Je klant heeft je contract aangepast (redline): wat nu?

Een redline is een markering in het concept: toegevoegde woorden, doorgehaalde woorden of een herschreven clausule. Het is een voorstel. Er is niets afgesproken totdat je die wijziging accepteert, of jullie allebei een latere versie tekenen die haar bevat.

Freelance ontwerpers en ontwikkelaars zien steeds hetzelfde handvol aanpassingen, meestal nadat de jurist of financiële afdeling van de klant het concept heeft gelezen:

• Betalingsvoorwaarden opgerekt van net 14 of net 30Net 30Net 30 betekent dat de klant 30 dagen vanaf de factuurdatum heeft om te betalen.Meer in de begrippenlijst naar net 60Net 60Net 60 betekent dat de klant 60 dagen vanaf de factuurdatum heeft om te betalen.Meer in de begrippenlijst.
• De regel over boetes bij te late betaling of om het werk stil te leggen geschrapt.
• Limieten op herzieningen verwijderd, zodat “twee rondes” stilte wordt.
• IE die bij oplevering overgaat in plaats van bij betaling.

Die vier wijzigingen verschuiven kasstroom en risico. De rest van deze gids gaat over ze lezen, beslissen en antwoorden zonder een nieuwe e-mailketen te beginnen.

Accepteer het pakket niet als geheel. Lees het wijziging voor wijziging.

1. Open de gemarkeerde versie die ze stuurden, of de deellink als het concept al op Contracts.io staat.
2. Maak een lijst van elke wijziging die geld, timing, eigendom, herzieningen of het einde van de klus raakt.
3. Negeer opruimwerk dat alleen een partij hernoemt of een typfout herstelt. Dat kan wachten.
4. Beslis drie groepen: accepteren, een tegenvoorstel met je eigen tekst, of afwijzen en zeggen waarom.
5. Antwoord op hetzelfde document. Een nieuw Word-bestand in e-mail schept twee versies. Eén link houdt één versie.

Hebben ze een pdf van hun document gemaild in plaats van het jouwe te bewerken, dan kun je nog steeds beginnen met je freelanceovereenkomst of opdrachtomschrijving (SOW) en hun wensen als tegenvoorstellen invoeren, zodat jouw betalings- en eigendomsvoorwaarden het uitgangspunt blijven.

Hoe schrijf je een contract is de langere checklist als het concept nog dun is.

Niet elke redline is een gevecht. Veel zijn redelijk, of goedkoop te geven als je er iets voor terugkrijgt.

Vaak makkelijk te accepteren:

• Hun juridische naam, bedrijfsnummer of adres voor kennisgevingen.
• Hun factuurproces (PO-nummers, een genoemd e-mailadres van de boekhouding).
• Een iets smaller doel in een NDA.
• Een langere beoordelingstermijn voor een mijlpaalmijlpaalEen mijlpaal is een omschreven punt in een project, vaak gekoppeld aan een op te leveren resultaat en een betaling.Meer in de begrippenlijst, als de data nog kloppen.

Het waard om over te praten, niet om over te schouderophalen:

• Alles wat vertraagt wanneer je wordt betaald.
• Alles wat een gevolg van te late betaling schrapt.
• Alles wat “klaar” laat betekenen “tot ze tevreden zijn”.
• Alles wat het werk overdraagt voordat de factuur is betaald.

Een handige toets: als dit de enige klus van deze maand was, zou de wijziging dan nog goed zijn? Contracten voor freelancers en contracten voor ontwikkelaars lopen de gebruikelijke vorm van die deals langs.

Net 60 betekent dat de betaaltermijn twee keer zo lang is als bij net 30. Voor een freelancer is dat vaak een maand huur die op andermans rekening staat.

Manieren om te antwoorden, van licht tot stevig:

• Houd net 30 en zeg dat in je antwoord: “Ik factureer bij oplevering; betaling is verschuldigd 30 dagen na de factuurdatum.”
• Kom in het midden: net 45, of net 30 voor de aanbetaling en net 45 voor het restant.
• Houd net 60 alleen als ze een grotere aanbetaling doen, bijvoorbeeld 50% vooraf in plaats van 30%.
• Voeg een pauze toe. Is een factuur 7 dagen na de vervaldatum onbetaald, dan stopt het werk tot ze is betaald. Dat is dagelijks vaak nuttiger dan ruziën over een percentage.

Schrijf het tegenvoorstel als vervangende zin, niet als opmerking in de kantlijn. Voorbeeld:

De Opdrachtgever betaalt elke factuur binnen 30 dagen na de factuurdatum. Is een factuur 7 dagen na de vervaldatum onbetaald, dan mag de Freelancer het werk stilleggen tot ze is betaald.

Wijs ze op de clausule over betalingsvoorwaarden als ze de gebruikelijke formulering willen. Net 30, net 14, bij ontvangst legt uit wanneer de termijn begint.

Klanten schrappen vaak rente of administratiekosten omdat hun beleid is “wij betalen geen boetes bij te late betaling.” Dat is een beleid, geen reden dat de factuur mag blijven liggen.

Je hoeft hun geschrapte regel niet woord voor woord te evenaren. Je kunt hem ruilen voor iets waar ze echt mee kunnen leven:

• Een recht om stil te leggen, zoals hierboven. Het werk stopt als de factuur achterstallig is.
• Een kortere vervaldatum als ze geen boete accepteren: net 14 in plaats van net 30.
• Een grotere aanbetaling, zodat minder van de klus op krediet gaat.
• Facturatie per mijlpaal, zodat het laatste onbetaalde deel kleiner is.

