključena.“
• Določite popravke. „Dva kroga popravkov na izdelek.“
• Opredelite prevzem. Kdo odobri, kako in kaj se zgodi, če ne odgovori. Običajno je, da se šteje za prevzeto po določenem številu delovnih dni.
• Navedite odvisnosti. Kaj priskrbi naročnik in do kdaj, da roki držijo.

Pri ponavljajočem se delu so splošni pogoji pogosto v pogodbi o opravljanju storitev, vsako posamezno delo pa v opisu del (SOW). Delitev razloži članek Kaj doda opis del.

Jasen člen o plačilu odgovori na pet vprašanj: koliko, kdaj se izda račun, kdaj zapade, kako se plača in kaj se zgodi ob zamudi.

Primer

Naročnik bo plačal honorar v višini 6.000 GBP v dveh delih: 50 % ob podpisu in 50 % ob dostavi končnih datotek. Vsak račun zapade v plačilo v 14 dneh od datuma izdaje.

Pri dolgovih med podjetji v Združenem kraljestvu se zakonske zamudne obresti določijo z uredbo na podlagi zakona Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, gov.uk pa navaja stopnjo 8 % plus osnovna obrestna mera Bank of England (Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, s.6; gov.uk guidance). Številne pogodbe omenjajo ta zakon, da obe strani vesta, da velja.

Net 30, net 14, ob prejemu razloži kratice, stran o členu o plačilnih pogojih pa vsebuje več primerov besedila.

Poleg samega posla večina poslovnih pogodb vsebuje znan nabor členov:

• Omejitev odgovornosti. Omejitev, koliko lahko zahteva ena ali druga stran. V Angliji in Walesu odgovornosti za smrt ali telesno poškodbo, ki jo povzroči malomarnost, ni mogoče izključiti ali omejiti s pogodbenim pogojem, drugo odgovornost zaradi malomarnosti pa je mogoče omejiti le toliko, kolikor je pogoj razumen (Unfair Contract Terms Act 1977, s.2).
• Intelektualna lastnina. Kdo je lastnik nastalega in kdaj preide lastništvo. Pogosto ob celotnem plačilu.
• Zaupnost. Kaj vsaka stran ohrani zase in za kako dolgo.
• Odpoved. Kako lahko katera od strani konča sodelovanje in kaj se plača za opravljeno delo.
• Pristojno pravo in pristojnost. Po katerem pravu se pogodba razlaga in kateri sodišči odločata o sporih.
• Celoten sporazum. Da je podpisani dokument celoten dogovor, ne pa prejšnja e-pošta.
• Pravice tretjih oseb. V Angliji in Walesu lahko oseba, ki ni pogodbena stranka, uveljavlja pogoj, če tako določa pogodba ali če pogoj očitno namerava koristiti njej, razen če pogodba kaže drugače; pogodbe to pravico pogosto izključijo (Contracts (Rights of Third Parties) Act 1999, s.1).

Ni nujno, da ima vsaka pogodba vsak člen. Kratka vzajemna pogodba o nerazkrivanju (NDA) ima manj členov kot pogodba o opravljanju storitev.

Preprost jezik ni neformalen jezik. Je enak pomen z manj in bolj običajnimi besedami.

• Ena misel na stavek.
• Dejavnik. „Naročnik bo plačal“ namesto „plačilo se izvede“.
• Opredeljeni izrazi, uporabljeni dosledno. Če je enkrat „Izdelki“, je vedno „Izdelki“.
• Številke kot številke. „14 dni“, ne „štirinajst (14) dni“.
• Brez sopomenk za pestrost. Bralec predvideva, da drugačna beseda pomeni drugačno stvar.

Primer

Prej: Ne glede na karkoli nasprotnega v tem dokumentu je Izvajalec upravičen začasno ustaviti izvajanje Storitev, če kakršen koli znesek ostane neplačan.

Potem: Če račun ni plačan 7 dni po zapadlosti, lahko Izvajalec delo ustavi, dokler ni plačan.

Drugi zapis je krajši, pa tudi natančnejši: pove, kdaj pravica nastane.

