Welche Vertragsklauseln stellen eine Freelancerin oder einen Freelancer im Vereinigten Königreich innerhalb oder außerhalb von IR35? (Checkliste 2026)

Die Off-Payroll-Working-Regeln, kurz IR35, verpflichten eine Auftragnehmerin oder einen Auftragnehmer, die oder der wie ein Arbeitnehmer arbeitet, Einkommensteuer und National Insurance wie ein Arbeitnehmer zu zahlen. Sie stehen im ITEPA 2003: Kapitel 8 für kleine private Kunden, Kapitel 10 für Behörden und mittlere oder große Kunden. Sie greifen, wenn Sie über einen Intermediär arbeiten und bei direkter Beauftragung Arbeitnehmer gewesen wären.

GOV.UK zum Off-Payroll Working (IR35) formuliert es so: Die Regeln greifen, wenn eine Person, die einem Kunden über ihren eigenen Intermediär Leistungen erbringt, bei direkter Leistungserbringung Arbeitnehmer gewesen wäre. Ein typischer Intermediär ist eine Kapitalgesellschaft, die die Person kontrolliert, oft Personal Service Company genannt. Die Regeln erfassen auch Partnerschaften und andere Intermediäre.

Die gesetzliche Grundlage ist der Income Tax (Earnings and Pensions) Act 2003:

• Kapitel 8: Leistungen von Arbeitskräften über Intermediäre an kleine Kunden. Überschrift seit dem 6. April 2021 durch den Finance Act 2020 ersetzt.
• Kapitel 10: Leistungen von Arbeitskräften über Intermediäre an Behörden oder mittlere oder große Kunden.

Greifen die Regeln und gilt die Person steuerlich als beschäftigt, zieht der fiktive Arbeitgeber von den an den Intermediär gezahlten Honoraren Einkommensteuer und Arbeitnehmer-National-Insurance ab und führt Arbeitgeber-National-Insurance an HMRC ab. Die Regeln gelten für jeden Auftrag einzeln. Ein Vertrag kann innerhalb der Regeln liegen und der nächste außerhalb.

Diese Seite behandelt zuerst England und Wales. Die hier zitierten Steuergesetze gelten im gesamten Vereinigten Königreich. Zum Rest eines Auftragnehmervertrags siehe Was in einen Freelance- oder Auftragnehmervertrag gehört.

Seit dem 6. April 2021 entscheiden Behörden und mittlere oder große private Kunden über den Status. Kleine private Kunden tun das nicht: Hier entscheidet der Intermediär der Arbeitskraft nach Kapitel 8. Die Größe wird anhand der Regelung für kleine Gesellschaften im Companies Act für das letzte eingereichte, für das Steuerjahr maßgebliche Geschäftsjahr geprüft, nicht anhand der Bezeichnung auf der Bestellung.

GOV.UK für Kunden ist die praktische Landkarte:

• Behörden: immer in Kapitel 10, unabhängig von ihrer Größe. Dazu zählen Ministerien, Kommunalbehörden, Schulen, Universitäten und NHS-Einrichtungen, mit der Definition aus dem Freedom of Information Act in ITEPA 2003 s.61L.
• Mittlere oder große Kunden aus Privatwirtschaft und Non-Profit-Sektor: Sie entscheiden über den Status und stellen eine Statusfeststellungserklärung aus.
• Kleine Kunden aus Privatwirtschaft und Non-Profit-Sektor: Sie stellen den Status nicht fest. Kapitel 8 überlässt das dem Intermediär der Arbeitskraft. Sie müssen ihre Größe bestätigen, wenn die Arbeitskraft oder ihr Vertragspartner danach fragt.

Wann ein Unternehmen klein ist. ITEPA 2003 s.60A besagt: Ein Unternehmen gilt für ein Steuerjahr als klein, wenn die Regelung für kleine Gesellschaften des Companies Act 2006 für sein letztes Geschäftsjahr gilt, dessen Einreichungsfrist vor diesem Steuerjahr endete. GOV.UK für Kunden (geprüft am 28. Oktober 2026; Seite zuletzt aktualisiert am 30. August 2024) stuft ein privatwirtschaftliches Unternehmen als mittel oder groß ein, wenn es zwei oder mehr der folgenden Kriterien erfüllt: Jahresumsatz über 10,2 Mio. £; Bilanzsumme über 5,1 Mio. £; mehr als 50 Beschäftigte.

