Vad ingår i ett frilans- eller konsultavtal?

För det mesta namnet. Ett frilansavtal och ett avtal med oberoende konsult (independent contractor) beskriver båda en person eller ett litet företag som utför arbete åt en kund utan att bli deras anställda.

Namnen följer ofta marknaden:

• Storbritannien. ”Freelance contract” eller ”contract for services” är vanligt för kreativt arbete.
• USA. ”Independent contractor agreement” är den vanliga termen, och det är vad de flesta amerikanska kunder skickar.
• Professionell rådgivning. ”Rådgivningsavtal” när arbetet är rådgivning eller expertis snarare än en leverans.

Strukturen under är likartad: vem, vad, när, hur mycket, vem som äger resultatet och hur det tar slut.

Ett snabbt sätt att välja:

• Ett projekt med en tydlig leverans. Frilansavtal, eller en uppdragsbeskrivning (SOW) under ett befintligt tjänsteavtal.
• Löpande kapacitet varje månad. Retainer.
• En amerikansk kund som anlitar en konsult. Avtal med oberoende konsult.
• Rådgivning, strategi eller granskningar. Rådgivningsavtal.
• Du lämnar vidare en del av ett kunduppdrag till någon annan. Underleverantörsavtal, som oftast speglar villkoren i ditt eget kundavtal.
• En webbplats. Webbplatsbygge, som lägger till hosting, överlämning och lansering.
• Fotografi eller innehåll. Fotolicens eller influencer-avtal, där användningsrätterna gör det mesta av jobbet.

Byråer som både anlitar frilansare och arbetar åt kunder hamnar ofta med tre dokument i ett projekt: ett tjänsteavtal med kunden, en uppdragsbeskrivning för uppdraget och ett underleverantörsavtal med varje frilansare. Villkoren som viktigast att få i linje är datum, äganderätt och sekretess. Om byrån lovar kunden full äganderätt behöver den oftast samma sak från varje frilansare, annars lovar den något den inte har.

En kort lista att avgöra med kunden först:

1. Leveranser. En numrerad lista, med vad som är undantaget.
2. Revideringar. Hur många omgångar, och vad en omgång är.
3. Tidplan. Startdatum, milstolpar, leveransdatum och vad kunden bidrar med för att hålla den.
4. Arvode och modell. Fast pris, dagsarvode eller retainer. Utlägg inkluderade eller faktureras separat.
5. Betalningsplan. Handpenning, etapper, betaldagar.
6. Äganderätt. Överlåtelse av alla rättigheter, eller en licens för angivna användningar.
7. Användning i portfolio. Om frilansaren får visa arbetet, och när.
8. Avbokning. Uppsägningstid och vad som betalas för utfört arbete. En kill feeavbeställningsavgiftEn avbeställningsavgift är en betalning till en kreatör eller leverantör när en kund avbryter ett projekt innan det är klart.Mer i ordlistan om det är aktuellt.
9. Tillämplig lag. Vilken lag som tolkar avtalet. Parterna kommer oftast överens om det själva. Vi rekommenderar ingen.

Lex frågar om de luckor den hittar när du beskriver uppdraget, så utkastet kommer tillbaka med de här punkterna ifyllda.

Scope creep är sällan en stor begäran. Det är tio små, var och en rimlig för sig. Avtalet kan göra var och en synlig.

• Skriv leveranser som saker man kan räkna. ”Tre koncept för startsidan”, inte ”design av startsidan”.
• Räkna revideringar. ”Två omgångar samlad feedback per leverans.”
• Ange vad som ligger utanför omfattningen. Copywriting, bildlicenser, hosting, översättningar.
• Sätt en ändringsprocess. Nytt arbete offereras och läggs till genom en kort skriftlig ändring, signerad av båda sidor.

Exempel

Work not described in Schedule 1 is out of scope. The Freelancer will quote for any additional work in writing, and it will start only once the Client has accepted the quote in writing.

På vanlig svenska: allt extra får sin egen offert, och inget extra startar förrän offerten är godkänd.

Ändringsprocessen fungerar bara om den används. En kort skriftlig notering (”Lägger till en fjärde landningssida, 600 GBP, levereras senast 14 november”) signerad av båda sidor räcker för de flesta uppdrag. Små byråer för ofta en löpande ändringslogg på projektet, så att slutfakturan stämmer med vad kunden faktiskt bad om och ingen behöver rekonstruera det ur chatthistoriken.

Vanliga mönster:

• Handpenning och slutbetalning. 30 till 50 % i förskott, resten vid leverans. Vanligt för nya kunder.
• MilstolparmilstolpeEn milstolpe är en definierad punkt i ett projekt, ofta kopplad till en leverans och en betalning.Mer i ordlistan. Betalning vid varje etapp, till exempel koncept, bygge och lansering.
• Månadsvis i förskott. För en retainerretainerEn retainer är ett upplägg där en kund betalar ett regelbundet arvode för att säkra en bestämd mängd tid eller löpande tillgång till en leverantör.Mer i ordlistan.
• Månadsvis i efterskott. För arbete på dagsarvode, utifrån en tidrapport.

Betaldagarna är oftast 7, 14 eller 30. Net 30, net 14, vid mottagande går igenom förkortningarna och när klockan börjar ticka.

