Hvordan skriver man en kontrakt?

En kontrakt, der virker, svarer på en kort liste spørgsmål på en måde, begge sider ville læse ens:

• Hvem der indgår aftalen, med fulde juridiske navne.
• Hvad hver side vil gøre, levere eller betale.
• Hvornår det sker, og hvordan "færdigt" ser ud.
• Hvor meget, og hvornår pengene flyttes.
• Hvad der sker, hvis det går galt, ændrer sig eller ophører tidligt.
• Hvilken lov der læser ordene, og hvor en tvist går hen.

Jurister beskriver ingredienserne i en kontrakt med ord som tilbud, accept og vederlag (consideration)vederlagVederlag (consideration) er det, hver part giver eller lover til gengæld for den anden parts løfte i en kontrakt.Mere i ordbogen. Ordlisten dækker dem. Denne guide holder sig til den praktiske side: hvad du skal beslutte, og hvordan du skriver det ned, så det er svært at misforstå. Hvis du starter fra en chatbot, så læs /blog/can-i-use-chatgpt-to-write-a-contract om, hvad du skal spørge den om, og hvad du skal tjekke, før du sender noget.

Det går hurtigere at skrive udkast, når beslutningerne allerede er truffet. En tjekliste, der dækker det meste kundearbejde:

1. Typen af aftale. Én opgave, løbende arbejde, en retainer-aftale, en ansættelse eller en fortrolighedserklæring før en aftale. Det vælger skabelonen.
2. Omfanget. Leverancerne, i en liste. Hvad der er uden for omfanget, også i en liste.
3. Prismodellen. Fast honorar, dagssats, månedlig retainerretainer-aftaleEn retainer-aftale er en ordning, hvor en kunde betaler et fast beløb for at sikre sig et bestemt antal timer eller løbende adgang til en leverandør.Mere i ordbogen eller pr. leverance.
4. Betalingsplanen. Depositum, milepælemilepælEn milepæl (milestone) er et defineret punkt i et projekt, ofte knyttet til en leverance og en betaling.Mere i ordbogen eller faktura ved afslutning. Dage til at betale.
5. Ejerskab. Ejer kunden værket fuldt ud, eller får kunden en licens til at bruge det?
6. Risiko. Er der et loft over, hvad hver side kan kræve? Nogen skadesløsholdelser?
7. Udgangen. Hvordan hver side kan afslutte den, med hvilket varsel, og hvad der betales for udført arbejde.
8. Lovvalget. Hvilket retssystem der læser kontrakten. Denne guide anbefaler ikke ét.

Hvis du endnu ikke kan svare på et af dem, er det som regel den samtale, du bør have med den anden part før udkastet, ikke efter.

Brug fulde juridiske navne, ikke handelsnavne. For en virksomhed betyder det som regel det registrerede navn, virksomhedsnummeret og den registrerede adresse. For en enkeltmandsvirksomhed eller freelancer personens eget navn, med et handelsnavn, hvis det er nyttigt.

Eksempel

This agreement is between Northlight Studio Ltd (company number 01234567), whose registered office is at 1 Example Street, London ("the Studio"), and Ana Ruiz, trading as Ruiz Design, of 22 Sample Road, Leeds ("the Designer").

(Denne aftale er mellem Northlight Studio Ltd (virksomhedsnummer 01234567), hvis registrerede kontor er på 1 Example Street, London ("Studiet"), og Ana Ruiz, der driver virksomhed som Ruiz Design, med adresse 22 Sample Road, Leeds ("Designeren").)

Korte betegnelser som "Studiet" og "Designeren" er lettere at læse end "Part A" og "Part B", og de gør hver forpligtelse tydelig ved første øjekast.

Det er det afsnit, de fleste tvister vender tilbage til, så det er værd at bruge mest omhu på.

