Hvordan skriver du en kontrakt?

En fungerende kontrakt svarer på en kort liste spørsmål på en måte begge parter ville lest likt:

• Hvem som er enige, med fullt juridisk navn.
• Hva hver part skal gjøre, levere eller betale.
• Når det skjer, og hvordan «ferdig» ser ut.
• Hvor mye, og når pengene flyttes.
• Hva som skjer hvis det går galt, endres eller avsluttes tidlig.
• Hvilken rett som tolker ordene, og hvor en tvist går.

Jurister beskriver ingrediensene i en kontrakt med ord som tilbud, aksept og vederlagconsiderationConsideration er det hver part gir eller lover til gjengjeld for den andres løfte i en kontrakt.Mer i ordlisten. Ordlisten dekker dem. Denne veiledningen holder seg til den praktiske siden: hva du bestemmer, og hvordan du skriver det ned slik at det er vanskelig å misforstå. Hvis du starter fra en chatbot, les /blog/can-i-use-chatgpt-to-write-a-contract for hva du bør spørre om og hva du bør sjekke før du sender noe.

Utkastet går raskere når beslutningene allerede er tatt. En sjekkliste som dekker det meste av kundearbeid:

1. Type avtale. Én jobb, løpende arbeid, en rammeavtale (retainer), en ansettelse, eller en utlevering før en avtale. Dette velger malen.
2. Omfanget. Leveransene, i en liste. Hva som er utenfor omfanget, også i en liste.
3. Prismodellen. Fast honorar, dagssats, månedlig rammeavtale eller per leveranse.
4. Betalingsplanen. Depositum, delmålmilestoneEn milepæl er et definert punkt i et prosjekt, ofte knyttet til en leveranse og en betaling.Mer i ordlisten eller faktura ved ferdigstillelse. Dager til betaling.
5. Eierskap. Eier kunden arbeidet fullt ut, eller får de en lisens til å bruke det?
6. Risiko. Finnes det en grense for hva hver part kan kreve? Noen skadesløsholdelser?
7. Utgangen. Hvordan hver part kan avslutte, med hvilket varsel, og hva som betales for utført arbeid.
8. Lovvalget. Hvilket rettssystem som tolker kontrakten. Denne veiledningen anbefaler ikke ett.

Hvis du ikke kan svare på ett av disse ennå, er det vanligvis samtalen du bør ha med den andre parten før utkastet, ikke etter.

Bruk fulle juridiske navn, ikke handelsnavn. For et selskap betyr det vanligvis det registrerte navnet, selskapsnummeret og den registrerte adressen. For en enkeltpersonforetaker eller frilanser, personens eget navn, med et handelsnavn hvis det er nyttig.

Eksempel

Denne avtalen er mellom Northlight Studio Ltd (selskapsnummer 01234567), med registrert kontoradresse 1 Example Street, London («Studioet»), og Ana Ruiz, som driver under navnet Ruiz Design, med adresse 22 Sample Road, Leeds («Designeren»).

Korte etiketter som «Studioet» og «Designeren» er lettere å lese enn «Part A» og «Part B», og de gjør hver forpliktelse åpenbar med et øyekast.

Dette er avsnittet de fleste tvister kommer tilbake til, så det er verdt mest omtanke.

• List leveranser som substantiver. «Et markedsføringsnettsted på fem sider», «tre logokonsepter», «én redigering på 30 minutter».
• Si hva som er utenfor omfanget. «Tekstforfatting og fotografering er ikke inkludert.»
• Navngi revisjoner. «To revisjonsrunder per leveranse.»
• Definer godkjenning. Hvem som godkjenner, hvordan, og hva som skjer hvis de ikke sier noe. Et vanlig mønster er stilltiende godkjenning etter et fastsatt antall arbeidsdager.
• Navngi avhengigheter. Hva kunden leverer, og når, for at datoene skal holde.

Ved gjentakende arbeid går de faste vilkårene ofte i en tjenesteavtale, og hver jobb går i en arbeidsbeskrivelse. Hva en arbeidsbeskrivelse tilfører forklarer delingen.

En tydelig betalingsklausul svarer på fem ting: hvor mye, når det faktureres, når det forfaller, hvordan det betales, og hva som skjer hvis det er forsinket.

Eksempel

Kunden betaler honoraret på 6 000 GBP i to deler: 50 % ved signering og 50 % ved levering av de endelige filene. Hver faktura forfaller innen 14 dager fra fakturadatoen.

For gjeld mellom bedrifter i Storbritannia fastsettes lovfestet rente ved forsinket betaling ved forskrift etter Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, og gov.uk oppgir satsen som 8 % pluss Bank of Englands styringsrente (Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, s.6; gov.uk-veiledning). Mange kontrakter nevner loven slik at begge parter vet at den gjelder.

Net 30, net 14, ved mottak dekker stenografien, og siden om betalingsvilkår-klausulen har mer ordlyd.

Utover selve avtalen har de fleste kommersielle kontrakter et kjent sett:

• Ansvarsbegrensning. En grense for hva hver part kan kreve. I England og Wales kan ansvar for død eller personskade forårsaket av uaktsomhet ikke utelukkes eller begrenses av et kontraktsvilkår, og annet uaktsomhetsansvar kan bare begrenses så langt vilkåret er rimelig (Unfair Contract Terms Act 1977, s.2).
• Immaterielle rettigheter. Hvem som eier det som lages, og når eierskapet går over. Ofte ved full betaling.
• Konfidensialitet. Hva hver part holder privat, og hvor lenge.
• Oppsigelse. Hvordan hver part avslutter, og hva som betales for utført arbeid.
• Lovvalg og verneting. Hvilken rett som tolker kontrakten og hvilke domstoler som behandler tvister.
• Hele avtalen. At det signerte dokumentet er avtalen, ikke tidligere e-poster.
• Rettigheter for tredjeparter. I England og Wales kan en som ikke er part, håndheve et vilkår hvis kontrakten sier det eller hvis vilkåret gir seg ut for å være til fordel for dem, med mindre kontrakten viser noe annet, og kontrakter utelukker ofte denne retten (Contracts (Rights of Third Parties) Act 1999, s.1).

