O que fazer quando um cliente não paga a fatura do meu trabalho freelance (Reino Unido)?

Confira o contrato, confirme que a fatura chegou e envie um lembrete curto por escrito, com o valor e a data de vencimento original. Anote se o cliente é uma empresa ou um consumidor, porque os juros legais só valem entre empresas. Guarde todos os e-mails. Se ainda assim não pagarem, envie uma carta pré-ação.

Uma primeira cobrança é calma e específica:

• o número e a data da fatura
• o valor
• a data de vencimento prevista no contrato, ou a data em que você emitiu a fatura
• os dados da conta
• um novo prazo curto de 7 dias

Confira os termos de pagamento assinados antes de escrever. Se o contrato já permite pausar o trabalho, diga que vai usar esse direito. Se ele vincula a cessão de propriedade intelectual ao pagamento integral, diga que a licença ou a transferência ainda não ocorreu.

Mantenha o tom objetivo. Guarde a conversa. Esta página trata da England and Wales; o procedimento na Escócia e na Irlanda do Norte é diferente.

Sim, em uma fatura entre empresas. O Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 implica o direito a juros legais de 8% acima da taxa básica do Bank of England. Ele não se aplica a clientes consumidores. Se o seu contrato já fixa uma taxa de juros diferente, vale a taxa contratual no lugar da legal.

A lei está em legislation.gov.uk. A orientação do GOV.UK sobre pagamentos comerciais em atraso indica a taxa legal como 8% mais a taxa básica do Bank of England. Não colocamos aqui um valor da taxa básica porque ele muda; consulte a taxa atual na hora de calcular.

Alguns limites que pegam muita gente:

• Apenas entre empresas. As duas partes precisam estar agindo no curso de uma atividade empresarial. Um casal que contrata um álbum de casamento é consumidor. Uma marca que contrata uma campanha não é.
• Uma taxa contratual substitui a taxa legal. Se o seu acordo de freelancer já indica uma taxa de juros, é essa taxa que você cobra, não a padrão da lei.
• Juros simples, contados a partir do dia seguinte ao vencimento da dívida.

Para a redação usual, veja a cláusula de termos de pagamento e Net 30, net 14, à vista.

Quando os juros legais começam a correr sobre uma dívida empresarial elegível, você também pode cobrar um valor fixo de recuperação: £40 abaixo de £1,000, £70 de £1,000 a £9,999.99 e £100 a partir de £10,000. Esse valor se soma aos juros, com base na mesma lei de 1998. Não se aplica a clientes consumidores.

A Section 5A do Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 define os valores fixos:

Essa compensação vem além dos juros legais. Se os custos razoáveis de recuperação passarem do valor fixo, a lei também permite cobrar a diferença.

De novo: este é um direito entre empresas. Coloque na carta pré-ação o valor que você está cobrando, com uma linha que mostre como calculou os juros, e cite a lei. A página do GOV.UK sobre pagamentos comerciais em atraso mostra os mesmos valores.

Indique as partes, a fatura não paga, o valor, a data de vencimento e o prazo que você está dando agora. Dê 14 dias, ou 30 dias se o devedor for pessoa física, conforme o Pre-Action Protocol for Debt Claims. Anexe a fatura, diga que vai iniciar uma ação judicial se não pagarem e mantenha a carta objetiva.

Uma carta pré-ação eficaz traz:

• quem é você e quem são eles, com os nomes jurídicos completos
• o número, a data, o valor e o vencimento original da fatura
• o trabalho a que a fatura se refere
• os juros e qualquer compensação fixa, com a lei citada se você for cobrá-los
• como pagar
• o novo prazo
• que você pretende iniciar uma ação judicial se não pagarem ou contestarem até lá

Quanto tempo dar. Catorze dias é o prazo para um devedor empresarial. Se o devedor for pessoa física, inclusive um empresário individual (sole trader), aplica-se o Pre-Action Protocol for Debt Claims e você espera 30 dias a partir da carta de cobrança antes de ajuizar. O protocolo também pede formulários adicionais; leia-o em justice.gov.uk em vez de copiar um modelo de memória.