Diese Schwellenwerte des Companies Act wurden für Geschäftsjahre, die am oder nach dem 6. April 2025 beginnen, angehoben: Umsatz über 15 Mio. £ und Bilanzsumme über 7,5 Mio. £, die Zahl von 50 Beschäftigten blieb unverändert. HMRCs ESM10006A hält fest, dass bei einem üblichen zwölfmonatigen Geschäftsjahr das früheste Steuerjahr, in dem die Übergangsregelung einen Kunden betrifft, 2027/28 ist. Für einige nicht rechtsfähige Kunden gilt ein vereinfachter reiner Umsatztest von über 10,2 Mio. £. Konzernregeln beziehen Tochtergesellschaften ein, wenn die Muttergesellschaft mittel oder groß ist.

Schätzen Sie die Größe des Kunden nicht anhand seiner Website. Fragen Sie nach. Im Vertrag sollte festgehalten sein, ob der Kunde den Auftrag nach Kapitel 8 oder nach Kapitel 10 behandelt.

Eine Statusfeststellungserklärung (SDS) ist die schriftliche Schlussfolgerung des Kunden, ob Sie bei direkter Beauftragung Arbeitnehmer gewesen wären, mit Begründung und mit angemessener Sorgfalt erstellt. Sie muss an die Arbeitskraft und an die Person gehen, mit der der Kunde den Vertrag geschlossen hat. Solange keine gültige SDS vorliegt, liegen Steuer und National Insurance beim Kunden und nicht weiter unten in der Kette.

ITEPA 2003 s.61NA ist kurz. Eine SDS ist eine Erklärung des Kunden, die

• das Ergebnis zur Bedingung in s.61M(1)(d) nennt, also ob die Arbeitskraft bei direkter Beauftragung Arbeitnehmer oder Amtsinhaber wäre, und die Gründe erläutert, oder
• erklärt (auch wenn das unzutreffend ist), dass die Bedingung nicht erfüllt ist, und die Gründe erläutert.

Eine Erklärung ist keine SDS, wenn der Kunde bei diesem Ergebnis nicht die angemessene Sorgfalt angewandt hat. HMRC ESM10013 ergänzt, dass es allein keine gültige SDS ist, eine Stelle als innerhalb oder außerhalb der Regeln auszuschreiben.

Wenn Sie oder der fiktive Arbeitgeber nicht einverstanden sind, regelt s.61T das vom Kunden geführte Widerspruchsverfahren. Bringen Sie Ihre Einwände vor der letzten Zahlung in der Kette vor. Der Kunde muss innerhalb von 45 Tagen nach Eingang entweder das ursprüngliche Ergebnis mit Gründen bestätigen oder eine neue SDS ausstellen. Verpasst er diese Frist, fällt die PAYE-Haftung wieder auf ihn zurück.

Bewahren Sie die SDS zusammen mit dem unterzeichneten Vertrag mit selbstständigem Auftragnehmer auf. Ändert sich die Arbeitspraxis, muss der Kunde den Status erneut prüfen.

HMRC wendet die arbeitsrechtlichen Tests des Common Law an, keinen gesetzlichen IR35-Punktekatalog. Ready Mixed Concrete verlangt persönliche Leistung gegen Entgelt, ein ausreichendes Weisungsrecht und weitere Bedingungen, die mit einem Arbeitsverhältnis vereinbar sind. Wechselseitige Verpflichtung (Mutuality of Obligation) und Weisungsrecht sind Vorbedingungen. Danach ist das Bild mehrdimensional: finanzielles Risiko, Ausrüstung, Eingliederung in die Organisation und ähnliche Faktoren.

Der Supreme Court sieht in HMRC v Professional Game Match Officials Ltd [2024] UKSC 29 Ready Mixed Concrete (South East) Ltd v Minister of Pensions and National Insurance [1968] 2 QB 497 als Ausgangspunkt. Wechselseitige Verpflichtung und ein ausreichendes Maß an Weisungsrecht sind für einen Arbeitsvertrag notwendig. HMRCs ESM0515 listet dann die Faktoren auf, mit denen der Rest des Bildes gezeichnet wird. Dort steht ausdrücklich, dass der Status keine Checkliste ist, die man addiert.

