Is de aanbetaling van een trouwfotograaf terug te krijgen in het VK?

Alleen als het contract dat zegt, of als een consumentenrecht een terugbetaling vereist. Er is geen standaardregel in het VK dat een trouwfotograaf de reserveringskosten houdt — of teruggeeft — wanneer het stel annuleert. Schrijf op wat het geld is, wanneer het verschuldigd is en wat er gebeurt bij annulering, uitstel en overmacht.

Een stel dat hun eigen trouwfoto’s boekt, zijn consumenten. Een bedrijf dat een merkshoot boekt, of een locatie die fotografie koopt in het kader van haar bedrijf, niet. De meeste trouwboekingen zijn consumentenovereenkomsten, dus de Consumer Rights Act 2015 Part 2 (oneerlijke bedingen) en, voor boekingen op afstand of buiten de verkoopruimte, de Consumer Contracts (Information, Cancellation and Additional Charges) Regulations 2013 gelden bovenop wat het contract zegt.

Deze pagina gaat eerst uit van England & Wales. De hier genoemde consumentenwetten gelden in het hele VK. De boeteregel in Cavendish Square Holding v Makdessi [2015] UKSC 67 is de herformulering van de Supreme Court voor England & Wales. Voor de videograafversie van dezelfde geldpagina, zie Is de aanbetaling van een trouwvideograaf terug te krijgen in het VK?. De algemene freelanceversie is Klant geannuleerd: mag je de aanbetaling houden?. Begin het contract bij een fotolicentie.

Een aanbetaling is een deel van het honorarium, vroeg betaald en in mindering gebracht als de klus doorgaat. Reserveringskosten zijn de prijs voor het vasthouden van de datum. Een retainer betekent meestal doorlopende maandelijkse uren, wat een trouwboeking niet is. Het label bepaalt het juridische karakter niet; de woorden doen dat.

Schrijf één van die vormen, niet een mix:

• Aanbetaling. Geld op rekening van het honorarium. Als de bruiloft doorgaat, gaat het van de laatste factuur af. Als ze annuleren, moet het contract zeggen of het wordt gehouden, terugbetaald of in mindering gebracht op een annuleringsbedrag.
• Reserveringskosten. De prijs om die zaterdag uit de agenda te halen. Andere stellen worden afgewezen. Dat is een primaire verplichting: ze betalen om de datum te reserveren. Noem het reserveringskosten, zeg dat het de prijs is voor het vasthouden van de datum en zeg dat het in mindering wordt gebracht op het honorarium als de shoot plaatsvindt.
• Retainer. Een vast honorarium voor doorlopende tijd. Een trouwgalerij is één klus op één datum. “Retainer” hier gebruiken is hoe stellen denken dat ze betaald hebben voor uren die ze kunnen terugvorderen. Als je reserveringskosten bedoelt, schrijf dan reserveringskosten.

Een “annuleringsvergoeding (kill fee)” is het extra bedrag (of het hele bedrag) dat verschuldigd is als ze annuleren. Het contract moet zeggen of de reserveringskosten de annuleringsvergoeding zijn, een minimum ervan, of iets wat je terugbetaalt. De drie woorden gebruiken alsof ze hetzelfde zijn, is hoe mensen ruziën na de annuleringsmail.

Een label “niet-terugbetaalbaar” beslist het niet. Part 2 van de Consumer Rights Act 2015 zegt dat een oneerlijk beding in een consumentenovereenkomst de consument niet bindt. Een beding is oneerlijk als het, in strijd met de goede trouw, een aanzienlijke onevenwichtigheid ten nadele van de consument veroorzaakt. Bedingen die een groot bedrag houden ongeacht het verlies, doorstaan die toets niet.

De wet geldt voor een stel dat hun eigen bruiloft boekt. Ze geldt niet voor een zakelijke klant.