Končni pregled, ki pomaga: preberite vsak „lahko“, „bo“ in „mora“ v osnutku. „Bo“ in „mora“ ustvarjata obveznosti, „lahko“ ustvarja možnost. Zamenjava teh besed je eden najpogostejših načinov, kako pogodba v preprostem jeziku pove nekaj, česar pisec ni mislil.

Večina težav pri pogodbah malih podjetij izhaja iz kratkega seznama vrzeli, ne iz zapletenega besedila:

• Nejasni izdelki. „Prenova blagovne znamke“ ali „posodobitve spletne strani“ brez seznama. Vsaka stran v besede prebere svojo različico.
• Brez koraka prevzema. Nihče ne pove, kdaj je delo končano, zato končni račun nima jasnega sprožilca.
• Neomejeni popravki. Molk o popravkih se običajno bere kot „dokler naročnik ni zadovoljen“.
• Lastništvo ob podpisu. Intelektualna lastnina preide na naročnika, preden je plačal, zato izvajalec delo odda in nato lovi plačilo računa.
• Brez izstopa. Ni odpovednega roka ali plačila za opravljeno delo, zato je predčasni konec stvar pogajanj.
• Prekopirani členi, ki ne ustrezajo. Člen iz precej večje pogodbe z opredeljenimi izrazi, ki se nikjer drugje v dokumentu ne pojavijo.
• Dve različici v obtoku. Vsaka stran podpiše nekoliko drugačen osnutek.

Vsako napako je ob pripravi osnutka lahko odpraviti, ko se delo začne, pa težko. Če pogodbo enkrat preberete z očmi nasprotne strani, odkrijete večino teh napak: če bi bili naročnik ali izvajalec, kje bi pritisnili?

Podpis je najjasnejši dokaz, da sta se obe strani strinjali z isto različico.

V Angliji in Walesu je elektronski podpis dopusten kot dokaz pri vsakem vprašanju o pristnosti ali celovitosti sporočila ali podatkov (Electronic Communications Act 2000, s.7). Poročilo Law Commission iz leta 2019 navaja, da je elektronski podpis v pravu zmožen izvršiti dokument, vključno z listino (deedlistina (deed)Listina (deed) je formalen pisni dokument, ki izpolnjuje posebna pravila o podpisovanju in se običajno uporablja, kadar ena stran ne dobi ničesar v zameno.Več v slovarju), kadar podpisnik dokument namerava overiti in so izpolnjene morebitne formalnosti.

V ZDA zvezni zakon ESIGN Act določa, da pogodbi ni mogoče odreči pravnega učinka samo zato, ker je v elektronski obliki (15 U.S.C. 7001(a)). Pravila posameznih zveznih držav še čakajo na preverjanje.

Listina (deed) je drugačna. Iz nje mora biti na prvi pogled jasno, da je listina, posameznik pa jo veljavno izvrši le, če jo podpiše v prisotnosti pričujočega pričevalca in jo izroči kot listino (Law of Property (Miscellaneous Provisions) Act 1989, s.1(2)–(3)). Listina ali pogodba razloži, kdaj pride to v poštev.

Nekaj navad poskrbi, da je podpisana pogodba pozneje uporabna:

• Hranite en nespremenjen izvod. Podpisano različico, ne zadnjega osnutka v nečijem nabiralniku.
• Spremembe zapišite. Kratka sprememba ali dodatekdodatekDodatek je kratka pisna sprememba obstoječe pogodbe, ki jo podpišeta obe strani, tako da prvotni pogoji ostanejo enaki, razen tistega, kar dodatek posodobi.Več v slovarju ali nov opis del (SOW), ki ga podpišeta obe strani.
• Zabeležite datume. Podaljšanje, odpovedni roki, plačilni mejniki.
• Poznajte roke zastaranja. V Angliji in Walesu tožbe iz navadne pogodbe ni mogoče vložiti po šestih letih od nastanka tožbenega razloga; pri listini je ta rok dvanajst let (Limitation Act 1980, ss.5 and 8).

Na Contracts.io v enem stavku opišete posel, Lex pripravi osnutek, delite eno povezavo, obe strani pa se strinjata in podpišeta isto različico. Za nasprotno stran je brezplačno.