Cos’è un accordo di riservatezza (NDA) e cosa si negozia?

Un accordo di riservatezza (NDA), o non-disclosure agreement, è un contratto in cui una o entrambe le parti accettano di mantenere private certe informazioni e di usarle solo per uno scopo dichiarato.

Di solito si firma prima dell’accordo vero e proprio: una presentazione, una trattativa di partnership, un colloquio di assunzione, o un fornitore a cui si mostra come funziona un prodotto. A volte si chiama accordo di confidenzialità. I due nomi di solito significano la stessa cosa.

Un accordo di riservatezza è diverso da una clausola di riservatezza. La clausola sta dentro un contratto più ampio, come un contratto di servizi. Un accordo di riservatezza è un contratto a sé, fatto perché non esiste ancora un contratto più ampio.

La risposta è chi condivide.

• Unilaterale. Solo una parte comunica informazioni. Usalo quando un’azienda mostra i propri piani a un fornitore, o un fondatore presenta a un investitore.
• Reciproco (bilaterale). Entrambe le parti comunicano informazioni ed entrambe sono vincolate. Usalo per trattative di partnership, presentazioni ad agenzie e progetti congiunti.

Un accordo di riservatezza (NDA) reciproco è spesso il più facile da concordare, perché le clausole vincolano entrambe le parti allo stesso modo e nessuna chiede all’altra più di quanto dà. Dove solo una parte condividerà realisticamente qualcosa, un accordo unilaterale è più breve e più chiaro.

La definizione è la riga più importante del documento. Approcci comuni:

• Tutto ciò che viene condiviso. Qualsiasi informazione comunicata per lo scopo, in qualsiasi forma. Ampio e semplice.
• Informazioni contrassegnate. Solo le informazioni etichettate «riservate», con le comunicazioni orali confermate per iscritto entro un certo numero di giorni. Più stretto, e più facile da tracciare.
• Categorie indicate. Piani di prodotto, prezzi, elenchi di clienti, codice sorgente, dati finanziari.

Esempio

«Informazioni Riservate» indica tutte le informazioni comunicate da una parte all’altra per lo Scopo, in qualsiasi forma, che siano contrassegnate come riservate o che una persona ragionevole riterrebbe riservate.

In parole semplici: tutto ciò che è etichettato come riservato, più tutto ciò che è ovviamente riservato anche se nessuno l’ha etichettato.

Lo scopo conta quanto la definizione. «Valutare una possibile partnership per il design del nuovo sito web del Cliente» è uno scopo. «Discussioni commerciali» non lo è granché.

La maggior parte degli accordi di riservatezza esclude le informazioni che la parte ricevente:

1. già conosceva prima che fossero comunicate
2. che sono o diventano pubbliche, senza colpa della parte ricevente
3. riceve da qualcun altro che era libero di condividerle
4. sviluppa in modo indipendente, senza usare le informazioni comunicate

La maggior parte consente anche la divulgazione quando è richiesta dalla legge o da un tribunale o da un’autorità di vigilanza, di solito con previo avviso all’altra parte, dove consentito.

Queste esclusioni sono abbastanza standard da rendere la loro assenza degna di una domanda. Senza di esse, un accordo di riservatezza può sembrare limitare informazioni che non sono mai state segrete.

Se mai sorgesse una questione su se un’esclusione si applichi, aiutano semplici registrazioni: appunti datati di ciò che era già noto prima dell’inizio delle trattative, e da dove provengono le informazioni pubbliche. Per gli studi che presentano a più clienti dello stesso settore, quella registrazione è spesso il modo più rapido per mostrare che un’idea veniva dal proprio lavoro precedente.

Di solito ci sono due periodi distinti:

• Il periodo di comunicazione. Per quanto tempo le parti condivideranno informazioni in base all’accordo, spesso da 6 a 24 mesi.
• Il periodo di riservatezza. Quanto dura l’obbligo di mantenerle private, spesso da 2 a 5 anni dalla comunicazione. I segreti commerciali e il codice sorgente sono a volte tenuti riservati finché restano segreti.

Leggere i due periodi affiancati evita una sorpresa comune: un accordo che «finisce» dopo un anno, ma i cui obblighi di riservatezza durano cinque.

Separatamente, la legge fissa termini per agire in giudizio. In England and Wales, un’azione fondata su un semplice contratto non può essere proposta dopo sei anni da quando è sorto il diritto di agire, e un’azione fondata su un deedatto formale (deed)Un atto formale (deed) è un documento scritto formale che rispetta regole speciali di firma, comunemente usato quando una parte non riceve nulla in cambio.Altro nel glossario ha dodici anni (Limitation Act 1980, ss.5 e 8). Gli accordi di riservatezza si firmano di solito come semplici accordi e non come deed.

Un accordo di riservatezza vincola le parti. La maggior parte consente anche a ciascuna parte di condividere le informazioni con chi ne ha bisogno per lo scopo, come dipendenti, consulenti, avvocati e commercialisti, a condizione che quelle persone siano vincolate da obblighi di riservatezza simili. La parte ricevente è di solito responsabile se le divulgano.

