Retainer-aftale

En retainer-aftale er en løbende ordning frem for et enkeltstående projekt. Kunden betaler som regel et fast beløb hver måned, og til gengæld reserverer leverandøren et bestemt antal timer eller leverer et aftalt serviceniveau. Freelancere bruger retainer-aftaler til at jævne indkomsten ud. Bureauer bruger dem til at beholde en kunde på listen uden at skrive en ny arbejdsbeskrivelse, hver gang en lille opgave dukker op.

Retainer-aftaler varierer. Nogle dækker et fast antal timer, og ekstra tid faktureres særskilt. Andre dækker en defineret ydelse, som månedlig vedligeholdelse, et bestemt antal designopgaver eller rådgivning efter behov. En retainer-aftale siger ofte, om ubrugte timer overføres, hvor langt varsel hver side skal give for at afslutte den, og hvordan honoraret gennemgås. De tre linjer forhindrer, at ordningen bliver til ubetalt overarbejde.

Ordet bruges også om en forudbetaling, der holdes mod fremtidigt arbejde. I så fald forklarer kontrakten som regel, hvordan pengene modregnes i fakturaer, og om et eventuelt restbeløb betales tilbage. Det er en anden form end en månedlig timeretainer, og at blande de to i én sætning er en hyppig kilde til forvirring. Hvis du mener “betal mig £2,000 nu, så fakturerer jeg mod det”, så skriv det. Hvis du mener “betal mig £2,000 hver måned for 10 timer”, så skriv det i stedet.

Overførsel er den klausul, folk springer over og så skændes om. Hvis ubrugte timer forfalder ved månedens udgang, vil kunden forsøge at smide en uges arbejde over på den sidste torsdag. Hvis de overføres for evigt, kan leverandøren skylde en måneds oplagrede timer på et tidspunkt, hvor vedkommende allerede er booket. En almindelig mellemvej er én måneds overførsel eller et loft over de ubrugte timer.

Opsigelse og gennemgang forhindrer, at retainer-aftalen bliver forældet. Et opsigelsesvarsel på 30 dage er almindeligt for begge sider. En gennemgang hvert halve eller hele år lader honoraret følge den faktiske belastning. Uden gennemgang bliver en retainer-aftale, der blev solgt som “let support”, til kundens hele marketingfunktion, og honoraret følger aldrig med. Dokumentet bør også sige, hvad der sker med igangværende arbejde, hvis aftalen ophører midt i en måned.