Kunden avbokade: kan du behålla handpenningen? Regler för brittiska frilansare

Bara om avtalet säger att du får det. Det finns ingen grundregel i Storbritannien som ger rätt att behålla en handpenning eller ta ut en avbokningsavgift när en kund avbokar. Den rätten måste avtalas. För en företagskund får en avtalad avbokningsavgift inte vara ett straff. För en konsument kan 14 dagars ångerrätt gälla, och villkoret måste vara skäligt.

En handpenninghandpenningEn handpenning är pengar som betalas i förväg, före huvudarbetet eller slutfakturan.Mer i ordlistan är pengar som betalas i förskott. En avbokningsavgiftavbeställningsavgiftEn avbeställningsavgift är en betalning till en kreatör eller leverantör när en kund avbryter ett projekt innan det är klart.Mer i ordlistan är ett belopp som förfaller om de avbeställer uppdraget. De finns bara som rättigheter om båda sidor har kommit överens om dem — i ett undertecknat avtal, en offert de har godkänt eller ett tydligt mejl som anger beloppet och vad som händer vid avbokning.

Vem kunden är delar sedan upp sidan:

• En företagskund (ett företag, eller en person som köper i näringsverksamhet). Den avtalade avbokningsavgiften får inte vara ett straff enligt Cavendish Square Holding v Makdessi [2015] UKSC 67.
• En konsument (en privatperson som agerar helt eller huvudsakligen utanför sin näringsverksamhet, sitt yrke eller hantverk). Distansavtal och avtal utanför affärslokaler har en 14 dagars ångerrätt enligt Consumer Contracts (Information, Cancellation and Additional Charges) Regulations 2013. Avbokningsvillkor prövas också för skälighet enligt Consumer Rights Act 2015.

Den här sidan utgår först från England och Wales. Upphovsrätts- och konsumentlagarna som nämns här gäller hela Storbritannien. Vägen via kravmål för ett obetalt belopp är det förfarande som gäller i England och Wales, och finns i Vad gör jag när en kund inte betalar min frilansfaktura.

Nej. En handpenning och en avbokningsavgift finns bara om båda sidor har kommit överens om dem. Mejl, en offert eller ett undertecknat avtal kan visa överenskommelsen. Om ingen skrev ner något avbokningsbelopp kan du fortfarande ta betalt för arbete de bad dig utföra. Du kan inte i efterhand, när de har avbokat, hitta på en rätt att behålla pengar som aldrig avtalats som handpenning.

Vad ett tyst uppdrag ändå ger stöd för:

• Betalning för arbete de bad dig utföra. Om de beställde arbetet och du utförde det är det ett avtal. Du kan fakturera för det utförda arbetet.
• Kostnader du redan har bundit dig för på deras begäran — en studio, en frilansare du bokat, en platsavgift — när utgiften följde av uppdraget de beställde.

Vad det inte ger stöd för:

• Att behålla en ”handpenning” som aldrig beskrevs som handpenning, aldrig angavs som icke återbetalningsbar och aldrig kopplades till avbokning.
• En avbokningsavgift som plockas ur luften efter avbokningsmejlet.
• Att behandla en första faktura som en avbokningsavgift för att det är det du önskar att du hade skrivit.

Uppsägning utan särskild anledning är avstängningsknappen som inte kräver ett avtalsbrott. Om kunden kan gå därifrån utan skäl måste avtalet säga vad som betalas då. En sådan klausul utan pengar kopplade till sig är hur ett avbokningsmejl veckan innan kostar dem ingenting.

Nästa gång, utgå från ett videoproduktionsavtal eller ett frilansavtal och skriv in handpenningen, avbokningsavgiften och utgången utan särskild anledning i samma utkast.

En avtalad avbokningsavgift som i själva verket är ett belopp som utgår vid avtalsbrott går inte att driva igenom om den är ett straff. Cavendish Square Holding v Makdessi [2015] UKSC 67 frågar om en sekundär förpliktelse ger en nackdel som står helt i missförhållande till ett legitimt intresse av fullgörandet. Knyt beloppet till den tid du hållit undan, kostnader du bundit dig för och annat arbete du tackat nej till.

Högsta domstolen (Supreme Court) bekräftade i Cavendish Square Holding BV v Talal El Makdessi; ParkingEye Ltd v Beavis [2015] UKSC 67 regeln om straff. En klausul är ett straff om den är en sekundär förpliktelse som ger den avtalsbrytande parten en nackdel som står helt i missförhållande till den oskyldiga partens legitima intresse av att den primära förpliktelsen fullgörs. Den oskyldiga parten har inget berättigat intresse av att bara straffa den som brutit mot avtalet.