För skulder mellan företag i Storbritannien fastställs lagstadgad dröjsmålsränta genom förordning enligt Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, och gov.uk anger räntan som 8 % plus Bank of Englands styrränta (Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, s.6; vägledning på gov.uk). Reglerna i USA varierar mellan delstaterna och väntar på verifiering här.

En rätt att pausa arbetet om en faktura är försenad är vanlig, och den är ofta mer användbar i vardagen än ränta.

Det avgörs av avtalet, och det finns två huvudmodeller:

• Överlåtelse. Frilansaren överför äganderätten till rättigheterna till kunden. Oftast knuten till full betalning, så att äganderätten övergår när slutfakturan är betald. Se klausulen om överlåtelse av immateriella rättigheter.
• Licens. Frilansaren behåller äganderätten och ger kunden tillstånd att användaNDAEtt sekretessavtal (NDA) är ett avtal där en eller båda parter går med på att hålla delad information konfidentiell.Mer i ordlistan arbetet på angivna sätt, under en angiven period eller i ett angivet område. Vanligt inom fotografi och illustration.

Punkter som är värda att skriva ned oavsett modell:

• Befintligt material. Kodbibliotek, mallar, typsnitt eller förinställningar som frilansaren redan ägde. De licensieras oftast, de överlåts inte.
• Tredjepartsmaterial. Bildbanksbilder och typsnitt har egna licenser.
• Portfoliorättigheter. Tillstånd att visa arbetet, ibland efter ett lanseringsdatum.

Exempel

On payment in full, the Freelancer assigns to the Client all rights in the Deliverables, except the Freelancer's pre-existing materialsbefintligt materialBefintligt material är verktyg, bibliotek eller arbete som leverantören redan ägde, som licensieras för uppdraget i stället för att lämnas över.Mer i ordlistan, which the Freelancer licenseslicensEn licens är ett tillstånd att använda ett verk på ett överenskommet sätt, utan att äganderätten tas från den som skapade det.Mer i ordlistan to the Client for use as part of the Deliverables.

De flesta frilans- och konsultavtal har en ansvarsbegränsning, vanligen till de avgifter som betalats enligt avtalet eller en multipel av dem. Kunder ber ibland att vissa saker ska ligga utanför taket, till exempel brott mot sekretess eller en skadeslöshetsförbindelse för immateriella rättigheter.

I England och Wales finns en nedre gräns. Ansvar för dödsfall eller personskada orsakad av vårdslöshet kan inte uteslutas eller begränsas genom ett avtalsvillkor, och annat ansvar för vårdslöshet kan begränsas bara i den mån villkoret är skäligt (Unfair Contract Terms Act 1977, s.2). Sidan om klausulen om ansvarsbegränsning har exempelformuleringar.

Många frilansare utesluter också indirekta förluster, till exempel utebliven vinst, och ber om att taket ska vara ömsesidigt.

Tre vägar är vanliga:

• Slutförande. Arbetet levereras, godkänns och betalas.
• Uppsägning. Någondera sidan kan avsluta det med en angiven uppsägningstid, ofta 7 till 30 dagar för projektarbete.
• Avtalsbrott. En sida kan avsluta det omedelbart om den andra begår ett allvarligt brott och inte rättar det inom en angiven tid.

Vad som spelar mest roll är vad som händer med pengar och arbete vid den punkten:

• Utfört arbete till dags dato betalas, ofta pro rata eller per milstolpe.
• En kill fee kan gälla om kunden avbokar.
• Äganderätten övergår oftast bara för arbete som har betalats.
• Sekretessen fortsätter efter att avtalet har tagit slut.

I England och Wales får en talan om ett enkelt avtal inte väckas senare än sex år efter att grunden för talan uppstod (Limitation Act 1980, s.5), vilket är en anledning att spara den signerade kopian. Sidan om klausulen om uppsägning har mer detaljer.

Anställnings- och skattestatus avgörs av regler utanför avtalet, och de skiljer sig mellan länder och mellan amerikanska delstater. Storbritanniens off-payroll-regler och amerikanska delstaters tester är exempel. Vi har ännu inte verifierat de reglerna mot officiella källor, så den här guiden sammanfattar dem inte. De väntar på verifiering.

Vad avtalet kan göra är att beskriva arbetsrelationen korrekt: vem som styr hur arbetet utförs, om frilansaren kan skicka någon annan, vem som tillhandahåller utrustning och hur frilansaren får betalt. En lokal rådgivare är den vanliga vägen för statusfrågor.

Konkurrensförbud och andra begränsningsklausuler varierar också mellan olika platser, och den här guiden tar inte upp om de håller.

De flesta frilansavtal signeras elektroniskt.

I England och Wales är en elektronisk signatur tillåten som bevis i alla frågor om äktheten eller integriteten hos en kommunikation eller data (Electronic Communications Act 2000, s.7). I USA säger ESIGN Act att ett avtal inte får förvägras rättslig verkan enbart för att det är i elektronisk form (15 U.S.C. 7001(a)).

På Contracts.io beskriver du uppdraget med en mening och Lex skriver avtalet. Dela en länk med kunden. Båda sidor godkänner och signerar samma version, och det är gratis för kunden. Är en elektronisk signatur juridiskt bindande? har detaljerna.