• List leverancer som navneord. "En marketingwebsite på fem sider", "tre logokoncepter", "ét 30-minutters klip".
• Sig, hvad der er uden for omfanget. "Tekstforfatning og fotografering er ikke inkluderet."
• Navngiv rettelsesrunder. "To rettelsesrunder pr. leverance."
• Definér godkendelse. Hvem godkender, hvordan, og hvad der sker, hvis de ikke siger noget. Et almindeligt mønster er stiltiende godkendelse efter et fastsat antal hverdage.
• Navngiv afhængigheder. Hvad kunden leverer, og hvornår, for at datoerne holder.

Ved tilbagevendende arbejde står de faste vilkår ofte i en serviceaftale, og hver opgave står i en arbejdsbeskrivelse. Hvad en arbejdsbeskrivelse tilføjer forklarer opdelingen.

En klar betalingsklausul svarer på fem ting: hvor meget, hvornår der faktureres, hvornår det forfalder, hvordan det betales, og hvad der sker, hvis det er forsinket.

Eksempel

The Client will pay the fee of 6,000 GBP in two parts: 50% on signature and 50% on delivery of the final files. Each invoice is due within 14 days of its date.

(Kunden betaler honoraret på 6.000 GBP i to dele: 50 % ved underskrift og 50 % ved levering af de endelige filer. Hver faktura forfalder inden 14 dage fra sin dato.)

For gæld mellem erhvervsdrivende i Storbritannien fastsættes lovbestemt rente ved sen betaling ved forordning efter Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, og gov.uk angiver satsen som 8 % plus Bank of Englands basisrente (Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, s.6; gov.uk-vejledning). Mange kontrakter nævner loven, så begge sider ved, at den gælder.

Net 30, net 14, ved modtagelse dækker forkortelserne, og siden om klausulen om betalingsbetingelser har flere formuleringer.

Ud over selve aftalen indeholder de fleste erhvervskontrakter et velkendt sæt:

• Ansvarsbegrænsning. Et loft over, hvad hver side kan kræve. I England og Wales kan ansvar for død eller personskade forårsaget af uagtsomhed ikke udelukkes eller begrænses ved et kontraktvilkår, og andet ansvar for uagtsomhed kan kun begrænses, i det omfang vilkåret er rimeligt (Unfair Contract Terms Act 1977, s.2).
• Immaterielle rettigheder. Hvem der ejer det, der laves, og hvornår ejerskabet overgår. Ofte ved fuld betaling.
• Fortrolighed. Hvad hver side holder privat, og hvor længe.
• Opsigelse. Hvordan hver side afslutter den, og hvad der betales for udført arbejde.
• Lovvalg og værneting. Hvilken lov der læser kontrakten, og hvilke domstole der behandler tvister.
• Hele aftalen. At det underskrevne dokument er aftalen, ikke tidligere e-mails.
• Tredjemands rettigheder. I England og Wales kan en udenforstående håndhæve et vilkår, hvis kontrakten siger det, eller hvis vilkåret efter sin ordlyd skal gavne dem, medmindre kontrakten viser andet, og kontrakter udelukker ofte denne ret (Contracts (Rights of Third Parties) Act 1999, s.1).

Ikke alle kontrakter behøver alle klausuler. En kort gensidig fortrolighedsaftale har færre end en serviceaftale.

Enkelt sprog er ikke uformelt sprog. Det er den samme betydning i færre, mere almindelige ord.

• Én idé pr. sætning.
• Aktiv form. "Kunden betaler" frem for "betaling foretages".
• Definerede begreber, brugt konsekvent. Hvis det er "Leverancerne" én gang, er det "Leverancerne" hver gang.
• Tal som tal. "14 dage", ikke "fjorten (14) dage".
• Ingen synonymer for variationens skyld. En læser antager, at et andet ord betyder noget andet.

Eksempel

Før: Uanset hvad der måtte være anført til det modsatte heri, skal leverandøren være berettiget til at suspendere udførelsen af ydelserne i tilfælde af, at et beløb forbliver udestående.

Efter: Hvis en faktura er ubetalt 7 dage efter forfald, kan leverandøren sætte arbejdet på pause, til den er betalt.

Den anden version er kortere, og den er også mere præcis: den siger, hvornår retten starter.

