Urkunde oder Vereinbarung: was unterschreiben Sie?

In einer Zeile. Eine Urkunde (deed)DeedEine Deed ist ein förmliches schriftliches Dokument, das besondere Unterzeichnungsvorschriften erfüllt und üblicherweise verwendet wird, wenn eine Seite nichts im Gegenzug erhält.Mehr im Glossar ist ein mit zusätzlicher Form unterzeichnetes Dokument, das schon dem Wortlaut nach erkennen lässt, dass es eine Urkunde sein soll.

Die meisten Verträge sind einfache Vereinbarungen: Beide Seiten unterschreiben, und damit ist es gut. Eine Urkunde stellt zusätzliche Anforderungen daran, wie sie verfasst, unterschrieben und bezeugt wird. Dafür hat sie einige andere Folgen, die deutlichste ist eine längere Verjährungsfrist.

Man begegnet ihr meist an einer Überschrift („This Deed is made on...“) oder einem Unterschriftenfeld, das einen Zeugen verlangt.

Das Gesetz stellt für Einzelpersonen drei Anforderungen auf. Eine Urkunde muss schon dem Wortlaut nach erkennen lassen, dass sie eine Urkunde sein soll, und sie ist von einer Einzelperson nur wirksam vollzogen, wenn sie in Anwesenheit eines Zeugen unterschrieben wird, der die Unterschrift bestätigt, und als Urkunde übergeben wird (Law of Property (Miscellaneous Provisions) Act 1989, s.1(2)–(3)).

In der Praxis sieht das so aus:

• Wörter wie „executed as a deed“ im Dokument und im Unterschriftenfeld
• ein Zeuge, der die Unterschrift beobachtet und dann selbst unterschreibt, mit Name und Adresse
• Übergabe, der Zeitpunkt, zu dem der Unterzeichner die Urkunde als bindend behandelt

Gesellschaften haben eigene Vollzugsregeln, die nicht Gegenstand dieses Beitrags sind.

Weil der Limitation Act sie unterschiedlich behandelt. Eine Klage aus einem einfachen Vertrag kann nicht mehr nach sechs Jahren ab Entstehung des Klagegrunds erhoben werden; für eine Klage aus einer Specialty, etwa einer Urkunde, gelten zwölf Jahre (Limitation Act 1980, ss.5 und 8).

Das ist oft der Grund, warum eine Urkunde gewählt wird. Eine Partei, die die Möglichkeit haben will, länger Ansprüche geltend zu machen, etwa aus einer Garantie oder einer beim Verkauf gegebenen Zusicherung, kann verlangen, dass das Dokument eine Urkunde ist.

Ja, mit einem Zeugen. Der Bericht der Law Commission von 2019 führt aus, dass eine elektronische Signatur rechtlich geeignet ist, ein Dokument, auch eine Urkunde, zu vollziehen, wenn der Unterzeichner es damit authentifizieren will und die Formvorschriften erfüllt sind. Derselbe Bericht sagt, dass eine Urkunde weiterhin in körperlicher Anwesenheit eines Zeugen unterschrieben werden muss, der die Unterschrift bestätigt, auch wenn sie elektronisch unterzeichnet wird (Law Commission, Electronic execution of documents, 4. September 2019).

Ein Zeuge per Videoanruf ist also nicht das, was der Bericht beschreibt. Der Zeuge ist im Raum. Ist eine elektronische Signatur rechtlich bindend? behandelt das größere Bild zur elektronischen Signatur.

Nicht oft, aber an einigen wiederkehrenden Stellen:

• Übertragungen von Rechten an geistigem Eigentum. Manche Kunden verlangen eine eigenständige Übertragung von Rechten an geistigem Eigentum als Urkunde, besonders wenn für die Übertragung selbst wenig oder nichts gezahlt wird.
• Garantien. Ein Geschäftsführer, der für die Zahlungen einer Gesellschaft garantiert.
• Vergleiche und Verzichtserklärungen. Wenn eine Seite einen Anspruch aufgibt.
• Änderungen ohne neue Zahlung. Änderung von Bedingungen, bei denen eine Seite nichts Neues erhält, womit die Gegenleistung (consideration)ConsiderationConsideration ist das, was jede Partei in einem Vertrag im Austausch für das Versprechen der anderen gibt oder verspricht.Mehr im Glossar ins Spiel kommt.

Alltägliche Kundenarbeit, etwa ein Dienstleistungsvertrag, ein Beratungsvertrag oder eine Fotolizenz, wird üblicherweise als einfache Vereinbarung unterschrieben.

Achten Sie auf drei Stellen:

1. Die Überschrift und die Eingangsworte. „This Deed“ oder „executed as a deed“ ist das Signal, das das Gesetz verlangt.
2. Das Unterschriftenfeld. Ein Platz für Unterschrift, Name und Adresse eines Zeugen deutet auf eine Urkunde hin.
3. Die Formulierung zur Übergabe. Wendungen wie „delivered on the date stated above“.

Taucht nichts davon auf, ist es mit großer Sicherheit eine einfache Vereinbarung. Taucht es auf und Sie haben es nicht erwartet, ist es vernünftig zu fragen, warum die Gegenseite eine Urkunde möchte.

Praktische Hinweise, wenn Sie eine unterschreiben: Organisieren Sie den Zeugen vor dem Unterschriftstermin, nicht am Tag selbst; prüfen Sie, dass Name und Adresse des Zeugen ausgefüllt sind, nicht nur seine Unterschrift; und bewahren Sie die datierte, übergebene Fassung bei den übrigen Vertragsunterlagen auf. Eine Urkunde mit fehlender Zeugenzeile ist ein häufiger Grund, warum ein Dokument zurückgeschickt und erneut unterschrieben wird.