Die Faktoren, die Freelance-Verträge tatsächlich bewegen:

• Persönliche Leistung / Vertretung. Ein Arbeitnehmer erbringt seine Arbeit selbst. Ein echtes Recht, eine von Ihnen bezahlte Vertretung zu schicken, spricht gegen ein Arbeitsverhältnis. HMRCs ESM0530 sagt, es komme auf das Recht an, nicht darauf, ob Sie es genutzt haben. Ein unbegrenztes Vetorecht des Kunden kann das Recht unwirklich erscheinen lassen.
• Weisungsrecht. Wer entscheidet, was, wie, wann und wo gearbeitet wird. Laut PGMOL braucht der Kunde kein Recht, bei jeder einzelnen Aufgabe einzugreifen. Ein ausreichender Weisungsrahmen genügt.
• Wechselseitige Verpflichtung. Der Tausch von Arbeit gegen Lohn: Sie erbringen persönliche Leistung, der Kunde zahlt. PGMOL bestätigt, dass das während eines einzelnen Auftrags genügt. Ein beiderseitiges Versprechen laufender Arbeit ist ein weiterer Hinweis, nicht der ganze Test.
• Finanzielles Risiko. Kalkulieren Sie den Auftrag selbst, haften Sie für mangelhafte Arbeit, stellen Sie Ausrüstung, tragen Sie Versicherungen und profitieren Sie davon, wie Sie die Arbeit organisieren? ESM0515 übernimmt das aus Market Investigations.
• Integration in die Organisation (Part and Parcel). Ob Sie in die Organisation des Kunden eingebaut sind, etwa durch Stellenbezeichnung, Teammeetings und Mitarbeitervorteile, oder ein externes Unternehmen bleiben.
• Exklusivität. Keine eigene Rubrik bei HMRC. Eine Klausel, die Ihnen andere Kunden verbietet, fließt in Weisungsrecht, Integration und die Frage ein, ob Sie auf eigene Rechnung unternehmerisch tätig sind. Siehe ExklusivitätsklauselExklusivitätsklauselEine Exklusivitätsklausel hindert eine Seite, für einen bestimmten Zeitraum in einem bestimmten Markt mit anderen zusammenzuarbeiten. In England und Wales muss eine Verhandlungssperre (Lock-out) befristet sein: Walford v Miles [1992] 2 AC 128 ist der Grund, warum eine Vereinbarung, ausschließlich exklusiv zu verhandeln, ohne Enddatum scheitert.Mehr im Glossar.

HMRCs Linie in ESM0515, die Hall v Lorimer zitiert, lautet: aus der Summe der Einzelheiten ein Bild zeichnen und einen Schritt zurücktreten. Ein starkes Vertretungsrecht rettet keinen Vertrag, der im Übrigen wie ein Arbeitsverhältnis liest.

Keine einzelne Klausel entscheidet über den Status. Wortlaut mit Risiko für „innerhalb“: persönliche Leistung ohne Vertretung, Vorgaben des Kunden zu Methoden und Zeiten, eine fortlaufende Pflicht, Arbeit anzubieten und anzunehmen, und arbeitnehmerähnliche Vergütung. Wortlaut, der „außerhalb“ begünstigt: ein echtes Vertretungsrecht, Kontrolle über die Methode, Honorare für Arbeitsergebnisse und die Freiheit, andere Kunden anzunehmen, sofern der Auftrag auch tatsächlich so gelebt wird.

HMRC behandelt eine gut formulierte Klausel nicht als Trumpf, wenn die gelebte Praxis ihr widerspricht. Die Tabelle ist eine Formulierungs-Checkliste, kein Punktesystem.

Beispielklausel zur Vertretung

Der Auftragnehmer darf eine geeignet qualifizierte Vertretung einsetzen, um die Leistungen zu erbringen. Der Auftragnehmer bleibt für die Arbeit der Vertretung verantwortlich und bezahlt sie. Der Kunde darf eine vorgeschlagene Vertretung nur aus berechtigten Gründen mangelnder Fähigkeit, Sicherheitsfreigabe oder Interessenkonflikts ablehnen und muss diese Gründe schriftlich nennen. Das ist kein unbegrenztes Veto.