Section 62 is de toets. SchedulebijlageEen bijlage (schedule) is een annex bij het contract dat het detail draagt: honoraria, data, deliverables, serviceniveaus. Ze maakt deel uit van de overeenkomst als de hoofdtekst dat zegt. Een rangordebepaling moet zeggen wat er gebeurt als de bijlage en de bedingen botsen. Wissel een bijlage alleen via de wijzigingsmethode die het contract noemt.Meer in de begrippenlijst 2 is een indicatieve en niet-uitputtende lijst van bedingen die als oneerlijk kunnen worden beschouwd (CRA 2015 Sch. 2). De lijst omvat:

• een beding waarmee de handelaar bedragen mag houden die de consument heeft betaald wanneer de consument besluit niet na te komen, zonder een gelijkwaardige betaling als de handelaar annuleert (paragraaf 4)
• een beding dat de consument verplicht een onevenredig hoog bedrag aan schadevergoeding te betalen als hij besluit niet aan te gaan of na te komen, of als hij zijn verplichtingen niet nakomt (paragrafen 5 en 6)

De gids van GOV.UK over het schrijven van een eerlijk contract zegt dat annuleringskosten een oprechte schatting moeten weerspiegelen van wat je direct verliest doordat de klant annuleert, en dat niet-terugbetaalbare aanbetalingen eerder eerlijk zijn als ze een klein percentage van de prijs zijn en je zegt wanneer ze worden gehouden. De consumentengids van GOV.UK over annuleren zegt dat een bedrijf in het algemeen alleen recht heeft op het houden of ontvangen van een bedrag dat volstaat om werkelijke verliezen te dekken die rechtstreeks uit de annulering voortvloeien, en redelijke stappen moet nemen om die verliezen te beperken — waaronder proberen de datum opnieuw te verhuren.

Section 64 haalt het hoofdonderwerp en de prijs alleen uit de redelijkheidstoets als die bedingen transparant en duidelijk zichtbaar zijn. Een annuleringsbedrag dat is verkleed als de “prijs” van de datum wordt nog steeds getoetst als annuleringsbeding. Schrijf de reserveringskosten als de prijs voor het vasthouden van de datum, houd het percentage uitlegbaar en zet een glijdende schaal op latere annulering zodat het bedrag het verlies van de agenda volgt naarmate de zaterdag dichterbij komt.

Een oneerlijk beding bindt het stel niet. De rest van het contract blijft gelden. Een hotel, locatie of merk dat fotografie koopt in het kader van hun bedrijf is geen consument, dus deze redelijkheidstoets geldt niet voor die boeking; Cavendish wel.

Ja, bij een dienstverleningsovereenkomst op afstand of buiten de verkoopruimte met een consument, tenzij een uitzondering van regulation 28 geldt. Boeken per e-mail of website, zonder dat jullie op dezelfde plek zijn, is een overeenkomst op afstand. Boeken op een trouwbeurs is buiten de verkoopruimte. Ondertekenen in je studio is in de verkoopruimte, dus dit recht van 14 dagen geldt niet.

Een zakelijke klant krijgt dit recht niet.

De Consumer Contracts (Information, Cancellation and Additional Charges) Regulations 2013 geven een consument het recht een overeenkomst op afstand of buiten de verkoopruimte tijdens de herroepingsperiode zonder opgaaf van reden te annuleren (regulation 29). Voor een dienstverleningsovereenkomst eindigt die periode aan het einde van 14 dagen na de dag waarop de overeenkomst is aangegaan (regulation 30(2)). Een consument is een natuurlijke persoon die geheel of grotendeels buiten zijn handel, bedrijf, ambacht of beroep handelt (regulation 4).

Vroege start. Je mag de dienst gedurende die 14 dagen niet beginnen tenzij de consument een uitdrukkelijk verzoek heeft gedaan — en bij een overeenkomst buiten de verkoopruimte moet dat verzoek op een duurzame drager staan (regulation 36). Een datum vasthouden is niet hetzelfde als beginnen met fotograferen. Als je wel begint (een verlovingsshoot, een droneverkenning, een locatierondgang) en ze daarna binnen de 14 dagen annuleren, betalen ze een evenredig bedrag voor wat je hebt geleverd.

De uitzondering voor vrijetijdsdata. Regulation 28(1)(h) neemt de levering van diensten met betrekking tot vrijetijdsactiviteiten uit als de overeenkomst voorziet in een specifieke datum of periode van uitvoering. Een trouwshoot op een genoemde zaterdag is een overeenkomst met een specifieke datum. De uitzondering geldt voor diensten die met vrije tijd te maken hebben. Het is geen algemene vrijbrief om het recht van 14 dagen bij elke boeking met een datum te negeren.