Le società affiliate e di gruppo richiedono una decisione. Alcuni accordi dicono che anche le società del gruppo della parte che comunica possono avvalersi dell’accordo. In England and Wales, un soggetto estraneo può far valere una clausola se il contratto lo prevede, o se la clausola pretende di conferirgli un beneficio, salvo che il contratto dimostri che le parti non lo intendevano, e i contratti escludono spesso questo diritto (Contracts (Rights of Third Parties) Act 1999, s.1). Quindi se una società affiliata possa far valere l’accordo dipende dalla formulazione.

La maggior parte degli accordi di riservatezza richiede alla parte ricevente, su richiesta o quando le trattative finiscono, di restituire o distruggere le informazioni riservate. Dettagli comuni:

• Copie e appunti. Se contano appunti e riassunti fatti a partire dalle informazioni.
• Backup. La maggior parte degli accordi consente di lasciare le copie nei backup automatici, purché restino riservate e non vi si acceda.
• Obblighi di conservazione. Una copia tenuta perché la legge o un’autorità la richiede.
• Conferma. Una conferma scritta che è stato fatto.

Finire le trattative di solito non fa finire il periodo di riservatezza. L’obbligo di mantenere private le informazioni normalmente prosegue.

Un accordo di riservatezza è utile prima di un accordo. È meno utile in alcune situazioni comuni:

• Quando esiste già un contratto. Se è in vigore un contratto di servizi con una clausola di riservatezza, un accordo di riservatezza separato per lo stesso lavoro può creare due serie di regole per le stesse informazioni. La maggior parte dei team si affida alla clausola.
• Quando non si condividerà nulla di riservato. Una prima telefonata su disponibilità e tariffe ne ha raramente bisogno, e chiederlo troppo presto può rallentare una conversazione.
• Quando l’idea è l’unico patrimonio. Un accordo di riservatezza copre le informazioni, non l’idea generale di un prodotto. Gli investitori e alcune grandi aziende rifiutano di firmare accordi di riservatezza per le prime presentazioni per questo motivo.
• Quando il vero problema è la titolarità. Se la questione è di chi è il lavoro creato insieme, appartiene alla clausola sulla proprietà intellettuale del contratto principale, non a un accordo di riservatezza.

Un’alternativa pratica prima di firmare è condividere meno: descrivi il problema e l’approccio senza il materiale dettagliato, e tieni da parte le parti sensibili finché l’accordo non è concordato.

Una lista di controllo dei punti che emergono più spesso:

1. Reciproco o unilaterale. Corrisponde a chi condivide davvero?
2. La definizione. Tutto, o solo le informazioni contrassegnate?
3. Lo scopo. Abbastanza stretto da significare qualcosa.
4. Esclusioni. Tutte e quattro quelle standard, più la divulgazione richiesta dalla legge.
5. Durata. Sia il periodo di comunicazione sia il periodo di riservatezza.
6. Chi può vederle. Personale, consulenti, collaboratori, società affiliate.
7. Nessuna licenza. Molti accordi dicono che condividere informazioni non concede alcun diritto su di esse. Vedi la cessione dei diritti di proprietà intellettuale per come si tratta la titolarità nel contratto principale.
8. Nessun obbligo di proseguire. Firmare l’accordo non vincola nessuna delle parti a concludere un affare.
9. Divieto di sollecitazione (non-solicitationdivieto di sollecitazione (non-solicit)Un divieto di sollecitazione (non-solicit) è la promessa di non portare via personale, clienti o contatti dell’altra parte per un periodo dopo il lavoro.Altro nel glossario). Alcuni accordi aggiungono la promessa di non assumere il personale dell’altra parte. È una restrizione separata, e se regga varia da luogo a luogo. Questa guida non lo tratta.
10. Legge applicabile e foro competente. Quale legge lo interpreta e dove va una controversia. Non ne raccomandiamo una.

Lex redige un accordo di riservatezza reciproco con ciascuno di questi punti definito, e segnala quelli che non hai ancora deciso.

Di solito elettronicamente, spesso in pochi minuti.

In England and Wales, una firma elettronica è ammissibile come prova per qualsiasi questione sull’autenticità o sull’integrità di una comunicazione o di un dato (Electronic Communications Act 2000, s.7). Negli Stati Uniti, l’ESIGN Act dice che a un contratto non può essere negato effetto giuridico per il solo fatto di essere in forma elettronica (15 U.S.C. 7001(a)). A New York, una firma elettronica ha la stessa validità ed efficacia di una firma apposta a mano (New York State Technology Law, s.304(2)).

Su Contracts.io, descrivi la conversazione in una frase («un accordo di riservatezza (NDA) reciproco con un marchio a cui presentiamo la prossima settimana»), Lex lo redige e condividi un unico link. Entrambe le parti concordano e firmano la stessa versione. È gratis per la controparte.