In einfachen Worten: Sie können jemand anderen schicken, der die Arbeit kann, Sie bezahlen diese Person, und der Kunde darf nur aus einem echten Grund nein sagen, den er schriftlich nennt.

Nehmen Sie die Vertretung in die Klausel zu Abtretung und Unterauftragsvergabe eines Vertrags mit selbstständigem Auftragnehmer oder Freelancer-Vertrags auf, nicht in eine Nebenabrede per E-Mail. Stimmen Sie den Wortlaut in einem gemeinsamen Entwurf ab, damit SDS und Vertrag denselben Auftrag beschreiben.

Beides. GOV.UK stellt klar, dass sich anhand der Vertragsbedingungen und der gelebten Praxis entscheidet, ob die Off-Payroll-Regeln für einen Auftrag gelten. Eine Vertretungsklausel, die der Kunde in der Praxis nie zulassen würde, trägt den Status nicht. Ändert sich Ihre Arbeitsweise, muss der Kunde die Feststellung erneut prüfen.

GOV.UK für Kunden sagt, dass ein Auftrag anhand der Vertragsbedingungen und der gelebten Praxis beurteilt wird. Ändert sich die Praxis oder verhandeln Sie einen neuen Vertrag, muss der Kunde erneut prüfen, ob die Regeln noch gelten. ESM10013 weist Kunden, die die Feststellung weitergeben, darauf hin, dass sie Vertragsbedingungen und gelebte Praxis dennoch gebührend berücksichtigen müssen.

Deshalb entscheidet ein Papier mit der Überschrift „Dienstleistungsvertrag“ nicht über die Steuer. Der hypothetische Vertrag, nach dem Kapitel 8 und Kapitel 10 fragen, ist derjenige, den Sie gehabt hätten, wenn der Kunde Sie direkt beauftragt hätte. Gerichte lesen den schriftlichen Wortlaut in seinem tatsächlichen Zusammenhang. HMRCs ESM0535 wertet ein Vertretungsrecht nur dann, wenn es echt ist.

Die praktische Folge: Schreiben Sie den Vertrag so, dass er wie geschrieben erfüllt werden kann. Braucht der Kunde Sie zu festen Zeiten vor Ort ohne Vertretung, schreiben Sie das und rechnen Sie mit einer Feststellung „innerhalb“. Braucht er ein Ergebnis und Sie können eine Vertretung schicken, schreiben Sie das, und seien Sie dann tatsächlich in der Lage, eine zu schicken.

CEST ist HMRCs Tool „Check Employment Status for Tax“. Jeder kann es nutzen, ob Auftraggeber, Arbeitskräfte oder Agenturen, um HMRCs Einschätzung eines Auftrags zu sehen. HMRC steht zum Ergebnis, wenn Ihre Angaben richtig sind und zu seinen Leitlinien passen. Ein CEST-Ergebnis kann als Statusfeststellungserklärung verwendet werden.

Die offizielle Seite ist Check employment status for tax (CEST). Sie brauchen einen bestehenden oder erwarteten Vertrag, schriftlich, mündlich, stillschweigend oder gemischt. Gefragt wird nach den Aufgaben der Arbeitskraft, wer was, wann, wo und wie entscheidet, wie die Arbeitskraft bezahlt wird und ob der Auftrag Vorteile oder Auslagenerstattung umfasst.

HMRC steht zu allen Ergebnissen des Tools, solange Ihre Angaben richtig bleiben und seinen Leitlinien entsprechen. Nach dem Ausfüllen können Sie Antworten und Ergebnis speichern und das Ergebnis als gültige SDS verwenden.

CEST ist kein Gericht. Es kann kein Vertretungsrecht erfinden, das der Vertrag Ihnen nicht gibt. Führen Sie es mit dem unterzeichneten Wortlaut und der tatsächlichen Arbeitspraxis durch, nicht mit dem Wortlaut, den Sie gern vereinbart hätten. Wenn der Kunde später die Kontrolle verschärft, führen Sie es erneut durch.