Två distinktioner spelar roll i ett frilansuppdrag:

• Primär eller sekundär. En äkta avbokningsavgift som är det avtalade priset för en avtalsenlig rätt att avboka — uppsägning utan särskild anledning mot ett namngivet belopp — är en primär förpliktelse. Straffregeln riktar sig mot sekundära förpliktelser, de belopp som träder in vid avtalsbrott.
• Legitimt intresse. Tid du hållit undan, annat arbete du tackat nej till, team och utrustning som redan bokats och kostnaden för ett hål i kalendern är intressen i fullgörandet. Ett avrundat belopp på 100 % från dagen de skriver under, utan koppling till de intressena, är formen som ser ut som straff.

Skriv ner intresset i avtalet. En glidande skala som stiger ju närmare datumet man kommer är lättare att stå för än ett fast maxbelopp från dag ett. Dra av handpenningen från det beloppet så att du inte tar betalt för samma förlust två gånger.

Om de avbokar och sedan inte betalar den avtalade avbokningsavgiften är det obetalda beloppet en skuld. Driv in den som en skuld: skriftligt krav, brev före talan, kravmål. Kunden betalar inte en brittisk frilansfaktura går igenom den ordningen, inklusive lagstadgad ränta på en kvalificerande skuld mellan företag enligt Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998.

En konsument som kommit överens på distans eller utanför affärslokaler har 14 dagar på sig att ångra sig enligt Consumer Contracts (Information, Cancellation and Additional Charges) Regulations 2013. Om de bad dig börja tidigt betalar de ett proportionerligt belopp för det du levererat. Ett villkor som behåller en stor handpenning oavsett prövas för skälighet enligt Consumer Rights Act 2015.

En konsument, i de här föreskrifterna, är en privatperson som agerar för ändamål helt eller huvudsakligen utanför sin näringsverksamhet, sitt yrke eller hantverk (regulation 4). Ett par som bokar en bröllopsfilm är konsumenter. Ett varumärke som bokar en kampanj är det inte.

Ångerrätten på 14 dagar. För ett distansavtal eller ett avtal utanför affärslokaler får konsumenten ångra sig under ångerfristen utan att ange skäl (regulation 29). För ett tjänsteavtal löper fristen ut vid slutet av 14 dagar efter den dag avtalet ingås (regulation 30(2)). Ett distansavtal är ett avtal som ingås utan att ni båda är på samma plats, med hjälp av distanskommunikation som mejl, telefon eller en webbplats (regulation 5). Ett avtal utanför affärslokaler är ett avtal som ingås utanför din affärslokal. Ett avtal i affärslokal — som undertecknas tillsammans i studion — är ingetdera, och den här ångerrätten på 14 dagar gäller inte för det.

Tidig start. Du får inte påbörja tjänsten under ångerfristen om inte konsumenten uttryckligen har begärt det, och för ett avtal utanför affärslokaler måste den begäran vara på ett varaktigt medium (regulation 36(1)). Om de sedan ångrar sig betalar de ett belopp i proportion till det som levererats, jämfört med avtalets hela omfattning, beräknat på det avtalade priset (eller marknadsvärdet om det priset är orimligt högt) (regulation 36(4)–(5)). De bär ingen kostnad för den leveransen om du inte lämnade den föreskrivna informationen om ångerrätt, eller om tjänsten inte levererades till följd av den begäran (regulation 36(6)). Om tjänsten har fullgjorts helt efter en sådan begäran, och de bekräftade att de förlorar ångerrätten när den fullgjorts helt, upphör ångerrätten (regulation 36(2)).

Skälighet. Ett oskäligt villkor i ett konsumentavtal är inte bindande för konsumenten. Ett villkor är oskäligt om det, i strid med kravet på god tro, orsakar en betydande obalans i parternas rättigheter och skyldigheter till nackdel för konsumenten (Consumer Rights Act 2015 s.62). GOV.UK:s guide till att skriva ett skäligt avtal säger att avbokningsavgifter bör spegla en verklig uppskattning av vad du förlorar direkt på att kunden avbokar, och att icke återbetalningsbara handpenningar är mer sannolikt skäliga om de är en liten andel av priset och du anger när de behålls. GOV.UK:s konsumentguide om avbokning säger att ett företag i allmänhet bara har rätt att behålla eller ta emot ett belopp som räcker för att täcka faktiska förluster som direkt följer av avbokningen, och att det måste vidta rimliga åtgärder för att minska de förlusterna.