Een regel “geen bedenktijd” neemt een recht van 14 dagen dat de Regulations geven niet weg. Vertel het stel over het recht, en hoe te annuleren, wanneer ze boeken.

Wanneer het een secundaire verplichting bij wanprestatie is die een nadeel oplegt dat volkomen onevenredig is aan een legitiem belang bij nakoming. Dat is Cavendish Square Holding v Makdessi [2015] UKSC 67. Echte reserveringskosten, de overeengekomen prijs voor het vasthouden van de datum, zijn een primaire verplichting. Een bedrag zonder verband met het verlies van de agenda lijkt op straf.

De meeste trouwboekingen zijn consumentenovereenkomsten, dus redelijkheid onder de wet van 2015 is de toets die de clausule echt beslist. Cavendish blijft van belang voor een zakelijke klant — een merkstills-dag, een hotel dat een brochure in opdracht geeft, een locatie die een fotograaf boekt voor haar eigen marketing — en is de herformulering voor England & Wales van de boeteregel die je geciteerd zult zien. De Supreme Court zei in Cavendish Square Holding BV v Talal El Makdessi; ParkingEye Ltd v Beavis [2015] UKSC 67 dat een clausule een boete is als ze een secundaire verplichting is die de contractbreker een nadeel oplegt dat volkomen onevenredig is aan enig legitiem belang van de onschuldige partij bij de handhaving van de primaire verplichting.

Legitieme belangen bij een trouwdatum:

• de zaterdag die je uit de agenda hebt gehaald
• andere stellen die je hebt afgewezen
• een tweede fotograaf of associate die al is geboekt
• gehuurde apparatuur en reizen die al zijn vastgelegd

Een rond getal van 100% van het honorarium vanaf de dag van ondertekenen, zonder verband met die belangen, is de vorm die op straf lijkt. Een glijdende schaal die stijgt naarmate de datum dichterbij komt, is makkelijker te verdedigen. Breng de aanbetaling of reserveringskosten op dat bedrag in mindering zodat je niet twee keer hetzelfde verlies in rekening brengt. Zie gefixeerde schadevergoedinggefixeerde schadevergoedingGefixeerde schadevergoeding (liquidated damages) is een bedrag dat het contract vooraf vastlegt als betaling wanneer een genoemde tekortkoming zich voordoet, zoals te late oplevering. In England and Wales is ze afdwingbaar als ze een legitiem belang bij nakoming beschermt en niet buiten alle proportie is tot dat belang, volgens Cavendish Square Holding BV v Talal El Makdessi [2015] UKSC 67.Meer in de begrippenlijst en boetebedingboetebedingEen boetebeding (penalty clause) is een secundaire verplichting die de partij die in gebreke blijft een bedrag laat betalen, of een nadeel laat dragen, buiten alle proportie tot het legitieme belang van de benadeelde partij bij nakoming. In England and Wales is zo'n beding niet afdwingbaar. De toets is Cavendish Square Holding BV v Talal El Makdessi [2015] UKSC 67.Meer in de begrippenlijst.

Dezelfde zaterdag geboekt door een stel is redelijkheid onder de CRA. Dezelfde zaterdag geboekt door een bedrijf is Cavendish. Schrijf welke het is op de partijenregel.

Zeg wanneer de reserveringskosten verschuldigd zijn, dat de datum niet wordt vastgehouden totdat ze binnen zijn en wat wordt gehouden als ze annuleren. Een schaal die stijgt naarmate de zaterdag dichterbij komt, volgt het verlies van de agenda. Breng de reserveringskosten op dat bedrag in mindering. De onderstaande percentages zijn een voorbeeld, geen wettelijk tarief.

