Hur skriver man ett avtal?

Ett fungerande avtal svarar på en kort lista frågor på ett sätt som båda sidor läser likadant:

• Vem som kommer överens, med fullständiga juridiska namn.
• Vad varje sida ska göra, leverera eller betala.
• När det sker, och hur ”klart” ser ut.
• Hur mycket, och när pengarna flyttas.
• Vad som händer om det går fel, ändras eller avslutas i förtid.
• Vilken lag som tolkar orden, och vart en tvist går.

Jurister beskriver ingredienserna i ett avtal med ord som anbud, accept och motprestation (consideration)considerationConsideration är det som varje part ger eller lovar i utbyte mot den andras löfte i ett avtal.Mer i ordlistan. Ordlistan går igenom dem. Den här guiden håller sig till den praktiska sidan: vad du ska bestämma, och hur du skriver ner det så att det är svårt att missförstå. Om du börjar med en chattbot, läs /blog/can-i-use-chatgpt-to-write-a-contract för vad du ska be om och vad du ska kontrollera innan du skickar något.

Det går snabbare att skriva när besluten redan är fattade. En checklista som täcker det mesta av kunduppdrag:

1. Typ av affär. Ett enskilt uppdrag, löpande arbete, ett abonnemangsavtal (retainer), en anställning eller ett röjande av information före en affär. Det väljer mall.
2. Omfattningen. Leveranserna, i en lista. Det som ligger utanför omfattningen, också i en lista.
3. Prismodellen. Fast arvode, dagsarvode, månadsavgift eller per leverans.
4. Betalningsplanen. Handpenning, delmålmilstolpeEn milstolpe är en definierad punkt i ett projekt, ofta kopplad till en leverans och en betalning.Mer i ordlistan eller faktura vid slutförande. Antal betalningsdagar.
5. Ägande. Äger kunden arbetet helt, eller får kunden en licens att använda det?
6. Risk. Finns det ett tak för vad någondera sidan kan kräva? Några skadeslöshetsförbindelser?
7. Utgången. Hur någondera sidan kan avsluta, med vilken uppsägningstid och vad som betalas för utfört arbete.
8. Tillämplig lag. Vilket rättssystem som tolkar avtalet. Den här guiden rekommenderar inte något.

Om du ännu inte kan svara på något av dessa är det oftast samtalet du ska ha med andra sidan före skrivandet, inte efter.

Använd fullständiga juridiska namn, inte varumärkesnamn. För ett företag betyder det oftast det registrerade namnet, organisationsnumret och den registrerade adressen. För en enskild näringsidkare eller frilansare, personens eget namn, med ett handelsnamn om det är till nytta.

Exempel

Detta avtal ingås mellan Northlight Studio Ltd (företagsnummer 01234567), med registrerad adress 1 Example Street, London (”Studion”), och Ana Ruiz, som driver verksamhet under namnet Ruiz Design, med adress 22 Sample Road, Leeds (”Designern”).

Korta beteckningar som ”Studion” och ”Designern” är lättare att läsa än ”Part A” och ”Part B”, och de gör varje förpliktelse tydlig med en blick.

Det här är avsnittet som de flesta tvister kommer tillbaka till, så det är värt mest omsorg.

• Lista leveranser som substantiv. ”En marknadsföringswebbplats på fem sidor”, ”tre logotypkoncept”, ”en redigering på 30 minuter”.
• Säg vad som ligger utanför omfattningen. ”Copywriting och fotografering ingår inte.”
• Ange revideringar. ”Två revideringsomgångar per leverans.”
• Definiera godkännande. Vem som godkänner, hur, och vad som händer om de inte säger något. Ett vanligt mönster är ett förutsatt godkännande efter ett visst antal arbetsdagar.
• Ange beroenden. Vad kunden levererar, och när, för att datumen ska hålla.

För återkommande arbete läggs de stående villkoren ofta i ett tjänsteavtal och varje uppdrag i en uppdragsbeskrivning (SOW). Vad en uppdragsbeskrivning tillför förklarar uppdelningen.

En tydlig betalningsklausul svarar på fem saker: hur mycket, när det faktureras, när det förfaller, hur det betalas och vad som händer om det är sent.

Exempel

Kunden betalar arvodet på 6 000 GBP i två delar: 50 % vid undertecknandet och 50 % vid leverans av de slutliga filerna. Varje faktura förfaller till betalning inom 14 dagar från fakturadatumet.

För skulder mellan företag i Storbritannien fastställs den lagstadgade räntan vid sen betalning genom förordning enligt Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, och gov.uk anger räntan som 8 % plus Bank of Englands basränta (Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, s.6; gov.uk guidance). Många avtal nämner lagen så att båda sidor vet att den gäller.

Net 30, net 14, vid mottagande går igenom förkortningarna, och sidan om klausulen om betalningsvillkor har mer formulering.

Utöver själva affären innehåller de flesta kommersiella avtal en välbekant uppsättning:

• Ansvarsbegränsning. Ett tak för vad någondera sidan kan kräva. I England och Wales kan ansvar för dödsfall eller personskada som orsakats av vårdslöshet inte undantas eller begränsas genom ett avtalsvillkor, och annat ansvar för vårdslöshet kan begränsas bara i den mån villkoret är rimligt (Unfair Contract Terms Act 1977, s.2).
• Immateriella rättigheter. Vem som äger det som skapas, och när äganderätten övergår. Ofta vid full betalning.
• Sekretess. Vad varje sida håller privat, och hur länge.
• Uppsägning. Hur någondera sidan avslutar avtalet, och vad som betalas för utfört arbete.
• Tillämplig lag och domsrätt. Vilken lag som tolkar avtalet och vilka domstolar som prövar tvister.
• Hela överenskommelsen. Att det undertecknade dokumentet är affären, inte tidigare mejl.
• Rättigheter för tredje part. I England och Wales kan en utomstående göra ett villkor gällande om avtalet säger det eller om villkoret avser att gynna dem, om inte avtalet visar något annat, och avtal utesluter ofta den rätten (Contracts (Rights of Third Parties) Act 1999, s.1).

