Din kund har ändringsmarkerat ditt avtal: så gör du

En ändringsmarkering är ett märke i utkastet: tillagda ord, överstrukna ord eller en omskriven klausul. Den är ett förslag. Inget är överenskommet förrän du accepterar ändringen, eller ni båda skriver under en senare version som innehåller den.

Frilansande designers och utvecklare ser samma handfull ändringar om och om igen, oftast efter att kundens jurist eller ekonomiavdelning har läst utkastet:

• Betalningsvillkor som förlängs från Net 14 eller Net 30Net 30Net 30 betyder att kunden har 30 dagar från fakturadatumet på sig att betala.Mer i ordlistan till Net 60Net 60Net 60 betyder att kunden har 60 dagar från fakturadatumet på sig att betala.Mer i ordlistan.
• Raden om dröjsmålsavgift eller att arbetet pausas har tagits bort.
• Begränsningen av revideringar har strukits, så att ”två omgångar” blir tystnad.
• Immateriella rättigheter som övergår vid leverans i stället för vid betalning.

De fyra ändringarna flyttar kassaflöde och risk. Resten av den här guiden handlar om hur du läser dem, bestämmer dig och svarar utan att starta en ny mejltråd.

Acceptera inte paketet som helhet. Gå igenom det ändring för ändring.

1. Öppna den markerade versionen de skickade, eller delningslänken om utkastet redan finns på Contracts.io.
2. Lista varje ändring som rör pengar, tidpunkter, ägande, revideringar eller hur uppdraget avslutas.
3. Bortse från putsningar som bara byter namn på en part eller rättar ett stavfel. De kan vänta.
4. Sortera i tre högar: acceptera, svara med motbud med egna formuleringar, eller avböj och säg varför.
5. Svara på samma dokument. En ny Word-fil i mejlen skapar två versioner. En länk ger en version.

Om de mejlade en PDF av sitt dokument i stället för att redigera ditt kan du ändå utgå från ditt frilansavtal eller din uppdragsbeskrivning (SOW) och lägga in deras önskemål som motbud, så att dina villkor för betalning och ägande förblir utgångspunkten.

Hur man skriver ett avtal är den längre checklistan om utkastet fortfarande är tunt.

Alla ändringsmarkeringar är inte en strid. Många är rimliga, eller billiga att ge om du får något tillbaka.

Ofta lätta att acceptera:

• Deras juridiska namn, organisationsnummer eller adress för meddelanden.
• Deras fakturarutin (inköpsordernummer, en namngiven e-postadress för ekonomi).
• Ett något snävare syfte i ett sekretessavtal (NDA).
• Ett längre granskningsfönster för en milstolpemilstolpeEn milstolpe är en definierad punkt i ett projekt, ofta kopplad till en leverans och en betalning.Mer i ordlistan, om datumen fortfarande fungerar.

Värda ett samtal, inte en axelryckning:

• Allt som skjuter upp när du får betalt.
• Allt som tar bort en följd av sen betalning.
• Allt som gör att ”klart” betyder ”tills de är nöjda”.
• Allt som lämnar över arbetet innan fakturan är betald.

Ett användbart test: om det här vore det enda jobbet den här månaden, skulle ändringen då fortfarande vara okej? Avtal för frilansare och avtal för utvecklare går igenom hur de här affärerna vanligen ser ut.

Net 60 betyder att tiden att betala är dubbelt så lång som vid Net 30. För en frilansare är det ofta en månadshyra som ligger på någon annans konto.

Sätt att svara med motbud, från milt till fast:

• Behåll Net 30 och säg det i svaret: ”Jag fakturerar vid leverans; betalning förfaller 30 dagar efter fakturadatum.”
• Möt varandra halvvägs: Net 45, eller Net 30 för handpenningen och Net 45 för resten.
• Behåll Net 60 bara om de betalar en större handpenning, till exempel 50 % i förskott i stället för 30 %.
• Lägg till en paus. Om en faktura är obetald 7 dagar efter förfallodagen pausas arbetet tills den är betald. Det är ofta mer användbart i vardagen än att argumentera om en procentsats.

Skriv motbudet som en ersättningsmening, inte som en kommentar i marginalen. Exempel:

Kunden ska betala varje faktura inom 30 dagar från fakturadatum. Om en faktura är obetald 7 dagar efter förfallodagen får Frilansaren pausa arbetet tills den är betald.

Hänvisa dem till klausulen om betalningsvillkor om de vill ha den vanliga formuleringen. Net 30, net 14, vid mottagande förklarar när tiden börjar löpa.

Kunder stryker ofta ränta eller administrationsavgifter eftersom deras policy är ”vi betalar inga dröjsmålsavgifter.” Det är en policy, inte ett skäl för att fakturan ska få ligga.

Du behöver inte återinföra deras borttagna rad ord för ord. Du kan byta ut den mot något de faktiskt kan leva med:

• En rätt att pausa, som ovan. Arbetet stannar om fakturan är förfallen.
• En kortare förfallotid om de inte accepterar en dröjsmålsavgift: Net 14 i stället för Net 30.
• En större handpenning, så att mindre av jobbet sker på kredit.
• Fakturering per milstolpe, så att den sista obetalda delen blir mindre.