Et sidste gennemlæsning, der hjælper: læs hvert "kan", "vil" og "skal" i udkastet. "Vil" og "skal" skaber forpligtelser, "kan" skaber en mulighed. At blande dem sammen er en af de mest almindelige måder, en kontrakt på enkelt sprog kommer til at sige noget, forfatteren ikke mente.

De fleste problemer i små virksomheders kontrakter kommer fra en kort liste af huller snarere end fra kompliceret ordlyd:

• Vage leverancer. "Brandopfriskning" eller "opdateringer af hjemmesiden" uden en liste. Hver side læser sin egen version ind i ordene.
• Intet godkendelsestrin. Ingen siger, hvornår arbejdet er færdigt, så den sidste faktura har ingen klar udløser.
• Ubegrænsede rettelser. Tavshed om rettelser læses som regel som "indtil kunden er tilfreds".
• Ejerskab ved underskrift. IP overgår til kunden, før den har betalt, så leverandøren giver arbejdet væk og jagter derefter fakturaen.
• Ingen udgang. Intet opsigelsesvarsel eller betaling for udført arbejde, så en tidlig afslutning bliver en forhandling.
• Kopierede klausuler, der ikke passer. En klausul taget fra en meget større kontrakt, med definerede begreber, der ikke optræder andre steder i dokumentet.
• To versioner i omløb. Hver side underskriver et lidt forskelligt udkast.

Hver enkelt er let at rette, mens du skriver udkast, og svær at rette, når arbejdet er begyndt. At læse kontrakten én gang fra den anden parts synsvinkel fanger de fleste: hvis du var kunden eller leverandøren, hvor ville du presse på?

Underskrift er det klareste bevis for, at begge sider har aftalt den samme version.

I England og Wales kan en elektronisk underskrift antages som bevis i ethvert spørgsmål om ægtheden eller integriteten af en meddelelse eller data (Electronic Communications Act 2000, s.7). Law Commissions rapport fra 2019 siger, at en elektronisk underskrift juridisk set kan bruges til at udføre et dokument, herunder en deeddeedEt deed er et formelt skriftligt dokument, der opfylder særlige underskriftsregler, og som ofte bruges, når den ene side ikke får noget til gengæld.Mere i ordbogen, hvor underskriveren har til hensigt at autentificere det, og eventuelle formkrav er opfyldt.

I USA siger den føderale ESIGN Act, at en kontrakt ikke må nægtes retsvirkning alene fordi den er i elektronisk form (15 U.S.C. 7001(a)). Delstaternes regler afventer verifikation her.

Et deed er noget andet. Det skal af selve dokumentet fremgå, at det er en deed, og en person udfører det kun gyldigt, hvis det er underskrevet i overværelse af et bekræftende vidne og afleveret som deed (Law of Property (Miscellaneous Provisions) Act 1989, s.1(2)–(3)). Deed eller aftale forklarer, hvornår det kommer op.

Nogle vaner gør den underskrevne kontrakt nyttig senere:

• Gem én fast kopi. Den underskrevne version, ikke det sidste udkast i en andens indbakke.
• Skriv ændringer ned. En kort ændring eller et tillægtillægEt tillæg er en kort, skriftlig ændring af en eksisterende kontrakt, underskrevet af begge parter, så de oprindelige vilkår gælder uændret bortset fra det, tillægget opdaterer.Mere i ordbogen, eller en ny arbejdsbeskrivelse, underskrevet af begge sider.
• Notér datoerne i kalenderen. Fornyelse, opsigelsesvarsler, betalingsmilepæle.
• Kend tidsfristerne. I England og Wales kan et søgsmål om en simpel kontrakt ikke anlægges efter seks år fra det tidspunkt, hvor retsgrundlaget opstod; et søgsmål om en deed har tolv år (Limitation Act 1980, ss.5 og 8).

På Contracts.io beskriver du aftalen i én sætning, Lex skriver udkast, du deler ét link, og begge sider aftaler og underskriver den samme version. Det er gratis for den anden part.