Weigeren ze elk gevolg, zie dat dan als informatie: deze klant betaalt misschien traag. Prijs de klus, of de aanbetaling, alsof de laatste factuur te laat komt.

Verzin in het antwoord geen wettelijk tarief. Wil je de gebruikelijke formulering over te late betaling voor Britse zakelijke facturen, lees dan de onderbouwde notitie op de pagina over betalingsvoorwaarden en beslis daar. Deze gids blijft bij wat je op papier kunt onderhandelen.

Zwijgen over herzieningen wordt meestal gelezen als “tot we het mooi vinden.” Zo wordt een website van twee weken er een van twaalf.

Zet de limiet terug, in telbare woorden:

Per resultaat zijn twee rondes gebundelde feedback inbegrepen. Verdere rondes worden geoffreerd voordat het werk begint.

Een ronde is één verzamelde set opmerkingen, geen chatbericht elke middag. Zeg dat als dat nodig is.

Willen ze “redelijke herzieningen” zonder getal, antwoord dan met:

• twee rondes inbegrepen
• een genoemde vergoeding voor extra rondes
• een wijzigingsverzoek voor alles buiten de opdrachtomschrijving (SOW)

Uitdijende opdrachten zijn tien kleine verzoeken. Het contract helpt alleen als extra werk wordt opgeschreven. Wat hoort in een freelance- of aannemersovereenkomst behandelt hoe je op te leveren resultaten als lijst schrijft.

“Bij oplevering” betekent dat ze eigenaar van de bestanden kunnen zijn op de dag dat je ze stuurt, en dan 60 dagen over de betaling kunnen doen. “Bij betaling” betekent dat het eigendom overgaat als de factuur is voldaan.

Een duidelijk tegenvoorstel:

Bij volledige betaling van de vergoedingen voor een resultaat draagt de Freelancer de rechten op dat resultaat over aan de Opdrachtgever, met uitzondering van het bestaande materiaal van de Freelancer, dat in licentie wordt gegeven voor gebruik als onderdeel van de resultaten.

Houd in beide gevallen drie dingen op papier:

• Bestaand materiaal: je bibliotheken, componenten, presets. In licentie gegeven, niet overgedragen.
• Materiaal van derden: lettertypen, stock, plug-ins. Hun eigen licenties blijven gelden.
• Portfoliogebruik: of je het werk mag tonen, en wanneer.

Staan ze erop dat het bij oplevering overgaat, vraag dan om een aanbetaling die het eerste deel van het werk dekt, of om een recht om de licentie op te schorten tot betaling. De pagina over overdracht van intellectueel eigendom heeft de gebruikelijke vorm.

Ontwikkelaars houden vaak herbruikbare componenten; fotografen geven vaak gebruiksrechten in licentie in plaats van over te dragen. Contracten voor ontwikkelaars en het sjabloon voor een fotolicentie zijn de dichtstbijzijnde startpunten voor die klussen.

Op Contracts.io werken beide kanten op één document.

• Je stelt op met Lex uit één zin, of begint met een freelanceovereenkomst, overeenkomst met een zelfstandige aannemer of opdrachtomschrijving (SOW).
• Je stuurt één deellink. De klant heeft geen account nodig en betaalt niet.
• De aanpassingen van hun jurist komen binnen als redlines op diezelfde versie.
• Elke wijziging is Accepteren, Tegenvoorstel of Afwijzen. Een tegenvoorstel is jouw vervangende tekst, geen opmerking in e-mail.
• Elke versie blijft bewaard. Er wordt niets stilletjes bewerkt.
• Elke kant heeft een privé-Lex die clausules uitlegt. De andere kant ziet die gesprekken nooit.
• Als de tekst is afgesproken, tekenen beide kanten elektronisch één vastgezette versie.

Dat is het verschil met de meeste tools voor elektronisch tekenen, die een handtekening verzamelen onder een afgeronde pdf. Heb je al een bestand dat getekend lijkt en hoef je alleen namen te verzamelen, zie dan /alternatives. Moet je de tekst nog afspreken, blijf dan op de deellink.

Lex stelt op en legt uit. Hij verstuurt, accepteert of tekent nooit. Dat doet altijd een mens.

Een paar patronen zijn het waard om voor te stoppen, ook bij een klus die je wilt:

• Ze willen geen vervaldatum voor betaling noemen.
• Ze willen het werk, de bronbestanden en de rechten voordat er geld is verschoven.
• Ze schrappen de limiet op herzieningen en de wijzigingsprocedure.
• Ze sturen elke keer dat je antwoordt een nieuw bestand, zodat je niet kunt zien wat er veranderde.
• De deal is een procedure met hoge waarde, of hun document verschuift geld, eigendom of onbeperkte aansprakelijkheid op een manier waar je niet mee kunt leven. Schakel een solicitor in voor dat document, zie /lawyers.

Je kunt het gesprek pauzeren zonder toespraak. “Ik kan beginnen zodra betalingstermijn en eigendom bij betaling terug zijn. Hier is de link met die twee tegenvoorstellen.”

Loop je wel weg, bewaar dan de laatst gedeelde versie. Het is het verslag van wat is aangeboden.

Een annuleringsvergoeding (kill fee)annuleringsvergoedingEen annuleringsvergoeding (kill fee) is een betaling die een maker of leverancier toekomt als een klant een project annuleert voordat het af is.Meer in de begrippenlijst helpt alleen als ze in het concept stond voordat ze annuleerden. Ze verschijnt niet achteraf.

Hoe wij met contracttekst omgaan, zie /trust.