Drei Entscheidungen strukturieren die Analyse weiterhin. Ready Mixed Concrete [1968] 2 QB 497 legt den dreistufigen Test fest. Atholl House [2022] EWCA Civ 501 behandelt wechselseitige Verpflichtung und Weisungsrecht als Vorbedingungen, danach folgt eine mehrdimensionale dritte Stufe, die am streitigen Vertrag ansetzt. PGMOL [2024] UKSC 29 bestätigt, dass ein einzelner Auftrag die wechselseitige Verpflichtung liefern kann und dass das Weisungsrecht nicht jede Aufgabe erfassen muss.

• Ready Mixed Concrete (South East) Ltd v Minister of Pensions and National Insurance [1968] 2 QB 497. MacKenna Js drei Bedingungen: (i) Der Dienstnehmer verpflichtet sich, gegen Lohn seine eigene Arbeit und Fähigkeit einzubringen; (ii) er unterliegt in ausreichendem Maß der Kontrolle des anderen; (iii) die übrigen Bestimmungen sind mit einem Dienstvertrag vereinbar. HMRCs Hinweis ist ESM7030. Der Supreme Court sieht darin in PGMOL den Ausgangspunkt.
• HMRC v Atholl House Productions Ltd [2022] EWCA Civ 501. Wechselseitige Verpflichtung und ein Weisungsrecht sind notwendige Vorbedingungen eines Arbeitsverhältnisses. Die dritte Stufe ist mehrdimensional. Die Bedingungen des Auftrags mit dem Endkunden bleiben zentral; andere Arbeit der Person ist Kontext, nicht der Ausgangspunkt. HMRCs Hinweise sind ESM7335 und ESM0560.
• HMRC v Professional Game Match Officials Ltd [2024] UKSC 29 (16. September 2024). Wechselseitige Verpflichtung bei einem einzelnen Auftrag ist der Tausch von Arbeit gegen Lohn, solange dieser Auftrag läuft. Es ist nicht nötig, eine übergreifende Pflicht nachzuweisen, künftige Arbeit anzubieten und anzunehmen. Das Weisungsrecht ist ein ausreichender Rahmen; der Auftraggeber braucht kein Recht, in jeden Aspekt der Ausführung einzugreifen. Urteil: UKSC/2021/0220.

PGMOL hat die Bewertung der dritten Stufe für jene Schiedsrichter nicht entschieden, sondern zurückverwiesen. Geklärt hat es den Inhalt der Stufen eins und zwei. Lesen Sie Ihre Klauseln anhand dieser drei Entscheidungen. Betrachten Sie ein späteres erstinstanzliches IR35-Berufungsurteil nicht als deren Ersatz.

Auf Contracts.io entwerfen, verhandeln und unterzeichnen beide Seiten elektronisch einen gemeinsamen Vertrag, sodass die Zeilen zu Vertretung und Weisungsrecht genau die Fassung sind, die Sie beide unterzeichnet haben. Beginnen Sie mit einem Vertrag mit selbstständigem Auftragnehmer oder einem Freelancer-Vertrag. Der Kunde öffnet einen Link. Niemand mailt v4_final.docx hin und her. Die SDS kann dann denselben Auftrag beschreiben wie der unterzeichnete Vertrag.

Sie beschreiben den Auftrag in einem Satz. Lex, unser KI-Assistent, entwirft den Vertrag. Sie teilen einen Link. Der Kunde kann auf derselben Fassung Accept, Counter oder Decline wählen, dann unterzeichnen Sie beide elektronisch. Die andere Seite zahlt nie und braucht kein Konto.

Das stellt für den Kunden keine SDS aus und führt kein CEST durch. Es sorgt aber dafür, dass das Vertretungsrecht, die Weisungszeile und der Satz „keine Pflicht, weitere Arbeit anzubieten“ die Worte sind, die Sie beide unterzeichnet haben, und keine Hoffnung in einer späteren E-Mail. Wenn ein Kunde nach Kapitel 10 diese Zeilen per RedlineRedlineEin Redline ist ein vorgeschlagener Änderungsvermerk in einem Vertragsentwurf (hinzugefügte, gestrichene oder umformulierte Wörter), keine unterschriebene Änderung.Mehr im Glossar ändert, bringen Sie sie auf dasselbe Papier, siehe Ihr Kunde hat Ihren Vertrag per Redline geändert.