Om de vägrar varje följd, ta det som en upplysning: den här kunden kan betala långsamt. Prissätt jobbet, eller handpenningen, som om den sista fakturan blir sen.

Uppfinn ingen lagstadgad räntesats i svaret. Om du vill ha den vanliga formuleringen om dröjsmålsränta för brittiska företagsfakturor, läs den källbelagda anteckningen på sidan om betalningsvillkor och bestäm dig där. Den här guiden håller sig till det du kan förhandla om i själva dokumentet.

Tystnad om revideringar tolkas oftast som ”tills vi gillar det.” Så blir en tvåveckors webbplats till en tolvveckors.

Lägg tillbaka begränsningen, i ord som går att räkna:

Två omgångar samlad återkoppling ingår per leverans. Ytterligare omgångar offereras innan arbetet påbörjas.

En omgång är en samlad uppsättning kommentarer, inte ett chattmeddelande varje eftermiddag. Säg det om du behöver.

Om de vill ha ”rimliga revideringar” utan antal, svara med motbud:

• två omgångar ingår
• en namngiven avgift för extra omgång
• en ändringsbegäran för allt som ligger utanför uppdragsbeskrivningen (SOW)

Omfångsglidning är tio små önskemål. Avtalet hjälper bara om extra arbete skrivs ner. Vad som ingår i ett frilans- eller konsultavtal går igenom hur du skriver leveranser som en lista.

”Vid leverans” betyder att de kan äga filerna samma dag du skickar dem och sedan ta 60 dagar på sig att betala. ”Vid betalning” betyder att äganderätten övergår när fakturan är reglerad.

Ett tydligt motbud:

Vid full betalning av arvodena för en leverans överlåter Frilansaren till Kunden rättigheterna i den leveransen, med undantag för Frilansarens befintliga material, som licensieras för användning som en del av leveranserna.

Skriv ner tre saker oavsett:

• Befintligt material — dina bibliotek, komponenter, förinställningar. Licensierade, inte överlåtna.
• Material från tredje part — typsnitt, stockmaterial, plugin-program. Deras egna licenser gäller fortfarande.
• Användning i portfolio — om du får visa arbetet, och när.

Om de insisterar på överlåtelse vid leverans, be om en handpenning som täcker den första delen av arbetet, eller om en rätt att dra in licensen tills betalning skett. Sidan om överlåtelse av immateriella rättigheter visar den vanliga utformningen.

Utvecklare behåller ofta återanvändbara komponenter; fotografer licensierar ofta användning i stället för att överlåta. Avtal för utvecklare och mallen fotolicens är närmare utgångspunkter för de uppdragen.

På Contracts.io arbetar båda sidor på ett dokument.

• Du skriver med Lex utifrån en mening, eller utgår från ett frilansavtal, ett avtal med fristående uppdragstagare eller en uppdragsbeskrivning (SOW).
• Du skickar en delningslänk. Kunden behöver inget konto och betalar inget.
• Kundens jurists ändringar kommer som ändringsmarkeringar i samma version.
• Varje ändring är Acceptera, Motbud eller Avböj. Ett motbud är din ersättningsformulering, inte en kommentar i ett mejl.
• Varje version sparas. Inget redigeras i tysthet.
• Varje sida har en privat Lex som förklarar klausuler. Andra sidan ser aldrig de chattarna.
• När formuleringarna är överenskomna e-signerar båda sidor en låst version.

Det är skillnaden mot de flesta e-signeringsverktyg, som samlar in en signatur på en färdig PDF. Om du redan har en fil som ser undertecknad ut och bara behöver samla in namn, se /alternatives. Om ni fortfarande ska komma överens om formuleringarna, stanna kvar på delningslänken.

Lex skriver och förklarar. Lex skickar, accepterar eller signerar aldrig. Det gör alltid en människa.

Några mönster är värda att stanna för, även på ett jobb du vill ha:

• De vill inte ange en förfallodag för betalning.
• De vill ha arbetet, källfilerna och rättigheterna innan några pengar har rört sig.
• De stryker begränsningen av revideringar och ändringsprocessen.
• De skickar en ny fil varje gång du svarar, så att du inte kan se vad som ändrats.
• Affären är en tvist av högt värde, eller deras dokument flyttar pengar, ägande eller obegränsat ansvar på ett sätt du inte kan leva med. Anlita en jurist för det dokumentet — se /lawyers.

Du kan pausa samtalet utan långt tal. ”Jag kan börja när betalningstid och ägande vid betalning är tillbaka. Här är länken med de två motbuden.”

Om du går därifrån, spara den sista delade versionen. Den är dokumentationen av vad som erbjöds.

En avbeställningsavgift (kill fee)avbeställningsavgiftEn avbeställningsavgift är en betalning till en kreatör eller leverantör när en kund avbryter ett projekt innan det är klart.Mer i ordlistan hjälper bara om den fanns i utkastet innan de avbröt. Den dyker inte upp i efterhand.

Så här hanterar vi avtalstext: se /trust.