A carta em si é uma carta aberta, para que você possa mostrar ao tribunal que deu aviso. Ofertas de acordo ficam em uma nota separada sem prejuízo (without prejudice)sem prejuízo (without prejudice)“Without prejudice” é um rótulo comumente colocado em comunicações de acordo para indicar que elas não devem ser usadas como prova contra quem as enviou.Mais no glossário. Não misture as duas coisas num e-mail confuso.

Envie de um jeito que você consiga provar: e-mail mais correio, se você tiver um endereço postal. Guarde com ela o contrato assinado, a fatura e a conversa de cobrança.

Na England and Wales, você inicia uma ação de cobrança, online pelo Money Claim Online ou pelo serviço online de ações de cobrança do HMCTS. Ações de até £10,000 são encaminhadas à via de pequenas causas (small claims track). Não chute o valor da taxa judicial: consulte a página oficial de taxas no gov.uk, porque os valores mudam.

O guia do GOV.UK é Make a court claim for money. Você pode iniciar a maioria das ações de cobrança de valor determinado online pelo HMCTS (inclusive o Money Claim Online). Você vai precisar do nome jurídico e do endereço do réu, do valor e de uma breve descrição dos fatos da ação (particulars of claim).

Via de pequenas causas. Na England and Wales, a via de pequenas causas é a via normal para ações de valor financeiro de até £10,000. É nessa faixa que fica a maioria das faturas de freelancers.

Taxas. As taxas judiciais mudam. Não listamos valores aqui. Confira os valores atuais em taxas judiciais do GOV.UK para ações de cobrança.

Se você obtiver uma sentença e eles ainda assim não pagarem, o mesmo guia do GOV.UK explica o que acontece depois. Nada disso é motivo para pular a carta pré-ação. O tribunal espera que você tenha tentado antes.

Esta seção vale apenas para a England and Wales. Se o contrato indicar outro lugar, ou o cliente estiver em outro lugar, o caminho da ação é diferente. Contrate um advogado (solicitor) para uma ação de valor alto ou para um réu fora da England and Wales: veja /lawyers.

Você ainda pode emitir fatura, cobrar e, se for preciso, ajuizar a ação. Um contrato pode se formar por e-mails, um briefing e a execução do trabalho. É mais difícil provar o vencimento, o valor e o que estava no escopo. Reúna o briefing, os e-mails, os arquivos e as faturas. No próximo trabalho, assine os termos antes de começar.

O que reunir:

• o briefing, a proposta ou o escopo de trabalho (SOWescopo de trabalho (SOW)Um escopo de trabalho (SOW) é um documento que descreve o trabalho específico, as entregas, o prazo e os honorários de um projeto.Mais no glossário), mesmo que nunca tenha sido assinado
• e-mails e mensagens que citem o valor, as datas ou as entregas
• os arquivos que você entregou
• a fatura e cada cobrança

Um tribunal ainda pode reconhecer um contrato a partir desse rastro de documentos. O que ele não consegue inventar é um vencimento de 14 dias, uma taxa de cancelamento (kill fee)taxa de cancelamento (kill fee)Uma taxa de cancelamento (kill fee) é um pagamento devido a um criador ou fornecedor quando o cliente cancela um projeto antes de ele terminar.Mais no glossário ou uma transferência de propriedade intelectual no pagamento se ninguém combinou essas palavras. Os juros legais da lei de 1998 ainda podem valer para uma dívida elegível entre empresas, mesmo sem uma cláusula escrita de juros.

Na England and Wales, uma ação sobre um contrato simples não pode ser proposta depois de seis anos do momento em que surgiu o direito de ação (Limitation Act 1980, s.5). Não deixe uma fatura antiga parada até esse prazo virar um palpite.

Na próxima vez, comece de um acordo de freelancer ou de como escrever um contrato e assine uma versão compartilhada antes de o trabalho começar.