En rad som ”icke återbetalningsbar handpenning, ingen ångerrätt” tar inte bort en ångerrätt på 14 dagar som föreskrifterna ger. Det är också formen som GOV.UK anser sannolikt är oskälig.

Samma avbokningsmejl är ett olika juridiskt problem beroende på vem kunden är. Ett företag som köper i näringsverksamhet är inte en konsument. Ett par som bokar en bröllopsfilm är det oftast. Tabellen nedan ställer de två spåren bredvid varandra: grundläggande rättigheter, ångerrätt, straff och skälighet. Läs raden som passar din kund.

Om du är osäker, fråga hur de köper. En enskild firma som bokar en varumärkesfilm för sin verksamhet är inte samma sak som samma person som bokar sitt eget bröllop. Avtalet bör ange vilket det är.

Ange när handpenningen ska betalas, att arbetet inte börjar förrän den kommit in och vad som behålls om de avbokar utan särskild anledning. En glidande skala som stiger ju närmare datumet man kommer är lättare att motivera än en fast 100 % från dag ett. Formuleringen nedan är ett exempel, inte en föreskriven nivå.

En fungerande klausul svarar på fem saker:

• när handpenningen ska betalas, och att arbetet inte börjar förrän den mottagits
• att handpenningen räknas av mot arvodet om uppdraget genomförs
• vad som behålls, eller vad som tillkommer, om de avbokar utan särskild anledning — avbokningsavgiften
• att bundna kostnader läggs ovanpå om de är högre
• vem som äger obetalt arbete om uppdraget avbryts

Exempel

The Client will pay a Deposit of 30% of the Fee on signature. The Freelancer will not start the Services until the Deposit is received. If the Client cancels for convenience, the Client will pay a kill fee of 25% of the Fee if cancellation is more than 14 days before the start date, or 50% if cancellation is 14 days or fewer before the start date or after work has started, plus committed costs already incurred. The Deposit is credited to that kill fee and is the minimum kept. Fees for work already performed are paid if higher. Intellectual property in work not fully paid for stays with the Freelancer.

På vanlig svenska: 30 % kommer in innan du börjar. Om de ställer in betalar de 25 % när det fortfarande är över två veckor kvar, eller 50 % när du är inom två veckor eller redan arbetar, och de täcker kostnader du redan har bundit dig för. Handpenningen räknas av mot det. De äger inte obetalt arbete.

Den glidande skalan är ett exempel. Det är inte en lagstadgad nivå, och det är inte en nivå vi tar ut. För en konsumentkund måste samma form ändå vara skälig, kan inte ta bort en ångerrätt på 14 dagar som 2013 års föreskrifter ger och bör följa faktisk förlust snarare än ett avrundat tal du inte kan förklara.

Ett videoproduktionsavtal är det vanliga hemmet för en bokningsavgift, ett inspelningsdatum och en avbokningsskala. Ett frilansavtal har samma rader om handpenning och avbokningsavgift för andra uppdrag. Klausulen om uppsägning är där utgången utan särskild anledning finns.

I Contracts.io skriver, förhandlar och e-signerar båda sidor ett gemensamt avtal, så handpenningen och avbokningsavgiften är den version ni båda undertecknat. Utgå från ett videoproduktionsavtal eller ett frilansavtal. Kunden öppnar en länk. Ingen mejlar v4_final.docx fram och tillbaka. Avbokningspengarna är då en undertecknad rad, inte ett gräl i efterhand.

Du beskriver uppdraget i en mening. Lex skriver avtalet. Du delar en länk. Kunden kan Acceptera, Motbud eller Avböj på samma version, och sedan e-signerar ni båda. Andra parten betalar aldrig och behöver inget konto.

Det gör inte att du får behålla en handpenning som aldrig avtalats. Men det gör att handpenningen, avbokningsavgiften och raden om uppsägning utan särskild anledninguppsägning utan särskilda skälUppsägning utan särskilda skäl betyder att en sida kan avsluta avtalet utan att påstå att den andra gjort något fel, vanligtvis efter en uppsägningstid.Mer i ordlistan är orden ni båda undertecknat, inte en förhoppning i ett senare mejl.