Een werkende clausule beantwoordt vijf dingen:

• wanneer de reserveringskosten verschuldigd zijn, en dat de datum niet is gereserveerd totdat ze zijn ontvangen
• dat de reserveringskosten in mindering worden gebracht op het honorarium als de bruiloft doorgaat
• wat wordt gehouden, of wat extra verschuldigd is, als ze naar eigen believen annuleren — de annuleringsvergoeding (kill fee)annuleringsvergoedingEen annuleringsvergoeding (kill fee) is een betaling die een maker of leverancier toekomt als een klant een project annuleert voordat het af is.Meer in de begrippenlijst / het annuleringsbedrag
• dat vastgelegde kosten (tweede fotograaf, apparatuur, reizen) erbovenop komen als ze hoger zijn
• van wie onbetaald werk is, en of een al opgeleverde sneak peek of trailer in licentie is gegeven

Voorbeeld

De Opdrachtgever betaalt bij ondertekening Reserveringskosten van 25% van het Honorarium. De Fotograaf reserveert de Shootdatum niet totdat de Reserveringskosten zijn ontvangen. De Reserveringskosten zijn de prijs voor het vasthouden van die datum en worden in mindering gebracht op het Honorarium als de Shoot plaatsvindt. Als de Opdrachtgever naar eigen believen annuleert, betaalt de Opdrachtgever een annuleringsbedrag van: 25% van het Honorarium als de annulering meer dan 6 maanden vóór de Shootdatum plaatsvindt; 50% als de annulering 6 maanden of minder maar meer dan 8 weken vóór de Shootdatum plaatsvindt; of 100% als de annulering 8 weken of minder vóór de Shootdatum plaatsvindt; plus reeds gemaakte vastgelegde kosten. De Reserveringskosten worden in mindering gebracht op dat annuleringsbedrag en zijn het minimum dat wordt gehouden. Intellectueel eigendom op werk waarvoor niet volledig is betaald blijft bij de Fotograaf.

In gewone taal: 25% komt binnen voordat de zaterdag van jou is. Als ze het afblazen, betalen ze 25% met meer dan zes maanden de tijd, 50% binnen zes maanden, of 100% binnen acht weken, en ze dekken kosten die je al hebt vastgelegd. De reserveringskosten tellen daarin mee. Ze zijn geen eigenaar van onbetaalde bestanden.

Die schaal is een voorbeeld. Het is geen tarief dat wij hanteren, en geen tarief dat de wet vastlegt. Voor een consument moet dezelfde vorm nog steeds redelijk zijn, kan ze een recht van 14 dagen dat de Regulations van 2013 geven niet wegnemen en moet ze het werkelijke verlies volgen — inclusief de kans om de datum opnieuw te verhuren. Beëindiging naar eigen believenbeëindiging zonder redenBeëindiging zonder reden betekent dat één kant het contract kan beëindigen zonder te beweren dat de andere kant iets verkeerd deed, meestal na een opzegtermijn.Meer in de begrippenlijst is de uitknop; de clausule over beëindiging is waar die staat. Zie ook annulering en annuleringsvergoeding.

Uitstel is een datumwijziging, geen automatische terugbetaling. De oorspronkelijke zaterdag is weg; op de nieuwe ben je misschien vrij, misschien niet. Schrijf op of een datumwijziging een wijziging is, waarbij de reserveringskosten doorschuiven, of een annulering plus een nieuwe boeking.

Schrijf drie regels:

• Wie mag uitstellen. Het stel, jij of beide. Een door het stel gevraagde verplaatsing is niet hetzelfde als dat jij niet kunt komen.
• Termijn. Een verplaatsing met negen maanden de tijd is een ander agendaprobleem dan een verplaatsing met negen dagen. Een glijdende schaal die de annulering spiegelt, is de eerlijke versie: hoe dichter de oorspronkelijke datum, hoe meer van het honorarium is verdiend omdat de oorspronkelijke zaterdag niet twee keer kan worden verkocht.
• De nieuwe datum. Afhankelijk van jouw agenda. Als je de nieuwe datum niet kunt nemen, is dat een annulering van de oorspronkelijke boeking, geen belofte om volgend oktober te fotograferen voor het honorarium van vorig jaar.

Als de nieuwe datum is afgesproken, zeg dan of de oorspronkelijke reserveringskosten doorschuiven, of een extra bedrag verschuldigd is en of de oorspronkelijke pakketprijs nog geldt. Inflatie en weekendtarieven bewegen. Een wijzigingsclausule waarmee je het pakket opnieuw mag offreren voor een datum meer dan 12 maanden verderop is duidelijker dan doen alsof prijzen van 2026 doorlopen tot 2028.