Inte varje avtal behöver varje klausul. Ett kort ömsesidigt sekretessavtal (NDA) har färre än ett tjänsteavtal.

Klarspråk är inte informellt språk. Det är samma betydelse med färre, vanligare ord.

• En idé per mening.
• Aktiv form. ”Kunden betalar” i stället för ”betalning ska erläggas”.
• Definierade termer, användaNDAEtt sekretessavtal (NDA) är ett avtal där en eller båda parter går med på att hålla delad information konfidentiell.Mer i ordlistan konsekvent. Om det är ”Leveranserna” en gång är det ”Leveranserna” varje gång.
• Siffror som siffror. ”14 dagar”, inte ”fjorton (14) dagar”.
• Inga synonymer för omväxlingens skull. En läsare utgår från att ett annat ord betyder något annat.

Exempel

Före: Utan hinder av vad som i övrigt anges häri ska Leverantören äga rätt att tillfälligt avbryta fullgörandet av Tjänsterna för det fall att något belopp förblir obetalt.

Efter: Om en faktura är obetald 7 dagar efter förfallodagen får Leverantören pausa arbetet tills den är betald.

Den andra versionen är kortare och dessutom mer exakt: den säger när rätten börjar gälla.

En sista genomgång som hjälper: läs varje ”får”, ”ska” och ”måste” i utkastet. ”Ska” och ”måste” skapar förpliktelser, ”får” skapar ett alternativ. Att blanda ihop dem är ett av de vanligaste sätten för ett avtal på klarspråk att säga något som skribenten inte menade.

De flesta problem i småföretagsavtal kommer från en kort lista med luckor snarare än från komplicerad formulering:

• Vaga leveranser. ”Varumärkesuppdatering” eller ”webbplatsuppdateringar” utan lista. Varje sida läser in sin egen version i orden.
• Inget godkännandesteg. Ingen säger när arbetet är klart, så slutfakturan saknar tydlig utlösare.
• Obegränsade revideringar. Tystnad om revideringar läses oftast som ”tills kunden är nöjd”.
• Ägande vid undertecknande. Immateriella rättigheter övergår till kunden innan den betalat, så leverantören ger bort arbetet och får sedan jaga fakturan.
• Ingen utgång. Ingen uppsägningstid eller betalning för utfört arbete, så ett förtida avslut blir en förhandling.
• Kopierade klausuler som inte passar. En klausul hämtad från ett mycket större avtal, med definierade termer som inte förekommer någon annanstans i dokumentet.
• Två versioner i omlopp. Varje sida undertecknar ett något annorlunda utkast.

Var och en är lätt att åtgärda när man skriver och svår att åtgärda när arbetet väl har börjat. Att läsa avtalet en gång ur andra sidans synvinkel fångar de flesta: om du var kunden, eller leverantören, var skulle du trycka på?

Undertecknandet är det tydligaste beviset på att båda sidor kommit överens om samma version.

I England och Wales är en elektronisk signatur tillåten som bevis i alla frågor om äktheten eller integriteten hos en kommunikation eller data (Electronic Communications Act 2000, s.7). Law Commissions rapport från 2019 säger att en elektronisk signatur i rättsligt hänseende kan användas för att underteckna en handling, inklusive en deeddeedEn deed är ett formellt skriftligt dokument som uppfyller särskilda signeringsregler, vanligt där ena sidan inte får något i gengäld.Mer i ordlistan, när undertecknaren avser att styrka den och eventuella formkrav är uppfyllda.

I USA säger den federala ESIGN Act att ett avtal inte får förvägras rättsverkan enbart för att det är i elektronisk form (15 U.S.C. 7001(a)). Delstaternas regler väntar här på verifiering.

En deed är annorlunda. Den måste av sin utformning tydligt framgå vara en deed, och en privatperson upprättar en giltigt bara om den undertecknas i närvaro av ett bevittnande vittne och överlämnas som en deed (Law of Property (Miscellaneous Provisions) Act 1989, s.1(2)–(3)). Deed eller avtal förklarar när det blir aktuellt.

Några vanor gör det undertecknade avtalet användbart senare:

• Spara en fast kopia. Den undertecknade versionen, inte det sista utkastet i någons inkorg.
• Skriv ner ändringar. Ett kort tillägg eller ett tilläggsavtal (addendum)tilläggEtt tillägg är en kort, skriftlig ändring av ett befintligt avtal, undertecknad av båda sidor, så att de ursprungliga villkoren förblir desamma förutom det tillägget uppdaterar.Mer i ordlistan, eller en ny uppdragsbeskrivning (SOW), undertecknat av båda sidor.
• För in datumen i kalendern. Förnyelse, uppsägningstider, betalningsdelmål.
• Känn till tidsgränserna. I England och Wales kan en talan om ett vanligt avtal inte väckas senare än sex år efter att grunden för talan uppstod; för en talan om en deed är det tolv år (Limitation Act 1980, ss.5 och 8).

I Contracts.io beskriver du affären i en mening, Lex skriver avtalet, du delar en länk, och båda sidor kommer överens och signerar samma version. Det är gratis för andra sidan.