Was ist eine NDA, und was verhandeln Sie darin?

Eine Geheimhaltungsvereinbarung (NDA), englisch Non-Disclosure Agreement, ist ein Vertrag, in dem eine oder beide Seiten zustimmen, bestimmte Informationen vertraulich zu halten und nur für einen genannten Zweck zu nutzen.

Sie wird meist vor dem eigentlichen Deal unterschrieben: bei einem Pitch, Partnerschaftsgesprächen, einem Bewerbungsgespräch oder wenn einem Lieferanten gezeigt wird, wie ein Produkt funktioniert. Manchmal heißt sie Vertraulichkeitsvereinbarung. Die beiden Namen meinen meist dasselbe.

Eine NDA unterscheidet sich von einer Vertraulichkeitsklausel. Die Klausel steht in einem größeren Vertrag, etwa einem Dienstleistungsvertrag. Eine NDA ist ein eigenständiger Vertrag, der geschlossen wird, weil es noch keinen größeren Vertrag gibt.

Die Antwort liegt darin, wer Informationen teilt.

• Einseitig (unilateral). Nur eine Seite legt offen. Nutzen Sie sie, wenn ein Unternehmen einem Lieferanten seine Pläne zeigt oder ein Gründer einem Investor pitcht.
• Gegenseitig (bilateral). Beide Seiten legen offen und sind gebunden. Nutzen Sie sie bei Partnerschaftsgesprächen, Agentur-Pitches und gemeinsamen Projekten.

Eine gegenseitige NDA ist oft leichter zu vereinbaren, weil die Bedingungen beide Seiten gleich binden und keine mehr verlangt, als sie gibt. Wo realistisch nur eine Seite etwas teilt, ist eine einseitige NDA kürzer und klarer.

Die Definition ist die wichtigste Zeile im Dokument. Übliche Ansätze:

• Alles Geteilte. Jede für den Zweck offengelegte Information in jeder Form. Weit und einfach.
• Gekennzeichnete Information. Nur als „vertraulich“ gekennzeichnete Informationen, mündliche Offenlegungen werden innerhalb einer bestimmten Zahl von Tagen schriftlich bestätigt. Enger und leichter nachzuhalten.
• Benannte Kategorien. Produktpläne, Preise, Kundenlisten, Quellcode, Finanzdaten.

Beispiel

„Vertrauliche Informationen“ sind alle Informationen, die eine Partei der anderen für den Zweck in beliebiger Form offenlegt und die als vertraulich gekennzeichnet sind oder die eine vernünftige Person als vertraulich verstehen würde.

Einfach gesagt: alles, was als vertraulich gekennzeichnet ist, und alles, was offensichtlich vertraulich ist, auch wenn es niemand gekennzeichnet hat.

Der Zweck ist ebenso wichtig wie die Definition. „Um eine mögliche Partnerschaft für das Design der neuen Website des Kunden zu prüfen“ ist ein Zweck. „Geschäftliche Gespräche“ ist kaum einer.

Die meisten NDAs nehmen Informationen aus, die die empfangende Seite

1. schon vor der Offenlegung kannte,
2. die öffentlich sind oder werden, ohne Verschulden der empfangenden Seite,
3. von jemand anderem erhält, der sie frei weitergeben durfte,
4. unabhängig entwickelt, ohne die offengelegten Informationen zu nutzen.

Die meisten erlauben außerdem die Offenlegung, wenn Gesetz, Gericht oder Aufsichtsbehörde sie verlangen, meist mit vorheriger Mitteilung an die andere Seite, soweit zulässig.

Diese Ausnahmen sind so üblich, dass ihr Fehlen eine Nachfrage wert ist. Ohne sie kann eine NDA Informationen zu beschränken scheinen, die nie geheim waren.

Wenn je die Frage aufkommt, ob eine Ausnahme greift, helfen einfache Aufzeichnungen: datierte Notizen darüber, was vor Beginn der Gespräche schon bekannt war, und woher öffentliche Informationen stammen. Für Studios, die bei mehreren Kunden derselben Branche pitchen, ist diese Aufzeichnung oft der schnellste Beleg, dass eine Idee aus eigener früherer Arbeit stammt.

Es gibt meist zwei getrennte Zeiträume:

• Der Offenlegungszeitraum. Wie lange die Seiten unter der NDA Informationen teilen, oft 6 bis 24 Monate.
• Der Vertraulichkeitszeitraum. Wie lange die Pflicht zur Geheimhaltung gilt, oft 2 bis 5 Jahre ab Offenlegung. Geschäftsgeheimnisse und Quellcode bleiben manchmal so lange vertraulich, wie sie geheim sind.

Wer beide Zeiträume nebeneinander liest, vermeidet eine häufige Überraschung: eine NDA, die nach einem Jahr „endet“, deren Vertraulichkeitspflichten aber fünf Jahre laufen.

Daneben setzt das Recht Fristen für Klagen. In England & Wales kann eine Klage aus einem einfachen Vertrag nicht mehr sechs Jahre nach Entstehung des Klagegrunds erhoben werden, bei einer Klage aus einer Urkunde (deedDeedEine Deed ist ein förmliches schriftliches Dokument, das besondere Unterzeichnungsvorschriften erfüllt und üblicherweise verwendet wird, wenn eine Seite nichts im Gegenzug erhält.Mehr im Glossar) sind es zwölf Jahre (Limitation Act 1980, ss.5 and 8). NDAs werden üblicherweise als einfache Verträge unterschrieben, nicht als Urkunden.