Uitstel is een wijzigingwijzigingsclausuleEen wijzigingsclausule bepaalt hoe het ondertekende contract kan worden gewijzigd. Als de clausule eist dat wijzigingen schriftelijk en ondertekend zijn, is een mondelinge wijziging in England and Wales niet geldig: Rock Advertising Ltd v MWB Business Exchange Centres Ltd [2018] UKSC 24. De gebruikelijke commerciële vorm is een bepaling dat mondelinge wijzigingen niet gelden.Meer in de begrippenlijst van hetzelfde contract, geen nieuwe handdruk in een WhatsApp-chat. Leg het schriftelijk vast op hetzelfde stuk.

Een overmachtovermachtOvermacht is een clausule die de plichten van een partij opschort als iets buiten de macht van beide kanten het werk stopt.Meer in de begrippenlijst-clausule verdeelt genoemde risico’s zodat geen van beide partijen tekortschiet wanneer die gebeurtenissen de zaterdag tegenhouden. Frustrationonmogelijkheid van nakomingFrustration ontslaat partijen van een contract wanneer een onvoorziene gebeurtenis de uitvoering onmogelijk maakt of totaal anders dan afgesproken. In England & Wales is de toets Davis Contractors Ltd v Fareham UDC [1956] AC 696. Taylor v Caldwell (1863) 3 B & S 826 is het klassieke voorbeeld: een muziekzaal brandde af, dus de verhuur kon niet doorgaan.Meer in de begrippenlijst is het common-law-vangnet wanneer nakoming onmogelijk wordt. Regen bij buitengeloften is zelden frustration. Schrijf de weerregel zelf.

Drie lagen:

• Weer. Buitenceremonies worden nat. De gebruikelijke regel is: fotografeer de dag zoals die valt (beperkte dekking, binnenalternatief, kortere buitenopnames), of stel uit in onderling overleg. Uitstel wegens weer is geen annulering door het stel. De reserveringskosten blijven in mindering gebracht; een redelijke uitstelvergoeding kan een tweede zaterdag dekken als de oorspronkelijke niet kan worden hergebruikt. Zie de overmachtclausule.
• Overmacht. Noem de gebeurtenissen: brand, overstroming, epidemiebeperkingen, sluiting van de locatie, ernstige ziekte van het stel of van jou. Zeg wat er gebeurt: eerst uitstellen, en als binnen een vast tijdvak geen nieuwe datum kan worden afgesproken, beëindigen en het restbedrag terugbetalen boven de reeds gemaakte kosten. 100% houden wanneer niemand kon nakomen is de vorm die GOV.UK oneerlijk vindt tegenover een consument.
• Frustration. Als het contract onmogelijk wordt — de locatie is verwoest en er kan geen alternatief worden gefotografeerd, een wettelijk verbod maakt de bijeenkomst onwettig — kan het contract eindigen door frustration. Onder de Law Reform (Frustrated Contracts) Act 1943, s.1 is geld dat vóór de frustrerende gebeurtenis is betaald terug te vorderen, houdt geld dat vóór die gebeurtenis verschuldigd was op verschuldigd te zijn, en kan de rechter een billijk bedrag toekennen voor een verkregen waardevol voordeel. Een goed geschreven overmachtclausule is hoe je voorkomt dat dat aan een latere discussie wordt overgelaten. Zie frustration.

Ziekte van het stel, een overlijden in de familie of dat jij niet kunt komen, vallen ook onder dit onderdeel. Noem ze. “De fotograaf mag een vervanger van gelijkwaardige vaardigheid sturen” is hoe een soloshooter een agendabotsing oplost zonder de dag van het stel te annuleren.

Noem een datum vóór de shoot, niet ergens na de bruiloft. Een restbedrag dat weken vóór de zaterdag verschuldigd is, betekent dat je weet dat de klus is betaald voordat je elke andere boeking dat weekend afwijst. Als het restbedrag niet is binnengekomen, zeg dan dat je niet verplicht bent te komen.

