Esemplare (counterpart)

Firmare in più esemplari (counterpart) significa che ciascuna parte firma la propria copia dello stesso documento, invece che tutti firmino un unico originale. Le copie firmate vengono poi riunite e trattate come un unico accordo. È comune quando le parti sono in luoghi diversi, o quando le firme si raccolgono in più giorni. Un freelance a Manchester e un cliente ad Austin non devono aspettare che un unico PDF giri il mondo.

I contratti includono spesso una breve clausola sugli esemplari che dice che l’accordo può essere firmato in un numero qualsiasi di esemplari e che insieme formano un unico documento. Molti dicono anche che una copia inviata per email o firmata elettronicamente conta come originale. Senza quella riga, alcuni temono ancora che conti solo un originale con inchiostro. La clausola serve a chiudere in anticipo quel timore.

In Scozia, il Legal Writings (Counterparts and Delivery) (Scotland) Act 2015 dice che un documento può essere perfezionato in più esemplari, e che un documento tradizionale o elettronico può essere consegnato in via elettronica. È la regola con fonte. In altri luoghi, le clausole sugli esemplari sono comunque la normale prassi commerciale anche dove questa pagina non cita una norma specifica.

In una stanza a due parti la versione pratica è più semplice: entrambe le parti firmano lo stesso testo bloccato. La clausola sugli esemplari aiuta comunque quando una persona firma un PDF scaricato e l’altra firma nel browser, o quando un amministratore firma un giorno dopo il freelance. Conserva le copie firmate insieme al testo finale. Non firmare due bozze leggermente diverse e chiamarle esemplari.

La consegna è la gemella silenziosa degli esemplari. Una firma che sta sul portatile di qualcuno serve a poco se l’altra parte non la riceve mai. Le clausole dicono di solito che inviare per email un PDF firmato, o completare i passaggi di firma su un link, basta a consegnare l’esemplare. Corrisponde a come chiudono davvero le agenzie: inviare il file firmato, confermare la ricezione, iniziare il lavoro.