Eine NDA bindet die Parteien. Die meisten erlauben jeder Seite auch, Informationen an Personen weiterzugeben, die sie für den Zweck brauchen, etwa Mitarbeiter, Berater, Anwälte und Buchhalter, unter der Bedingung, dass diese durch ähnliche Vertraulichkeitspflichten gebunden sind. Die empfangende Seite haftet meist, wenn sie etwas preisgeben.

Bei verbundenen Unternehmen und Konzerngesellschaften braucht es eine Entscheidung. Manche NDAs sagen, dass sich die Konzerngesellschaften der offenlegenden Seite ebenfalls auf die NDA berufen können. In England & Wales kann ein Nichtbeteiligter eine Bestimmung durchsetzen, wenn der Vertrag es sagt oder die Bestimmung ihm einen Vorteil verschaffen soll, es sei denn, der Vertrag zeigt, dass die Parteien das nicht wollten, und Verträge schließen dieses Recht häufig aus (Contracts (Rights of Third Parties) Act 1999, s.1). Ob ein verbundenes Unternehmen die NDA durchsetzen kann, hängt also vom Wortlaut ab.

Die meisten NDAs verlangen von der empfangenden Seite, auf Verlangen oder bei Ende der Gespräche die vertraulichen Informationen zurückzugeben oder zu vernichten. Übliche Einzelheiten:

• Kopien und Notizen. Ob aus den Informationen erstellte Notizen und Zusammenfassungen zählen.
• Backups. Die meisten NDAs erlauben, dass Kopien in automatischen Backups bleiben, solange sie vertraulich gehalten und nicht abgerufen werden.
• Gesetzliche Aufbewahrung. Eine Kopie, die behalten wird, weil Gesetz oder Aufsichtsbehörde es verlangen.
• Bestätigung. Eine schriftliche Bestätigung, dass dies geschehen ist.

Das Ende der Gespräche beendet den Vertraulichkeitszeitraum meist nicht. Die Pflicht zur Geheimhaltung läuft normalerweise weiter.

Eine NDA nützt vor einem Deal. In einigen häufigen Situationen nützt sie weniger:

• Wenn es schon einen Vertrag gibt. Besteht ein Dienstleistungsvertrag mit Vertraulichkeitsklausel, kann eine separate NDA für dieselbe Arbeit zwei Regelwerke für dieselben Informationen schaffen. Die meisten Teams verlassen sich auf die Klausel.
• Wenn nichts Vertrauliches geteilt wird. Ein erstes Gespräch über Verfügbarkeit und Preise braucht selten eine, und eine zu frühe NDA-Forderung kann ein Gespräch bremsen.
• Wenn die Idee das einzige Kapital ist. Eine NDA schützt Informationen, nicht die allgemeine Idee eines Produkts. Investoren und manche Großunternehmen lehnen deshalb NDAs für frühe Pitches ab.
• Wenn das eigentliche Thema das Eigentum ist. Die Frage, wem gemeinsam geschaffene Arbeit gehört, gehört in die Klausel zum geistigen Eigentum des Hauptvertrags, nicht in eine NDA.

Eine praktische Alternative vor Unterzeichnung einer NDA ist, weniger zu teilen: das Problem und den Ansatz beschreiben, ohne das Detailmaterial, und die sensiblen Teile zurückhalten, bis die NDA vereinbart ist.

Eine Checkliste der häufigsten Punkte:

1. Gegenseitig oder einseitig. Passt sie dazu, wer tatsächlich teilt?
2. Die Definition. Alles oder nur gekennzeichnete Informationen?
3. Der Zweck. Eng genug, um etwas zu bedeuten.
4. Ausnahmen. Alle vier üblichen, dazu gesetzlich verlangte Offenlegung.
5. Dauer. Sowohl der Offenlegungs- als auch der Vertraulichkeitszeitraum.
6. Wer sie sehen darf. Mitarbeiter, Berater, Auftragnehmer, verbundene Unternehmen.
7. Keine Lizenz. Viele NDAs sagen, dass das Teilen von Informationen keine Rechte daran gewährt. Wie das Eigentum im Hauptvertrag geregelt wird, steht unter Übertragung geistigen Eigentums.
8. Keine Pflicht fortzufahren. Die Unterzeichnung der NDA verpflichtet keine Seite zu einem Deal.
9. Abwerbeverbot. Manche NDAs ergänzen das Versprechen, keine Mitarbeiter der anderen Seite einzustellen. Das ist eine eigene Beschränkung, und ob sie wirksam ist, hängt vom Ort ab. Dieser Leitfaden behandelt das nicht.
10. Anwendbares Recht und Gerichtsstand. Nach welchem Recht sie ausgelegt wird und wohin ein Streit geht. Wir empfehlen keines.

Lex entwirft eine gegenseitige NDA, in der jeder dieser Punkte gesetzt ist, und markiert die, die Sie noch nicht entschieden haben.

Meist elektronisch, oft in wenigen Minuten.

In England & Wales ist eine elektronische Signatur als Beweismittel zulässig bei jeder Frage zur Echtheit oder Integrität einer Mitteilung oder von Daten (Electronic Communications Act 2000, s.7). In den USA bestimmt der ESIGN Act, dass einem Vertrag die Rechtswirkung nicht allein deshalb abgesprochen werden darf, weil er in elektronischer Form vorliegt (15 U.S.C. 7001(a)). In New York hat eine elektronische Signatur dieselbe Gültigkeit und Wirkung wie eine handschriftliche (New York State Technology Law, s.304(2)).

Auf Contracts.io beschreiben Sie das Gespräch in einem Satz („eine gegenseitige NDA mit einer Marke, bei der wir nächste Woche pitchen“), Lex entwirft sie, und Sie teilen einen Link. Beide Seiten stimmen zu und unterschreiben dieselbe Version. Für die andere Seite ist es kostenlos.