Een duidelijke betalingsclausule beantwoordt vijf dingen: hoeveel, wanneer de reserveringskosten worden gefactureerd, wanneer het restbedrag verschuldigd is, hoe het wordt betaald en wat er gebeurt als het te laat is. Zie betalingsvoorwaarden.

Voorbeeld

De Opdrachtgever betaalt het Honorarium in twee delen: de Reserveringskosten van 25% bij ondertekening en het Restbedrag 6 weken vóór de Shootdatum. De Fotograaf is niet verplicht bij de Shoot aanwezig te zijn als het Restbedrag niet vóór die datum is ontvangen. De Reserveringskosten worden in mindering gebracht op het Honorarium.

In gewone taal: nu een kwart om de datum vast te houden, de rest zes weken van tevoren, en geen komst als de rest niet is binnengekomen.

Voor een consumentenstel is een beding waarmee je kunt weglopen als ze het restbedrag missen, makkelijker te rechtvaardigen als je ook zegt dat je eerst een korte schriftelijke herinnering stuurt en dat al betaald, geleverd werk geleverd blijft. Wettelijke rente onder de Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 is een recht tussen bedrijven. Het geldt niet voor een stel dat hun eigen bruiloft boekt. Het kan gelden voor een locatie of merk dat fotografie boekt in het kader van hun bedrijf. Een contractuele regel over te late betaling kan nog steeds in het contract staan voor een stel; houd haar proportioneel.

Als ze annuleren nadat ze het restbedrag hebben betaald, beslist de glijdende schaal wat je houdt. Schrijf geen vervaldatum voor het restbedrag en een annuleringsschaal die elkaar tegenspreken.

Zet de reserveringskosten, de vervaldatum van het restbedrag, de annuleringsschaal, uitstel, overmacht en van wie onbetaalde bestanden zijn in hetzelfde concept. Een stel dat dat stuk heeft ondertekend, weet al wat er gebeurt als ze de datum verplaatsen of afblazen. Begin bij een fotolicentie en spreek het af op één link, niet als pdf in een e-mailketen.

De geldpagina van een trouwshoot, in één checklist:

Een stel dat hun eigen dag boekt, is de consumentkolom. Een hotel dat een fotograaf boekt voor een showbruiloft, of een merk dat trouwachtige beelden boekt voor een campagne, is de zakelijke kolom: geen redelijkheidstoets van de CRA, geen bedenktijd van 2013, Cavendish bij een annuleringsbedrag, en de wet van 1998 als een commerciële factuur te laat is.

Contracten voor fotografen is de bredere set. RAW-bestanden zijn Moet een fotograaf RAW-bestanden afgeven. De geldpagina voor videografen is Is de aanbetaling van een trouwvideograaf terug te krijgen in het VK?. De algemene freelancegids over aanbetalingen is Klant geannuleerd: mag je de aanbetaling houden?.

Op Contracts.io stellen beide partijen één gedeeld fotografencontract op, onderhandelen erover en ondertekenen het elektronisch, zodat de reserveringskosten en de glijdende schaal de versie zijn die jullie allebei hebben ondertekend. Lex, onze AI-host, stelt op vanuit één zin. Het stel — of de zakelijke klant — opent één link. Niemand mailt v4_final.docx heen en weer.

Je beschrijft de bruiloft in één zin. Lex stelt de overeenkomst op. Je deelt één link. Ze kunnen Accepteren, een Tegenvoorstel doen of Weigeren op diezelfde versie, waarna jullie allebei elektronisch ondertekenen. De andere partij betaalt nooit en heeft geen account nodig.

Dat laat je geen reserveringskosten houden die nooit zijn afgesproken, en het maakt een oneerlijk consumentenbeding niet bindend voor het stel. Het betekent wel dat de aanbetalingaanbetalingEen aanbetaling is geld dat vooraf wordt betaald, vóór het hoofdwerk of de laatste factuur.Meer in de begrippenlijst, de annuleringsvergoeding (kill fee) en de regel over overmacht de woorden zijn die jullie allebei hebben ondertekend. Begin bij een fotolicentie.

Free £0, Plus £15/mo, Pro £29/mo, Team £119/mo for 5 seats, Enterprise from £750 — zie /pricing.