Escreva os termos de pagamento no contrato antes de começar: um sinal, faturas por marco, um vencimento como 14 ou 30 dias, juros por atraso, o direito de pausar o trabalho, uma taxa de cancelamento se o cliente cancelar e direitos de propriedade intelectual ou licença que só se transferem com o pagamento integral. Essas linhas são mais fáceis de combinar num rascunho compartilhado do que depois.

As cláusulas que realmente mudam o comportamento:

• SinalsinalUm sinal é um dinheiro pago adiantado, antes do trabalho principal ou da fatura final.Mais no glossário ou pagamento antecipado. O trabalho só começa quando a primeira parcela cair. Veja termos de pagamento.
• Faturas por marcomarcoUm marco é um ponto definido em um projeto, muitas vezes ligado a uma entrega e a um pagamento.Mais no glossário. Cada etapa tem um valor, então a última parcela em aberto é menor.
• Um vencimento definido. Net 14 ou net 30Net 30Net 30 significa que o cliente tem 30 dias a partir da data da fatura para pagar.Mais no glossário a partir da data da fatura, e não “na conclusão”, sem relógio nenhum. Net 30, net 14, à vista explica quando o prazo começa a contar.
• Juros por atraso. A lei de 1998 ou uma taxa que as duas partes definam. A página sobre multa por atrasomulta por atrasoUma multa por atraso é uma cobrança extra, ou juros, acrescentada quando uma fatura não é paga até a data de vencimento.Mais no glossário trata da troca usual se eles riscarem a linha.
• Direito de pausar o trabalho se uma fatura estiver atrasada. Muitas vezes mais útil no dia a dia do que os juros.
• PI ou licençalicençaUma licença é a permissão para usar um trabalho de um jeito combinado, sem tirar a titularidade de quem o criou.Mais no glossário só no pagamento. A titularidade ou o uso passa quando a fatura é paga, e não quando você envia os arquivos por e-mail. Veja cessão de propriedade intelectual.
• Taxa de cancelamento (kill fee) se o cliente cancelar, mais o pagamento pelo trabalho já feito. A cláusula de rescisão é o lugar da saída.

Exemplo

O Cliente pagará 40% na assinatura e o saldo em até 14 dias da data de cada fatura. Se uma fatura permanecer não paga 7 dias após o vencimento, o Freelancer poderá pausar o trabalho até que ela seja paga. Os valores em atraso rendem juros nos termos do Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998. Os direitos sobre as Entregas só se transferem com o pagamento integral.

Em linguagem simples: um pouco de dinheiro antes, duas semanas para pagar cada fatura, o trabalho pode parar se eles atrasarem uma semana, e eles não são donos dos arquivos até pagarem.

O que entra em um acordo de freelancer ou prestador de serviços e contratos para freelancers explicam o restante do contrato.

Relacionado: se eles estão usando os arquivos sem pagar, veja Cliente usando seu trabalho sem pagar. Se eles cancelaram e você está com um sinal, veja Cliente cancelou: você pode ficar com o sinal?.

No Contracts.io, as duas partes redigem, negociam e assinam eletronicamente um único contrato compartilhado, então os termos de pagamento são a versão que vocês dois assinaram. O Lex, nosso assistente de IA, ajuda você a escrever um sinal, marcos, um vencimento e uma cláusula de pausa por atraso em linguagem simples. O cliente abre um link. Ninguém fica trocando v4_final por e-mail.

Você descreve o trabalho em uma frase. O Lex redige um acordo de freelancer ou um escopo de trabalho (SOW). Você compartilha um link. O cliente pode Aceitar, Contrapropor ou Recusar nessa mesma versão, e depois os dois assinam eletronicamente. A outra parte nunca paga e não precisa de conta.

Isso não cobra uma fatura por você. Mas faz com que o vencimento, o sinal e o direito de pausa sejam as palavras que vocês dois assinaram, e não uma linha perdida num e-mail.