Retainer (löpande uppdragsavtal)

En retainer är ett löpande upplägg snarare än ett enstaka projekt. Kunden betalar oftast ett fast belopp varje månad, och i gengäld reserverar leverantören ett visst antal timmar eller tillhandahåller en överenskommen servicenivå. Frilansare använder retainers för att jämna ut inkomsten. Byråer använder dem för att behålla en kund på listan utan att skriva om en uppdragsbeskrivning varje gång en liten uppgift dyker upp.

Retainers varierar. Vissa omfattar ett fast antal timmar, och extra tid faktureras separat. Andra omfattar en definierad tjänst, till exempel månatligt underhåll, ett visst antal designärenden eller rådgivning på begäran. Ett retaineravtal anger ofta om outnyttjade timmar förs över, hur lång uppsägningstid vardera sidan har och hur arvodena ses över. De tre raderna är det som hindrar upplägget från att bli obetalt överflöd.

Ordet används också om en förskottsbetalning som hålls mot framtida arbete. I så fall förklarar avtalet oftast hur pengarna räknas av mot fakturor och om något saldo återbetalas. Det är en annan form än en månatlig timretainer, och att blanda ihop de två i samma mening är en vanlig källa till förvirring. Menar du ”betala mig £2,000 nu så fakturerar jag mot det”, säg det. Menar du ”betala mig £2,000 varje månad för 10 timmar”, säg det i stället.

Överföring av timmar är klausulen som folk hoppar över och sedan bråkar om. Om outnyttjade timmar försvinner vid månadens slut försöker kunden dumpa en veckas arbete på sista torsdagen. Om de förs över för evigt kan leverantören vara skyldig en månads lagrade timmar vid en tidpunkt då hen redan är fullbokad. En vanlig medelväg är en månads överföring, eller ett tak för banken av outnyttjade timmar.

Uppsägning och översyn hindrar retainern från att bli inaktuell. En uppsägningstid på 30 dagar är vanlig för båda sidor. En översyn var sjätte eller tolfte månad låter arvodet följa den faktiska belastningen. Utan översyn blir en retainer som såldes som ”lätt support” kundens hela marknadsföringsfunktion och arvodet hänger aldrig med. Dokumentet bör också säga vad som händer med pågående arbete om retainern upphör mitt i en månad.