Ikke hver kontrakt trenger hver klausul. En kort gjensidig konfidensialitetsavtale har færre enn en tjenesteavtale.

Enkelt språk er ikke uformelt språk. Det er den samme meningen med færre, mer vanlige ord.

• Én idé per setning.
• Aktiv form. «Kunden betaler» i stedet for «betaling skal foretas».
• Definerte begreper, brukt konsekvent. Hvis det er «Leveransene» én gang, er det «Leveransene» hver gang.
• Tall som tall. «14 dager», ikke «fjorten (14) dager».
• Ingen synonymer for variasjonens skyld. En leser antar at et annet ord betyr noe annet.

Eksempel

Før: Uten hensyn til noe annet heri skal Leverandøren være berettiget til å stanse utførelsen av Tjenestene i tilfelle noe beløp forblir utestående.

Etter: Hvis en faktura er ubetalt 7 dager etter forfall, kan Leverandøren sette arbeidet på pause til den er betalt.

Den andre versjonen er kortere, og den er også mer presis: den sier når retten begynner.

En siste gjennomgang som hjelper: les hvert «kan», «skal» og «må» i utkastet. «Skal» og «må» skaper forpliktelser, «kan» skaper et valg. Å blande dem sammen er en av de vanligste måtene en kontrakt på enkelt språk sier noe forfatteren ikke mente.

De fleste problemer i småbedrifters kontrakter kommer fra en kort liste hull, ikke fra kompliserte formuleringer:

• Vage leveranser. «Merkevareoppfriskning» eller «nettstedsoppdateringer» uten en liste. Hver part leser sin egen versjon inn i ordene.
• Ingen godkjenningsfase. Ingen sier når arbeidet er ferdig, så sluttfakturaen har ingen tydelig utløser.
• Ubegrensede revisjoner. Stillhet om revisjoner leses vanligvis som «til kunden er fornøyd».
• Eierskap ved signering. Immaterielle rettigheter går over til kunden før de har betalt, så leverandøren gir bort arbeidet og må deretter jage fakturaen.
• Ingen utgang. Ingen oppsigelsestid eller betaling for utført arbeid, så å avslutte tidlig blir en forhandling.
• Kopierte klausuler som ikke passer. En klausul hentet fra en mye større kontrakt, med definerte begreper som ikke finnes andre steder i dokumentet.
• To versjoner i omløp. Hver part signerer et litt ulikt utkast.

Hver av dem er lett å rette på utkaststadiet og vanskelig å rette når arbeidet har startet. Å lese kontrakten én gang fra den andre partens ståsted fanger de fleste: hvis du var kunden, eller leverandøren, hvor ville du presset på?

Signering er det klareste beviset på at begge parter ble enige om den samme versjonen.

I England og Wales er en elektronisk signatur tillatt som bevis i ethvert spørsmål om ektheten eller integriteten til en kommunikasjon eller data (Electronic Communications Act 2000, s.7). Law Commissions rapport fra 2019 sier at en elektronisk signatur rettslig sett kan brukes til å utferdige et dokument, inkludert en deeddeedEt deed er et formelt skriftlig dokument som oppfyller særlige signeringsregler, ofte brukt der den ene parten ikke får noe tilbake.Mer i ordlisten, der underskriveren har til hensikt å autentisere det og eventuelle formkrav er oppfylt.

I USA sier den føderale ESIGN Act at en kontrakt ikke kan nektes rettsvirkning utelukkende fordi den er i elektronisk form (15 U.S.C. 7001(a)). Delstatsreglene venter på verifisering her.

En deed er noe annet. Den må gjøre det klart på sin egen overflate at den er en deed, og en privatperson utferdiger den gyldig bare hvis den er undertegnet i nærvær av et bekreftende vitne og overlevert som en deed (Law of Property (Miscellaneous Provisions) Act 1989, s.1(2)–(3)). Deed eller avtale forklarer når det blir aktuelt.

Noen vaner gjør den signerte kontrakten nyttig senere:

• Ta vare på én fast kopi. Den signerte versjonen, ikke det siste utkastet i noens innboks.
• Skriv endringer ned. En kort endring eller et tilleggaddendumEn tilleggsavtale er en kort, skriftlig endring av en eksisterende kontrakt, signert av begge sider slik at de opprinnelige vilkårene forblir de samme bortsett fra det tilleggsavtalen oppdaterer.Mer i ordlisten, eller en ny arbeidsbeskrivelse, signert av begge parter.
• Før datoene i kalenderen. Fornyelse, oppsigelsestider, betalingsmilepæler.
• Kjenn tidsfristene. I England og Wales kan ikke en sak om en enkel kontrakt reises etter seks år fra kravet oppstod; en sak om en deed har tolv år (Limitation Act 1980, ss.5 og 8).

På Contracts.io beskriver du avtalen i én setning, Lex lager utkastet, du deler én lenke, og begge parter blir enige om og signerer den samme versjonen. Det er gratis for den andre parten.