業務仕様書（SOW）

業務仕様書は、略してSOWと呼ばれ、1つの作業を詳しく記載します。通常は、範囲、成果物、マイルストーン、期限、検収の手順、報酬、そして双方が何を担当するかを含みます。プロジェクトがずれてきたとき、実際に議論になるのはこの書類です。「完了」がどういう状態かを書いてあるのがこの書類だからです。

SOWは、基本サービス契約（マスターサービス契約）の下に置かれることが多くあります。基本契約には、責任、知的財産権、秘密保持など、すべてのプロジェクトに適用される法的条件が書かれています。そのため、新しいプロジェクトごとに新しいSOWを作るだけで済み、毎回法的条件を交渉し直さずに済みます。2つの書類が矛盾した場合にどちらが優先するかも、通常は基本契約に書かれています。基本契約がない場合、SOWがそうした法的条件を自ら定めるか、1回限りの業務委託契約の下に置かれることが多くなります。

明確なSOWは、双方がスコープクリープ（範囲の拡大）に気づくのに役立ちます。クライアントがSOWにないことを求めた場合は、固有の報酬とスケジュールを伴う変更依頼として扱うのが一般的です。SOWがあいまいだと（「ウェブサイトを改善する」）、追加のページはすべて最初から含まれていたように見えてしまいます。具体的なら（「トップページと料金ページを、デスクトップとモバイルで、修正2回までで再デザインする」）、追加のブログテンプレートは別の項目になります。

検収は目立たない項目ですが、請求書を守ってくれます。SOWには、クライアントが各成果物をどう承認するかを書くべきです。書面での承認、または一定の日数以内に異議がないこと、のいずれかです。それがないと、フリーランスは「まだ確認中です」というメールを何週間も待たされ、その間に次のマイルストーンが止まってしまいます。エージェンシーは、クライアント側で誰が承認できるかも書き加えるのが普通です。そうすれば、Slackでの若手のコメントが却下として扱われることはありません。

SOWの報酬は、通常は、記載された作業に対する固定価格か、上限付きの実費精算（タイム・アンド・マテリアル）のどちらかです。固定価格には厳密な範囲が必要です。タイム・アンド・マテリアルには、明確な単価と、上限が近づいたときに作業を止める手段が必要です。どちらの場合も、SOWには含まれるものだけでなく、範囲外のものも書くべきです。そうすれば、6週目に「ホスティングは含まれていると思っていました」という話が出てくることはありません。